Vejledning om

Bogføring

Bogføringsloven af 24. maj 2022 fastsætter krav til, hvilke virksomheder der skal bogføre, og hvordan de skal bogføre.  

Find tidsplaner, guider samt spørgsmål og svar om bogføring her

English version: Guide on bookkeeping and digital bookkeeping systems' (pdf)

  • Version 2.0
  • Seneste opdatering 1. februar 2023

Nyt i version 2.0

Vejledningen er opdateret med kravene til digitale standard bogføringssystemer og til udbydernes anmeldelse heraf. Læs også om, hvem der er omfattet af Bogføringsloven samt om lovens krav til registrering af transaktioner, registrering af løbende afstemning og til opbevaring af regnskabsmaterialet.

Følgende behandles i den opdaterede vejledning og er nyt i forhold til tidligere udgave: 

  • Nyt kapitel om bogføringslovens anvendelsesområde og definitioner 
  • Nyt kapitel om tilrettelæggelse af bogføringen 
  • Opdateret kapitel vedr. beskrivelse af bogføringsprocedure 
  • Nyt kapitel med generelle krav til bogføring; registrering, dokumentation, valuta og afstemninger 
  • Nyt kapitel om opbevaring af regnskabsmateriale 
  • Nyt kapitel om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer 
  • Nyt kapitel om krav til digitale bogføringssystemer 
  • Nyt kapitel om IT-sikkerhed i digitale standard bogføringssystemer  
  • Nyt kapitel om understøttelse af automatisering i digitale standard bogføringssystemer 
  • Nyt kapitel om udlevering af oplysninger fra et digitalt standard bogføringssystem 
  • Nyt kapitel om bogføringslovens bestemmelser om kontrol, reaktioner og straf 
Abonnér på versionsændringer

1
Kapitel
Indledning

Formålet med bogføringsvejledningen er at yde vejledning til forståelse af bogføringsloven af 24. juni 2022. 

Krav om digital bogføring indføres trin for trin

For at højne udbydernes forståelse af, hvad et digitalt standard bogføringssystem skal leve op til, indeholder vejledningen beskrivelser af krav til virksomheders digitale bogføring. Disse krav er endnu ikke trådt i kraft. 

De præcise datoer for virksomhedernes pligt til at benytte digital bogføring kendes ikke endnu. Regnskabspligtige virksomheder skal dog tidligst bogføre digitalt fra 2024, og personligt ejede virksomheder og visse foreninger skal tidligst bogføre digitalt fra 2026.

Vejledningen supplerer bogføringsloven ved mere detaljeret at uddybe og redegøre for rammerne i loven. Vejledningen beskriver ikke alle detaljer i loven, men afdækker en række problemstillinger på et generelt og emnebaseret niveau. I et vist omfang indeholder den også fortolkning af lovens generelle begreber.  

Målgruppen for vejledningen er først og fremmest de personer, der jævnligt beskæftiger sig med bogføring, fx revisorer, udbydere af digitale bogføringssystemer, ansatte i en virksomheds regnskabsfunktion og andre regnskabskyndige. Hertil kommer leverandører af moduler til et digitalt bogføringssystem, fx. en opbevaringsløsning eller en e-faktureringsløsning. Når en udbyder anvender tredjepartsprogrammer, som er omfattet af kravene, i sit digitale bogføringssystem, skal udbyderen af bogføringssystemet kunne dokumentere, at kravene er opfyldt. Men også for personer med mindre regnskabserfaring eller virksomhedsejere, kan vejledningen måske være til nytte. 

2
Kapitel
Anvendelsesområde og definitioner 

Dette kapitel beskriver, hvilke virksomheder m.v. samt erhvervsaktiviteter, der er omfattet af bogføringsloven. Det er altså i dette kapitel, at du kan få information om, hvorvidt din virksomhed eller forening er bogføringspligtig. Kapitlet indeholder også en række definitioner, fx definitioner på bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem. Som virksomhed kan du slutteligt finde nærmere information om, hvordan du skal tilrettelægge din bogføring og efterleve generelle krav til bogføring, fx sikring af transaktionssporet.

Anvendelsesområdet er uændret i forhold til den tidligere bogføringslov, jf. Lovbekendtgørelse nr. 648 af 15. juni 2006, med senere ændringer. Virksomheder, som før den 1. juli 2022 var omfattet af den tidligere gældende bogføringslov, også er omfattet af den gældende bogføringslov, jf. lov nr. 700 af 24. maj 2022.   

Bogføringsloven regulerer de grundlæggende pligter til virksomheders bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale som ofte danner grundlaget for pligter efter anden lovgivning, fx udarbejdelse af årsregnskaber, tilskudsregnskaber samt opgørelse af skatter- og afgifter.

2.1. Hvem er omfattet af bogføringsloven?

Bogføringsloven finder anvendelse for: 

  • Erhvervsdrivende virksomheder af enhver art, der er etableret her i landet, uanset virksomhedens ejer- eller hæftelsesforhold. 
  • Erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet (kapitel 1.2). 
  • Virksomheder som er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige her til landet og som ikke hører under pkt. 1 eller 2. 
  • Virksomheder som skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for at modtage tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union og som ikke hører under pkt. 1, 2 eller 3. 

Hvad er erhvervsdrivende virksomhed efter bogføringsloven? 

Efter loven anses en virksomhed altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder eller i øvrigt er erhvervsdrivende i henhold til lov. Dette gælder uanset, om virksomhederne m.v. helt eller delvist er undtaget fra kravene i de nævnte love. 

Øvrige virksomheder anses for at være erhvervsdrivende, hvis de yder varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende, for hvilke de normalt modtager vederlag.  

Det er ikke afgørende for at blive omfattet af loven om virksomheden er en fysisk eller en juridisk person. Bogføringspligten påhviler den enkelte juridiske eller fysiske person uanset ejerforhold og den skattemæssige behandling.  

Erhvervsdrift er ikke betinget af, at virksomheden skaber overskud. Anvendelsen af overskuddet påvirker heller ikke vurderingen af, om der er erhvervsdrift. Det er derfor ikke en betingelse, at virksomheden skal fremme virksomhedens deltageres (ejernes) økonomiske interesser for, at der er tale om erhvervsdrift. For de virksomheder, der anses for erhvervsdrivende efter bogføringsloven, fordi de er omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, jf. definitionen ovenfor, vil det dog altid være tilfældet, at virksomheden fremmer virksomhedens deltageres økonomiske interesser. 

Virksomheder, der uden videre anses for erhvervsdrivende og derfor omfattet af bogføringsloven

Efter lovens definition af erhvervsdrift anses en virksomhed altid for erhvervsdrivende, hvis den er omfattet af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder eller i øvrigt er erhvervsdrivende i henhold til lov. For virksomheder omfattet af disse love, vil der derfor ikke skulle foretages en konkret vurdering af erhvervsdriften for at afgøre, om virksomheden er omfattet af bogføringsloven. 

Følgende virksomhedstyper anses altid for at være omfattet af bogføringsloven fra stiftelsen og indtil virksomheden ophører. 

  • Kapitalselskaber efter selskabsloven, dvs.: aktieselskaber, anpartsselskaber og partnerselskaber/kommanditaktieselskaber 
  • SE-selskaber   
  • Erhvervsdrivende fonde (lov om erhvervsdrivende fonde) · 
  • Erhvervsdrivende virksomheder (lov om visse erhvervsdrivende virksomheder):  
  • Enkeltmandsvirksomheder  
  • Interessentskaber  
  • Kommanditselskaber  
  • Andelsselskaber (andelsforeninger)  
  • Andelsselskaber med begrænset ansvar (AMBA) 
  • Foreninger med begrænset ansvar (FMBA) 
  • Selskaber med begrænset ansvar (SMBA) 
  • SCE-selskaber 
  • Medarbejderinvesteringsselskaber 
  • Statslige aktieselskaber 
  • Andelsboligforeninger 

Danske virksomheders filialer i udlandet er en bestanddel af den danske virksomhed, og er derfor omfattet af bogføringsloven gennem den danske virksomhed. 

Øvrige erhvervsdrivende virksomheder omfattet af bogføringsloven 

Øvrige virksomheder, der ikke er omfattet af de nævnte love oven for vil blive betragtet som erhvervsdrivende og dermed omfattet af bogføringsloven, hvis de yder varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende, for hvilke de normalt modtager vederlag. Vurderingen af erhvervsdrift vil skulle foretages konkret for den enkelte virksomhed.  

Som eksempler på erhvervsdrift kan nævnes (ikke udtømmende): 

  • Udlejning af fast ejendom. 
  • Bank og forsikringsvirksomhed.  
  • Ydelse af garantier og lignende. 
  • Ydelse af elektricitet og varme, uanset om det er offentlige eller private virksomheder, der leverer. Offentlige virksomheder kan dog være undtaget. 
  • Rettigheder som fx patenter og filmrettigheder.  
  • Tjenesteydelser som fx rådgivning, revision, inkasso, vagttjeneste, tandklinik, undervisning, teater, udstilling, museer, reparation opmagasinering samt teletjenester m.v. 
  • Café og cafeteria. 

En virksomheds erhvervsdrift er ikke betinget af en juridisk person med et CVR. En fysisk person kan også være en virksomhed i lovens forstand. Det kan fx være en person, der udlejer fast ejendom og ejendomsservice over for en tredjemand og derfor bliver omfattet af bogføringsloven. Bogføringspligten påhviler den enkelte juridiske eller fysiske person uanset ejerforhold og den skattemæssige behandling. 

Særligt om foreninger og organisationer 

Foreninger og organisationer, som ikke skaber indtjening mv. ved erhvervsdrift, falder uden for lovens definition af erhvervsdrift. Hvis de samtidigt ikke er fuldt eller begrænset skattepligtige og ikke som betingelse for tilskud skal give regnskabsmæssige oplysninger falder de helt uden for bogføringsloven.   

Nogle foreninger mv. yder dog varer, rettigheder, pengemidler, tjenester eller lignende, for hvilke de normalt modtager vederlag ved siden af deres sædvanlige aktiviteter og har derfor erhvervsdrift og kan blive omfattet af loven. For at afgøre om der er tale om erhvervsdrift er det nødvendigt at foretage en konkret vurdering af den enkelte forenings aktiviteter. Nedenfor gennemgås en række eksempler. 

Med lovens indførsel af digital bogføringspligt er det afgørende, om foreningen eller organisationen anses for erhvervsdrivende, da det alene er erhvervsdrivende virksomheder, der kan blive omfattet af de specifikke krav til digital bogføring. 

Andelsboligforeninger 

Andelsboligforeninger anses altid for at være erhvervsdrivende og dermed omfattet af bogføringsloven. 

Ideelle foreninger 

Ideelle foreninger kan være organiseret på forskellig vis, ligesom de kan være benævnt på anden måde, fx organisation, institution, sammenslutning, samfund, selskab, enhed, klubber m.v. Typiske eksempler kan være arbejdsgiverforeninger, fagforeninger, idrætsklubber, gårdlaug, ejerforeninger og trosretninger. 

Ideelle foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift er ikke erhvervsdrivende. Indtægter fra medlemskontingenter til dækning af foreningens sædvanlige aktiviteter/almennyttige formål betragtes i udgangspunktet ikke som erhvervsdrift.  

Leverer den ideelle forening andre ydelser til sine medlemmer eller tredjeparter ud over de sædvanlige aktiviteter i sammenhæng med deres egentlige formål, der typisk dækkes af et medlemskontingent, anses disse aktiviteter for at være erhvervsdrift. Det kan fx være rådgivning, afholdelse af kurser, drift af cafe eller restaurant, udlejning af ejendomme eller lokaler, udgivelse og salg af bøger og blade, rettigheder, salg af reklamer og merchandise, salg fra genbrugsbutikker, formidling af rejser m.v.  

Som eksempel kan nævnes en ejerforening, der yder særlige tjenester for sine medlemmer og indkræver betaling herfor. Ved særlige tjenester forstås betaling for ydelser, der ligger udover ejerforeningers sædvanlige aktiviteter, der normalt består i kontingentbetaling for udgifter til renovation, snerydning og lignende.  

Et andet eksempel på erhvervsdrift er en idræts- eller spejderforening der udlejer lokaler eller driver cafeteria.   

Medlemsaktiviteter i et politisk parti, i en brancheorganisation eller i en interesseorganisation anses normalt ikke for at være erhvervsdrift, mens aktiviteter, der ikke udelukkende er fagligt eller politisk orienterede fx udgivelse af bøger, tidsskrifter, kurser, lovservice mv. som udgangspunkt vil være erhvervsdrift.  

Forholdet mellem den erhvervsmæssige og almennyttige aktivitet har ikke betydning for om en forening mv. bliver bogføringspligtig. Opererer foreningen med tilbagevendende aktivitetsudøvelse af erhvervsmæssig karakter vil den falde inden for bogføringslovens definition af erhvervsdrift og være bogføringspligt. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked, entréindtægter ved afholdelse af enkeltstående begivenheder, lotteri for en snævrere persongruppe, indsamlinger i et mindre nærområde samt tilskud og bidrag fra private medfører dog ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende.  

Er der tale om erhvervsdrift i en ideel forening bliver den som udgangspunkt alene bogføringspligtig af sine erhvervsmæssige aktiviteter. Hvis foreningen efter anden lovgivning er pligtig til fx at aflægge et regnskab, der afspejler både den almennyttige aktivitet og den erhvervsmæssige aktivitet, dvs. et regnskab for den samlede juridiske enhed, bliver den tilsvarende bogføringspligtig for den samlede juridiske enhed, da bogføring er forudsætning for at kunne aflægge et regnskab mv. Pligten til at udarbejde en beskrivelse af procedurerne for bogføring, jf. lovens § 6 og digital bogføring jf. lovens § 16 skal alene omfatte den erhvervsmæssige aktivitet.  

Princippet om rækkevidden af bogføringspligten ved blandet erhvervsmæssig og almennyttig aktivitet vil også gøre sig gældende for andre typer af organisationer mv. fx en ikke-erhvervsdrivende fond. 

Udenlandske virksomheders aktiviteter i Danmark 

Aktiviteter i Danmark, som udføres af udenlandske virksomheder, er omfattet af bogføringsloven.  

De mest almindelige forekommende betegnelser for sådanne dele af udenlandske virksomheder er filialer, divisioner, afdelinger, faste driftssteder, eller repræsentations- eller salgskontorer. Betegnelsen er uden betydning for bogføringspligten, da den alene afgøres ud fra, om de danske aktiviteter er erhvervsmæssige. 

Sådanne aktiviteter er ikke en selvstændig erhvervsdrivende virksomhed efter bogføringsloven, idet den normale beslutnings- og handlekompetence eller den selvstændige retsevne styres af den udenlandske virksomhed. Den danske del af virksomheden forestår og administrerer kun udøvelsen af de særskilte danske aktiviteter i overensstemmelse med den udenlandske virksomheds instrukser og deltager normalt ikke i den udenlandske virksomheds beslutningsprocesser mv.  

