bogføringsloven

Målgruppen for vejledningen er først og fremmest de personer, der jævnligt beskæftiger sig med bogføring, fx revisorer, ansatte i en virksomheds regnskabsfunktion og andre regnskabskyndige.

Dette kapitel beskriver, hvilke virksomheder, foreninger m.fl. samt erhvervsaktiviteter, der er omfattet af bogføringsloven.

Bogføringsloven regulerer de grundlæggende pligter til virksomheders bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale, som ofte danner grundlaget for pligter efter anden lovgivning, fx udarbejdelse af årsregnskaber, tilskudsregnskaber samt opgørelse af skatter- og afgifter.

Bogføringslovens § 1 fastlægger, at følgende virksomheder er omfattet af loven:

• Erhvervsdrivende virksomheder af enhver art, der er etableret i Danmark, uanset virksomhedens ejer- eller hæftelsesforhold
• Erhvervsaktiviteter, der udøves i Danmark af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet
• Virksomheder som er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark og som ikke hører under pkt. 1 eller 2
• Virksomheder som skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for at modtage tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union og som ikke hører under pkt. 1, 2 eller 3.

Yderligere beskriver bogføringslovens § 2 hvilke paragraffer i loven, som digitale standard bogføringssystemer skal opfylde, for at kunne blive registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registreret bogføringssystemer.

Efter loven anses en virksomhed altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder eller i øvrigt er erhvervsdrivende i henhold til lov. Dette gælder uanset, om virksomhederne, foreningerne mv. helt eller delvist er undtaget fra kravene i de nævnte love.

Øvrige virksomheder der ikke er omfattet af de ovennævnte love, vil blive betragtet for at være erhvervsdrivende og dermed omfattet af bogføringsloven, hvis de leverer varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, for hvilke de normalt modtager betaling.

Bogføringspligten påhviler virksomheden uanset om denne er tegnet af en juridiske eller fysiske person, og dermed uanset ejerforhold og den skattemæssige behandling. 

Følgende virksomhedstyper anses altid for at være omfattet af bogføringsloven fra stiftelsen, og indtil virksomheden ophører:

• Kapitalselskaber efter selskabsloven, dvs.: aktieselskaber (A/S), anpartsselskaber (ApS) og partnerselskaber (P/S) (kommanditaktieselskaber) 
• SE-selskaber   
• Erhvervsdrivende fonde (lov om erhvervsdrivende fonde)
• Erhvervsdrivende virksomheder (lov om visse erhvervsdrivende virksomheder)
• Enkeltmandsvirksomheder  
• Interessentskaber (I/S)
• Kommanditselskaber (K/S) 
• Andelsselskaber (andelsforeninger)  
• Andelsselskaber med begrænset ansvar (AMBA) 
• Foreninger med begrænset ansvar (FMBA) 
• Selskaber med begrænset ansvar (SMBA)
• SCE-selskaber 
• Medarbejderinvesteringsselskaber 
• Statslige aktieselskaber 
• Andelsboligforeninger 
• Danske virksomheders filialer i udlandet er en bestanddel af den danske virksomhed og er derfor omfattet af bogføringsloven gennem den danske virksomhed.

For virksomheder og organisationer som ikke er på ovenstående liste, vil vurderingen af erhvervsaktivitet skulle foretages konkret for den enkelte virksomhed.

Som eksempler på erhvervsaktivitet kan nævnes (nedenstående liste er ikke udtømmende):

• Udlejning af fast ejendom
• Bank og forsikringsvirksomhed
• Ydelse af garantier mv.
• Ydelse af elektricitet og varme, uanset om det er offentlige eller private virksomheder, der leverer. Offentlige virksomheder kan dog være undtaget. 
• Rettigheder som fx patenter og filmrettigheder.
• Tjenesteydelser som fx rådgivning, revision, inkasso, vagttjeneste, tandklinik, undervisning, teater, udstilling, museer, reparation opmagasinering samt teletjenester mv. 
• Café og cafeteria.

En virksomheds erhvervsaktivitet er ikke betinget af at have et CVR-nummer. En fysisk person kan også betragtes, som værende en virksomhed i lovens forstand. Det kan fx være en person, der udlejer fast ejendom eller ejendomsservice over for tredjemand, og dermed bliver omfattet af bogføringsloven. 

Bogføringspligten påhviler den enkelte juridiske eller fysiske person uanset virksomhedens ejerforhold og den skattemæssige behandling.

Foreninger og organisationer, som ikke skaber indtægter ved erhvervsaktivitet, falder uden for lovens definition af erhvervsaktivitet, hvis de samtidigt er begrænset skatte- og afgiftspligtige og ikke er underlagt reglen for betingelse for tilskud, og dermed skal give regnskabsmæssige oplysninger. Derved falder de også helt uden for bogføringsloven.

Nogle foreninger m.fl. leverer dog varer, ydelser, rettigheder, pengemidler eller lignende, for hvilke de normalt modtager vederlag ved siden af deres sædvanlige aktiviteter og har derfor erhvervsaktivitet og kan blive omfattet af loven. For at afgøre om der er tale om erhvervsaktivitet, er det nødvendigt at foretage en konkret vurdering af den enkelte forenings aktiviteter. I de næste afsnit 1.4 og 1.5 gennemgås en række eksempler.

Andelsboligforeninger anses altid for at være erhvervsdrivende og dermed omfattet af bogføringsloven.

Ideelle foreninger kan være organiseret på forskellig vis, ligesom de kan være benævnt på anden måde, fx organisation, institution, sammenslutning, samfund, selskab, enhed, klubber m.fl. Typiske eksempler kan være arbejdsgiverforeninger, fagforeninger, idrætsklubber, gårdlaug, ejerforeninger og trosretninger.

Ideelle foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsaktivitet er ikke erhvervsdrivende. Indtægter fra medlemskontingenter til dækning af foreningens sædvanlige aktiviteter/almennyttige formål betragtes i udgangspunktet ikke som erhvervsaktivitet.

Leverer den ideelle forening andre ydelser til sine medlemmer eller tredjeparter ud over de sædvanlige aktiviteter i sammenhæng med deres egentlige formål, der typisk dækkes af et medlemskontingent, anses disse aktiviteter for at være erhvervsaktivitet. Det kan fx være rådgivning, afholdelse af kurser, drift af cafe eller restaurant, udlejning af ejendomme eller lokaler, udgivelse og salg af bøger og blade, rettigheder, salg af reklamer og merchandise, salg fra genbrugsbutikker, formidling af rejser mv.

Medlemsaktiviteter i et politisk parti, i en brancheorganisation eller i en interesseorganisation anses normalt ikke for at være erhvervsaktivitet, mens aktiviteter, der ikke udelukkende er fagligt eller politisk orienterede fx udgivelse af bøger, tidsskrifter, kurser, lovservice mv., som udgangspunkt vil være erhvervsaktivitet.

Forholdet mellem den erhvervsmæssige og almennyttige aktivitet har ikke betydning for, om en forening m.fl. bliver bogføringspligtig. Opererer foreningen med tilbagevendende aktivitetsudøvelse af erhvervsmæssig karakter vil den falde inden for bogføringslovens definition af erhvervsaktivitet og være bogføringspligtig.

Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked, entréindtægter ved afholdelse af enkeltstående begivenheder, lotteri for en snævrere persongruppe, indsamlinger i et mindre nærområde samt tilskud og bidrag fra private medfører dog ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende. Er der tale om erhvervsaktivitet i en ideel forening bliver den som udgangspunkt alene bogføringspligtig af sine erhvervsmæssige aktiviteter.

Hvis foreningen efter anden lovgivning er pligtig til fx at aflægge et regnskab, der afspejler både den almennyttige aktivitet og den erhvervsmæssige aktivitet, dvs. et regnskab for den samlede juridiske enhed, bliver den tilsvarende bogføringspligtig for den samlede juridiske enhed, da bogføring er forudsætning for at kunne aflægge et regnskab mv.

Pligten til at udarbejde en beskrivelse af procedurerne for bogføring, jf. lovens § 6, og digital bogføring, jf. lovens § 16, skal dog alene omfatte den erhvervsmæssige aktivitet.

Princippet om omfanget af bogføringspligten ved blandet erhvervsmæssig og almennyttig aktivitet vil også gøre sig gældende for andre typer af organisationer fx en ikke-erhvervsdrivende fond.

Kravet til bogføringspligt vil for udenlandske virksomheder normalt kun omfatte de erhvervsaktiviteter, der udføres i Danmark.

De mest almindelige forekomster af sådanne aktiviteter udføres af udenlandske virksomheders filialer, divisioner, afdelinger, faste driftssteder eller repræsentations- eller salgskontorer i Danmark. Betegnelsen er uden betydning for bogføringspligten, da denne alene afgøres ud fra, om de aktiviteter, som udføres i Danmark, er erhvervsmæssige.

Den udenlandske virksomhed skal tilrettelægge bogføringen, så virksomheden opfylder de generelle krav i lovgivningen til registreringer, dokumentation og opbevaring mv. for de erhvervsaktiviteter, som er udført i Danmark.

Bogføringsloven gælder også de virksomheder som, uden at være danske erhvervsdrivende virksomheder eller udenlandske virksomheder med erhvervsaktiviteter i Danmark, er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark.

Bogføringspligten efter lovens § 1, stk. 2, nr. 1, vil således bero på en konkret vurdering af de gældende skatte- og afgiftsregler på området, herunder fx efter selskabsskattelovens §§ 1 og 2 eller fondsbeskatningslovens § 1. Vurderingen af hvornår fysiske eller juridiske personer er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige henhører under Skattestyrelsens kompetenceområde.

Øvrige virksomheder som skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union (EU) er omfattet af bogføringsloven.

Modtager en virksomhed betaling fra den danske stat eller EU i et almindelig forretningsmæssigt forhold, anses det ikke for modtagelse af tilskud. Ved direkte tilskud forstås tilskud, som tildeles den enkelte modtager, fx midler til dækning af underskud eller til dækning af specifikke omkostninger. Selvom sådanne tilskud kun modtages i en kortere periode, bliver modtager pligt til at bogføre alle bilag som vedrører tilskudsaktiviteten i denne begrænsede periode. Der kan fx være tale om tildeling af tipsmidler.

Modtager virksomheden tilskud i en kortere periode bliver virksomheden omfattet af bogføringsloven for denne periode og har bl.a. pligt til at opbevare regnskabsmaterialet i indeværende regnskabsperiode plus 5 år. 

Modtager en organisation indirekte tilskud, fx via en lands- eller hovedorganisation, som modtager tipsmidler, og som sørger for fordelingen til sine underorganisationer, bliver de enkelte underorganisationer ikke omfattet af bogføringsloven alene på grundlag af dette tilskud. 

Andre støtteordninger som ikke bevirker, at virksomheden direkte modtager kontanter, men fx opnår et lavt eller uforrentet lån, skattebegunstigelser, brugsrettigheder med lav eller ingen leje mv. indebærer heller ikke, at virksomheden bliver omfattet af bogføringsloven. Her har tilskuddet karakter af indirekte tilskud.

Tilskud fra en region eller en kommune medfører ikke, at virksomheden umiddelbart bliver omfattet af bogføringsloven. Den bevilgende myndighed i den danske statsadministration eller EU kan fritage (helt- eller delvist) for bogføringspligt, der opstår som betingelse for at blive tildelt tilskud. Er virksomheden afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtig i Danmark kan fritagelsen dog kun ske efter aftale med skatteforvaltningen.

Virksomheder, der ikke er erhvervsdrivende, men alene omfattes af bogføringsloven som følge af tilskud fra den danske stat eller EU, omfattes ikke af lovens krav om digital bogføring og skal heller ikke udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring, jf. bogføringslovens §§ 6 og 15.

Loven finder ikke anvendelse på organisationer som:

• er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen mv.
• udelukkende er omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse eller regionsloven. 

Statslige aktie- og anpartsselskaber er omfattet af bogføringsloven på lige fod med øvrige aktieselskaber. Den øvrige del af den offentlige forvaltning, herunder statsinstitutioner, kommuner og regioner, er ikke omfattet af loven. Formålet med at virksomheder, som er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen mv., ikke er omfattet af bogføringsloven, har primært betydning for visse selvejende institutioner, som modtager tilskud fra den danske stat.

Formålet med, at virksomheder som er omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse eller regionsloven, ikke er underlagt bogføringsloven, er at forhindre sammenstød mellem bogføringslovens regler og de regler, der er fastsat for kommuner, regioner, kommunale fællesskaber og andre enheder, der er underlagt kommunernes budget og økonomi, og som er underlagt budget-, bogførings- og regnskabsregler i lov om kommunernes styrelse eller regionsloven og regler udstedt i medfør af disse to love.

Undtagelsen omfatter ikke virksomheder, der i overensstemmelse med den kommunale eller regionale regnskabslovgivning kun regnskabsfører for en aktivitet, der drives i fællesskab med en kommune eller en region (driftsaftale), men følger bogføringsloven for den samlede virksomheds vedkommende.

Dette kapitel indeholder en række definitioner, fx definitioner på bilag, regnskabsmateriale og et digitalt bogføringssystem. Sluttelig er her nærmere information om, hvordan digital bogføring tilrettelægges, så dette efterlever de generelle krav til bogføring, fx sikring af transaktionssporet.

Når bogføringsloven bruger begrebet ”virksomheder” omfattes alle de enheder, som er beskrevet i kapitel 1.

Her er ikke tale om en ny definition af begrebet virksomheder, men derimod en definition, der anvendes i loven af praktiske hensyn som samlebegreb for at favne alle de bogføringspligtige enheder uanset form.

Bilag forstås som enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen, jf. bogføringslovens § 3, stk. 1, nr. 5.

Eksterne bilag er baseret på dokumentation fra andre end den bogføringspligtige virksomhed. Dette er fx købsfakturaer og renteopgørelser fra banken.
Interne bilag er dannet af den bogføringspligtige virksomhed selv. Dette er fx bilag, som dokumenterer automatisk genererede registreringer eller beregningsgrundlag for afskrivninger.

Hovedparten af bilag til bogføringen i dag må forventes at være i digitalt format. Der kan i visse tilfælde forekomme bilag i papirformat, fx kvitteringer. Købs- og salgsbilag skal gemmes og opbevares digitalt, jf. bekendtgørelse om pligt til opbevaring af bilag i et digitalt bogføringssystem. 

Alle salgsfakturaer og salgskreditnotaer skal gemmes digitalt i den version, som de oprindeligt er udstedt til kunderne. For købsfakturaer og købskreditnotaer er der nogle undtagelser fra digital opbevaring. 

En transaktion forstås som: En handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden, jf. bogføringslovens § 3, stk. 1, nr. 2.

Transaktion skal forstås bredt, og indbefatter alle bogførte registreringer. Dermed indbefatter dette også rent regnskabsmæssige beregnet dispositioner, såsom fx skattemæssige dispositioner. I korte træk kan transaktioner afgrænses til bogførte registreringer, der indgår i en resultatopgørelse eller en balance.

Transaktionsspor forstås som den sammenhæng, der er mellem de enkelte bogførte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning, eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug, jf. bogføringslovens § 3, stk. 1, nr. 3.

Transaktionsspor er et udtryk for de oplysninger, der skal sikre, at det altid er muligt at kontrollere, om alle bogførte registreringer er medtaget i regnskabet, og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af herunder også oplysning om valutakurs, hvis en postering er foretaget i fremmedvaluta. Et regnskab kan i denne sammenhæng fx være årsrapporten, et frivilligt aflagt regnskab, skatteopgørelsen og en opgørelse, som danner grundlag for at opnåelse af tilskud eller i forbindelse med de periodiske indberetninger af moms og afgifter.

Virksomheden skal sikre, at transaktionssporet er til stede, hvilket blandt andet indebærer, at virksomheden skal kunne dokumentere, hvorledes de enkelte konti i bogføringen samles til poster i regnskabet eller opgørelsen. Her skal virksomheden også dokumentere de efterposteringer, som foretages i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet, skatteopgørelsen og andre opgørelser.

Ved kontrolspor forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed, jf. bogføringslovens § 3, stk. 1, nr. 4.

Kontrolsporet er en fællesbetegnelse for de oplysninger, der skal sikre, at det altid er muligt at verificere grundlaget for registreringerne, herunder også hvem som har udført bogføringen. Virksomheden skal i forbindelse med registreringerne i bogføringen samtidig registrere oplysninger, som muliggør tilvejebringelse af den nødvendige dokumentation for registreringen. Det kan fx være leasingkontrakter eller andre kontrakter, som danner grundlag for en omkostning.

Tilstedeværelsen af transaktions- og kontrolspor indebærer, at alle regnskabets poster kan følges fra regnskabet over bogføringen og ned til de enkelte bilag. Sammen med transaktionssporet er der således en forbindelse mellem den enkelte bogførte transaktion, bilaget og det regnskab, som er summen af transaktionerne for en given periode.

Regnskabsmateriale er alt materiale, som relaterer sig til en virksomheds regnskab. Dette er fx alle bilag og anden materiale, som ligger til grundlag for bogføring, jf. bogføringslovens § 4. 

Regnskabsmateriale inkluderer også beskrivelser af bogføringen og procedurer af transaktioner og regnskabsmateriale samt alt materiale som danner grundlag og dokumentation for virksomhedens årsrapport.

Registrerede data, fx en lageroptælling, kan danne grundlag for en transaktion, hvis der opdages differencer på lageret, og er derfor at betragte som regnskabsmateriale. Ligedan kan det gælde for oprettelser og ændringer i stamdata, fx ansættelsesforhold for ansatte og kreditoroplysninger, opgørelse af CO2-emissioner og antal ansatte. Sådanne oplysninger vil da være en del af virksomhedens regnskabsmateriale, også i det omfang at materialet dokumenterer oplysninger, som fremgår af noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten eller danner grundlag for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.

Et digitalt bogføringssystem er en digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere alle deres transaktioner samt opbevare registreringerne og tilhørende bilag, eller som minimum kan opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Det er uden betydning, hvordan bogføringssystemet er opbygget IT-arkitektonisk. Det kan være et registreret bogføringssystem, eller det kan være et ikke-registreret bogføringssystem, som fx består af forskellige delsystemer.

En specialiseret applikation, som alene omfatter bogføring af en del af virksomhedens transaktioner og opbevaring af de tilknyttede bilag på særlige områder som fx projektstyring, er ikke et bogføringssystem i bogføringslovens forstand. Virksomheder kan ikke ved at bogføre i et sådant system opfylde pligten til digital bogføring efter bogføringsloven.

Bogføringsloven sondrer mellem to typer af digitale bogføringssystemer:

• Registrerede digitale bogføringssystemer
• Ikke-registrerede digitale bogføringssystemer.

Ikke alle kravene i bogføringsloven til digitale bogføringssystemer gælder for begge typer af digitale bogføringssystemer. Desuden påtager virksomhederne sig selv ansvaret for, at deres system opfylder bogføringsloven og de hertil hørende bekendtgørelser, hvis de vælger at benytte et ikke-registreret digitalt bogføringssystem. Det er derfor vigtigt, at virksomhederne overvejer hvilket type system, de vælger at benytte.

I bogføringslovens § 15 samt de to nedenstående bekendtgørelser kan du læse mere om, hvad du som minimum opnår ved at vælge et registreret digitalt bogføringssystem, og hvad du som virksomhed selv skal sikre, at dit digitale bogføringssystem kan, hvis du vælger et ikke-registreret system.

For at undgå misforståelser bør udbydere tydeligt i deres markedsføring skrive hvorvidt der er tale om et ”registreret digitalt bogføringssystem, der opfylder kravene efter bogføringsloven” eller om der er tale om et ”Ikke-registreret digitalt bogføringssystem, der alene kan anvendes af virksomheder, som ikke kan blive omfattet af pligten til digital bogføring efter bogføringsloven”.

Efter bogføringsloven skal et digitalt standard bogføringssystem registreres hos Erhvervsstyrelsen, hvis det bliver markedsført i eller mod Danmark på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. Ved ensartet vilkår forstås, at abonnements- eller licensvilkårene er generelle for alle de virksomheder, der ønsker at bruge bogføringssystemet.

Bogføringssystemet bliver betragtet som markedsført på ensartede vilkår, selvom der tilbydes forskellige abonnementstyper til fx store og små virksomheder, eller forskellige tilvalgsmoduler eller udvidelser, som virksomhederne kan vælge mellem, blot disse muligheder er tilgængelige for alle virksomheder, der bruger systemet. Dog skal systemet, uden tilkøb af ekstra moduler, dække alle krav i bogføringsloven.

Sådanne digitale standard bogføringssystemer skal af udbyderen anmeldes til Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, at anmeldelsespligten bliver overholdt, og at de registrerede systemer overholder bogføringsloven. For at et system kan blive registreret, kræver det, at bogføringssystemet opfylder alle bestemmelserne i loven. Digitale standardbogføringssystemer skal opfylde en række tekniske krav til registrering, opbevaring af regnskabsmateriale, IT-sikkerhed og automatisering. Gør systemet dette, bliver det optaget på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

I bogføringsloven og i dokumenter, som er relateret hertil, benævnes ikke-registrerede digitale bogføringssystemer somme tider “specialudviklet bogføringssystemer”. Disse to fællesbetegnelser dækker over alle bogføringssystemer, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Dette kan fx være: 

• Egenudviklede bogføringssystemer
• Ældre bogføringssystemer (legacy-systemer), som udbyderen ikke videreudvikler mere, men en virksomhed stadig benytter, og dermed selv har overtaget videreudviklingen af
• Bogføringssystemer som systemmæssigt tilpasses særskilt til hver enkel kunde, og dermed heller ikke tilbydes til en ens prissætning overfor en gruppe af kunder
• Udenlandske bogføringssystemer, som er ikke markedsføres i Danmark.

