Digital bogføring i virksomheder og foreninger

Læs om reglerne for digital bogføring i virksomheder og foreninger.

  • Opdateret 7. september 2022

Krav til virksomheder og bogholdere om at bogføre digitalt 

Hvis din virksomhed er bogførings- og regnskabspligtig efter årsregnskabsloven, skal I bogføre digitalt. Det samme gælder andre virksomheder, foreninger m.v., hvis jeres nettoomsætning i to år overstiger 300.000 kr. Endelig er også bogholdere og andre, der udfører bogføring for andre virksomheder, omfattet af reglerne.

Kravet om digital bogføring omfatter følgende to grundlæggende bogføringspligter:

  • At registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem og
  • At opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne, i et digitalt bogføringssystem, eller som minimum opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Er I omfattet af kravet om digital bogføring, kan I vælge mellem enten at bruge et digitalt bogføringssystem, der er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse, dvs. et standardsystem, enten et cloud-baseret system eller et hybrid—system, eller et specialudviklet bogføringssystem til jeres virksomhed. Hvis I vælger det sidste, skal I selv sikre, at systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter den nye § 15.

Hvis jeres digitale bogføringssystem er installeret lokalt på virksomhedens computere, som det er tilfældet med licens-betalte bogføringssystemer og specialudviklede bogføringssystemer, vil registreringer og bilag som udgangspunkt også blive opbevaret på virksomhedens computere eller servere. I skal derfor løbende tage en fuldstændig sikkerhedskopi af jeres registreringer og bilag, som bliver opbevaret hos en tredjepart f.eks. i en såkaldt cloud-løsning. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom som en del af kravene til digitale bogføringssystemer.

Det er ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men kun de bilag som det til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom ved bekendtgørelse.

Ved en ændring af årsregnskabsloven er der samtidig blevet indført en pligt til, at regnskabspligtige virksomheder skal give oplysninger om deres bogføringssystem ved indberetning af årsrapporten.

Kontrol med overholdelse af kravene

Efter den nye bogføringslov skal Erhvervsstyrelsen føre en risikobaseret kontrol med at såvel udbydere som virksomheder overholder deres pligter i forhold til digitale bogføringssystemer og digital bogføring. 

Ved risikobaseret kontrol forstås at Erhvervsstyrelsen kan iværksætte en kontrol, hvis der er indikationer på at lovkrav ikke bliver overholdt. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med virksomheder der benytter digitale bogføringssystemer efter den nye § 24 og kontrol med udbydere af digitale bogføringssystemer efter den nye § 25. 

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en sådan kontrol konstaterer overtrædelser af krav i bogføringsloven, kan styrelsen anvende de reaktionsmuligheder, der følger af de nye §§ 27 og 29 i bogføringsloven. Endvidere kan der efter omstændighederne blive tale om bødestraf for overtrædelser efter den nye § 33.

Hvilke virksomheder er omfattet af bogføringsloven?

Den nye bogføringslov ændrer ikke på, hvem der er omfattet af bogføringspligt. Er din virksomhed omfattet af den gældende bogføringslov (før 1. juli 2022), vil I også være bogføringspligtige efter den nye bogføringslov efter 1. juli 2022.

Det betyder, at alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. Derudover er danske filialer eller faste driftssteder af udenlandske virksomheder også omfattet.

Foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift, vil ikke være bogføringspligtige. Hvis en forening derimod har erhvervsdrift det kan fx være udlejning af lokaler eller cafeteriadrift – vil den være bogføringspligtig. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende. Andelsboligforeninger anses for at være erhvervsdrivende og er dermed bogføringspligtige.

Virksomheder, organisationer mv. der ikke er erhvervsdrivende vil være omfattet af bogføringspligten, hvis de er afgifts- eller skattepligtige til Danmark. Endelig kan virksomheder mv. være omfattet, hvis de modtager offentlige tilskud.

Det er ikke alle bogføringspligtige virksomheder, foreninger mv., som skal bogføre via et digitalt bogføringssystem.

Der findes mange forskellige digitale bogføringssystemer på markedet, som kan håndtere alt lige fra den selvstændige virksomhedsejer med få kunder, til store komplekse systemer, der fx er integreret med virksomhedens lønsystemer, webshop og lagerstyring.
Det er op til jer som virksomhed at beslutte om I vil anvende et registreret bogføringssystem eller anvende et ikke-registreret system. Hvis I vælger at anvende et ikke-registreret system, skal I dog selv sikre, at jeres bogføringssystem lever op til lovens krav.