Bogføringen for disse aktiviteter vil normalt kun omfatte de erhvervsaktiviteter, der udføres i Danmark. 

Bogføringen kan foretages som en separat enhed under den udenlandske virksomhed, eller den kan foretages af og integreret i den udenlandske virksomheds samlede bogføring. Uanset hvordan den udenlandske virksomhed tilrettelægger bogføringen, skal virksomheden opfylde de generelle krav i loven til registreringer, dokumentation og opbevaring m.v. for de danske erhvervsaktiviteter.  

Nogle udenlandske virksomheders aktiviteter i Danmark anses ikke for særlige enheder i sig selv og er som udgangspunkt ikke omfattet af bogføringsloven. Det kan fx være repræsentationskontorer i det omfang aktiviteten ikke genererer transaktioner, fx salg som er omfattet af krav til registrering efter bogføringsloven § 7.  

Det anses ikke for at være en dansk erhvervsaktivitet, når en udenlandsk virksomhed udøver aktivitet ved ansatte agenter, der alene skal formidle salg til kunder i Danmark, men ikke i øvrigt har kompetencer eller ret til at indgå aftaler på vegne af virksomheden.  

Hvis den udenlandske virksomhed udøver flere indbyrdes uafhængige aktiviteter og der ikke er tale om én fælles dansk enhed - fx én filial eller ét fast driftssted – kan den udenlandske virksomhed vælge at foretage bogføringen for hver aktivitet eller samlet for alle aktiviteter. Som eksempel på flere uafhængige aktiviteter kan nævnes udførelsen af flere enkeltstående byggeentrepriser i Danmark på samme tid. 

Virksomheder, der er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige i Danmark 

Bogføringsloven gælder også de virksomheder som - uden at være danske erhvervsdrivende virksomheder eller udenlandske virksomheder med danske erhvervsaktiviteter - er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige.  

Bogføringspligten efter lovens § 1, stk. 2, nr. 1, vil således bero på en konkret vurdering af de gældende skatte- og afgiftsregler på området, herunder fx efter selskabsskattelovens § 1 og § 2 eller Fondsbeskatningslovens § 1.  

Vurderingen af hvornår fysiske eller juridiske personer er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige henhører under Skattestyrelsens kompetenceområde.  

Læs om praksis for afgrænsningen af skattepligt og afgiftspligt på skat.dk

Virksomheder, der modtager tilskud 

Virksomheder som ikke anses for at være erhvervsdrivende, ikke er aktiviteter i Danmark, som udføres af udenlandske virksomheder eller ikke er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige til Danmark  men som skal afgive regnskabsmæssige oplysninger som betingelse for tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union er omfattet af bogføringsloven. 

Modtager en virksomhed vederlag fra den danske stat eller EU som modydelse i et almindelig forretningsmæssigt forhold, anses det ikke for modtagelse af tilskud. 

Ved direkte tilskud forstås kontante tilskud, som ydes fra eller tildeles den enkelte modtager, fx midler til dækning af underskud. Selvom sådanne tilskud kun modtages i en kortere periode, får modtager pligt til at bogføre for tilskudsaktiviteten for denne begrænsede periode. Der kan blandt andet være tale om tildeling af tipsmidler.  

Modtager virksomheden tilskud i en kortere periode bliver virksomheden omfattet af bogføringsloven for denne periode og har bl.a. pligt til at opbevare regnskabsmaterialet i 5 år. 

Modtager en organisation indirekte tilskud, fx via en lands- eller hovedorganisation, som modtager tipsmidler, og som sørger for fordelingen til sine underorganisationer, bliver de enkelte underorganisationer ikke omfattet af bogføringsloven alene på grundlag af dette tilskud. 

Andre støtteordninger uden at virksomheden direkte modtager kontanter, fx opnåelse af lavt eller uforrentede lån, skattebegunstigelser, brugsrettigheder med lav eller ingen leje m.v. indebærer heller at virksomheden bliver omfattet af bogføringsloven. Her har tilskuddet karakter af indirekte tilskud. 

Tilskud fra en region eller en kommune medfører ikke, at virksomheden umiddelbart bliver omfattet af bogføringsloven.  

Den bevilgende myndighed i den danske statsadministration eller Den Europæiske Union kan fritage (helt- eller delvist) for bogføringspligt, der opstår som betingelse for at blive tildelt tilskud. Er virksomheden samtidig afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtig i Danmark kan fritagelsen kun ske efter aftale med told- og skatteforvaltningen.  

Virksomheder, der ikke er erhvervsdrivende, men alene omfattes af bogføringsloven som følge af tilskud fra den danske stat eller Den Europæiske Union omfattes ikke af lovens specifikke om krav om digital bogføring og skal heller ikke udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring. 

Statslige-, kommunale og regionale enheder, der ikke er er omfattet af bogføringsloven 

Loven finder ikke anvendelse på virksomheder,   

  • som er omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v., eller  
  • som udelukkende er omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse eller regionsloven. 

Statslige aktie- og anpartsselskaber er omfattet af bogføringsloven på lige fod med øvrige aktieselskaber. Den øvrige del af den offentlige forvaltning, herunder statsinstitutioner, kommuner og regioner, er ikke omfattet af loven.  

Formålet med at virksomheder omfattet af lov om statens regnskabsvæsen m.v. ikke er omfattet af bogføringsloven, har primært betydning for visse selvejende institutioner, som modtager tilskud fra den danske stat.  

Formålet med, at virksomheder omfattet af regnskabsregler fastsat ved eller i henhold til lov om kommunernes styrelse eller regionsloven, er at forhindre sammenstød mellem bogføringslovens regler og de regler, der er fastsat for kommuner, regioner, kommunale fællesskaber og andre enheder, der er underlagt kommunernes budget og økonomi og som er underlagt budget-, bogførings- og regnskabsregler i lov om kommunernes styrelse eller regionsloven og regler udstedt i medfør af disse to love.  

Undtagelsen omfatter ikke virksomheder, der i overensstemmelse med den kommunale eller regionale regnskabslovgivning kun regnskabsfører for en aktivitet, der drives i fællesskab med en kommune eller en region (driftsaftale), men følger bogføringsloven for den samlede virksomheds vedkommende. 

2.2. Definitioner

Bogføringsloven indeholder definitioner på en række gennemgående begreber og oplister, hvad der anses som regnskabsmateriale. Det sidste har betydning for, hvad der er omfattet af lovens regler til opbevaring i 5 år.  

Virksomheder 

Når loven bruger begrebet ”virksomheder” omfatter det følgende enheder:  

  • Erhvervsdrivende virksomheder  
  • Udenlandske virksomheders aktiviteter i Danmark  
  • Virksomheder, der ikke erhvervsdrivende, men som er afgiftspligtige eller fuldt eller begrænset skattepligtige til Danmark  
  • Virksomheder, organisationer og sammenslutninger mv., der modtager tilskud  

Der er ikke tale om en ny definition af begrebet virksomheder, men derimod en definition, der anvendes i loven af praktiske hensyn som samlebegreb for at favne alle de bogføringspligtige enheder uanset form. 

Transaktion 

Ved transaktion forstås: En handling eller et forhold af økonomisk betydning for virksomheden.  

Transaktion skal forstås bredt. Også rent regnskabsmæssige dispositioner, som fx af-, ned- og opskrivninger af aktiver samt renteberegninger, anses som transaktioner. Andre eksempler på transaktioner er køb og salg, lønafregninger, konstaterede tab på debitorer, likvide bevægelser, optagelse af lån og indfrielse af gæld. Også skattemæssige dispositioner kan være transaktioner. I korte træk kan transaktioner afgrænses til forhold, der indgår i en resultatopgørelse eller en balance, fx det driftsøkonomiske regnskab eller skatteregnskabet. Derimod vil fx eventualforpligtelser og -aktiver ikke være at anse som transaktioner i lovens forstand.  

Registrerede data kan danne grundlag for en transaktion, men behøver ikke i sig selv at være en transaktion. Det gælder fx ændringer i stamdata, herunder fx ansættelsesforhold for ansatte og kreditoroplysninger, opgørelse af. CO2-emissioner og antal ansatte.  

Sådanne oplysninger vil dog være en del af virksomhedens regnskabsmateriale, i det omfang de dokumenterer oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten eller skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport - og kun i den udstrækning virksomheden vælger at etablere sådan dokumentation. 

Transaktionsspor 

Ved transaktionsspor forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning, eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.  

“Tilsvarende regnskabsopstilling” kan fx være selskabsretlige balancer (mellem- /åbnings- /overtagelse- og omdannelsesbalance samt regnskaber ved rekonstruktion og konkurs). 

Transaktionsspor er et udtryk for de oplysninger, der skal sikre, at det altid er muligt at kontrollere, om alle registreringer er medtaget i regnskabet, og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af. Et regnskab kan i denne sammenhæng fx være årsrapporten, et frivilligt aflagt regnskab, skatteopgørelsen, en opgørelse som grundlag for at opnå tilskud eller i forbindelse med de periodiske indberetninger af moms og afgifter. 

Virksomheden skal sikre, at transaktionssporet er til stede , hvilket blandt andet indebærer, at virksomheden skal dokumentere, hvorledes de enkelte konti i bogføringen samles til poster i regnskabet eller opgørelsen. Her skal virksomheden også dokumentere de efterposteringer, som foretages i forbindelse med udarbejdelsen af regnskabet, skatteopgørelsen og andre opgørelser. 

Kontrolspor 

Ved kontrolspor forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. 

Kontrolsporet er et samleudtryk for de oplysninger, der skal sikre, at det altid er muligt at verificere grundlaget for registreringerne. Det betyder blandt andet, at alle registreringer skal dokumenteres ved et bilag. Virksomheden skal i forbindelse med registreringerne i bogføringen samtidig registrere oplysninger, som muliggør tilvejebringelse af den nødvendige dokumentation for registreringen. De enkelte bilag skal forsynes med en tydelig og entydig identifikation.  

Tilstedeværelsen af transaktionsspor og kontrolspor indebærer, at alle regnskabets poster kan følges fra regnskabet over bogføringen og ned til de enkelte bilag. Sammen med transaktionssporet er der således en forbindelse mellem den enkelte transaktion, bilaget og det regnskab, som er summen af transaktionerne i en given periode. 

Bilag 

Ved bilag forstås enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Ved eksterne bilag forstås dokumentation, der hidrører fra andre end fra virksomheden. Øvrige bilag anses som interne. 

Definitionen af et bilag er bred og omfatter også digitalt lagrede data, herunder digitalt afsendte eller modtagne data (fx i forbindelse med e-faktura eller elektronisk dataudveksling, EDI) eller anden form for dokumentation. Udtrykket bilag er derfor udtryk for informationer, der modtages udefra eller fra virksomheden selv. Det udtrykker derfor ikke et bestemt format eller noget, der skal kunne udskrives på papir. Det er den bagvedliggende information, der udtrykker bilaget. 

Selvom hovedparten af bilag til bogføringen må forventes at være i digitalt format, kan der dog også i visse tilfælde forekomme bilag i papirformat. Bilag kan fx være fakturaer, kreditnotaer og følgesedler, i det omfang disse beviser foretagne registreringer.  

Desuden er dokumentation af registreringer vedrørende fx af-, op- og nedskrivninger samt for optagelse af lån og ind og udbetalinger også bilag.  

Bilag, der baseres på dokumentation fra andre end den bogføringspligtige virksomhed, er eksterne. Heraf følger, at fakturaer, som virksomheden modtager i forbindelse med køb af varer, anses for at være eksterne bilag. 

Bilag, der indeholder oplysninger fra den bogføringspligtige virksomhed selv, anses for at være interne bilag. Herunder hører også bilag, som dokumenterer automatisk genererede registreringer, fx rentetilskrivning på virksomhedens debitorer, momsberegning og beregning af andre afgifter. Uanset om virksomheden udsteder en papirfaktura eller digital faktura i forbindelse med varesalg, anses disse som interne bilag. 

Digitalt bogføringssystem 

Efter bogføringsloven er et digitalt bogføringssystem: 

  • en digital service eller software,  
  • som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. 
Funktioner til registrering og opbevaring:

Et digitalt bogføringssystem kan indeholde mange forskellige funktioner og udvidelser. For at være omfattet af bogføringsloven er det afgørende, at systemet omfatter funktioner til registrering af virksomhedens transaktioner samt funktioner til digital opbevaring af registreringer og bilag, eller i det mindste en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos enten udbyderen af systemet eller en anden tredjepart i forhold til virksomheden.

Et digitalt bogføringssystem er altså en sammenhængende helhed af digitale services og software som markedsføres af en udbyder under en fælles betegnelse til virksomheder med henblik på bogføring af alle virksomhedens transaktioner og opbevaring af alle tilknyttede bilag.

Funktioner til registrering af transaktioner og opbevaring: 

Et digitalt bogføringssystem kan indeholde mange forskellige funktioner og udvidelser. For at være omfattet af bogføringsloven er det afgørende, at systemet omfatter funktioner til registrering af virksomhedens transaktioner samt funktioner til digital opbevaring af registreringer og bilag, eller i det mindste en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos enten udbyderen af systemet eller en anden tredjepart i forhold til virksomheden.

Et digitalt bogføringssystem er altså en sammenhængende helhed af hardware og software som markedsføres af en udbyder under en fælles betegnelse til virksomheder med henblik på bogføring af alle virksomhedens transaktioner og opbevaring af alle tilknyttede bilag. 

En specialiseret applikation som alene omfatter bogføring af transaktioner og opbevaring af tilknyttede bilag på særlige områder som fx projektstyring er ikke et bogføringssystem i bogføringslovens forstand. Virksomheder kan ikke ved at bogføre i et sådant system opfylde pligten til digital bogføring efter bogføringsloven. Læs mere om moduler og tredjepartssystemer i kapitel 8.

Det er uden betydning, hvordan bogførings ystemet er opbygget IT-arkitektonisk, om det er udviklet som et integreret system, eller om det består af forskellige moduler, fx et modul til bogføring af transaktioner og et andet modul til opbevaring af bilag. Og det er uden betydning om et modul er leveret af en tredjepart efter aftale med udbyderen, fx et cloud-modul til opbevaring af bilag

Forskellige typer digitale bogføringssystemer

Kravene efter bogføringsloven til digitale bogføringssystemer gælder ikke for alle systemer, og de er ikke de samme for alle systemer. Derfor er det vigtigt at sondre mellem følgende forhold og situationer:

Hvilke virksomheder bliver det digitale bogføringssystem markedsført til? 

Kravene til digitale bogføringssystemer omfatter alle digitale bogføringssystemer, der bliver markedsført til virksomheder, som har pligt til digitale bogføring. Det drejer sig for det første om alle regnskabspligtige virksomheder. For det andet drejer det sig om personligt ejede virksomheder, der i to på hinanden følgende indkomstår har haft en nettoomsætning over 300.000 kr. 

