Krav til registrering af digitale bogføringssystemer

Det kommer an på, om du efter bogføringsloven betragtes som udbyder eller agent.  

Hvad er en udbyder? 

Hvis du forhandler et bogføringssystem, som du markedsfører i eget navn, og du selvstændigt indgår aftale med andre virksomheder om brugen af systemet, så betragtes du som udbyder. Du skal derfor anmelde dit bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering.  

Du skal anmelde dit bogføringssystem med et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer. Det kan fx være ved, at elementer fra dit virksomhedsnavn indgår i navnet på bogføringssystemet. Det gælder også, hvis du forhandler et bogføringssystem, der også forhandles af andre virksomheder, eller hvis bogføringssystemet udbydes med forskellige variationer og moduler.   

Hvad er en agent? 

Hvis du derimod markedsfører et bogføringssystem udelukkende på vegne af og i en anden virksomheds navn, så betragtes du som agent og ikke som udbyder. Og derfor skal du ikke anmelde systemet. 

Du betragtes som udbyder af et standardsystem, hvis du markedsfører et digitalt bogføringssystem på ensartede vilkår til alle virksomheder i en særlig sektor eller branche. Er det tilfældet for dig, så skal du anmelde dit bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen. 

Forklaring af reglerne 

Efter definitionen i bogføringsloven, er du udbyder af et standardsystem, hvis du markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af danske virksomheder.  

Bogføringssystemer, der markedsføres til alle virksomheder inden for en bestemt sektor eller branche, er ikke udviklet med henblik på forholdene i en konkret virksomhed, men med henblik på forholdene i alle virksomheder i en sektor eller branche. Der vil ofte være tale om et betydeligt antal virksomheder inden for sektorer eller brancher. Derfor betragtes de som standardsystemer på linje med bogføringssystemer, der markedsføres til bogføringspligtige virksomheder generelt. 

Det kommer an på, om din virksomhed selv har udviklet bogføringssystemet, og om det kun bruges af jer eller også af jeres kunder.  

Hvis din bogføringsvirksomhed har udviklet et bogføringssystem, og det også bruges af din virksomheds kunder til deres bogføring, er der tale om et digitalt standard bogføringssystem, der skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering. Ved bogføring forstås registrering af virksomhedens transaktioner og tilknytning af bilag, der dokumenterer transaktionerne. Det er ikke bogføring, at virksomheden blot uploader nødvendige oplysninger, som bogføringsvirksomheden derefter bogfører. 

Hvis din virksomheds bogføringssystem derimod kun anvendes til bogføring for andre virksomheder, men ikke markedsføres med henblik på at de selv bogfører i systemet, skal du selv sikre, at dit system opfylder de kommende krav til specialudviklede systemer. Du skal ikke anmelde dit specialudviklede system til Erhvervsstyrelsen. 

Hvis din bogføringsvirksomhed anvender et registreret standard bogføringssystem, gælder de almindelige krav til standardsystemer. 

Det kommer bl.a. an på, om du kun markedsfører et enkeltstående modul, eller om du markedsfører en samlet løsning, der opgraderes med et modul. Det kommer også an på, hvordan den samlede opgraderede løsning er. 

Hvis du kun markedsfører et enkeltstående modul eller en add-on løsning, fx en løsning til bilagshåndtering eller e-fakturering, skal du ikke anmelde det til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering. Her er nemlig ikke tale om et bogføringssystem, men om en såkaldt tredjepartsapplikation.  

Hvis du derimod markedsfører en samlet løsning, der opgraderer et eller flere specifikke bogføringssystemer, så systemet med denne løsning opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer, er der tale om et sammensat digitalt standard bogføringssystem. Du skal anmelde en sådan løsning efter reglerne for digitale standard bogføringssystemer, hvis en række betingelser er opfyldt.  

Der er ikke noget til hinder for, at et digitalt standard bogføringssystem baseres på open-source software. Men det kan imidlertid medføre nogle særlige problemstillinger, man skal være opmærksom på: 

• Hvis du forhandler et bogføringssystem, der er baseret på open source, skal det anmeldes som et digitalt standard bogføringssystem, hvis det udbydes til en ubestemt kreds af virksomheder på ensartede vilkår. Særligt for open source bogføringssystemer gælder, at virksomheder, der bruger systemet, selv kan foretage ændringer i systemet. Det vil derfor være nødvendigt, at udbyderen sikrer, at systemet ikke uden videre kan ændres af andre end udbyderen. 
• Hvis du forhandler et bogføringssystem, der er baseret på open source, sammen med et eller flere moduler, som skal sikre at systemet opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer, er der  tale om et sammensat bogføringssystem, som skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen. Læs mere om, reglerne  for sammensatte bogføringssystemer her  
• Hvis I er flere, der forhandler et bogføringssystem, som er baseret på open source, og i eget navn markedsfører det og selvstændigt indgår aftale med andre virksomheder om brugen af systemet, skal du og de andre forhandlere anmelde bogføringssystemet til Erhvervsstyrelsen. Bemærk, at du skal anmelde dit bogføringssystem med et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer. Det gælder også, hvis bogføringssystemet forhandles af flere virksomheder. 
• Hvis din virksomhed er bogføringspligtig og har downloadet et bogføringssystem, der er baseret på open-source, som du bruger til digital bogføring, er du efter bogføringsloven selv ansvarlig for at sikre, at bogføringssystemet opfylder kravene til specialudviklede systemer. 

Som udbyder af bogføringssystemet, skal du sikre at systemet –  efter registreringen – løbende opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer.

Hvis du vælger at udskifte en komponent eller et modul i systemet med et fra en anden leverandør, skal du således selv sikre at den nye komponent eller et nye modul også opfylder lovkravene. Der skal ikke ske nogen anmeldelse heraf. Erhvervsstyrelsen kan iværksætte kontrol at et registreret bogføringssystem, hvis der kommer indikationer på, at systemet ikke længere opfylder væsentlige lovkrav. 

Som udbyder kan du anmelde dit bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen.

Det kan du gøre via en digital selvbetjening på Virk.

Ønsker du at anmelde ændringer til et bogføringssystem, kan du gøre det via en iselvbetjening på Virk.

Det er udelukkende ændringer til bogføringssystems navn, kontaktperson og information om udbyder, der kan ændres. Ændringer til selve bogføringssystemet, herunder løbende opdateringer skal ikke indberettes. 

Når du afmelder et registreret bogføringssystem, så vær opmærksom på, at du som udbyder har pligt til at informere de virksomheder, der bruger systemet om, at det ikke længere er registreret. Dermed kan det ikke længere lovligt anvendes som et registreret bogføringssystem. 

Det fremgår af bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer, at oplysninger om bogføringssystemets navn og registreringsnummer samt navn, adresse og CVR-nummer på udbyderen af bogføringssystemet offentliggøres i fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Oplysninger og dokumentation som styrelsen i øvrigt modtager i forbindelse med anmeldelsen af et bogføringssystem, er som udgangspunkt offentligt tilgængelige. Dette gælder dog ikke oplysninger eller dokumenter, som er undtaget fra offentlighed efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven.