Registrering af bogføringssystemer

Det kommer an på, om du efter bogføringsloven betragtes som udbyder eller agent.  

Hvad er en udbyder? 

Hvis du forhandler et bogføringssystem, som du markedsfører i eget navn, og du selvstændigt indgår aftale med andre virksomheder om brugen af systemet, så betragtes du som udbyder. Du skal derfor anmelde dit bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering.  

Du skal anmelde dit bogføringssystem med et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer. Det kan fx være ved, at elementer fra dit virksomhedsnavn indgår i navnet på bogføringssystemet. Det gælder også, hvis du forhandler et bogføringssystem, der også forhandles af andre virksomheder, eller hvis bogføringssystemet udbydes med forskellige variationer og moduler.   

Hvad er en agent? 

Hvis du derimod markedsfører et bogføringssystem udelukkende på vegne af og i en anden virksomheds navn, så betragtes du som agent og ikke som udbyder. Og derfor skal du ikke anmelde systemet. 

Du betragtes som udbyder af et standardsystem, hvis du markedsfører et digitalt bogføringssystem på ensartede vilkår til alle virksomheder i en særlig sektor eller branche. Er det tilfældet for dig, så skal du anmelde dit bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen. 

Forklaring af reglerne

Efter definitionen i bogføringsloven, er du udbyder af et standardsystem, hvis du markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af danske virksomheder.  

Bogføringssystemer, der markedsføres til alle virksomheder inden for en bestemt sektor eller branche, er ikke udviklet med henblik på forholdene i en konkret virksomhed, men med henblik på forholdene i alle virksomheder i en sektor eller branche. Der vil ofte være tale om et betydeligt antal virksomheder inden for sektorer eller brancher. Derfor betragtes de som standardsystemer på linje med bogføringssystemer, der markedsføres til bogføringspligtige virksomheder generelt. 

Det kommer an på, om din virksomhed selv har udviklet bogføringssystemet, og om det kun bruges af jer eller også af jeres kunder.  

Hvis din bogføringsvirksomhed har udviklet et bogføringssystem, og det også bruges af din virksomheds kunder til deres bogføring, er der tale om et digitalt bogføringssystem, der skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering. Ved bogføring forstås registrering af virksomhedens transaktioner og tilknytning af bilag, der dokumenterer transaktionerne. Det er ikke bogføring, at virksomheden blot uploader nødvendige oplysninger, som bogføringsvirksomheden derefter bogfører.

Hvis din virksomheds bogføringssystem derimod kun anvendes til bogføring for andre virksomheder, men ikke markedsføres med henblik på at de selv bogfører i systemet, skal du selv sikre, at dit system opfylder de kommende krav til ikke-registrerede systemer. 

Du skal ikke anmelde dit specialudviklede system til Erhvervsstyrelsen.  Hvis din bogføringsvirksomhed anvender et registreret digitale bogføringssystem, gælder de almindelige krav til standardsystemer. 

Hvis din virksomheds bogføringssystem derimod kun anvendes til bogføring for andre virksomheder, men ikke markedsføres med henblik på at de selv bogfører i systemet, skal du selv sikre, at dit system opfylder de kommende krav til specialudviklede systemer. Du skal ikke anmelde dit specialudviklede system til Erhvervsstyrelsen. 

Hvis din bogføringsvirksomhed anvender et registreret digitale bogføringssystem, gælder de almindelige krav til standardsystemer. 

Det kommer bl.a. an på, om du kun markedsfører et enkeltstående modul, eller om du markedsfører en samlet løsning, der opgraderes med et modul. Det kommer også an på, hvordan den samlede opgraderede løsning er. 

Hvis du kun markedsfører et enkeltstående modul eller en add-on løsning, fx en løsning til bilagshåndtering eller e-fakturering, skal du ikke anmelde det til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering. Her er nemlig ikke tale om et bogføringssystem, men om en såkaldt tredjepartsapplikation.

Hvis du derimod markedsfører en samlet løsning, der opgraderer et eller flere specifikke bogføringssystemer, så systemet med denne løsning opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer, er der tale om et sammensat digitalt standard bogføringssystem. Du skal anmelde en sådan løsning efter reglerne for digitale standard bogføringssystemer, hvis en række betingelser er opfyldt.

Der er ikke noget til hinder for, at et digitalt standard bogføringssystem baseres på open-source software. Men det kan imidlertid medføre nogle særlige problemstillinger, man skal være opmærksom på: 

• Hvis du forhandler et bogføringssystem, der er baseret på open source, skal det anmeldes som et digitalt standard bogføringssystem, hvis det udbydes til en ubestemt kreds af virksomheder på ensartede vilkår. Særligt for open source bogføringssystemer gælder, at virksomheder, der bruger systemet, selv kan foretage ændringer i systemet. Det vil derfor være nødvendigt, at udbyderen sikrer, at systemet ikke uden videre kan ændres af andre end udbyderen. 
• Hvis du forhandler et bogføringssystem, der er baseret på open source, sammen med et eller flere moduler, som skal sikre at systemet opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer, er der  tale om et sammensat bogføringssystem, som skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen. 
• Hvis I er flere, der forhandler et bogføringssystem, som er baseret på open source, og i eget navn markedsfører det og selvstændigt indgår aftale med andre virksomheder om brugen af systemet, skal du og de andre forhandlere anmelde bogføringssystemet til Erhvervsstyrelsen. Bemærk, at du skal anmelde dit bogføringssystem med et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer. Det gælder også, hvis bogføringssystemet forhandles af flere virksomheder. 
• Hvis din virksomhed er bogføringspligtig og har downloadet et bogføringssystem, der er baseret på open-source, som du bruger til digital bogføring, er du efter bogføringsloven selv ansvarlig for at sikre, at bogføringssystemet opfylder kravene til specialudviklede systemer.

Udbydere af bogføringssystemer kan ved hjælp af moduler opgradere deres systemer til at opfylde kravene til digitale standard bogføringssystemer. Det kan fx være et ældre ERP-system eller et open source bogføringssystem, som opgraderes til at opfylde kravene til digitale standard bogføringssystemer gennem en række moduler. Et eksisterende bogføringssystem, herunder et open source bogføringssystem, kombineret med moduler, vil samlet set opfylde kravene, hvis: 

• at produktet markedsføres som en samlet løsning under en fælles betegnelse,
• at de forskellige moduler, der indgår i løsningen, kan identificeres entydigt,
• at udbyderen har indgået aftaler om brugen af moduler fra en tredjepart, der indgår i systemet
• at der er en sådan sammenhæng mellem modulerne, at kravene til kontrolspor og opbevaring samt sikkerhedskopiering kan opfyldes samt
• at systemet sikrer, at udbyderen opfylder kravene til opbevaring og udlevering af oplysninger efter kravbekendtgørelsen.

Særligt for open source bogføringssystemer gælder, at hvis der er tale om et open source ERP-system, som virksomheder, der bruger systemet, selv kan lave ændringer i, og som også forhandles af andre danske virksomheder, vil det være nødvendigt, at udbyderen markedsfører bogføringssystemet under et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer, og at systemet ikke uden videre kan ændres af andre end udbyderen.

Det gælder ikke for virksomheder, der vælger at kombinere et digitalt standard bogføringssystem med enkeltstående tredjepartsapplikationer til særlige bogføringsfunktioner. I sådanne tilfælde er der tale om et kombineret bogføringssystem, som virksomheden selv skal sikre, opfylder kravene til bogføringssystemer, der ikke er registrerede, medmindre den overfører de bogførte transaktioner og tilhørende bilag til det digitale standard bogføringssystem. 

Som udbyder af et registret bogføringssystem, skal du sikre, at systemet løbende opfylder kravene til registrerede bogføringssystemer.

Hvis du vælger at udvikle dit bogføringssystem, udskifte en komponent eller et modul i systemet med ét fra en anden leverandør, skal du selv sikre, at det nye opfylder lovkravene. Der skal ikke ske nogen anmeldelse heraf.