Hvis et bogføringssystem alene bliver markedsført til personligt ejede virksomheder med en om-sætning under 300.000 kr., er det ikke omfattet af kravene til digitale bogføringssystemer. Det skal i så fald fremgå tydeligt af markedsføringen af et sådant system. Dermed bliver det tydeligt for virksomhederne, at de pågældende bogføringssystemer ikke opfylder kravene efter bogføringsloven og dermed adskiller sig tydeligt fra bogføringssystemer, der gør.

Eksempel

En udbyder af forskellige digitale bogføringssystemer markedsfører primært et digitalt standard bogføringssystem til virksomheder, der skal bogføre digitalt efter bogføringsloven. Systemet er registreret i Erhvervsstyrelsen, og systemet opfylder derfor kravene til digitale standard bogføringssystemer.

Samtidig ønsker udbyderen fremover at udbyde et bogføringssystem, der er gratis at bruge, eller til en særligt lav abonnementspris, til virksomheder der ikke er omfattet af pligten til digital bogføring. Der er tale om et system, hvor foreninger og hobbyvirksomheder kan registrere deres transaktioner, men som ikke giver mulighed for at opbevare bilag, og som ikke understøtter automatisering. 

For at undgå misforståelser vælger udbyderen at betegne det første bogføringssystem ”Registreret bogføringssystem der opfylder kravene efter bogføringsloven” og det andet ”Bogføringssystemer der alene kan anvendes af virksomheder, som ikke har pligt til digital bogføring efter bogføringsloven”. Samtidig vejleder udbyderen på sin hjemmeside nærmere om, hvilke virksomheder der efter bogføringsloven har pligt til at anvende et registreret bogføringssystem.

Er bogføringssystemet et standardsystem?

Efter bogføringsloven er et digitalt bogføringssystem et standardsystem, hvis det bliver markedsført her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. I standardsystemer er:

  • abonnements- eller licensvilkårene generelle for alle de virksomheder, der ønsker at bruge bogføringssystemet. De aftales således ikke individuelt med den enkelte virksomhed. Bogføringssystemet bliver betragtet som markedsført på ensartede vilkår, selvom der tilbydes forskellige abonnementstyper til f.eks. store og små virksomheder, eller forskellige tilvalgsmoduler eller udvidelser, som virksomhederne kan vælge mellem, blot disse muligheder er tilgængelige for alle virksomheder, der bruger systemet. 
  • Udbyderen har efter bogføringsloven pligt til at anmelde et digitalt standard bogføringssystem til Erhvervsstyrelsen for at blive registreret. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, at anmeldelsespligten bliver overholdt. Digitale standard bogføringssystemer skal opfylde en række tekniske krav til registrering og opbevaring, it-sikkerhed og automatisering.
Eksempel

Et digitalt bogføringssystem markedsføres som en grundpakke, der omfatter registrering af transaktioner og opbevaring af bilag til transaktioner til en fast månedlig abonnementspris. Virksomheder, der anvender bogføringssystemet, kan tilvælge en række andre services som f.eks. lagerstyring, personale- og lønstyring og skattemæssige beregninger. For hver service betales en tillægspris til grundabonnementet. 

Selvom virksomheden kan vælge mellem en række forskellige services, anses bogføringssystemet stadig for et standardsystem, fordi alle virksomheder får tilbudt 1) den samme grundpakke, og 2) mulighed for at vælge de samme tillægsydelser. Systemet skal derfor anmeldes til Erhvervsstyrelsen, og registrerings- og bilagsfunktionerne, dvs. funktionerne i grundpakken, skal opfylde kravene efter bogføringsloven og kravbekendtgørelsen. 

Derimod skal tillægsydelserne ikke opfylde kravene efter bogføringsloven og kravbekendtgørelsen, hvis de ikke indebærer registrering af transaktioner eller opbevaring af bilag til transaktioner. Kravene efter bogføringsloven og kravbekendtgørelsen gælder nemlig alene for bogføring af transaktioner og opbevaring af bilag til transaktioner.

Er bogføringssystemet et specialudviklet system? 

Efter bogføringsloven kendetegnes et specialudviklet bogføringssystem ved, at det er udviklet med udgangspunkt i forholdene i en enkelt konkret virksomhed efter en individuel aftale mellem virksomheden og udbyderen af systemet. De tekniske specifikationer for bogføringssystemet samt leverings- og prisvilkår er fastsat efter forhandling med den enkelte virksomhed. Det er typisk større virksomheder som vælger at få udviklet specialudviklede bogføringssystemer, som gør det muligt at tage hensyn til en række særlige forhold i den konkrete virksomhed.

Nogle virksomheder anvender ældre bogføringssystemer, som oprindelig blev markedsført af en udbyder som et standardsystem, men hvor udbyderen efter nogle år har indstillet markedsføringen af systemet. Udbyderen vedligeholder heller ikke længere systemet. Virksomheden har imidlertid selv opgraderet systemet eller fået en tredjepart til det. Et sådant system er efter bogføringsloven et specialudviklet system, selvom det oprindelig blev anskaffet som et standardsystem.

Digitale standard bogføringssystemer skal opfylde særlige tekniske krav til registrering og op-bevaring, it-sikkerhed og automatisering. En bekendtgørelse om kravene til specialudviklede systemer forventes udarbejdet i 1. halvår 2023.

Eksempel

En større dansk virksomhed med mange dattervirksomheder både i Danmark og andre lande, og som fremstiller mange forskellige produkter og services, indgår aftale med en softwarevirksomhed om at udvikle et bogføringssystem, som kan håndtere bogføring i hele koncernen samt en række tilknyttede funktioner, som indgår i den forretningsmæssige styring af koncernen. 
Da bogføringssystemet er skræddersyet til den pågældende virksomhed, dvs. med specifikationer og pris som er aftalt individuelt i en aftale mellem virksomheden og softwarevirksomhe-den, er der ikke tale om et standardsystem, som skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen. 

Virksomheden har i stedet selv pligt til at sikre, at bogføringssystemet opfylder kravene i bog-føringsloven og de særlige krav i bekendtgørelsen om krav til bogføringssystemer, der ikke skal registreres. Det er dog kun funktioner der understøtter registrering af transaktioner og opbevaring af bilag, som skal opfylde kravene. I specialudviklede digitale bogføringssystemer opbevarer virksomheden typisk selv registreringer og bilag på virksomhedens servere. Det er lovligt efter bogføringsloven, hvis virksomheden sikrer, at 

  • der automatisk og løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi af registreringer og bilag, 
  • sikkerhedskopien opbevares hos en tredjepart, fx en cloud-udbyder, efter reglerne om dette i bekendtgørelsen om bogføringssystemer, der ikke skal registreres.
Er der tale om et udenlandsk bogføringssystem? 

Her er det afgørende at sondre mellem udenlandske bogføringssystemer som markedsføres her i landet, og udenlandske systemer som ikke markedsføres her i landet.

Udenlandske digitale standard bogføringssystemer, der markedsføres her i landet, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen og opfylde kravene til sådanne systemer på samme måde som danske digitale standard bogføringssystemer. Markedsføring skal forstås i overensstemmelse med lov nr. 426 af 3. maj 2017 om markedsføring. 

I forhold til digitale bogføringssystemer vil der typisk være tale om digital markedsføring, hvor udbyderen etablerer en hjemmeside med oplysninger om bogføringssystemet, herunder grund- og tillægsydelser samt forskellige abonnementstyper og pris herfor. Ved vurderingen af, om et udenlandsk bogføringssystem markedsføres her i landet, vil det have væsentlig betydning om bogføringssystemet er affattet på dansk, og om det udbydes gennem en dansk hjemmeside.

Hvis en dansk virksomhed vælger at anvende et udenlandsk bogføringssystem som ikke markedsføres her i landet, får virksomheden pligt til selv at sikre, at bogføringssystemet opfylder de særlige krav til specialudviklede og andre bogføringssystemer, der ikke skal registreres i Erhvervsstyrelsen. En bekendtgørelse om kravene til sådanne systemer forventes udarbejdet i 1. halvår 2023.

Eksempel 1

En fransk virksomhed udbyder et digitalt bogføringssystem i en række forskellige EU-lande. Bogføringssystemet udbydes i en national sprogversion i hvert land, og det sker gennem en hjemmeside i det pågældende land, som er affattet på landets sprog eller på engelsk. I dette tilfælde markedsføres bogføringssystemet her i landet, og da der er tale om et standardsystem, skal det anmeldes til Erhvervsstyrelsen af den franske udbyder med henblik på registrering.

Eksempel 2 

En dansk registreret virksomhed er dattervirksomhed af et italiensk moderselskab. I koncernen anvender alle koncernvirksomheder et italiensk digitalt bogføringssystem. Den dansk virksomhed kan lovligt vælge at bruge det italienske bogføringssystem. Da det imidlertid ikke markedsføres her i landet, får den danske virksomhed pligt til selv at sikre, at systemet opfylder de særlige krav til specialudviklede og andre bogføringssystemer, der ikke skal registreres i Erhvervsstyrelsen. Disse krav forventes fastsat i 1. halvår 2023 i en særlig bekendtgørelse om sådanne systemer.

Udbyder af et digitalt standard bogføringssystem

En udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, er en virksomhed, som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder.

Dataansvarlig

En dataansvarlig er efter databeskyttelsesforordningen en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler

En databehandler er efter databeskyttelsesforordningen en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne

E-faktura

Ved E-faktura forstås en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret, elektronisk format, der gør det muligt at behandle den automatisk og elektronisk.

Begrebet elektronisk faktura er defineret i overensstemmelse med e-faktureringsdirektivet, dvs. som en faktura, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, der gør det muligt at behandle den automatisk og elektronisk. 

Kun maskinlæsbare fakturaer, som modtageren kan behandle automatisk og digitalt, betragtes som værende i overensstemmelse med den europæiske standard (EN) for elektronisk fakturering. 

Billedfiler, herunder PDF er derfor ikke at anse som en elektronisk faktura. Eksempler på et struktureret elektronisk format til forsendelse af e-faktura er den danske standard OIOUBL og Peppol, der er udviklet som en europæiskstandard til elektronisk fakturering.

E-dokument

Ved E-dokument forstås et dokument, der sendes eller modtages i et struktureret, elektronisk format. 

E-dokumenter kan være e-kvitteringer, e-ordrer eller lignende dokumenter, fx elektroniske fakturaer og elektroniske kreditnotater.

2.3. Regnskabsmateriale

Regnskabsmateriale er det samlede materiale, der dokumenterer den samlede bogføring, herunder de enkelte registreringer, bilag og grundlaget for bogføringen. Dette materiale skal opbevares betryggende i mindst 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører. 

Følgende materiale anses for regnskabsmateriale:

  • Registreringer, herunder transaktionssporet
  • Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.  
  • Bilag.
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
  • Dokumentation for oplysninger i noter og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport.
  • Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
  • Eventuelle revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering.

Registreringer og transaktionsspor

En registrering er fastholdelse af en transaktion. Dvs. det er en handling eller forhold af økonomisk karakter, der indføres i virksomhedens bogføring. Registreringer benævnes også posteringer, fordi der dannes poster i bogføringen til at afspejle de faktiske økonomiske hændelser eller forhold. 

En registrering i virksomhedens hoved- eller finansbogholderi kan være sammensat af flere enkeltregistreringer i andre moduler eller delsystemer. Er dette tilfældet, anses såvel de enkeltstående registreringer i delsystemerne og samleregistreringerne som værende registreringer i henhold til bogføringsloven. Begge registreringstyper er således en del af transaktionssporet og regnskabsmaterialet.

Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Er virksomheden omfattet af lovens krav til at have nedskrevne procedurer for bogføring , er denne beskrivelse en del af det samlede regnskabsmateriale.

Bilag

Bilagene udgør et vigtigt materiale til dokumentation for registreringer af transaktioner. Bilag skal kunne bevise registreringernes rigtighed og gøre det muligt at konstatere, om transaktionerne registreres i den rigtige periode og med korrekte beløb.

Hver eneste registrering af transaktioner og hændelser skal dokumenteres ved bilag. Bilag er ikke blot papirbilag, men enhver form for dokumentation, der er nødvendig af hensyn til transaktions- eller kontrolsporet, regnes som bilag. Se nærmere definition af bilag ovenfor.

Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet

Øvrige oplysninger, som er nødvendige for at verificere registreringernes rigtighed, er også en del af den bogføringspligtiges regnskabsmateriale.

Notater i forbindelse med møde med samhandelspartnere eller telefoniske bestillinger og mails kan i nogle situationer have stort set samme betydning for dokumentationen af registreringer og kontrol-sporet som egentlige bilag. Det kan også være beslutningsreferater, kontrakter, beregninger, eksterne vurderinger og korrespondance, som i nogle situationer, afhængig af transaktionens karakter, kan have samme betydning for dokumentationen af registreringer og kontrolsporet som egentlige bilag. Betingede aftaler, hensigtserklæringer og lignende, kontrakter og indgåede aftaler om primære og afledte finansielle instrumenter udgør ofte "oplysninger i øvrigt”. 

Der er således tale om oplysninger, der ikke i sig selv anses for at være bilag, men som alligevel indeholder oplysninger, der er nødvendige af hensyn til kontrolsporet.

Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport

Virksomheden skal opbevare dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport, da det er en del af virksomhedens regnskabsmateriale. Det kan fx være skøn og vurderinger vedrørende eventualforpligtelser, indregning af joint ventures, aktivering af udviklingsprojekter og opgørelse af indirekte produktionsomkostninger på varelageret.

Bestemmelsen indeholder ikke et selvstændigt krav om, at der skal udarbejdes dokumentation. Kravene til udarbejdelse af dokumentationen følger forudsætningsvist af den lovgivning, der regulerer udarbejdelsen af årsrapporten, dvs. årsregnskabsloven, bekendtgørelser om udarbejdelse af finansielle rapporter for finansielle virksomheder og evt. anden lovgivning, der indeholder krav til udarbejdelse af årsrapporter, hvor disse indeholder noter og en ledelsesberetning. 

Det er ledelsens ansvar at vurdere, hvad der skal til for i tilstrækkeligt omfang at dokumentere oplysninger i årsrapporten, herunder i noterne. Ofte vil revisor også efterspørge den pågældende dokumentation.

I det omfang oplysninger i noterne i årsrapporten er genereret på grundlag af registreringer i bogføringen, er dokumentationen for disse registreringer allerede omfattet af ”bilag” eller ”oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet”. 