Vælger en virksomhed et ikke-registreret digitalt bogføringssystem, er det virksomhedens eget ansvar, at systemet opfylder kravene hertil, herunder de særlige tekniske krav til registrering, opbevaring, IT-sikkerhed og automatisering.

De systemmæssige krav til ikke-registreret systemer findes i bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven.

Her er det afgørende at sondre mellem udenlandske bogføringssystemer, som markedsføres i eller mod Danmark, og udenlandske systemer, som ikke markedsføres i eller mod Danmark. 

Markedsføring skal forstås i overensstemmelse med lov nr. 426 af 3. maj 2017 om markedsføring. I forhold til digitale standardbogføringssystemer vil der typisk være tale om digital markedsføring, hvor udbyderen etablerer en hjemmeside med oplysninger om bogføringssystemet, herunder basis- og tillægsmoduler samt forskellige abonnementstyper og priser herfor. Ved vurderingen af om et udenlandsk bogføringssystem markedsføres i Danmark, vil det have væsentlig betydning om bogføringssystemet er affattet på dansk, og om det udbydes gennem en dansk hjemmeside.

Udenlandske digitale bogføringssystemer, som ikke markedsføres i eller mod Danmark, skal ikke anmeldes til Erhvervsstyrelsen. 

Udenlandske digitale standardbogføringssystemer, der markedsføres i eller mod Danmark, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen og opfylde alle kravene til bogføringssystemer på samme måde som danske digitale standardbogføringssystemer. 

Hvis en dansk virksomhed vælger at anvende et udenlandsk bogføringssystem, som ikke er registreret hos Erhvervsstyrelsen, får virksomheden pligt til selv at sikre, at bogføringssystemet opfylder alle krav til ikke-registrerede bogføringssystemer. Reglerne for dette kan læses i bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven.

En udbyder af et digitalt standardbogføringssystem er en virksomhed, som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt standardbogføringssystem i Danmark på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder.

En dataansvarlig er efter databeskyttelsesforordningen en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

En databehandler er efter databeskyttelsesforordningen en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

Begrebet e-faktura er defineret i overensstemmelse med e-faktureringsdirektivet, dvs. som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, der gør det muligt at behandle informationerne i bilaget automatisk og elektronisk.

Kun maskinlæsbare fakturaer og kreditnotaer, som modtageren kan behandle automatisk og digitalt, betragtes som værende i overensstemmelse med den europæiske standard (EN) for elektronisk fakturering. Billedfiler, herunder et pdf-dokument, er derfor ikke at anse som en elektronisk faktura. Eksempler på struktureret elektroniske formater, som er godkendt til forsendelse af e-fakturaer, er den danske standard OIOUBL og EU’s standard Peppol BIS.

SAF-T står for Standard Audit File - Tax og er et standardfilformat der bruges, når der skal rapporteres til de offentlige myndigheder. Formatet er også implementeret i kasseapparater, så danske butiksejere kan overholde lovgivningen.

I dette kapitel kan du som ejer af eller repræsentant for en virksomhed få vejledning til, hvordan du kan tilrettelægge virksomhedens bogføring. Bogføringspligten omfatter i hovedtræk registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale.

Virksomheden skal derfor etablere og løbende opretholde et tilfredsstillende og sikkert bogføringsmiljø, hvilket blandt andet omfatter:

• at virksomheden skal etablere de interne kontroller og procedurer, der er nødvendige for at sikre, at virksomheden får registreret alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger
• at regnskabsmaterialet ikke forsvinder ved forsætlige eller uagtsomme handlinger
• at der er etableret sikkerhedsforanstaltninger, der i det mindste sikrer mod ødelæggelse, forsvinden eller forvanskning af bogføringen samt mod fejl eller misbrug

Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Dog skal virksomheder altid sikre, at deres bogføring overholder reglerne i bogføringsloven uanset størrelse og kompleksitet.

Alle virksomheder, som er underlagt bogføringsloven, skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.

Procedurebeskrivelse skal som minimum indeholde:

• virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
• virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis
• hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.

Kravene er gældende for alle bogføringspligtige virksomheder, som har pligt til at aflægge årsrapport eller har en nettoomsætning på 2 på hinanden følgende indkomstår som overstiger 300.000 kr., uanset om de bogfører i et registreret bogføringssystem eller i et ikke-registreret bogføringssystem.

Beskrivelsen skal indeholde information om, hvordan virksomheden sikrer, at alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, jf. lovens § 7, stk. 1. Desuden skal beskrivelsen indeholde information om, hvordan virksomheden på betryggende måde opbevarer deres regnskabsmateriale, jf. lovens § 6, nr. 2. 

Beskrivelsen skal også dække den del af regnskabsmaterialet, der ikke efter lovens § 16, stk. 1, nr. 2, skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Dette omfatter blandt andet følgende regnskabsmateriale efter lovens § 4, nr. 2 og 4-7:

• Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6
• Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet
• Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
• Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug
• Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.

Sluttelig skal beskrivelsen indeholde information om hvilken afdeling eller funktion i virksomheden, som er ansvarlig for beskrivelsen samt udførsel af opgaverne, som er beskrevet heri.

Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfylde kravene som nævnt ovenfor. Beskrivelserne skal blot være tilstrækkelige til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal til enhver tid være ajourført.

Beskrivelsen skal affattes på et sprog, der er naturligt for offentlige myndigheder og i overensstemmelse med anvendelsen af almindeligt sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området. Sproget kan i praksis være dansk, norsk, svensk eller engelsk.

For at opfylde lovens krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer vil det for de fleste mindre virksomheder være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon for virksomheders bogføringsprocedurer. Uanset om en virksomhed vælger at anvende skabelonen eller udarbejder procedurebeskrivelsen på anden vis, indgår beskrivelsen som en obligatorisk del af virksomhedens samlede regnskabsmateriale, som skal opbevares i henhold til bogføringsloven og vil kunne forlanges udleveret i forbindelse med en myndigheds kontrolsag.

I dette kapitel kan du få et overblik over de generelle krav til bogføring. Kapitlet beskriver blandt andet krav i forbindelse med registrering af transaktioner i bogføringen, og hvad du skal være opmærksom på ved sikring af transaktions- og kontrolsporet.

Registreringer omfatter virksomhedens bogføring af transaktioner. I forbindelse med registrering af transaktioner (bogføring), skal en virksomhed iagttage følgende: 

• Virksomheden skal registrere alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger, fx et køb eller et salg
• Virksomheden skal som en del af bogføringen sikre, at der er transaktionsspor fra registrering til regnskabet og kontrolspor fra registrering til bilaget
• Virksomheden kan bogføre i en anden valuta end danske kroner, men vælger virksomheden at gøre det, er der særlige krav, der skal iagttages
• Virksomheden skal sikre, at der foreligger et ajourført grundlag for lovpligtige indberetninger. Det gælder blandt andet i forhold til angivelser af moms, skatter, afgifter samt indberetning af års- og delårsrapporter.

Transaktioner skal registreres i bogføringen snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger. Kravet skal ses i sammenhæng med kravet om afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger, som har til formål at sikre et ajourført grundlag for en given indberetning vedrørende fx moms og regnskab. Det betyder i praksis, at registreringer senest skal være foretaget på tidspunktet, hvor afstemningen skal foretages.

