Krav til digitale standard bogføringssystemer

Er du udbyder af et digitalt bogføringssystem? Så skal du være opmærksom på, at Bogføringsloven og dertilhørende bekendtgørelse stiller en række krav til dit bogføringssystem og til dig som udbyder.

  • Opdateret 1. februar 2023

Et digitalt bogføringssystem skal enten være registreret i Erhvervsstyrelsen (standardsystemer), eller også skal virksomheden skal selv sikre, at bogføringssystemet opfylder de grundlæggende krav (specialudviklede systemer). Her kan du læse om kravene til digitale standard bogføringssystemer. Kravene til specialudviklede systemer vil blive offentliggjort senere. 

Tre grundlæggende systemkrav

Bogføringsloven og kravbekendtgørelsen stiller tre grundlæggende krav til digitale standard bogføringssystemer: 

  1. Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år.   
  2. Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der til stadighed sikrer at systemet har et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som et digitalt standard bogføringssystem skal understøtte, fx bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.  
  3. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, fx ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer. 

Tjekliste til udbydere

  1. Dit bogføringssystem efterlever kravene til digitale standard bogføringssystemer. 
  2. Dit bogføringssystem fremgår af Erhvervsstyrelsens offentlige fortegnelse over standard bogføringssystemer, inden det markedsføres i Danmark. Se, hvordan du anmelder dit digitale bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen
  3. Det fremgår tydeligt, at systemet lovligt kan anvendes af dine kunder som et registreret bogføringssystem. 

Eksterne moduler og applikationer

Som leverandør skal du også være opmærksom på, at kravene til digitale standard bogføringssystemer kan omfatte:

  • andre funktioner end bogføring af transaktioner og opbevaring af bilag.
  • moduler, fx opbevaringsmoduler, der er tilknyttet bogføringssystemet efter aftale med udbyderen og som udfører funktioner, som et digitalt bogføringssystem efter bogføringsloven skal understøtte.
  • eksterne tredjepartssystemer, fx nethandel, som virksomheden anvender til specialiserede funktioner efter aftale med leverandøren.

Erhvervsstyrelsens vejledning

Find mere information om kravene til dit bogføringssystem, fx til e-fakturering, dataudveksling, bankafstemning og IT-sikkerhed.

Spørgsmål og svar

Et digitalt bogføringssystem er  en digital service eller software,  hvor virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag -eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf på en server hos jer som udbyder eller hos en tredjepart.  

De fleste virksomheder bruger enten: 

  • et abonnementsbaseret bogføringssystem, hvor de løbende betaler for de bogføringsfunktioner, som en udbyder stiller til rådighed (cloud-baserede systemer) eller  
  • et licensbaseret system, hvor de erhverver licens til et bogføringsprogram, som installeres og kører lokalt i virksomheden (hybrid-systemer).  

Både cloud-baserede systemer og hybrid-systemer betegnes ’standardsystemer’. Andre virksomheder får udviklet et bogføringssystem specielt til den pågældende virksomhed. De betegnes ’specialudviklede bogføringssystemer’. 

For at dit bogføringssystem kan få status som et digitalt standard bogføringsssystem, skal det godkendes og registreres i Erhvervsstyrelsens fortegnelse. Du kan anmelde dit system til os via en selvbetjening på Virk. 

Som udbyder af et digitalt standardbogføringssystem skal du sikre, at dine kunder kan sende og modtage e-fakturaer direkte i bogføringssystemet. Enten ved, at I selv bliver leverandør af e-fakturering, eller ved at I giver kunden adgang til e-fakturering via en ekstern leverandør.

Der er også krav om, at bogføringssystemet skal understøtte den danske standard i Nemhandel (OIOUBL) og den europæiske standard Peppol BIS i forbindelse med udenlandske handler.  

I 'Vejledning om bogføring', kan du i kapitlet om krav til digitale bogføringssystemer læse mere om e-fakturering.

For at gøre det enkelt og sikkert for virksomheder at dele deres bogføringsdata og skifte bogføringssystem stiller bogføringsloven krav om, at bogføringssystemet I udbyder skal understøttestandardfilformatet SAF-T.  

Bogføringssystemet understøtter deling af virksomhedens bogføringsdata ved at gøre det muligt at oprette, importere og eksportere en standardfil, som er nærmere defineret af skattemyndighederne og Erhvervsstyrelsen. 

Bogføringsystemet skal også kunne opbevare denne fil, så den er tilgængelig for kunden. På siden om SAF-T kan du læse mere om, hvilke data der skal indgå i filen, og hvordan du udveksler dine bogføringsdata. 

For at gøre det enkelt for virksomheder at afstemme bogføringen, skal de kunne hente deres bankdata direkte fra bogføringssystemet. Det betyder, at bogføringssystemet skal kunne importere data fra virksomhedens bank.

Bankerne stiller forskellige løsninger til rådighed for udveksling af kontooplysninger, hvoraf nogle understøtter adgang til flere banker eller betalingstjenester, mens andre er knyttet til en specifik banktjeneste. 

Import af bankdata til bogføringssystemet kan fx ske ved hjælp af en CSV-fil eller ved et API, som stilles til rådighed af bankerne.  

I Vejledning om bogføring kan du læse mere om, hvordan du som udbyder af et digitalt standardbogføringssystem understøtter bankafstemning.

Bogføringsloven stiller krav om, at du som udbyder træffer "passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger". Derfor skal du gennemføre en risikovurdering af IT-sikkerheden på en række områder, som afdækker konkrete og angivne risici.  

Sådan vurderer Erhvervsstyrelsen udbyderens IT-sikkerhed 

Erhvervsstyrelsen kan ved vurderingen af, om udbyderen har en høj IT-sikkerhed lægge vægt på eventuelle erklæringer fra en godkendt revisor om IT-sikkerheden, fx ISAE 3402, ISAE 3000. Eller vi kan lægge vægt på, om det pågældende system er omfattet af en relevant IT-sikkerhedscertificering, som fx IEC/ISO 27001-2017.

Erhvervsstyrelsen skal også lægge vægt på, om udbyderen har opnået et mærke efter en mærkningsordning, som fx D-mærket.

Læs mere i Vejledning om bogføring i kapitlet 'IT-sikkerhed i digitale standard bogføringssystemer'. 

Kontakt os