Årsregnskabsloven indeholder imidlertid også krav om, at virksomhederne i forskellige noter skal give oplysninger, som ikke genereres direkte på baggrund af registreringer i bogføringen. Det kan fx være oplysning om antallet af fuldtidsbeskæftigede, oplysning om grundlaget for opgørelse af dagsværdier og oplysninger om grundlaget for aktivering af udviklingsprojekter og skatteaktiver. Disse oplysninger og de vurderinger, beregninger m.v., som virksomheden måtte have foretaget for at frembringe oplysningen i årsrapporten, udgør virksomhedens dokumentation for noteoplysningerne og er dermed en del af virksomhedens regnskabsmateriale.

Omfanget af dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen vil være påvirket af de krav i års-regnskabsloven, der er til ledelsesberetningen og som varierer med regnskabsklasserne. 

Skøn og vurderinger omfatter blandt andet ledelsens overvejelser, der kan påvirke regnskabet og kan fx omfatte:

  • Størrelsen af forventede tab på tilgodehavender fra salg af varer og tjenesteydelser.
  • Størrelsen af forventede tab ved nedskrivning af varebeholdninger og andre aktiver til netto-realisationsværdi.
  • Valg af afskrivningsmetode for materielle anlægsaktiver og immaterielle anlægsaktiver.
  • Dagsværdiberegning til nedskrivningstest. 
  • Ledelsens forventede udfald af retssager, miljøsager, mv., som efter omstændighederne skal klassificeres som hensættelser, gæld eller eventualforpligtelser

Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug

Kravet om at regnskaber, opgørelser og opstillinger mv. er en del af virksomhedens regnskabsmateria-le og derfor skal opbevares i 5 år, skal ses i sammenhæng med kravet om et transaktionsspor - at alle registreringer i bogføringen skal kunne følges til de regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregn-skabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.

Begrebet regnskab omfatter blandt andet:

  • Årsrapporter og perioderegnskaber, der udarbejdes efter årsregnskabsloven eller anden tilsva-rende lovgivning fx bekendtgørelse om finansielle rapporter for kreditinstitutter og fonds-mæglerselskaber m.fl. 
  • Skatteopgørelser mv., som er nødvendige efter skattelovgivningen.
  • Et særskilt tilskudsregnskab, hvis det i henhold til lovgivningen kan kræves udarbejdet som betingelse for udbetaling af tilskud. 

Også frivilligt udarbejdede regnskaber, der aflægges efter årsregnskabslovens bestemmelser, og som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug, fx til brug for banken, anses som regnskabsmateriale.  Et regnskab, der alene er til virksomhedens interne brug, er det ikke en del virksom-hedens regnskabsmateriale

Eventuelle revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering

For de fleste virksomheder er revisor efter 2016 ikke længere forpligtet til at føre en revisionsprotokol.  Når revisorer reviderer i overensstemmelse med de internationale standarder om revision, ISA 260 (Kommunikation med den øverste ledelse) og ISA 265 (Kommunikation om mangler i intern kontrol til den øverste ledelse og den daglige ledelse), skal revisor fortsat rapportere til virksomhedens øverste ledelse om en række forhold, der tidligere fremgik af revisionsprotokollen. 

I revisionsprotokollatet eller i anden tilsvarende rapportering giver revisoren blandt andet en beskrivelse af udførelsen, omfanget og resultatet af revisionen som følge af krav i lovgivningen, vedtægter eller aftale med revisors hvervgiver. Revisionsprotokollen eller anden tilsvarende rapportering har i øvrigt en sammenhæng med ledelsens forvaltning af bogføring og regnskabsaflæggelse og kan ofte indeholde væsentlig information for forståelsen af virksomhedens årsregnskab. 

For virksomheder af interesse for offentligheden, dvs. børsnoterede virksomheder, penge- og realkreditinstitutter samt forsikringsselskaber, er der fortsat krav om førelse af et revisionsprotokollat.

3
Kapitel
Tilrettelæggelse af bogføringen

I dette kapitel kan du som ejer af eller repræsentant for en virksomhed få vejledning til, hvordan du kan tilrettelægge virksomhedens bogføring. Du kan bl.a. læse om vigtigheden af, at bogføringen tilrettelægges af hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Hvordan bogføringen i praksis skal tilrettelægges, afhænger derfor af forholdene i den konkrete virksomhed.

Bogføringspligten omfatter i hovedtræk registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale. 

Virksomheden skal derfor etablere og løbende opretholde et tilfredsstillende og sikkert bogføringsmiljø, hvilket blandt andet omfatter:

  • at virksomheden skal etablere de interne kontroller og procedurer, der er nødvendige for at sikre, at virksomheden får registreret alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger,
  • at regnskabsmaterialet ikke forsvinder ved forsætlige eller uagtsomme handlinger og,
  • at der er etableret sikkerhedsforanstaltninger, der i det mindste sikrer mod ødelæggelse, forsvinden eller forvanskning af bogføringen samt mod fejl eller misbrug. 

Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. 

Ved kompleksitet tænkes ikke kun på virksomhedens størrelse. Der er mindre virksomheder, hvis forretningsmodel har en kompleks karakter fx med mange forskellige varer eller ydelser og mange forskellige kunder, hvilket blandt andet kan medføre en omfangsrig kontoplan, samt lagersystem, debitor- og kreditormoduler. 

Omvendt kan større virksomheder have en meget enkel forretningsmodel fx ved, at de kun sælger få varer/ydelser til samme kundegruppe. Et eksempel på store virksomheder med få transaktioner kan typisk være holding- eller investeringsselskaber, der har passiv investering i andre virksomheder, og derfor har få årlige transaktioner.

En lille virksomhed med en simpel forretningsmodel er ikke forpligtet til at tilrettelægge deres bogføring på samme systematiske måde eller med samme detaljeringsgrad som stor virksomhed med en kompleks forretningsmodel. Fx behøver den lille virksomhed typisk ikke samme omfang af interne kontroller, ligesom beskrivelser af virksomhedens procedurer for bogføring ofte kan holdes på et minimum.

For meget små virksomheder kræves på baggrund af antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang ofte ikke mere end, hvad der er nødvendigt for at kunne opstille og dokumentere skatteopgørelsen og momsregnskabet.  

Der er bestemmelser i loven, som i sin natur ikke afhænger af virksomhedens kompleksitet, antal transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Fx vil kravene til sikker opbevaring i 5 år altid skulle efterleves, ligesom alle transaktioner, der registreres i bogføringen, skal kunne dokumenteres uanset, hvor få transaktioner en virksomhed måtte have.

4
Kapitel
Beskrivelse af bogføringsprocedure

Bogføringsloven stiller krav til virksomhederne om at udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Kravet erstatter det tidligere krav om, beskrivelse af IT-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. I dette kapitel kan du som ejer af, rådgiver for eller medarbejder i en virksomhed få vejledning til, hvad I skal være opmærksomme på vedrørende beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure. Du kan også læse mere om, hvilke virksomheder der har pligt til at beskrive deres bogføringsprocedure. Kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure følger af bogføringslovens § 6.

4.1. Hvilke virksomheder har pligt til at beskrive deres bogføringsprocedurer?  

Efter § 6 i bogføringsloven skal virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde en beskrivelse af:

  • virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,   
  • virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og    
  • hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.   

Alle bogføringspligtige virksomheder, der omfattes af de nævnte kriterier efter bestemmelsen i § 6, nr. 1, skal beskrive procedurerne for registrering af virksomhedens transaktioner uanset om registreringen sker i et digitalt bogføringssystem eller i et andet bogføringssystem. Beskrivelsen skal vise, hvordan virksomheden sikrer, at alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, jf. lovens § 7, stk. 1.   

I forhold til betryggende opbevaring af regnskabsmateriale skal virksomheden derimod efter § 6, nr. 2, alene beskrive virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale, der ikke efter lovens § 16, stk. 1, nr. 2, skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det omfatter følgende regnskabsmateriale efter lovens § 4, nr. 2 og 4-7:   

  • Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.   
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.   
  • Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.    
  • Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.   
  • Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.   

Indtil bestemmelsen i § 16, stk. 1, nr. 2, om opbevaring af virksomhedens registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem sættes i kraft, finder kravet i § 6, nr. 2, om beskrivelse af virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale dog anvendelse for alt regnskabsmateriale efter § 4 i den nye bogføringslov, dvs. også for registreringer og bilag.    

4.2. Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer 

Uanset virksomhedens størrelse og kompleksitet skal beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer i det mindste indeholde oplysninger om, hvorledes virksomheden sikrer: 

  • at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse,   
  • at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra det regnskabsår, materialet vedrører, samt   
  • hvilke personer der er ansvarlige herfor.   

Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfylde formålene som nævnt ovenfor. Beskrivelserne skal blot være tilstrækkelige til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form. Beskrivelsen skal til enhver tid være ajourført.  

Beskrivelsen skal affattes på et sprog, der er naturligt for offentlige myndigheder og i overensstemmelse med anvendelsen af almindeligt sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området. Sproget kan i praksis være dansk, norsk, svensk eller engelsk.  

Skabelon: Virksomhedens bogføringsprocedure

For at opfylde lovens krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer vil det for de fleste mindre virksomheder være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon for virksomheders bogføringsprocedurer.   

Virksomhederne kan frivilligt vælge at gøre brug af skabelonen og skal betragtes som et internt redskab. Uanset om en virksomhed vælger at anvende skabelonen eller udarbejder procedurebeskrivelsen på anden vis, indgår beskrivelsen som en obligatorisk del af virksomhedens samlede regnskabsmateriale, som skal opbevares i henhold til bogføringsloven og vil kunne forlanges udleveret i forbindelse med en myndigheds kontrolsag.    

Efter bogføringslovens § 5, stk. 2, skal bogføringen tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Disse kriterier er også vejledende for, om en virksomhed kan nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon, eller der er behov for en mere omfattende beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.  

Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse B anvende skabelonen? 

Under hensyn til de nævnte kriterier (virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang), vil virksomheder i regnskabsklasse B og ikke-regnskabspligtige virksomheder, der opfylder samme kriterier, som udgangspunkt kunne nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedurer.   

Virksomheder i regnskabsklasse B er efter årsregnskabslovens § 7, stk. 2, virksomheder, der i to på hinanden følgende år ikke overskrider to af følgende størrelser:   

  • En balancesum på 44 mio.kr.   
  • En nettoomsætning på 89 mio.kr.    
  • Et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret på 50.

Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse C og D anvende skabelonen? 

Store virksomheder i regnskabsklasse C og D vil typisk have en kompleksitet, et antal af transaktioner og et økonomisk omfang af transaktioner som medfører, at det ikke vil være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedure. 

Sådanne virksomheder kan vælge at bruge skabelonen som en oversigt over hovedelementerne i virksomhedens bogføringsprocedurer, hvorfra der så kan henvises til mere detaljerede beskrivelser i særskilte dokumenter. Det samme vil øvrige virksomheder, der pga. af deres kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang, ikke finder skabelonen tilstrækkelig. Foreligger der nærmere beskrivelser af procedurer og forretningsgange, kan beskrivelsen af bogføringen i disse virksomheder således udarbejdes i form af en overordnet oversigt i skabelonen med de væsentligste oplysninger. For nærmere detaljer kan der henvises til konkrete afsnit i de mere detaljerede beskrivelser i egentlige forretningsgangsbeskrivelser.   

Det vil ofte kendetegne større og/eller komplekse virksomheder, at de anvender flere moduler eller delsystemer til registrering af data og bogføring. Det kan fx være et modul til timesagsstyring, der sender data til lønsystem og modtager oplysninger om underleverandørers omkostninger fra finans/kreditorsystemet, og hvor salgsfakturaer genereres og sendes ind i finans/debitorsystemet   Skabelonen er så tilpas generisk, at den kan rumme omtale af virksomhedernes særlige moduler og delsystemer, hvis virksomheden vælger at gøre brug af skabelonen. Uanset om virksomheden anvender skabelonen er det vigtigt, at beskrivelsen indeholder tilstrækkelige information om datafangst, databehandling og opbevaring af data. Dette overblik vil kunne beskrives i skabelonens afsnit ’Oversigt over transaktioner på væsentlige områder/typer af transaktioner’ hvor sammenhænge mellem systemerne bør fremgå. 

De enkelte moduler/delsystemer skal omtales i bogføringsprocedurerne, hvilket med fordel kan ske i skabelonens afsnit ”bogføringssystem”.  

Sker der egentlige registreringer af transaktioner omfattet af bogføringslovens § 7 i et modul eller delsystem er det relevant at uddybe afsnittet ”Procedure for registrering af transaktioner” og ”Procedure for opbevaring og fremfinding”, så det forklares, hvilke registreringer/data og bilag, der opbevares i de respektive delsystemer hhv., i hovedsystemet/finanssystemet. 

5
Kapitel
Generelle krav til bogføring: Registrering, dokumentation, valuta og afstemninger

I dette kapitel kan du få et overblik over de generelle krav til bogføring; registrering, dokumentation, valuta og afstemninger. Kapitlet kommer eksempelvis ind på, hvor transaktioner skal registreres i bogføringen, sumbeløb, hvad du skal være opmærksom på ved sikring af kontrol- og transaktionssporet, registreringer i dansk og fremmed valuta og afstemninger. Kapitlet henvender sig særligt til ejeren eller ansatte i virksomhederne med ansvar for virksomhedens bogføring. Andre, der bogfører for virksomhederne, vil også kunne finde kapitlet relevant.

Registreringer omfatter virksomhedens bogføring af transaktioner. I forbindelse med registrering af transaktioner (bogføring), skal en virksomhed iagttage følgende:  

Virksomheden skal registrere alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger, fx et køb eller et salg.  

Virksomheden skal som en del af bogføringen sikre, at der er transaktionsspor fra registrering til regnskabet og kontrolspor fra registrering til bilaget.  

Virksomheden kan bogføre i en anden valuta end danske kroner, men vælger virksomheden at gøre det, er der særlige krav, der skal iagttages.  

Virksomheden skal sikre, at der foreligger et ajourført grundlag for lovpligtige indberetninger. Det gælder blandt andet i forhold til angivelser af moms, skatter, afgifter samt indberetning af års- og delårsrapporter.

5.1. Registreringer af transaktioner

En transaktion er en handling, som er af økonomisk betydning for virksomheden. Det omfatter blandt alle sædvanlige transaktioner, som fx køb og salg, lønafregninger, konstaterede tab på debitorer, ind- og udbetalinger, optagelse af lån og indfrielse af gæld.  Det omfatter også regnskabsmæssige dispositioner, som fx af-, ned- og opskrivninger af aktiver, renteberegninger, samt reguleringer af udskudt skat og skat til betaling.  

Transaktioner skal registreres i bogføringen snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger. Kravet skal ses i sammenhæng med kravet om afstemninger i forbindelse med lovpligtige indberetninger, som har til formål at sikre et ajourført grundlag for en given indberetning vedr. fx moms eller regnskab. Det betyder i praksis, at registreringer senest skal være foretaget på tidspunktet, hvor afstemningen skal foretages. Bogføringen skal dog altid tilrettelægges under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. En virksomhed med mange daglige transaktioner kan derfor ikke vente med at registrere disse fx kvartalsvist, når den skal indberette moms.     