Bogføringen skal dog altid tilrettelægges under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Hvert enkelt salg, køb eller disponering af omkostning mv. og den i forbindelse hermed senere afledte ind- og udbetalingstransaktioner er hver især særskilte transaktioner, der skal registreres enkeltvis og separat som transaktioner i bogføringen.

Sumbeløb af flere ensartede transaktioner kan dog registreres i stedet, hvis de har reference til og dokumenteres ved et udarbejdet bilag. Sådanne bilag er fx lister, opgørelser, journaler - i handelsvirksomheder endvidere kassestrimler, - der specificerer oplysninger fra de enkelte transaktioner, og med reference til de enkelte transaktioner, og som dermed dokumenterer sumbeløbet.

Hvis virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang medfører, at virksomheden ikke er i stand til at registrere salgs- og købstransaktioner enkeltvis, giver loven mulighed for at bogføre virksomhedens daglige køb samlet eller virksomhedens daglige salg samlet på grundlag af daglige kasseopgørelser. Dette er særligt relevant for detailsalg fra mindre torvesalgspladser og lign. som ikke kan anvende kasseapparater eller udskrive regninger. Vælger virksomheden denne metode, skal den benyttes konsekvent, så det sikres, at alle transaktioner af samme art registreres efter samme mønster.

Ved transaktionssporet forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse (fx moms), tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning, eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.

Det vil sige at alle registreringer skal kunne følges via de relevante konti i bogholderiet til de enkelte linjer i / poster i regnskabet, skatteopgørelsen eller tilskudsregnskabet mv., ligesom tallene i regnskabet, skatteopgørelsen eller tilskudsregnskabet skal kunne opløses i de registreringer, som de er sammensat af. 

Dokumentationen for registrering til konto sker sædvanligvis i et bogføringssystem, mens dokumentationen fra konto til regnskab ikke altid sker i bogføringssystemet.

Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.  Virksomheden har pligt til at sikre kontrolsporet, ved at alle registreringer (bogførte transaktioner) dokumenteres ved bilag eller anden dokumentation. Registreres fx et køb vil en købsfaktura typisk være den dokumentation, der beviser rigtigheden af transaktionen/den økonomiske hændelse (købet).

Et hvert materiale, der er nødvendigt til at dokumentere en registrering, skal opbevares. Dvs. det materiale, som giver bevis for, at transaktionen faktisk er sket og for de omstændigheder, som den medfører - såvel før, under som efter transaktionens gennemførelse. Der er ikke krav om, at alt materiale, som genereres forud for en registrering, skal gemmes, men alene den dokumentation der er nødvendigt for at kunne dokumentere registreringen.

Som udgangspunkt begynder kontrolsporet, når virksomheden bliver bekendt med en transaktion eller hændelse med økonomisk konsekvens for virksomheden, og som samtidigt eller efterfølgende fører til en registrering i bogføringen. Opnåelse af kendskab om grundlaget for en hændelse kan ske på mange måder og stamme fra kilder i virksomheden selv eller fra eksterne kilder. Grundlaget kan være forskelligt afhængigt af den enkelte type af transaktion og fra virksomhed til virksomhed.

I dette kapitel kan du få overblik over kravene til opbevaring af din virksomheds regnskabsmateriale. Fx er der krav om, at regnskabsmaterialet – med visse undtagelser – skal opbevares i indeværende regnskabsår og yderligere 5 år. Derudover kan du få overblik over kravene til opbevaring i et digitalt bogføringssystem, fx hvordan reglerne om databeskyttelse påvirker din opbevaringspligt.

Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.Begrundelsen for kravet om en 5 års opbevaringspligt er, at retstvister, skattespørgsmål, straffesager mv. i langt de fleste tilfælde er indledt inden udløbet af denne 5-års frist.

Regnskabsmateriale, der vedrører regnskabsåret 2023 skal således opbevares til udgangen af 2028. Kravene til opbevaring i 5 år gør sig også gældende selvom den bogføringspligtige virksomhed skifter bogføringssystem, går konkurs eller bliver tvangsopløst. Papirbaseret bogføringsmateriale skulle indtil 1. juli 2022 som udgangspunkt opbevares i Danmark eller i Norden. Dette er ikke længere et krav.

Der kan dog være andre regler om opbevaring, fx i skatte- og afgiftslovgivning, som ledelsen i virksomheder skal være opmærksom på.

Undtagelse for kassestrimler og interne bilag

Detailvirksomheders kassestrimler, kasseboner og andre interne salgsbilag skal kun opbevares i ét år. Andre interne salgsbilag omfatter udskrevne notaer, regninger eller kvitteringer og tilsvarende interne bilag. Salgsbilagene er dokumentationen for virksomhedens enkeltvise varesalgstransaktioner ved afsætning af virksomhedens handelsvarer. De daglige registrerede sumtotaler for detailsalget indgår fortsat i virksomhedens bogføring, og kravet om transaktionssporet skal være opfyldt.

Den 1-årige opbevaringsfrist for detailhandelsvirksomhedernes interne salgsbilag gælder fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Underskriftstidspunktet regnes fra den dag, hvor det øverste ledelsesorgan eller ejerne daterer og underskriver årsregnskabet.

En virksomheds detailhandel kan udøves som en særskilt aktivitet blandt andre aktiviteter, men uden at virksomheden herved som helhed kan karakteriseres som en detailhandelsvirksomhed. Er dette tilfældet, gælder den 1-årige opbevaringsfrist for kassestrimler og tilsvarende interne bilag vedrørende detailsalget, fordi detailsalgsaktiviteten her må sidestilles med detailhandelsvirksomhed.

Baggrunden for undtagelsen fra opbevaringsperioden i 5 år skal findes i momslovgivningen, der indeholder nærmere bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale af relevans for momsangivelsen.

Det fremgår af bogføringslovens § 16. stk. 1, at virksomheder, der er bogføringspligtige efter bogføringslovens § 1, stk. 1, og som enten har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, eller i to på hinanden følgende indkomstår har haft en erhvervsmæssig nettosætning på over 300.000 kr., har pligt til i et digitalt bogføringssystem, at:

• Registrere virksomhedens transaktioner efter bogføringslovens § 7, stk. 1
• Opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringer, efter bogføringslovens § 9.

Efter bogføringsloven er det således virksomheden, som har pligt til at sikre, at transaktioner og bilag, der dokumenterer virksomhedens transaktioner, bliver opbevaret i et digitalt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen har fastsat nærmere regler herom efter bogføringslovens § 16, stk. 3.

De nærmere regler handler om, hvilke bilag der skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. De specifikke krav kan læses i bekendtgørelse om pligt til opbevaring af bilag i et digitalt bogføringssystem, samt i kapitel 2.2 i denne vejledning.

Bogføringslovens §§ 8 og 9 stiller krav til de bogføringspligtige virksomheder om, at de skal sikre, at der er et transaktionsspor såvel som et kontrolspor, når de bogfører. Det indebærer blandt andet, at der skal tilknyttes en række oplysninger om den enkelte bogførte transaktion, herunder et bilag, der gør det muligt at identificere og dokumentere transaktionen.

En bogføringspligtig virksomhed skal registrere og opbevare relevant regnskabsmateriale, og skal derfor være opmærksom på, at dette gøres i overensstemmelse med reglerne i bogføringsloven.

