Undersøgelsespligt

Formålet med undersøgelsespligten er at undersøge, om usædvanlige forhold giver grundlag for mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering.

Virksomheden skal foretage undersøgelse, hvis der er noget usædvanlig ved et kundeforhold. Det kan være en aktivitet eller transaktion, der falder uden for det sædvanlige og som ikke har et klart økonomisk eller lovligt påviseligt formål. Med andre ord, hvis der er noget ved kunden eller dennes aktiviteter, som man undrer sig over.

Denne liste med 'Ofte stillede spørgsmål' er ikke udtømmende, og det vil altid være en konkret vurdering om der skal foretages yderligere undersøgelser og/eller ske underretning.

Den vigtigste indikator er, at man selv oplever en aktivitet eller transaktion som usædvanligt! 

Følgende eksempler (fra Hvidvasksekretariatets indikatorliste) på usædvanlig aktivitet bør medføre at den underretningspligtige foretager en nærmere undersøgelse af kunden, kundens aktivitet og/eller transaktionen. Især, hvor der er flere usædvanlige aktiviteter samtidigt eller regelmæssigt.

Den usædvanlige aktivitet behøver ikke at indebære, at der er tale om hvidvask og/eller terrorfinansiering, men du har pligt til at undersøge forholdet nærmere.

Kundens adfærd eller forhold i øvrigt

• Kunden har ingen tilknytning til det område, hvor kundeforholdet etableres
• Kundens formål harmonerer ikke med aktiviteten og/eller transaktion
• Kunden har mange nyoprettede selskaber
• Kunden har selskaber i udlandet, der ikke er begrundet i kundens virksomhed
• Kunden forklarer dyre aktiviteter med, at de er lånt eller finansieret af tredjemand
• Kunden er usikker på, hvor virksomhedens bogføringsmateriale er.

Atypiske kontobevægelser

• Betaling til lande, der er helt ude forbindelse til handlen eller sælger
• Kunden indsætter store kontantbeløb, der ikke harmonerer med dennes erhverv
• Kunden har mange konti - både eget navn og selskabets navn og/eller har fuldmagt til mange konti
• Kunden indsætter store kontantbeløb, der ikke harmonerer med de sædvanlige betalingsmetoder for dennes varetyper
• Åbning af konto for et nystiftet selskab, hvor der indsættes mere end forventet på baggrund af de foreliggende oplysninger
• Store og usædvanlige kontanthævninger fra en virksomhedskonto
• En konto begynder pludselig at få indsat beløb fra udlandet, og tømmes jævnligt ved mindre kontante hævninger
• Store kontantindbetalinger, der ikke harmonerer med kundens kendte økonomiske forhold
• Kundens konto begynder at have større kontantindbetalinger end normalt 
• Et nystiftet selskab modtager store beløb fra udlandet, der kort efter videresendes til et eller flere selskaber i udlandet
• Eneste kontobevægelser er overførsler til eller fra udlandet
• En personlig konto anvendes til virksomhedsrelateret transaktioner.

Betalingsmønstre, varehandel og regnskaber

• Pludselige ændringer i lande, som virksomheden modtager penge fra
• Der indgår lande med meget korruption eller kriminalitet i transaktioner
• Baggrunden for udgifter er vanskelige at verificere
• Danmark indgår som et fordyrende mellemled i en transaktion uden en naturlig forklaring herpå
• Tegn på at der sker over- eller underfakturering i en virksomhed
• Indtægter er vanskelige at verificere
• Indtægten er atypisk god for den form for virksomhed
• Nogle fakturerings- og betalingsveje samt handelspartnere er atypiske 
• Der er handlet med varer, der ikke har været i Danmark, og hvis eksistens ikke, eller kun vanskeligt, kan verificeres uden at det er begrundet i den varetype, der er normal for den aktuelle erhvervsdrivende virksomhed
• Der faktureres ikke til købers og/eller sælgers bopælsland
• Der er valgt en atypisk dyr transportform til forsendelse i forhold til indholdet ifølge transportpapirerne
• Omkostninger er atypisk lave i forhold til den oplyste omsætning
• Stort antal fakturaer fra en leverandør eller en gruppe af leverandører (mistanke om falske fakturaer) 
• Et normalt stort varelager er pludselig nedbragt til regnskabsopgørelsen
• Faktureret køb eller salg harmonerer ikke med lagerplads eller oplagringsudgifter
• Virksomhedens samlede økonomiske forhold adskiller sig væsentlig fra tilsvarende virksomheder
• Årsrapporten afleveres for sent eller afleveres slet ikke
• Handel med udlandet er pludselig steget markant.
• Fakturaer og transportpapirer stemmer ikke overens
• Der er debet- eller kreditnotaer, der ikke er bogført
• Der er aktiver, der ikke er bogført
• Virksomheden handler typisk med tab
• Virksomhedens omsætning er atypisk stor set i forhold til antallet af ansatte og vare forbrug.