Det ligger i ordene ”snarest muligt”, at det ikke er tilladt at udskyde registreringerne af transaktionerne til fx senere betalingstidspunkter. Hvert enkelt salg, køb eller disponering af omkostning mv. og den i forbindelse hermed senere afledte ind- og udbetalingstransaktioner er hver især særskilte transaktioner, der skal registreres enkeltvis og separat som transaktioner i bogføringen. 

Sumbeløb af flere ensartede transaktioner kan dog registreres i stedet, hvis de har reference til og dokumenteres ved udarbejdede bilag. Sådanne bilag er fx lister, opgørelser, journaler - i handelsvirksomheder endvidere kassestrimler - der specificerer oplysninger fra de enkelte transaktioner, og med reference til de enkelte transaktioner, og som dermed dokumenterer sumbeløbet. 

Hvis virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang medfører, at virksomheden ikke er i stand til at registrere salgs- og købstransaktioner enkeltvis, giver loven mulighed for at bogføre virksomhedens daglige køb samlet eller virksomhedens daglige salg samlet på grundlag af daglige kasseopgørelser. Dette er særligt relevant for detailsalg fra mindre torvesalgspladser o.l., som ikke kan anvende kasseapparater eller udskrive regninger. Vælger virksomheden denne metode, skal den benyttes konsekvent, så det sikres, at alle transaktioner af samme art registreres efter samme mønster. 

5.2. Sikring af transaktionssporet

Ved transaktionsspor forstås den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning, eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.  

Dvs. alle registreringer skal kunne følges via de relevante konti i bogholderiet til de enkelte linjer i / poster i regnskabet, skatteopgørelsen eller tilskudsregnskabet mv., ligesom tallene i regnskabet, skatteopgørelsen eller tilskudsregnskabet skal kunne opløses i de registreringer, som de er sammensat af. 

Dokumentationen for registrering til konto er sædvanligvis dokumenteret i et bogføringssystem mens dokumentationen fra konto til regnskab ofte udarbejdes i et regnskabsmodul, hvor de enkelte konti i en kontoplan grupperes til poster i et regnskab. 

5.3. Sikring af kontrolsporet

Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed.  

Virksomheden har pligt til at sikre kontrolsporet, ved at alle registreringer (bogførte transaktioner) kan dokumenteres ved bilag eller anden dokumentation. Registreres fx et køb vil en købsfaktura typisk være den dokumentation, der beviser rigtigheden af transaktionen/den økonomiske hændelse (købet). 

Hvor meget skal opbevares som dokumentationsmateriale for at sikre kontrolsporet? 

Ethvert materiale, der er nødvendigt til at dokumentere en registrering, skal opbevares. Dvs. det materiale, som giver bevis for, at transaktionen faktisk er sket og for de omstændigheder, som den medfører - såvel før, under som efter transaktionens gennemførelse.  

Der er ikke krav om, at alt materiale, som genereres forud for en registrering, skal gemmes, men alene hvad der er nødvendigt for at kunne dokumentere registreringen. 

Kontrolsporet kan ændre sig over tid for den enkelte registrering. Hvad der tidligt i forløbet er nødvendig dokumentation for en registrering, behøver ikke være det senere i forløbet, hvor det kan være afløst af et nyt dokumentationsmateriale med større beviskraft. 

Ofte fører en begivenhed til, at virksomheden foretager noteringer om, hvad der er sket, fx ved udstedelse af ordrebekræftelser eller - ved egen initiering af hændelsen – ordrebestilling, accept af aftale m.m. 

I den sammenhæng er det et spørgsmål, hvornår dokumentationsfasen begynder, således at en oplysning bliver dokumentation for en registrering og dermed en del af kontrolsporet. 

Som udgangspunkt begynder kontrolsporet, når virksomheden bliver bekendt med en transaktion eller hændelse med økonomisk konsekvens for virksomheden, og som samtidigt eller efterfølgende fører til en registrering i bogføringen. Opnåelse af kendskab om grundlaget for en hændelse kan ske på mange måder og stamme fra kilder i virksomheden selv eller udenfor. Grundlaget kan være forskelligt afhængigt af den enkelte type af transaktion og fra virksomhed til virksomhed. 

Det er ikke enhver oplysning om transaktioner eller hændelser, der har den bevisværdi, der gør, at den vil være relevant som dokumentation. Det gælder så meget desto mere, hvis der findes andet materiale med andre oplysninger, der er bedre egnet til at dokumentere transaktionen end den tidligere dokumentation. 

Det kan fx være, at de andre eller nye oplysninger hidrører fra eksterne, mens den tidligere dokumentation er intern. Det kan også være, at den tidligere dokumentation bliver overflødig, fordi en senere dokumentation med mindst lige så stor bevisværdi bedre beskriver transaktionen. Eller også er den tidligere dokumentation for uoverskuelig eller omfangsrig uden at forbedre bevisværdien af den nyere dokumentation. 

Eksempel 1 - en salgstransaktion

En virksomhed noterer en kundes ordre. Ved leveringen og den efterfølgende fremsendte salgsfaktura henvises til ordren. Registreringen i bogføringen sker på basis af salgsfakturaens oplysninger, der derfor er et led i kontrolsporet.

Indtil kunden endeligt har accepteret fakturaen og fortabt sin reklamationsret (f.eks. ved passivitet en vis periode efter sin betaling), skal virksomheden kunne dokumentere salget ved f.eks. kundeordre, ordrebekræftelse, fragtbrev, lagerudleveringsliste, følgesedler, kundens accept for modtagelse m.v.

Når kunden endeligt har accepteret fakturaen og fortabt sin reklamationsret, er det som udgangspunkt imidlertid tilstrækkeligt for virksomheden at kunne dokumentere salget ved den udstedte faktura, herunder dokumentation for dens betaling.

Kundens accept af fakturaen, bl.a. ved betaling, vil derfor efter bogføringsloven kunne erstatte tidligere interne bilag i virksomheden.

Bemærk, at alle de i eksemplet nævnte dokumenter principielt er dele af kontrolsporet, der beviser registreringens rigtighed. De skal derfor som udgangspunkt og som nævnt i eksemplet opbevares i en vis kortere periode som en del af regnskabsmaterialet, dvs. indtil kunden har fortabt sin reklamationsret.

De udstedte eller modtagne dokumenter kan være forsynet med attestationer eller påtegninger, som hidrører fra de interne kontroller i virksomhedens forretningsgang. Foretages sådanne kontroller og godkendelser elektronisk på bilaget, skal det af registreringen fremgå, hvilke autoriserede personer i virksomheden, der har udført disse kontroller.

Virksomheden kan af kontrolmæssige grunde eller af revisionsmæssige og andre hensyn vælge at opbevare hele eller dele af vigtigt internt dokumentationsmateriale, der ellers efter loven sædvanligvis ikke skal opbevares. Her skal virksomheden også være opmærksom på muligheden af særlige kontrolkrav fra skattemyndighedernes side.

Der er lagt vægt på, at kunden på et tidspunkt efter leveringen og betalingen fortaber sin reklamationsret og dermed anses for at have accepteret modtagelsen af leverancen og fakturaen. Der er ikke her taget stilling til, hvornår en sådan fortabelse af indsigelser foreligger. Dette kræver en konkret juridisk stillingtagen.

Eksempel 2 - salg via hjemmeside

Via virksomhedens hjemmeside afgiver kunder ordrer på levering af virksomhedens varer. 

Kundens bestilling via hjemmesiden medfører, at virksomheden tjekker varebeholdningen af de ønskede varer. Hvis varerne er på lageret, sendes en ordrebekræftelse til kunden, der bekræfter kundens bestilling. Hvis varerne ikke er på lager, modtager kunden meddelelse herom, med oplysning om forventet leveringtidspunkt af de varer, der ikke er på lager. 

Hvis kunden accepterer ordrebekræftelsen, kan kunden gå til betaling, og foretage det egentlige køb.

Virksomheden pakker varerne baseret på ordrebekræftelsen og udarbejder i den sammenhæng en pakkeliste og fragtbrev og sender varerne og tilhørende salgsfaktura med bekræftelse af betalingen.

Ordrebekræftelsen dokumenterer, at virksomheden og kunden har en aftale. Det medfører dog ikke i sig selv nogle registreringer i bogholderiet. 

I bogholderiet registreres salgsfakturaen (kredit omsætning og debet banken, svarende til kundens indbetaling – hvis der opstår uoverensstemmelser mellem indbetalingen og fakturaens pålydende skal dette registreres særskilt). Fakturaen udskrives på baggrund af pakkelisten fra lageret. Pakkelisten eller salgsfakturaen medfører endvidere, at de enkelte varer krediteres varelageret og debiteres kontoen omkostninger til råvarer og hjælpematerialer (i kontoplanen benævnes kontoen ofte vareforbrug). 

Som i eksempel 1 skal fragtbreve mv. opbevares indtil kundens indsigelsesret og tilbageleveringsret er udløbet.

Eksempel 3 - lønudbetaling på baggrund af timer

Lønudbetaling til timelønnede medarbejdere sker på baggrund af en opgørelse, der afhænger af, hvor mange timer den enkelte medarbejder faktisk har arbejdet, arbejdsopgaver eller art, aftalte lønsatser samt tillæg og fradrag mm. Data til opgørelsen kan komme fra udfyldte daglige eller ugentlige tidsrapportering eller vagtplaner mv, og opgørelsen kan være udarbejdet manuelt eller digitalt.

Rapporteringen vil som udgangspunkt være nødvendigt dokumentationsmateriale for den tilhørende registrering af lønudgiften i bogføringen.

Medarbejderen vil sædvanligvis i forbindelse med lønudbetalingen eller lønoverførslen modtage en lønseddel, hvorpå antallet af timer, satser mv. er anført.

På et tidspunkt efter lønudbetalingen har medarbejderen fortabt sin indsigelsesret vedrørende lønudbetalingen, herunder det anvendte timeantal. Virksomhedens oprindelige materiale, der dannede baggrund for lønsedlen, vil herefter ikke længere være nødvendigt dokumentationsmateriale for registreringen. Herefter er selve lønsedlen dokumentation for registreringen i bogholderiet.

Som det gælder for den tidligere nævnte reklamationsfrist i eksemplerne om salg, kræver det også i løneksemplet en konkret juridisk stillingtagen til, hvornår medarbejderen kan siges endeligt at have accepteret sin lønopgørelse og derved have fortabt sin indsigelsesret over for fejl og mangler i opgørelsen.

Det bemærkes, at hvis timeopgørelsen for den enkelte medarbejder bruges i anden anledning - eksempelvis ved opgørelse af igangværende produktion eller arbejder - kan opgørelsen også være nødvendigt dokumentationsmateriale i denne sammenhæng. Da skal timeopgørelsen ofte anvendes til fakturering af kunden, og da skal opgørelsen også gemmes til udløbet af kundens eventuelle indsigelsesret mod fejl og mangler i opgørelsen.

Dokumentation for automatisk generede registreringer

I nogle tilfælde genererer bogføringssystemet automatisk beregnede posteringer. Dette sker fx ved bogføring af rentetilskrivninger, moms eller rabatter. For sådanne registreringer skal der også udstedes eller dannes et internt bilag, men i mange tilfælde vil bilagsoplysningerne blive medtaget andet regnskabsmateriale. Fx bliver gebyrer og renter ofte oplyst på et kontoudtog, således at der ikke optræder et særskilt bilag for den enkelte registrering. Hvis der ikke genereres et særskilt bilag for hver enkelt beregning, skal der genereres en særskilt journal hver gang, der dannes registreringer, og denne skal opbevares elektronisk som bilag.

Der skal være en grundig beskrivelse af, hvorledes automatisk genererede registreringer foretages og beregnes. Beskrivelser af eventuelle ændringer i de variable, som indgår i de automatisk genererede registreringer, fx ændringer i rentesatser m.v., og fra hvornår de pågældende ændringer har fået virkning, er en del af den nødvendige dokumentation.

Oplysninger til brug for kontrolsporet – identifikation, dato og beløb

Bilag er enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Bilag skal forsynes med en entydig identifikation, som gør det muligt at fremfinde bilaget ud fra registreringerne i bogføringen. Sædvanligvis sikres det med fortløbende bilagsnummerserier, men bogføringsloven stiller ikke krav om nummerering, men alene at der er entydig identifikation. 

Hver registrering skal indeholde oplysning om den enkelte registrerings tidsmæssige placering i bogføringen. I udgangspunktet betyder det, at af bogføringen skal fremgå, hvilken dato en transaktion tastes/bogføres. Dette gælder også ved eventuelle senere rettelser af tidligere registreringer, hvor det er datoen for rettelsesregistreringen, der skal anføres. I mange situationer og ofte ved varesalg vil registreringsdatoen svarer til transaktionsdatoen (fx fakturadatoen på et salg).

Bilag skal indeholde oplysninger, der er nødvendige for at identificere kontrolsporet, herunder tydeligt angive transaktionsdato og beløb. Danner eksterne bilag grundlag for en registrering, skal der henvises til det eksterne bilag.  

Eksterne bilag er dokumentation, der er modtaget fra andre end virksomheden selv. Eksterne bilag anses naturligt for mere pålidelige end bilag, der udstedes af den bogføringspligtige virksomhed selv. Der kan dog være situationer, hvor der ikke udstedes et eksternt bilag, fordi den bogføringspligtige selv udsteder et bilag til fx leverandøren i forbindelse med modtagelse af varerne. Dette er fx ofte tilfældet i landbruget, hvor et slagteri normalt ikke modtager en faktura fra landmanden, men i stedet udsteder en afregningsmeddelelse, som sendes til landmanden. I ganske særlige tilfælde, fx i forbindelse med vareimport, kan det være meget vanskeligt og omkostningstungt at fremskaffe en egentlig købsfaktura fra leverandøren. I sådanne situationer må købet dokumenteres på anden vis fx bilag fra ordreafgivelse og fragtbrev mv.

Rettelser af bilagsmaterialet og registreringer

Rettes allerede foretagne registreringer, skal det ske ved særskilte rettelsesposteringer, hvilket betyder, at virksomheder ikke må slette eller korrigere en allerede bogført transaktion. Det er allerede i dag praksis i langt de fleste digitale bogføringssystemer, at et anvendt bilagsnummer ikke kan genanvendes. Rettelsesposteringen skal dokumenteres ved et internt bilag, der som minimum henviser til den oprindelige fejlpostering med angivelse af fejlårsag og type. 

Foretages der rettelser i bilagsmaterialet, skal det oprindelige indhold og indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet. Det betyder, at eventuelle rettelser i bilagsmaterialet skal kunne dokumenteres, dvs., at fx et fejlbogført omkostningsbilag rettes på et nyt bilag med henvisning til det tidligere (og fejlførte) bilag.