En bogføringspligtig virksomhed, der registrerer og opbevarer regnskabsmateriale digitalt, skal udover at overholde reglerne om korrekt bogføring i bogføringsloven også være opmærksom på, at bogføringen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesretlige regler.

De databeskyttelsesretlige regler kan blive relevante for virksomheden, uanset om den bogføringspligtig virksomhed frivilligt vælger at foretage bogføringen digitalt. Det skyldes, at virksomheden ved at registre og opbevare regnskabsmateriale digitalt, foretager en databehandling, som kan være omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Alt regnskabsmateriale, som din virksomhed bogfører, der indeholder oplysninger, som kan identificere en fysisk person (personoplysninger), er omfattet af de databeskyttelsesretlige regler i databeskyttelsesforordningen og i databeskyttelsesloven.

Personoplysninger kan efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven være personnavne, CPR-numre, adresser, e-mailadresser på personer (fx [email protected], men ikke [email protected]), CVR-numre (enkeltmandsvirksomheder og selskaber med kun en ejer) mv., som kan identificere en fysisk person. Den, hvis personoplysninger bliver registreret, fx i forbindelse med en bogføring, har efter de databeskyttelsesretlige regler en række rettigheder i forhold til beskyttelsen af sine personoplysninger.

Det følger af bogføringsloven, at din virksomhed som bogføringspligtig virksomhed bl.a. er forpligtet til at:

• Registrere alle transaktioner (§ 7)
• Sikre og dokumentere transaktionsspor (§§ 8 og 9)
• Opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører (§ 12)
• Sikre regnskabsmaterialet mod fejl, og mod at det ødelægges, bortskaffes, forvanskes eller misbruges (§ 13) 
• Stille sit regnskabsmateriale til rådighed for offentlige myndigheder (§ 22).

For at kunne leve op til disse regler kan din virksomhed være nødt til at behandle personoplysninger.

Indeholder din virksomheds regnskabsmateriale personoplysninger, vil I efter de databeskyttelsesretlige regler være dataansvarlig i forhold til de pågældende personoplysninger.

Det betyder, at I har ansvaret for, at jeres databehandling af personoplysningerne lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen.

Det er ikke muligt her at lave en udtømmende liste over de databeskyttelsesretlige forhold, som virksomheder skal være opmærksom på, når der behandles personoplysninger i bogføringsmæssig sammenhæng. Nedenfor er der imidlertid fremhævet nogle centrale forhold, som særligt gør sig gældende ved digital bogføring.
Bogføringspligtige virksomheder skal være særligt opmærksom på:

• At have et overblik over, hvem der har adgang til og behandler personoplysninger, som virksomheden er dataansvarlig for
• At der er indgået databehandleraftaler med de virksomheder, der bistår med bogføringen, fx en systemudbyder eller en outsourcet bogholderifunktion
• At databehandleraftalerne også dækker eventuelle underdatabehandleres aktiviteter
•  At personoplysninger behandles tilstrækkeligt sikkert både i virksomheden og hos eventuelle virksomheder, der bistår med bogføringen
• At personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

En virksomhed har pligt til at etablere nødvendige interne kontroller til sikring mod, at regnskabsmaterialet bevidst eller ubevidst ødelægges, forvanskes eller forsvinder, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Kravet indebærer, at en virksomhed skal gøre, hvad der må anses for rimeligt for fysisk at sikre sig mod, at regnskabsmateriale fx udsættes for brand, vandskade eller andet, der kan medføre, at materialet går tabt. Virksomheden må desuden sikre, at der er procedure for arbejdsgange, så fx kun bestemte medarbejdere har adgang til regnskabsmaterialet, og at der etableres arbejdsgange, der sikrer, at kun visse medarbejdere har adgang til at bogføre virksomhedens transaktioner. Endvidere skal virksomheden etablere en rimelig IT-sikkerhed, for så vidt angår det digitalt opbevarede regnskabsmateriale, så materialet fx er søgt sikret mod hackerangreb.

Vælger virksomheden ét bogføringssystem, som er registreret af Erhvervsstyrelsen, er det udbyderen af det valgte bogføringssystems ansvar at sikre en høj IT-sikkerhed, herunder fx dagligt at tage backups af virksomhedernes transaktioner og bilag, som skal opbevares digitalt i systemet, og sikre at såvel driftsmiljøet samt backups opbevares forsvarligt. 

Vælger virksomheden et ikke-registreret system, er det virksomhedens eget ansvar at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed. § 4 i bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven foreskriver, at virksomheder skal tage sikkerhedskopi af alle bogførte transaktioner og bilag, som er digitalt gemt i systemet, senest en uge efter, at der er bogført. Desuden kræves det, at virksomheden skal opbevare sikkerhedskopien hos en ikke nærtstående part, som må formodes at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed på en server i et EU- eller EØS-land.

Regnskabsmaterialet skal også opbevares, efter at virksomheden ikke længere er bogføringspligtig. Dette kan indtræffe hvis fx virksomheden ophører, eller hvis den ikke længere er skattepligtig til Danmark, eller hvis den ikke længere modtager tilskud fra den danske stat eller EU.

Når bogføringspligten ophører for virksomheden, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med lovens regler om opbevaring.

I virksomheder med personlig hæftelse påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet de personlige deltagere i fællesskab. I et interessentskab ligger ansvaret hos interessenterne. I et kommanditselskab hos komplementaren. I aktie- og anpartsselskaber påhviler pligten ledelsen, dvs. bestyrelse, evt. tilsynsråd og direktion.

Overdrages en enkeltmandsvirksomhed, anses det for afhændelse af aktiviteter, hvorfor den sælgende person også efter salget har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet fra de frasolgte aktiviteter. Det samme gør sig gældende, hvis en juridisk person afhænder alle eller dele af sine aktiviteter.

I forbindelse med dødsfald af ejeren af en enkeltmandsvirksomhed vil skifteretten overtage opbevaringsansvaret ved offentligt skifte. Ved privat skifte overtager arvingerne opbevaringspligten. 

I et interessentskab vil der ofte være en faktisk fungerende ledelse eller administrator, som skal udøve opbevaringspligten. Det gælder også, hvor der udskiftes interessenter. I forbindelse med opløsning af interessentskabet vil den sidst fungerende ledelse eller administrator have ansvaret for, at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven.

Når kapitalselskaber opløses, skal den senest fungerende ledelse søge for at opbevare regnskabsmaterialet. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, er den senest fungerende ledelse likvidator henholdsvis kurator. 

Såfremt skifteretten konstaterer, at selskabet er insolvent, og der ikke er aktiver af en vis størrelse, vil skifteretten i praksis undertiden opløse selskabet efter konkursloven regler. I disse tilfælde påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet for de seneste 5 år den sidst registrerede ansvarlige ledelse, som oftest består af bestyrelse, direktion, eller de personer, som har overtaget den faktiske ledelse af selskabet. Har selskabet været under bobehandling forud for opløsningen efter konkursloven, påhviler pligten dog kurator eller likvidator.

Overtager en aktionær eller anpartshaver det faktiske ledelsesansvar, er personen uden videre anset for at være tiltrådt som ledelse, uanset forholdet endnu ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det er således ikke afgørende, hvornår forholdet anmeldes over for Erhvervsstyrelsen, men hvornår de faktiske ledelsesfunktioner overtages. Også andre end virksomhedsdeltagere kan indtræde som faktisk ledelse i et selskab.