Køb og salg af fast ejendom

• Ejendommen købes ubeset
• Fast ejendom købes for tredjemand, uden at der er nogen klar forbindelse mellem købers repræsentant og køber
• Betaling overføres fra et land som køber, ikke har nogen oplyst tilknytning til
• Købesummen eller dele deraf betales af en anden end køberen
• Køber og/eller sælger viser ikke interesse for, hvilke omkostninger der er
• Ejendommen købes til en betydelig overpris
• Ejendommen sælges til en betydelig underpris
• Ejendommens pris synes ude af proportioner med køberens indkomstforhold
• Køber og/eller sælger stiller krav vedrørende betaling m.v., der er atypiske for en almindelig handel
• Finansieringsoplysningerne er uklare eller atypiske
• Ejendommen betales helt eller delvist med aktiver, der er vanskelige at værdiansætte
• Lån til ejendomskøbet ydes fra en atypisk kilde – eventuelt et udenlandsk selskab
• Køber eller personer med nær tilknytning til køber er kendt for kriminelle aktiviteter
• Det er indiceret, at køber er stråmand for den reelle ejer
• Fast ejendom videresælges hurtigt efter køb til betydeligt højere eller lavere pris
• Det er indiceret (f.eks. ved priser eller betalingsmåder), at der foregår atypisk samhandel mellem flere parter
• En stor del af købesummen finansieres med sælgerpantebreve og ikke over det sædvanlige lånemarked for fast ejendom.

Rådgivning

• Kunden ønsker angiveligt skattemæssig rådgivning, der også kan være relevant i hvidvasksammenhæng, uden at sandsynliggøre behovet for skattemæssig rådgivning
• Kunden ønsker oplysninger om køb af selskaber eller andre juridiske personer i udlandet, hvor den reelle ejer kan være anonym
• Kunden vil ikke oplyse nærmere om, hvad rådgivningen skal bruges til
• Kunden virker tøvende på en række punkter, som om rådgivningen ikke er til eget brug
• Kunden interesserer sig ikke for prisen på rådgivning eller senere bistand.

Stiftelse, køb eller administration af virksomheder

• Kunden vil købe/stifte virksomhed(er), uden at det har en naturlig erhvervsmæssig forklaring
• Kunden vil købe/stifte virksomhed(er) i lande, hvor der ikke er regnskabs- eller skattepligt, hvis der ikke er aktiviteter i det pågældende land
• Virksomheden opløses kort efter den er stiftet
• Indtrykket af kunden giver anledning til tvivl om, hvorvidt den pågældende er den reelle køber/stifter eller er betalt for at stå som ejer
• Ledelsen virker atypisk – eventuelt især på grund af bopælsforhold – for virksomheden
• Kunden bruger forskellige revisionsfirmaer til sine virksomheder
• Virksomheden har hyppige revisorskift
• Personer i ledelsen udskiftes hyppigt
• Virksomhedens anvendelse af et kontorhotel harmonerer ikke med virksomhedens art.

Foreninger og indsamling

• Velgørende virksomheders (NPOs) finansielle transaktioner, der synes at være uden logisk økonomisk formål, eller hvor der ikke synes at være forbindelse mellem NPOens formål og de, der er involveret i transaktionen
• Ikke gennemsigtige overførsler til dele af verden, der har særlige problemer med terrorisme
• Uklare oplysninger vedrørende en NPOs struktur og aktiviteter.

Virksomheden skal undersøge baggrunden og formålet med den usædvanlige aktivitet eller transaktion. Dette kan fx ske ved at kontakte kunden og spørge ind til det konkrete forhold og indhente yderligere oplysninger om formålet med aktiviteten eller transaktionen. Det kan i den forbindelse også være nødvendigt, at få kunden til at underbygge sin forklaring med dokumentation.

Hvis virksomheden finder det uhensigtsmæssigt at kontakte kunden, skal der i stedet foretages direkte underretning til Hvidvasksekretariatet.

Svar: Ja, det skal undersøges, da momssvindel er omfattet af skatteunddragelse, som hører under hvidvaskbegrebet. 

Hvis man ikke ved sin undersøgelse får afkræftet sin mistanke, skal der foretages underretning til Hvidvasksekretariatet. Virksomheden skal være opmærksom på, at det ligger i kravet at mistanken skal afkræftes helt. Det er således ikke nok at mistanken alene er blevet svækket. 

I sådanne tilfælde skal der ikke ske underretning, men virksomheden har pligt til at lave et notat, der indeholder oplysninger om baggrunden for undersøgelsen, hvilke undersøgelser der blev foretaget, samt en konklusion. 

Noteringspligten omfatter faktuelle oplysninger om kunden og aktiviteten samt en konklusion af virksomhedens undersøgelse. Notatet skal være tilstrækkeligt til at genopfriske hukommelsen og give andre, herunder andre medarbejdere, tilsynsmyndigheder og politiet, en forståelse af sagen. 

Undersøgelsesnotatet skal opbevares i 5 år efter forretningsforbindelsen er ophørt. Det er op til virksomhedens selv, hvordan de vil foretage denne opbevaring, men dette kan evt. ske på den konkrete kundesag.  Virksomheden skal dog være opmærksom på de gældende regler om opbevaring af personoplysninger. 

Ja, forpligtelsen til at lave et notat gælder både undersøgelser, hvor virksomheden foretager underretning til Hvidvasksekretariatet og undersøgelser, hvor virksomheden har afkræftet mistanken helt, og derfor ikke foretager underretning.