Registrering i danske kroner eller fremmed valuta

Registreringerne i bogholderiet skal foretages i danske kroner, i euro eller i anden relevant fremmed valuta. 

Hvis virksomheden registrerer i fremmed valuta, herunder euro, skal regnskabsmaterialet indeholde oplysninger om transaktionsdagens kurs eller lignende omregningsfaktorer, som til enhver tid gør det muligt at omregne til danske kroner. 

En virksomhed kan bogføre i den valuta, der er relevant for virksomhedens aktiviteter, hvilket sædvanligvis vurderes ud fra virksomhedens transaktioner vedrørende køb og salg. For de fleste virksomheder vil den relevante valuta forventeligt være danske kroner, men for nogle virksomheder kan det pga. samhandel med udlandet eller på pga. koncernforhold være relevant at bogføre i euro.

Det er ikke nødvendigt at påvise, at euro er en relevant valuta for at kunne bogføre i euro. Anvendes en anden fremmed valuta, skal virksomheden kunne påvise, at valutaen er relevant, hvilket sædvanligvis betyder, at det skal være virksomhedens funktionelle valuta, dvs. den valuta, som virksomheden primært anvender. 

Skift i bogføringsvaluta kan forekomme, hvis denne er blevet relevant, fx fordi hovedparten af transaktionerne på grund af koncernetablering skifter til den anden valuta. 

Bogføring i fremmed valuta er ofte relevant for virksomheder, der indgår i udenlandske koncerner. Det skyldes, at disse virksomheder ofte afholder omkostninger og opnår indtægter i udenlandsk valuta. 

Virksomheden skal sikre, at kursen for valutaomregning for transaktionsdatoen fremgår éntydigt af bogføringen, således at den til enhver tid kan udregnes. Det forudsættes, at virksomhederne bogfører i en valuta, som er relevant for virksomheden, fx fordi virksomheden primært handler i den pågældende valuta. 

Det er muligt at benytte en standardkurs/gennemsnitskurs, hvis denne kun afviger ubetydeligt fra transaktionsdagens kurs. Her forudsættes, at den bogføringspligtige tilrettelægger sin bogføring, så det sikres, at standardkursen løbende ajourføres. 

Som følge af kravet om transaktionssporet skal den bogføringspligtige til brug for skatteopgørelsen kunne dokumentere de nødvendige valutakursomregninger.

Afstemninger

Virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. 

Kravet om afstemninger skal ses i sammenhæng med kravet om, at transaktioner skal registreres i bogføringen snarest muligt, efter at de forhold, der er grund til registreringerne, foreligger, og skal sikre, at indberetningerne bliver retvisende. Derfor skal afstemningerne foretages senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger og angivelser. 

Den konkrete afstemning vil afhænge af karakteren af indberetningen eller angivelsen og virksomhedens forhold. 

Hvis virksomheden er omfattet af krav om at have nedskrevne procedurer for bogføring skal beskrivelsen indeholde en beskrivelse af, hvilke, hvor ofte og hvordan afstemningerne foretages. 

Nogle virksomheder foretager afstemninger i fastlagte perioder, fx hver uge, måned eller kvartal, ved manuelt at sammenholde udskrifter fra bogføringen med udskrifter fra banken og leverandører.  Andre virksomheder anvender indbyggede funktionaliteter i bogføringssystemet, der integrerer med andre systemer eller ved indlæsning af data fra banken. I de tilfælde skal virksomhedens beskrivelse af procedurer for bogføring indeholde en beskrivelse af disse funktionaliteter, og hvordan de sikrer, at der løbende foretages de nødvendige afstemninger. 

Bankafstemninger er med til at sikre, at indbetalingerne fra kunderne og udbetalingerne løbende registreres i virksomhedens bogholderi.  Særligt i de virksomheder, hvor alle betalinger for indkøb og for salget sker via bankkontoen, er bankafstemningerne centrale for at sikre, at alle bilag er blevet bogført.

Eksempel 1 - afstemning ved udarbejdelse af en årsrapport

For en virksomhed, der er pligtig til at aflægge en årsrapport efter reglerne i årsregnskabsloven, vil det normalt være nødvendigt at foretage afstemning af registreringer i bogføringen med f.eks. likvide beholdninger, varebeholdninger og andre beholdninger afhængig af virksomhedens aktiviteter. 

Afstemningerne skal ske senest i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten, dvs. inden årsrapporten godkendes af virksomhedens ledelse, og afstemningerne skal senest være foretaget inden indsendelsesfristen for årsrapporten. 

Behovet for fysiske afstemninger, herunder fuldstændig optælling af et varelager kan variere efter varelagerets karakter og virksomhedens forhold og virksomhedens systemer. I virksomheder med stærke interne kontroller og registreringssystemer kan det være tilstrækkeligt at foretage optælling på stikprøvebasis og på forskellige tidspunkter i løbet at året for løbende at sikre, at registreringssystemet er pålideligt. Har virksomheden derimod ikke stærke interne kontroller og registreringer vil en komplet lageroptælling tæt på balancedagen sædvanligvis være nødvendig.

Eksempel 2 - afstemning ved momsindberetning

For en virksomhed, der har pligt til at lade sig momsregistrere efter momsloven skal virksomheden efter bogføringsloven foretage afstemning af relevante registreringer, der er nødvendig for at sikre et ajourført grundlag for momsindberetningen. Afstemningen skal ske inden udarbejdelsen af momsindberetningen, dvs. senest på datoen for udløbet af indberetningsfristen til Skatteforvaltningen. 

Samtidig er det vigtigt, at virksomheden har procedurer, der sikrer, at alle transaktioner med moms er blevet registreret. Det omfatter blandt andet, at virksomheden sikrer, at alle udstedte og modtagne fakturaer er bogført. 

En virksomhed, hvor bilagene altid bliver bogført på de rigtige konti, og hvor der altid sker korrekt momstræk, kan forholdsvis let tage et udtræk af de bogførte indtægter og omkostninger i den relevante periode og afstemme momsafregningen.

Behovet for en detaljeret momsafstemning vil afhænge af virksomhedens systemer, processer og interne kontroller, samt af hvor kompliceret virksomhedens momsforhold er. I virksomheder, hvor der er forskellige momsforhold, f.eks. hvis virksomheden har en blanding af momspligtigt og momsfrit salg i Danmark, salg til virksomheder i EU (med nul moms) eller salg til forbrugere i EU (med det pågældende lands momssats) vil der alt andet lige være behov for en mere detaljeret gennemgang af, om det enkelte salg er registreret med korrekt moms.  

6
Kapitel
Opbevaring af regnskabsmateriale

I dette kapitel kan du få overblik over kravene til opbevaring af din virksomheds regnskabsmateriale. Fx er der krav om, at regnskabsmaterialet – med visse undtagelser – skal opbevares i 5 år. Derudover kan du få overblik over kravene til opbevaring i et digitalt bogføringssystem, fx hvordan reglerne om databeskyttelse påvirker din opbevaringspligt. Databeskyttelsesreglerne er også relevante for udbydere af digitale bogføringssystemer, som i flere tilfælde vil være databehandlere for virksomhederne.

6.1. Opbevaring i 5 år

Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. 

Begrundelsen for kravet om en 5 års opbevaringspligt er, at retstvister, skattespørgsmål, straffesager m.v. i langt de fleste tilfælde er indledt inden udløbet af denne 5-års frist. 

Regnskabsmateriale, der vedrører regnskabsåret 2023 skal således opbevares til udgangen af 2028. Papirbaseret bogføringsmateriale skulle indtil 1. juli 2022 som udgangspunkt opbevares i Danmark eller i Norden. Dette er ikke længere et krav.

Der kan være andre regler om opbevaring, fx i skatte- og afgiftslovgivning, som man som virksomhed skal være opmærksom på.

Undtagelse for kassestrimler og interne bilag

Detailvirksomheders kassestrimler, kasseboner og andre interne salgsbilag skal kun opbevares i ét år. Andre interne salgsbilag omfatter udskrevne notaer, regninger eller kvitteringer og tilsvarende interne bilag. Salgsbilagene er dokumentationen for virksomhedens enkeltvise varesalgstransaktioner ved afsætning af virksomhedens handelsvarer.

Undtagelsens opbevaringsfrist for detailhandelsvirksomhedernes interne salgsbilag er ét år fra tidspunktet for underskrivelsen af årsregnskabet. Underskriftstidspunktet regnes fra den dag, hvor det øverste ledelsesorgan eller ejerne daterer og underskriver årsregnskabet.

En virksomheds detailhandel kan udøves som en særskilt aktivitet blandt andre aktiviteter, men uden at virksomheden herved som helhed kan karakteriseres som en detailhandelsvirksomhed. Er dette tilfældet, gælder den etårige opbevaringsfrist for kassestrimler og tilsvarende interne bilag vedrørende detailsalget, fordi detailsalgsaktiviteten her må sidestilles med detailhandelsvirksomhed.

De daglige registrerede sumtotaler for detailsalget indgår fortsat i virksomhedens bogføring, og kravet om transaktionssporet skal være opfyldt

Baggrunden for undtagelsen fra opbevaringsperioden i 5 år skal findes i momslovgivningen, der indeholder nærmere bestemmelser om opbevaring af regnskabsmateriale af relevans for momsangivelsen.

6.2. Opbevaring af registreringer og bilag i digitale standard bogføringssystemer

Det fremgår af bogføringslovens § 16. stk. 1, at virksomheder, der er (A) bogføringspligtige efter bogføringsloven, og som (B) efter Årsregnskabsloven har pligt til at aflægge en årsrapport, eller som i (C) 2 på hinanden følgende indkomstår har haft en nettosætning på over 300.000 kr., har pligt til i et digitalt bogføringssystem, at: 

  • Registrere virksomhedens transaktioner efter bogføringslovens § 7, stk. 1, og 
  • Opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringer efter bogføringslovens § 9. 

Efter bogføringsloven er det således virksomheden som har pligt til at sikre, at bilag der dokumenterer virksomhedens transaktioner, bliver opbevaret i et digitalt bogføringssystem. Det er dog ikke alle bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem, men bilag som det er sædvanligt at opbevare i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler herom efter bogføringslovens § 16, stk. 3, i forbindelse med, at kravet til virksomheder om digital bogføring efter bogføringslovens § 16 sættes i kraft. Reglerne forventes udstedt i 2023. 

Forudsætningen for, at virksomheder kan opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem, er dog, at bogføringssystemet teknisk understøtter dette. Erhvervsstyrelsen har derfor fastsat nærmere regler om, hvilke bilag der skal kunne opbevares i et digitalt standard bogføringssystem og hvordan. Disse regler forventes også senere at komme til at gælde for virksomhedernes opbevaringspligt, og de er derfor beskrevet nærmere nedenfor. Se i øvrigt nærmere om kravene til opbevaring af bilag i digitale standard bogføringssystemer i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer

Hvilke bilag skal kunne opbevares i et digitalt standard bogføringssystem?

Den nærmere beskrivelse af hvilke bilag, der skal kunne opbevares i et digitalt bogføringssystem, fremgår af § 3 i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer.
 
Begrebet bilag, der skal kunne opbevares i et digitalt bogføringssystem, er en samlebetegnelse for den type af dokumentation, som skal kunne opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det drejer sig om dokumentation for:

  • Bogførte transaktioner, vedrørende
  • Køb og salg

Foruden ovennævnte to betingelser skal den dokumentation, som skal kunne opbevares i det digitale bogføringssystem, endvidere indeholde oplysninger i form af: 

  • Udstedelsesdato
  • Leverancens art
  • Beløb
  • Oplysning om momsbeløbets størrelse 
  • Afsender og modtager, herunder:
    • Navn
    • Adresse
    • CVR-nummer eller SE nummer m.v.  

Hvis dokumentationen for en bogført transaktion vedrørende køb og salg ikke indeholder ovennævnte typer af oplysninger, er den ikke et bilag, som skal kunne opbevares i et digitalt bogføringssystem.

Det forhold, at et dokument ikke opfylder ovennævnte krav i Kravbekendtgørelsen til at være et bilag, fx. fordi det ikke indeholder en eller flere af de ovennævnte typer af oplysninger, betyder ikke, at den bogføringspligtige virksomhed dermed generelt er fritaget for opbevaring af det pågældende dokument. Det skyldes, at Bogføringsloven omfatter flere forskellige typer af dokumenter, der kan være nødvendig dokumentation for transaktioner, der skal registreres i bogføringen, hvorfor det ikke er alle typer af bilag, som skal opbevares i et digitalt standard bogføringssystem. I de tilfælde hvor et bilag ikke er omfattet af kravet om opbevaring i et digitalt standard bogføringssystem, skal bilaget alene som minimum kunne opbevares i fysisk form. For en nærmere beskrivelse af begrebet bilag i Bogføringsloven i kapitel 2 om ’Anvendelsesområde og definitioner’ ovenfor. 

Udbydere af digitale standard bogføringssystemer skal sikre, at bogføringssystemet understøtter, at virksomhederne kan opbevare de konkrete bilag vedrørende køb og salg digitalt i tilknytning til en bogført transaktion. Formatet kan fx være i form af et billede eller en indscannet fil.

Hvilke oplysningerne skal tilknyttes bogførte transaktioner?

Bogføringslovens §§ 8-9 stiller krav til de bogføringspligtige virksomheder om, at de skal sikre, at der er et transaktionsspor såvel som et kontrolspor, når de bogfører. Det indebærer bl.a., at der skal tilknyttes en række oplysninger om den enkelte bogførte transaktion, herunder et bilag, der gør det muligt at identificere og dokumentere den. Som nævnt tidligere i vejledningen vil Erhvervsstyrelsen fastsætte nærmere regler herom efter bogføringslovens § 16, stk. 3, i forbindelse med, at kravet til virksomheder om digital bogføring efter bogføringslovens § 16 sættes i kraft. Reglerne forventes udstedt primo 2024. 
    
Som udbyder af et digitalt bogføringssystem er I ikke ansvarlige for at jeres kunder lever op til bogføringslovens regler om et kontrol- og transaktionsspor, men I skal sikre at bogføringssystemet indeholder nogle grundlæggende funktionaliteter, der understøtter virksomhederne i at efterleve lovens regler på området.  

I Kravbekendtgørelses bilag 1, nr. 1 er listet de felter til oplysninger, som en udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal sikre er tilgængelige for den bogføringspligtige virksomhed ved bogføring af hver enkelt transaktion. Det er bl.a. felter til oplysning af beløb og bilagsnummer. Det er ikke et krav, at oplysningerne skal kunne udfyldes eller udlæses automatisk af fx en faktura.
 
I bilag 1, nr. 2 er kravene til de oplysninger, som et digitalt bogføringssystem automatisk skal generere om hver enkelt transaktion. Det er fx oplysninger om registreringsdato og et fortløbende transaktionsnummer eller -id.
  