Spørgsmål og svar

Mange virksomheder har et regnskabsår, der slutter 30. juni 2022 og skal derfor snart aflægge en årsrapport. Årsrapporten aflægges således på et tidspunkt, hvor den nye bogføringslov er trådt i kraft men for et regnskabsår, hvor den tidligere bogføringslov var gældende. Det der afgør, om det er de gamle eller nye regler der gælder, er den tidsmæssige placering i bogføringen, dvs. dateringstidspunktet. Det kan illustreres ved nedenstående eksempler, der alle tager udgangspunkt i en virksomhed med balancedato 30. juni. 

  • Virksomheden modtager en faktura i juli 2022, som vedrører en ydelse leveret 30. juni 2022. Virksomheden bogfører fakturaen med datering 30. juni 2022 og skal derfor anvende reglerne i den tidligere bogføringslov.
  • Virksomheden beregner og registrerer udskudt skat i november 2022 som dateres i bogføringen d. 30. juni 2022.  Virksomheden skal derfor anvende reglerne i den tidligere bogføringslov.

Der kan dog være forhold, der ikke umiddelbart kan tidsbestemmes nærmere. I de tilfælde er det balancedatoen, dvs. datoen for regnskabsårets afslutning, der afgør, om det er de gamle eller nye regler der gælder.  Det kan illustreres ved nedenstående eksempel, der ligeledes tager udgangspunkt i en virksomhed med balancedato 30. juni. 

  • Virksomheden aflægger årsrapport for regnskabsåret 2021/22 i løbet af efteråret 2022. Årsrapporten indeholder en ledelsesberetning med udtalelser om forventninger til fremtiden. Forholdet kan ikke knyttes op på en registrering i bogføringen og ikke nærmere dateres. Virksomheden skal derfor iagttage de regler, der var gældende på balancedatoen 30. juni 2022. I dette tilfælde den tidligere bogføringslov. Efter de gældende regler på det tidspunkt anses dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen ikke som regnskabsmateriale og skal derfor ikke opbevares efter reglerne i bogføringsloven.      

Nej. Bogføringsloven træder i kraft 1. juli 2022, men det er tidligst fra 2024, at alle virksomheder, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil skulle anvende et digitalt bogføringssystem. Andre virksomheder, med en omsætning over 300.000 kr., vil ifølge loven tidligst skulle anvende et digital bogføringssystem fra 2026.

Der er således god tid til at omstille sig til de nye krav.

Ja. Først og fremmest har din virksomhed god tid til at omstille sig, da kravene til digital bogføring indføres etapevis. Driver du eksempelvis en personligt ejet virksomhed med en årlig omsætning på over 300.000, vil du tidligst skulle efterleve kravene fra 2026.

Derudover vil en række virksomheder have mulighed for at ansøge om støtte til rådgivning om digital bogføring gennem en ny pulje under SMV:Digital.

Læs mere og søg evt. støtte til rådgivning under SMV:Digital

Nej. Kravet om digital opbevaring vil først gælde fra det tidspunkt, hvor man som virksomhed bliver forpligtet til at anvende et digitalt bogføringssystem.

Nej – ikke i udgangspunktet. Den nye bogføringslov ændrer ikke på, at foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener penge hertil ved erhvervsdrift, ikke er bogføringspligtige og dermed heller ikke er omfattet af kravet om at anvende et digitalt bogføringssystem. Herunder hører fx idrætsforeninger, hvis de ikke opererer professionelt.

Hvis en forening derimod udfører erhvervsdrift, fx udlejer lokaler eller driver et cafeteria, vil den være bogføringspligtig. Og den vil skulle leve op til kravet om et digitalt bogføringssystem, hvis nettoomsætningen i to år i træk overstiger 300.000 kr. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende.

Din virksomhed skal registrere transaktioner og opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Registrering og opbevaring kan enten ske i et registreret bogføringssystem eller i et andet digitalt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at systemet lever op til bogføringslovens krav, før det kan komme på listen over registrerede bogføringssystemer.

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som er blevet kontrolleret af Erhvervsstyrelsen. Når et bogføringssystem er blevet kontrolleret for, om det lever op til lovkravene, kommer det på den officielle liste over registrerede bogføringssystemer.

Et digitalt bogføringssystem defineres som: “En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved bogføringspligtige virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.”

Når du bruger et registreret bogføringssystem, er du sikker på, at det understøtter bogføringslovens grundlæggende krav til registrering og opbevaring.