At ansvaret påhviler den senest fungerende ledelse kan indebære, at ledelsen vælger at lade fx revisor eller en advokat forestå den faktiske opbevaring af regnskabsmaterialet. Det fratager dog ikke den pågældende ledelse ansvaret for opbevaringen.

Den ansvarlige ledelse skal være opmærksom på, at opbevaringspligten efter bogføringsloven også kan indeholde personhenførbare oplysninger, når sådanne data er en del af regnskabsmaterialet fx i form af bilag. I disse tilfælde, kan databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven regler stille krav til databehandlingen af sådanne personhenførbare oplysninger.

Hvis virksomheden opløses af skifteretten, kan skifteretten træffe beslutning om, at opbevaringen af regnskabsmaterialet skal påhvile andre end den fungerende ledelse eller den tidligere ledelse, fx en eneaktionær. Den person, som overtager den efterfølgende opbevaring, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af virksomheden.

Ved ledelsesændringer i en virksomhed, fx hvis ledelsen i et aktie- eller anpartsselskab fratræder eller afsættes, har den afgående ledelse pligt til at sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet fortsat opbevares betryggende til en ny ledelse, er tiltrådt.

Opbevaring skal ske i overensstemmelse med lovens regler om opbevaring. Sikringspligten vedvarer, indtil den nye ledelse indtræder, eller skifteretten træffer anden beslutning. 

Det afgørende tidspunkt for, hvornår pligten overgår fra den tidligere ledelse til de nye personer, er derfor det faktiske tidspunkt for ændringen af ledelsesfunktionerne, og da skal den fratrædende ledelse overdrage regnskabsmaterialet til den nye ledelse. Fx kræver selskabsloven anmeldelse og registrering af ledelse og ledelsesskift, dette har betydning for legitimationen over for omverdenen, men ikke for, hvornår pligten til at sikre regnskabsmaterialet ophører hhv. indtræder.

Den afgående ledelses pligt til at sikre betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet kan normalt opfyldes ved at sikre, at materialet er forsvarligt opbevaret i virksomheden og ved at sørge for, at der er etableret de nødvendige rutiner og kontroller. Den afgående ledelse har således pligt til at videregive regnskabsmaterialet til den nye ledelse.

Formålet med indførsel af krav om digital bogføring i bogføringsloven er at bidrage til administrative byrdelettelser og et bedre kontrolmiljø i virksomhederne, samt opnå en øget kontrolmulighed for de offentlige myndigheder. Dette kapitel beskriver hvordan den enkelte virksomhed kan sikre, at de opfylder kravene til digital bogføring og samtidigt opnår flest mulige byrdelettelser.

Hvis virksomheden står overfor at skulle skifte bogføringssystem, kan virksomheden være åben overfor nye muligheder og ikke fastholdes i at søge et system, som er en kopi af deres nuværende system, men bevidst søger et nyt system, som endnu bedre understøtter forretningen, end deres nuværende system gør.

Hvis din virksomhed ikke har planer om at skifte digitalt bogføringssystem, kan det stadig være en god ide at læse dette kapitel, da det kan give jer inspiration til, hvordan I kan øge automatiseringen i jeres nuværende digitale bogføringssystem, og dermed danne grundlag til en snak med jeres nuværende udbyder af jeres bogføringssystem, samt eventuelle overvejelser i forhold til hvordan I i dag udfører jeres bogføring.

For at kunne vælge, det for virksomheden, optimale digitale bogføringssystem, skal virksomheden starte med at kortlægge hvilke krav, de skal stille til deres fremtidige bogføringssystem. Disse krav kan opdeles i to grupper:

1. Hvilke krav skal virksomhedens bogføringssystem opfylde for at systemet opfylder bogføringsloven og de tilhørende bekendtgørelser?
2. Hvilke forretningsprocesser i virksomheden vil med fordel kunne understøttes af et digitalt bogføringssystem?

I forhold til krav fra de offentlige myndigheder, så understøtter alle de af Erhvervsstyrelsen registrerede digitale bogføringssystemer alle de funktioner, som bogføringsloven kræver af et digitalt bogføringssystem i forhold til digital bogføring og IT-sikkerhed til sikring af opbevaring af regnskabsmateriale. Vælger virksomheden at benytte et ikke-registreret bogføringssystem, er det virksomhedens eget ansvar at deres bogføringssystem overholder lovens regler hertil.

En virksomhed, som vælger at benytte et registreret digitalt bogføringssystem, og på denne måde opfylder de lovmæssige krav, bør dog stadig, ved anskaffelse af et nyt system, være opmærksom på, hvordan udbyderne af systemerne har valgt at automatisere processerne, som sikrer opfyldelse af de lovmæssige krav. Derfor er det vigtigt, at virksomheden vurderer flere af de mulige systemer i forhold til, i hvor stor grad de forskellige registrerede bogføringssystemer vil kunne bidrage til en byrdelettelse i virksomheden.

Et eksempel på dette kan være, hvor meget integration der er i systemet med virksomhedens bank, hvilket kan bidraget til byrdelettelser ved afstemning af bankkonti, overførsel af ind- og udbetalinger samt bidrage til et bedre kontrolmiljø i virksomheden. Virksomheden skal bl.a. vurdere behovet for import og eksport af betalinger til bogføringskladder, import af poster fra banken til brug til afstemning, selve afstemningen af bankkonti i systemet og eventuelt mulighed for automatisk overførsel af poster fra afstemningen til en bogføringskladde.

For at kunne vurdere hvilket bogføringssystem, som kan give flest byrdelettelser og en forbedring af kontrolmiljøet i virksomheden, er det nødvendigt at kende virksomheden, dens nuværende forretningsprocesser samt være åben overfor, om der måske er nye og endnu mere automatiseret løsningsmuligheder, som kan hjælpe virksomheden i forhold til løsningen af administrative opgaver.

På markedet for bogføringssystemer findes der både registrerede og ikke-registrerede systemer, som er rettet mod specifikke brancher, men der findes også mange generelle bogføringssystemer, som har indbygget integration til branchespecifikke systemer og apps, og som ligeledes understøtter automatisering af arbejdsprocesser i forskellige brancher. Derfor kan virksomheder med fordel både undersøge bogføringssystemer, som er branchespecifikke, og bogføringssystemer som ikke er branchespecifikke, før de tager deres endelige valg i forhold til et nyt digitalt bogføringssystem.

For at opnå flest mulige byrdelettelser bør virksomheden starte med at kortlægge forretningsprocesser i forhold til at finde et bogføringssystem, som på den for virksomheden mest effektive måde hjælper til at løse de administrative opgaver i virksomheden.

Nedenstående er en introduktion til de områder, som en virksomhed bør kortlægge i forhold til deres valg af et digitalt bogføringssystem og beskrivelse af deres bogføringsprocedure.

Bogføringsloven stiller krav om digital bogføring og minimumskrav til funktionaliteter i virksomhedernes bogføringssystemer. Langt de fleste virksomheder bogfører allerede i et digitalt bogføringssystem, men det er ikke sikkert, at systemet opfylder alle krav. Af bogføringslovens §16, stk.1, nr. 1 og 2, fremgår lovens krav til, hvad virksomheder skal gøre i et digitalt bogføringssystem:

1. Registrere virksomhedens transaktioner efter § 7, stk. 1, og 
2. Opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne efter § 9.