Bogføringssystemet skal indeholde funktioner, der sikrer, at det ikke er muligt at slette, ændre eller tilbagedatere en transaktion der er endelig bogført. Opstår der behov for at rette en allerede bogført transaktion skal dette ske ved en ny postering. Opstår der behov for at ændre i et bilag eller tilknytte et nyt bilag til en bogført transaktion skal udbyderen sikre at bogføringssystemet logger ændringen, så det er muligt at fremfinde det oprindelige indhold af bilaget ligesom indholdet af ændringen tydeligt skal kunne identificeres.

Hvor lang tid skal bogførte transaktioner og tilhørende bilag opbevares i det digitale bogføringssystem?

Efter bogføringslovens § 12 skal bogføringspligtige virksomheder opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af regnskabsår, som materialet vedrører. Regnskabsmateriale er bl.a. registreringer (bogførte transaktioner) og tilhørende bilag.
 
Det digitale bogføringssystem skal understøtte de bogføringspligtige virksomheder i at efterleve krav til opbevaring. Det betyder, at det digitale bogføringssystem skal opbevare de bogførte transaktioner i et struktureret og maskinlæsbart format i 5 år fra udgangen af det regnskabsår den bogførte transaktion vedrører. Samtidig skal det digitale bogføringssystem gemme de tilhørende bilag vedrørende køb og salg, som er omfattet af Kravbekendtgørelsens pligt opbevaring i et digitalt standard bogføringssystem, i 5 år.
 
Bogførte transaktioner og bilag vedrørende regnskabsåret 202x skal opbevares til udgangen af 202x+5. Kravene til opbevaring i 5 år gør sig også gældende selvom den bogføringspligtige virksomhed skifter bogføringssystem, går konkurs eller bliver tvangsopløst.
 
Perioden på 5 år er begrundet i, at retstvister, skattespørgsmål, straffesager mv. i de fleste tilfælde er indledt efter udløbet af perioden.

Det er tilladt at originale bogførte transaktioner og tilhørende bilag opbevares på den bogføringspligtige virksomheds egen server, når der er tale om et hybridt digitalt bogføringssystem som defineret i Kravbekendtgørelsens § 2. det skyldes at systemet er installeret lokalt i virksomheden. Af den grund er det tilstrækkeligt, at udbyderen af det hybride digitale bogføringssystem opbevarer en sikkerhedskopi af de bogførte transaktioner og tilhørende bilag i 5 år.

Digitale bogføringssystemer og databeskyttelse

Hvis du som bogføringspligtig virksomhed efter lovgivningen har pligt til at registrere og opbevare relevant regnskabsmateriale skal du være opmærksom på, at dette gøres i overensstemmelse med den reglerne i den nye bogføringslov. Dette kan du læse nærmere om i Erhvervsstyrelsens vejledning til Bogføringsloven, som du kan finde her.

Hvis du som bogføringspligtig virksomhed registrerer og opbevarer regnskabsmateriale digitalt, skal du udover at overholde reglerne om korrekt bogføring i bogføringsloven også være opmærksom på, at din bogføring sker i overensstemmelse med databeskyttelsesretlige regler.  De databeskyttelsesretlige regler kan blive relevante for dig, uanset om du som bogføringspligtig virksomhed frivilligt vælger at foretage din bogføring digitalt, er om du efter reglerne i Bogføringsloven er underlagt en pligt til at føre digital bogføring. Det skyldes, at du ved at registre og opbevare regnskabsmateriale digitalt, foretager en databehandling, som kan være omfattet af de databeskyttelsesretlige regler. 

Du kan i denne vejledning læse mere om, hvad der databehandlingsretligt gælder for registrering og opbevaring af regnskabsmateriale, der indeholder personoplysninger. I afsnittet nedenfor gennemgås de generelle databeskyttelsesregler i forhold til bogføringsloven. Disse regler er altid gældende for alle virksomheder, der er omfattet af bogføringsloven i det omfang databehandlingen foregår digitalt.

Yderligere gennemgås, hvilke yderligere databeskyttelsesregler du skal være opmærksom på, hvis du som virksomhed er omfattet af pligten om digital bogføring.

Databeskyttelse og bogføring

Efter bogføringsloven omfatter regnskabsmateriale bl.a. bilag, der er nødvendige som dokumentation for bogføringspligtige transaktioner. Et bilag kan fx være en faktura, som din virksomhed modtager digitalt i forbindelse med et køb. Hvis regnskabsmaterialet, som din virksomhed bogfører, indeholder oplysninger, der er kan identificere en fysisk person (personoplysninger), vil registreringen blive omfattet af de databeskyttelsesretlige regler i databeskyttelsesforordningen og i databeskyttelsesloven. Personoplysninger kan efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven være personnavne, CPR-numre, adresser og lignende oplysninger, som kan identificere en fysisk person. Den, hvis personoplysninger bliver registreret, fx i forbindelse med en bogføring, har efter de databeskyttelsesretlige regler en række rettigheder i forhold til beskyttelsen af sine personoplysninger. Datatilsynet har udarbejdet en række vejledninger, som nærmere beskriver de pligter og rettigheder, der gælder efter de databeskyttelsesretlige regler.  

Hvorfor kan regler om databeskyttelse være relevant i forbindelse med jeres bogføring? 

Hvis din virksomheds regnskabsmateriale indeholder personoplysninger, vil I efter de databeskyttelsesretlige regler også være såkaldt dataansvarlig i forhold til de pågældende personoplysninger. Det betyder, at I har ansvaret for, at jeres databehandling af personoplysningerne lever op til reglerne i databeskyttelsesforordningen. I skal i den forbindelse bl.a. være opmærksomme på:

  • At der er indgået såkaldte databehandleraftaler mellem jer som bogføringspligtig virksomhed (dataansvarlig) og de leverandører (databehandlere), som måtte behandle personoplysninger på vegne af jer som virksomhed. Det kan fx være tilfældet, hvis en leverandør af et digitalt bogføringssystem opbevarer personoplysninger, som fremgår af din virksomheds regnskabsmateriale. En databehandleraftale vil i dette tilfælde fastsætte din virksomheds instruks til leverandøren – i dette tilfælde af det digitale bogføringssystem om, hvordan personoplysningerne skal håndteres og om, at personoplysningerne som udgangspunkt alene behandles på vegne af din virksomhed. Datatilsynet har udarbejdet en række vejledninger som bl.a. beskriver forholdet mellem dataansvarlige og databehandlere. Datatilsynet har også udarbejdet en skabelon, som kan anvendes, til brug for indgåelse af databehandleraftaler. Disse kan du finde på datatilsynet.dk.
  • At din virksomhed har lov til at behandle, herunder registrere og opbevare, de personoplysninger, som virksomheden – og eventuelle databehandlere – er i besiddelse af (behandlingshjemmel). I forhold til bogføring følger det i øvrigt af Bogføringsloven , at bogføringspligtige virksomheder har pligt – og dermed også ret – til at behandle personoplysninger, som er indeholdt i regnskabsmaterialet. Det kan fx være tilfældet, hvis din virksomhed udsteder lønsedler til sine medarbejdere. I dette tilfælde vil det være nødvendigt at angive medarbejderens navn på lønsedlen således, at virksomheden til hver en tid kan godtgøre, hvem den lønudbetaling, som er foretages på grundlag af lønsedlens oplysninger, vedrører.  
  • At personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige, det vil sige når det ikke længere tjener et formål at opbevare dem. Er din virksomhed bogføringspligtig eller opbevarer sikkerhedskopier af regnskabsmateriale for andre virksomheder, har den efter Bogføringsloven pligt til at opbevare personoplysninger indeholdt i fx regnskabsmaterialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Herefter skal din virksomhed som udgangspunkt slette oplysningerne, medmindre den som dataansvarlig kan godtgøre, at det er nødvendigt at opbevare oplysningerne i en længere periode. Det kunne fx være på grund af regler i skattelovgivningen. 
  • At din virksomhed har en passende sikkerhed ved behandlingen af personoplysninger. Det betyder bl.a., at I skal opbevare personoplysningerne på en sådan måde, at uvedkommende ikke får adgang til oplysningerne (fortrolighed), at oplysningerne er retvisende og ikke kan ændres af en uvedkommende (integritet), og at oplysningerne kan tilgås, når det er nødvendigt (tilgængelighed). Som dataansvarlig har din virksomhed derudover også et ansvar for, at sikkerheden hos jeres databehandler eller databehandlere (leverandører og eventuelle underleverandører) er passende. På datatilsynet.dk findes en række vejledninger, som beskriver hvordan sikkerheden skal håndteres i praksis. Tilsvarende findes der omfattende vejledning på sikkerdigital.dk, som kan hjælpe din virksomhed til at styrke den digitale sikkerhed.
Dataansvarlige og databehandlere

Det følger af bogføringsloven, at din virksomhed som bogføringspligtig virksomhed bl.a. er forpligtet til at: 

  • Registrere alle transaktioner (§ 7), 
  • Sikre og dokumentere transaktionsspor (§ 8 og § 9), 
  • Opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører (§ 12), 
  • Sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, 
  • Sikres mod fejl og misbrug (§ 13) og 
  • Stille sit regnskabsmateriale til rådighed for offentlige myndigheder (§ 22).

For at kunne leve op til disse regler kan din virksomhed være nødt til at behandle personoplysninger, fx. når din virksomhed bogfører en købsfaktura, som indeholder personhenførbare oplysninger i form af navne på fysiske personer m.v. Det betyder i praksis, at jeres virksomhed bliver dataansvarlig for alle de personoplysninger, der indgår i bogføringssystemet og i regnskabsmaterialet. Det gælder, hvis din virksomhed har købt eller fået udviklet sit eget bogføringssystem, men det gælder fx også hvis din virksomhed har overladt bogføringen, systemhåndteringen og/eller opbevaring af personoplysninger til en anden part, fx et revisionsfirma.

Eksempel 1 – Bogføring og opbevaring hos anden part

Virksomheden har indgået en aftale med Revisionsfirma B om, at revisionsfirmaet står for Virksomhed A’s bogføring således, at den gennemføres i overensstemmelse med Bogføringsloven.
 
Som en del af aftalen, står Revisionsfirma B også for at opbevare Virksomhed A’s regnskabsmateriale digitalt for Virksomhed A. I regnskabsmaterialet indgår personoplysninger i form af lønsedler, faktura m.v.  

I ovennævnte eksempel vil Revisionsfirmaet normalt være databehandler for den bogføringspligtige virksomhed A. Revisionsfirmaet vil i dette tilfælde behandle oplysninger på vegne, og efter instruks af, Virksomheden B.
 
Det er ikke usædvanligt, at databehandleren i disse tilfælde selv har en eller flere underleverandører, som i forskellige sammenhænge også behandler de pågældende personoplysninger. Disse underleverandører vil typisk blive betegnet som ”underdatabehandlere”.
 

Eksempel 2 – Anden part har indgået aftale med en underleverandør

Revisionsfirma B, som under eksempel 1 står for Virksomhed A’s bogføring og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale, har indgået en underaftale med Udbyder C, som udbyder et digitalt bogføringssystem. Underaftalen mellem Revisionsfirma B og Udbyder C går ud på, at Udbyder C, på vegne af Revisionsfirma B, skal opbevare Virksomhed A’s regnskabsmateriale.
 
Grunden til, at Revisionsfirma B ønsker, at Udbyder C skal stå for opbevaringen af regnskabsmaterialet er, at Revisionsfirma B hverken har teknologien eller kapaciteten til selv at opbevare regnskabsmaterialet. Ifølge underaftalen med Udbyder C, vil Revisionsfirmaet løbende sende relevant regnskabsmateriale til Udbyder C med henblik på opbevaring af dette.  

Hvis din virksomhed efter bogføringsloven er forpligtet til at bogføre digitalt og du gennem en aftale med en udbyder benytter et digitalt bogføringssystem, skal du være opmærksom på, at udbyderen af det digitale bogføringssystem har en pligt til at tage en sikkerhedskopi af de bogførte transaktioner og bilag, som indføres i det digitale bogføringssystem. Udbyderen kan efter reglerne vælge selv at opbevare en sådan sikkerhedskopi. 

I dette tilfælde vil udbyderen af det digitale bogføringssystem, som din virksomhed benytter, være dataansvarlig for den sikkerhedskopi, som udbyderen tager af dit regnskabsmateriale.  Vælger udbyderen at opbevare sikkerhedskopien hos en tredjepart, vil udbyderen stadig være dataansvarlig for sikkerhedskopien, mens tredjeparten i dette tilfælde vil være databehandler i forhold til den sikkerhedskopi, som vedkommende opbevarer på udbyderens vegne. 

Brugen af bogføringssystemer kan efter omstændighederne involvere en række forskellige parter, og det er vigtigt, at man som involveret part er klar over, om og i hvilke tilfælde man er dataansvarlig og/eller databehandler.  

Digital bogføring og databeskyttelse

Det er ikke muligt her at lave en udtømmende liste over de databeskyttelsesretlige forhold, som man skal være opmærksom på, når der behandles personoplysninger i bogføringsmæssig sammenhæng. Nedenfor er der imidlertid fremhævet nogle centrale forhold, som særligt gør sig gældende ved digital bogføring. 

Som bogføringspligtig virksomhed skal man være særligt opmærksom på:

  • At man har et overblik over, hvem der har adgang til og behandler personoplysninger, som man som virksomhed er dataansvarlig for.
  • At der er indgået databehandleraftaler med virksomheder, der bistår med bogføringen, fx en systemudbyder eller en outsourcet bogholderifunktion.
  • At databehandleraftalerne også dækker eventuelle underdatabehandleres aktiviteter.
  • At personoplysninger behandles tilstrækkeligt sikkert både i egen virksomhed og hos eventuelle virksomheder, der bistår med bogføringen.
  • At personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

Som udbyder af et digitalt bogføringssystem skal man være særligt opmærksom på:

  • At der er indgået databehandleraftaler med de bogføringspligtige virksomheder
  • At de indgåede databehandleraftaler også dækker eventuelle underdatabehandleres aktiviteter.
  • At personoplysninger behandles tilstrækkeligt sikkert både i egen virksomhed og hos eventuelle underdatabehandlere.
  • At personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

Som udbyder af særlige tjenester for sikkerhedskopiering af data (backupløsninger) skal man være særligt opmærksom på:

  • At man er dataansvarlig for sikkerhedskopier.
  • At man har pligt til at gemme sikkerhedskopier af regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, uanset om der er et aktuelt igangværende kundeforhold med den bogføringspligtige virksomhed eller ej.
  • At man har pligt til at slette sikkerhedskopier af regnskabsmateriale efter 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Som udbyder af bogholderi-funktioner skal man være særligt opmærksom på:

  • At der er indgået databehandleraftaler med de bogføringspligtige virksomheder
  • At de indgåede databehandleraftaler også dækker eventuelle underdatabehandleres aktiviteter.
  • At personoplysninger behandles tilstrækkeligt sikkert både i egen virksomhed og hos eventuelle underdatabehandlere.
  • At personoplysninger slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne.