Ja. Som virksomhed må du gerne anvende forskellige delsystemer, der ikke er omfattet af lovkravet. Men som virksomhed skal du have et bogføringssystem som samler oplysningerne fra alle delsystemerne. 

Ja. Selvom lovbemærkningerne indeholder nogle generelle retningslinjer for, hvornår et bogføringssystem er omfattet af loven, kan de konkrete omstændigheder alligevel skabe tvivl i nogle tilfælde. Erhvervsstyrelsen vil derfor udarbejde nogle nærmere retningslinjer for afgrænsningen af, hvornår et bogføringssystem er omfattet af reglerne i den nye lov. Styrelsen forventer at kunne offentliggøre disse retningslinjer i august 2022. 

Ja, det kan du godt. Der er intet krav om, at du skal bruge et registreret bogføringssystem, hvis du er omfattet af de nye regler. Du må gerne bruge en anden løsning, men så er det dit ansvar, at systemet lever op til gældende regler og bevise det ved en kontrol.

Hvis du bruger et registreret bogføringssystem, er det systemleverandørens ansvar at sikre, at det lever op til alle gældende regler. Det er dog stadig dit ansvar at bogføringen udføres, og at du har passende procedurer for at sikre det.

Ja, som virksomhed må du gerne anvende forskellige delsystemer, der ikke er omfattet af lovkravet. Men du skal have et bogføringssystem som samler oplysningerne fra alle delsystemerne. 

Når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, skal registreringer og bilag opbevares digitalt i mindst 5 år. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt.

Erhvervsstyrelsen vil fastsatte nærmere regler for, hvilke specifikke bilag, der skal opbevares digitalt. Reglerne om opbevaring gælder også, hvis virksomheden går konkurs, bliver tvangsopløst, opsiger abonnementet på sit bogføringssystem eller blot ophører med at betale abonnementet. Derimod har udbyderen af et bogføringssystem ikke pligt til at give virksomheden adgang til regnskabsmaterialet efter endt kundeforhold.  

Hvis en virksomhed skifter til et andet digitalt bogføringssystem, er virksomheden forpligtet til forsat at lade regnskabsmaterialet opbevare hos den tidligere udbyder. Dette gælder også, hvis virksomheden overfører en kopi af alt sit regnskabsmateriale til det nye digitale bogføringssystem.

Opbevaringen behøver ikke at ske på en måde, så regnskabsmaterialet til enhver tid er læsbart, blot regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for en rimelig tidsfrist i forbindelse med myndigheders efterfølgende kontrol.
Opbevaringen skal ske på en af tre måder:

I cloud-baserede bogføringssystemer skal virksomhederne både registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilag hos en tredjepart, enten i form af udbyderen af systemet eller hos dennes cloud-leverandør.

I hybrid-bogføringssystemer, der installeres lokalt i virksomheden, skal systemet automatisk og løbende tage en sikkerhedskopi af kundens registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart.

I specialudviklede bogføringssystemer, hvor registreringer og bilag kun opbevares lokalt på virksomhedens egen server, skal der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi som opbevares hos en tredjepart.

Både transaktionsspor og kontrolspor er defineret i den nye bogføringslovs § 3, nr. 3 og 4. Transaktionssporet er efter denne definition den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug. Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. 

Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om, hvordan et digitalt bogføringssystem skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering, dvs. de oplysninger der dokumenterer registreringernes rigtighed (kontrolsporet). 

Ja, det er det. I god tid inden reglerne om digital bogføring træder i kraft for din virksomhed skal du kontakte en udbyder, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen offentliggør løbende registrerede bogføringssystemer her på siden.

Din udbyder vil herefter hjælpe dig med at komme i gang med digital bogføring og informere om nye funktioner, der understøtter bogføringslovens krav.

Husk, at hvis din virksomhed har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, har I forbindelse med indberetningen også pligt til at oplyse, hvilket bogføringssystem virksomheden anvender/har anvendt. Hvis bogføringssystemet ikke er registreret, er det jeres egen pligt at sikre, at systemet overholder lovkravene og kunne bevise dette ved en eventuel kontrol.

En business case udarbejdet af KPMG for Erhvervsstyrelsen viser, at ca. 40.000 virksomheder som følge af den nye bogføringslov vil skulle anskaffe sig et bogføringssystem. Business casen bygger på en omfattende kortlægning fra 2020 af virksomheders processer forbundet med bogføring og regnskab.

Kontakt os