Virksomheder skal registrere alle transaktioner nøjagtigt, og snarest muligt efter at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger, jf. bogføringslovens § 7. Dette betyder i praksis, at virksomheder, uanset størrelse, skal bogføre løbende.

Endvidere foreskriver bogføringslovens § 7, stk. 3, at: ”Registreringerne skal, i det omfang det er nødvendigt efter virksomhedens art og omfang, afstemmes med beholdningerne, herunder kasse- og likvidbeholdninger.”

§ 11 tilføjer, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter, og at afstemningen senest skal foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger og angivelser.

Bogføringsloven er udvidet med bestemmelser om kontrol med, at virksomheder overholder deres bogføringspligt. I dag indeholder loven både en bestemmelse, som forpligter virksomheder til at udlevere deres regnskabsmateriale til myndigheder i forbindelse med kontrol, fx skattekontrol eller kontrol med virksomhedens årsregnskab, og bestemmelser om generel bogføringskontrol, registrering af og krav til digitale bogføringssystemer samt særlige bestemmelser om kontrol med overholdelse af de nye bestemmelser om krav om digital bogføring.

Foruden bestemmelser om generel bogføringskontrol og krav om digital bogføring, er der også indført nye former for reaktioner i tilfælde af overtrædelse, herunder mulighed for tvangsopløsning af en virksomhed. Endelig er der indført en ny straffebestemmelse med et markant forhøjet bødeniveau. Med disse ændringer har lovgiver ønsket at fremhæve den samfundsmæssige betydning af, at væsentlige krav til virksomheders bogføring bliver overholdt, og at navnlig mere omfattende overtrædelser af bogføringsloven skal kunne medføre en alvorlig bødestraf.

Det er dog samtidig væsentligt at fremhæve, at de nye bestemmelser om kontrol, reaktioner og straf bygger på principper om væsentlighed, proportionalitet og risikobaseret kontrol. Bestemmelserne tager navnlig sigte på væsentlige og mere omfattende overtrædelser, og reaktionerne skal anvendes proportionalt i forhold til de overtrædelser der har fundet sted.

Normalbilledet vil derfor være, at en eventuel overtrædelse vil medføre et påbud om, at virksomheden skal ophøre med overtrædelserne. Efterleves et sådant påbud vil der typisk ikke ske yderligere. I nogle tilfælde kan der dog være tale om så omfattende overtrædelser, at en sådan reaktion ikke anses for tilstrækkelig, men at fx en bødestraf er påkrævet. Og særligt hvis en virksomhed ikke efterlever et påbud om berigtigelse af overtrædelser, kan det medføre alvorlige reaktioner og straf.

Erhvervsstyrelsen fører kontrol af, at virksomheder overholder kravene til digital bogføring.

For regnskabspligtige virksomheder er der indført en særlig oplysningspligt ved indberetningen af årsrapporten, hvor virksomheden skal oplyse hvilket digitalt bogføringssystem, de anvender. Oplysningspligten gælder for de årsrapporter, hvor bogføringen, som ligger til grund for årsrapporten, er omfattet af kravet om digital bogføring.

Bogføringsloven indeholder regler om, at bogføringspligtige virksomheder kan straffes med bøde ved overtrædelse af lovens krav til digital bogføring. Desuden kan udbydere af digitale registrerede bogføringssystemer samt virksomheder, der anvender ikke-registrerede digitale bogføringssystemer straffes med bøde ved overtrædelse af kravene til digitale bogføringssystemer. Endvidere er der mulighed for bødestraf for virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, fx bogholdere og revisorer.

En virksomhed kan straffes for overtrædelse af følgende pligter vedrørende bogføring: 

• Pligten til snarest muligt at registrere alle virksomhedens transaktioner nøjagtigt
• Pligten til at sikre såvel transaktions- som kontrolspor 
• Pligten til at opbevare regnskabsmaterialet betryggende i fem år efter afsluttet regnskabsår
• Pligten til at sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes
• Ledelsens pligt til at sikre opbevaring af regnskabsmaterialet ved bogføringspligtens ophør eller ændringer i ledelsen
• Registrere alle virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem
• Opbevare registreringer og omfattede bilag i et digitalt bogføringssystem.

Bødestraffen kan udgøre op til 1,5 mio.kr. Ved udmåling af bøder skal der tages hensyn til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, samt om der er tale om gentagne overtrædelser. 

Ved særligt omfattende overtrædelser af en række bestemmelser om pligter vedrørende digital bogføring samt brug af og funktionalitet i bogføringssystemer idømmes der en skærpet bøde. Straffen udmåles af domstolene efter en vurdering af forholdene i den enkelte sag med udgangspunkt i følgende vejledende bødetabel:

Nedenfor beskrives hvad der forstås ved mindre, mere og særligt omfattende overtrædelser med angivelse af nogle typiske eksempler. Det skal understreges, at der ikke er tale om en udtømmende liste, og at det er op til domstolene at vurdere karakteren af overtrædelsen i den konkrete sag.

Mindre omfattende overtrædelser

Ved "mindre omfattende overtrædelser" forstås at en virksomhed delvist har opfyldt den grundlæggende bogføringspligt, men hvor der i et ikke uvæsentligt omfang konstateres mangler, som kan medføre usikkerhed om visse posteringer i virksomhedens regnskab og moms- eller skatteangivelser. En mindre omfattende overtrædelse kan eksempelvis bestå i, at virksomheden ikke konsekvent har registreret transaktionerne i virksomheden.

Mere omfattende overtrædelser

Ved "mere omfattende overtrædelser" forstås, at virksomhedens bogføring og det opbevarede regnskabsmateriale er så utilstrækkeligt, at det ikke er muligt at opstille et regnskab, som kan revideres, uden at revisor i sin påtegning må henvise til, at revisionen ikke har kunnet gennemføres som følge af manglende bogføring, eller at det ikke er muligt for myndighederne at konstatere, om virksomheden fx har angivet sit moms- eller afgiftstilsvar korrekt. 

Det kan fx være det forhold, at virksomheden for længere perioder eller for bestemte typer af transaktioner ikke har registreret virksomhedens transaktioner. Det kan også være tilfælde, hvor virksomheden har registreret transaktioner i et digitalt bogføringssystem, men har undladt at opbevare registreringer og bilag i bogføringssystemet. 

Særligt omfattende overtrædelser

Ved "særligt omfattende overtrædelser" forstås det forhold, at alle eller hovedparten af virksomhedens transaktioner ikke er registreret, eller at transaktioner af særlig økonomisk betydning for virksomheden ikke er registreret og dokumenteret. Det kan også være tilfælde, hvor virksomheden hverken har registreret transaktioner eller opbevaret registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem, og der i øvrigt er væsentlige mangler i eventuel manuel bogføring. 

Hvis virksomheden undlader at efterleve påbud om at bringe en overtrædelse af bogføringsloven til ophør, vil det også skulle anses som en særligt omfattende overtrædelse.

Også enkeltstående eller lejlighedsvise overtrædelser er strafbare, alt efter deres væsentlighed. Det gælder navnlig, hvis en sådan overtrædelse har væsentlig eller afgørende økonomisk betydning, fx manglende registrering eller opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende en kontrakt, der udgør en væsentlig del af virksomhedens omsætning.