6.3. Sikring af regnskabsmaterialet

En virksomhed skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes, eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Regnskabsmateriale er: 

  • Registreringer, herunder transaktionssporet.
  • Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer. 
  • Bilag.
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.
  • Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedens årsrapport.
  • Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.
  • Eventuelle revisionsprotokoller og anden tilsvarende rapportering.

Virksomheder skal sikre sig fysisk mod, at det opbevarede regnskabsmateriale ødelægges eller bortskaffes. Kravet indebærer, at en virksomhed skal gøre, hvad der må anses for rimeligt for fysisk at sikre sig mod, at regnskabsmateriale fx udsættes for brand, vandskade eller andet, der kan medføre, at materialet går tabt. 

Opbevaring af regnskabsmaterialet hos en udbyder af cloudløsninger må anses for at indebære en meget høj grad af sikkerhed i langt de fleste tilfælde. Udbydere af sådanne løsninger tilbyder således typisk løbende sikkerhedskopiering, og der kan vælges tjenester, hvor opbevaringen af originalmaterialet og sikkerhedskopien sker på servere, der er placeret på forskellige fysiske lokationer. Derved undgås det, at såvel virksomhedens originale regnskabsmateriale som sikkerhedskopien går tabt, hvis der fx sker uoprettelig skade på data, der ligger på serverne på én lokation. 

Opbevares regnskabsmaterialet digitalt internt hos virksomheden selv, kan det generelt anbefales, at virksomheden tilstræber, at regnskabsmaterialet opbevares på et mindre antal digitale medier eller enheder, og navnlig at der tages en samlet sikkerhedskopi af hele virksomhedens regnskabsmateriale. Opbevares regnskabsmaterialet på en lokal server, bør denne placeres et sted, hvor der ikke er nærliggende risiko for vandskade eller lign. Generelt må det kræves, at virksomheden har taget hensigtsmæssige skridt til at sikre sig mod fysisk skade på regnskabsmaterialet. 

Virksomheden har pligt til at etablere nødvendige interne kontroller til sikring mod, at regnskabsmaterialet bevidst eller ubevidst ødelægges, forvanskes eller forsvinder, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Virksomheden må sikre sig, så fx kun bestemte medarbejdere har adgang til regnskabsmaterialet, og at der etableres arbejdsgange, der sikrer, at kun visse medarbejdere har adgang til at rette i registreringer i bogføringen og eventuelt et krav om, at en rettelse i bogføringen skal godkendes af to medarbejdere. 

Virksomheden skal etablere en rimelig IT-sikkerhed, for så vidt angår det digitalt opbevarede regnskabsmateriale, så materialet fx er søgt sikret mod hackerangreb. 

En række virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af bl.a. virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale. Det skal desuden fremgå af beskrivelsen, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne for opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal gøre det muligt til enhver tid at følge, hvorledes virksomhedens regnskabsmateriale opbevares. Det bemærkes, at denne beskrivelse også er en del af regnskabsmaterialet og skal opbevares i 5 år. 

Virksomheder der er forpligtet til at anvende et digitalt system til bogføring efter lovens § 16 skal iagttage særlige regler for digital opbevaring af det regnskabsmateriale, der udgøres af registreringer og bilag. 

6.4. Opbevaring ved ophør af virksomhedens bogføringspligt

Regnskabsmaterialet skal opbevares, efter at virksomheden ikke længere er bogføringspligtig, fx hvis virksomheden ophører, eller hvis den ikke længere er skattepligtig til Danmark, eller hvis der ikke længere modtages tilskud fra den danske stat eller EU. 

Når bogføringspligten ophører for virksomheden, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse lovens regler om opbevaring.

I virksomheder med personlig hæftelse påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet de personlige deltagere i fællesskab. I et interessentskab ligger ansvaret hos interessenterne. I et kommanditselskab hos komplementaren. I aktie- og anpartsselskaber påhviler pligten ledelsen, dvs. bestyrelse, evt. tilsynsråd og direktion. 

Overdrages en enkeltmandsvirksomhed, anses det for afhændelse af aktiviteter, hvorfor den sælgende person også efter salget har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet fra de frasolgte aktiviteter. Det samme gør sig gældende, hvis en juridisk person afhænder alle eller dele af sine aktiviteter. 

I forbindelse med dødsfald af ejer af en enkeltmandsvirksomhed vil skifteretten overtage opbevaringsansvaret ved offentligt skifte. Ved privat skifte overtager arvingerne opbevaringspligten. 

I et interessentskab vil der ofte være en faktisk fungerende ledelse eller administrator, som skal udøve opbevaringspligten. Det gælder også, hvor der udskiftes interessenter. I forbindelse med opløsning af interessentskabet vil den sidst fungerende ledelse eller administrator have ansvaret for, at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven. 

Når kapitalselskaber opløses, skal den senest fungerende ledelse søge for at opbevare regnskabsmaterialet. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, er den senest fungerende ledelse likvidator henholdsvis kurator. Såfremt skifteretten konstaterer, at selskabet er insolvent, og der ikke er aktiver af en vis størrelse, vil skifteretten i praksis undertiden opløse selskabet efter konkursloven regler. I disse tilfælde påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet for de seneste 5 år den sidst registrerede ansvarlige ledelse, som oftest består af bestyrelse, direktion, eller de personer, som har overtaget den faktiske ledelse af selskabet. Har selskabet været under bobehandling forud for opløsningen efter konkursloven, påhviler pligten dog kurator eller likvidator. 

Overtager en aktionær eller anpartshaver det faktiske ledelsesansvar, er personen uden videre anset for at være tiltrådt som ledelse, uanset forholdet endnu ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det er således ikke afgørende, hvornår forholdet anmeldes over for Erhvervsstyrelsen, men hvornår de faktiske ledelsesfunktioner overtages. Også andre end virksomhedsdeltagere kan indtræde som faktisk ledelse i et selskab. 

At ansvaret påhviler den senest fungerende ledelse kan indebære, at ledelsen vælger at lade fx revisor eller en advokat forestå den faktiske opbevaring af regnskabsmaterialet. Det fratager dog ikke den pågældende ledelse ansvaret for opbevaringen. 

Den ansvarlige ledelse skal være opmærksom på, at opbevaringspligten efter bogføringsloven også kan indeholde personhenførbare oplysninger, når sådanne data er en del af regnskabsmaterialet fx i form af bilag. I disse tilfælde, kan databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven regler stille krav til databehandlingen af sådanne personhenførbare oplysninger. 

Hvis virksomheden opløses af skifteretten, kan skifteretten træffe beslutning om, at opbevaringen af regnskabsmaterialet skal påhvile andre end den fungerende ledelse eller den tidligere ledelse, fx en eneaktionær. Den person, som overtager den efterfølgende opbevaring, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af virksomheden.

6.5. Ledelsesændringer og -pligter

Ved ledelsesændringer i en virksomhed, fx hvis ledelsen i et aktie- eller anpartsselskab fratræder eller afsættes, har den afgående ledelse pligt til at sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet fortsat opbevares betryggende til en ny ledelse, er tiltrådt. Opbevaring skal ske i overensstemmelse med lovens regler om opbevaring.

Sikringspligten vedvarer, indtil den nye ledelse indtræder, eller skifteretten træffer anden beslutning. Det afgørende tidspunkt for, hvornår pligten overgår fra den tidligere ledelse til de nye personer, er derfor det faktiske tidspunkt for ændringen af ledelsesfunktionerne, og da skal den fratrædende ledelse overdrage regnskabsmaterialet til den nye ledelse.

Bl.a. selskabsloven kræver anmeldelse og registrering af ledelse og ledelsesskift. Det har betydning for legitimationen over for omverdenen, men ikke for, hvornår pligten til at sikre regnskabsmaterialet ophører hhv. indtræder.

Den afgående ledelses pligt til at sikre betryggende opbevaring af regnskabsmaterialet kan normalt opfyldes ved at sikre, at materialet er forsvarligt opbevaret i virksomheden og ved at sørge for, at der er etableret de nødvendige rutiner og kontroller.

Den afgående ledelse har således pligt til at videregive regnskabsmaterialet til den nye ledelse.

7
Kapitel
Anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer

I dette kapitel kan du, som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, få overblik over kravene til anmeldelse, ændring og afmeldelse af systemet. Ønsker du, som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, at komme på den offentlige fortegnelse over godkendte digitale standard bogføringssystemer, skal bogføringssystemet opfylde en række krav, blandt andet – IT-sikkerhedsmæssige krav, jf. bogføringslovens § 15. Yderligere krav til udbydere af digitale bogføringssystemer følger af bogføringslovens § 19, 20, 21 og af bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer.

7.1. Anmeldelse af et digitalt standard bogføringssystem

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem kan du anmelde systemet til Erhvervsstyrelsen med henblik på at få systemet godkendt og registreret på en fortegnelse over registrerede digitale standard bogføringssystemer.

Det digitale bogføringssystem skal efterleve kravene i bogføringslovens § 15: 

  • Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.
  • Opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
  • Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer, skal gøre det lettere for virksomheder at navigere rundt i udbuddet af digitale standard bogføringssystemer, da nogle virksomheder i henhold til bogføringslovens § 16, skal anvende et digitalt bogføringssystem. 

Virksomhederne er ikke forpligtet til at anvende et af de digitale bogføringssystemer, som fremgår af fortegnelsen. Vælger en virksomhed at anvende et system som ikke fremgår af fortegnelsen, er det virksomhedens ansvar at dokumentere at bogføringssystemet efterlever kravene i henhold til bogføringslovens § 15.

Virk Selvbetjening

I forbindelse med anmeldelsen skal du angive en række oplysninger om det digitale standard bogføringssystem, herunder vedlægge en række dokumenter. Blandt andet skal der vedhæftes en redegørelse/dokumentation på, hvorledes kravene til IT-sikkerhed opfyldes jf. § 15 i bogføringsloven og Anmeldelsesbekendtgørelsens § 8.

Erhvervsstyrelsen vil vurdere om anmeldelsen indeholder de nødvendige oplysninger og den krævede dokumentation. Vurderer vi at anmeldelsen er mangelfuld, får I en frist til at sende yderligere oplysninger eller dokumentation. Efterkommes dette ikke indenfor en rimelig frist, kan Erhvervsstyrelsen afvise anmeldelsen.

Konstaterer Erhvervsstyrelsen at et anmeldt digitalt standard bogføringssystem lever op til kravene til digitale standard bogføringssystemer, bliver systemet registreret af Erhvervsstyrelsen ved, at vi udsteder et registreringsbevis til jer. Systemet vil herefter også fremgå på vores fortegnelse over registrerede digitale standard bogføringssystemer på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Specialudviklede bogføringssystemer skal ikke anmeldes til Erhvervsstyrelsen. Det er ikke leverandøren, men virksomheden som anvender systemet, der efter bogføringsloven har pligt til at sikre, at det pågældende system opfylder de særlige krav til sådanne systemer.

Er der tale om et udenlandsk bogføringssystem? 

Her er det afgørende at sondre mellem udenlandske bogføringssystemer som markedsføres her i landet, og udenlandske systemer som ikke markedsføres her i landet.

Udenlandske digitale standard bogføringssystemer, der markedsføres her i landet, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen og opfylde kravene til sådanne systemer på samme måde som danske digitale standard bogføringssystemer. Markedsføring skal forstås i overensstemmelse med lov nr. 426 af 3. maj 2017 om markedsføring. 

I forhold til digitale bogføringssystemer vil der typisk være tale om digital markedsføring, hvor udbyderen etablerer en hjemmeside med oplysninger om bogføringssystemet, herunder grund- og tillægsydelser samt forskellige abonnementstyper og pris herfor. Ved vurderingen af, om et udenlandsk bogføringssystem markedsføres her i landet, vil det have væsentlig betydning om bogføringssystemet er affattet på dansk, og om det udbydes gennem en dansk hjemmeside.

Hvis en dansk virksomhed vælger at anvende et udenlandsk bogføringssystem som ikke markedsføres her i landet, får virksomheden pligt til selv at sikre, at bogføringssystemet opfylder de særlige krav til specialudviklede og andre bogføringssystemer, der ikke skal registreres i Erhvervsstyrelsen. En bekendtgørelse om kravene til sådanne systemer forventes udarbejdet i 1. halvår 2023.

7.2. Ændringer af registrerede oplysninger om det digitale bogføringssystem

Det er muligt at ændre registrerede oplysninger om det digitale bogføringssystem. Det er kun ændringer til bogføringssystems navn, kontaktperson samt information om udbyder, som kan ændres.

Ændringer til selve bogføringssystemet skal ikke indberettes. Erhvervsstyrelsen vil løbende foretage stikprøvevis kontrol af digitale standard bogføringssystemer for at sikre, at de lever op til gældende lovgivning og krav.
 

Virk Selvbetjening

7.3. Afmelding af et digitalt standard bogføringssystem

Ønsker du, som udbydere af et digitalt standard bogføringssystem, at afmelde dit system fra Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, kan I gøre dette via en selvbetjening på Virk.dk 

Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at det efter afregistrering ikke længere er lovligt at markedsføre det digitale bogføringssystem som et registreret bogføringssystem i Danmark. Derudover er du forpligtet til at informere de virksomheder, der bruger bogføringssystemet om, at dette ikke længere er registreret. 

Erhvervsstyrelsen vil direkte informere de virksomheder, som efter vores oplysninger bruger det pågældende system, idet regnskabspligtige virksomheder skal oplyse, hvilket bogføringssystem de anvender. Virksomhederne vil desuden få en rimelig frist til at overgå til et andet system.

Virk Selvbetjening

8
Kapitel
Krav til digitale bogføringssystemer og digital bogføring

I dette kapitel kan du finde information om, hvorfor der stilles krav til digitale bogføringssystemer, og hvorfor der stilles krav til digital bogføring. Kapitlet henvender sig såvel til udbydere af digitale bogføringssystemer som til virksomhederne. Det indeholder endvidere informationer, som kan være relevante for leverandører af moduler eller tredjepartsapplikationer til digitale standard bogføringssystemer. Som udbyder af digitale bogføringssystemer kan du i finde information om, hvilke krav der stilles til digitale bogføringssystemer, fx hvilke krav der gælder for udenlandske bogføringssystemer og leverandører af eksterne moduler til bogføringssystemet. Som virksomhed kan du finde information om, hvordan I opfylder kravene til digital bogføring. Leverandører af moduler og tredjepartsapplikationer vil kunne finde information om hvilke konsekvenser kravene til digitale standard bogføringssystemer kan have for dem.

8.1. Hvorfor krav til digitale bogføringssystemer?

Bogføringslovens krav til digitale bogføringssystemer er fundamentet for kravene til virksomheder om digital bogføring. Når virksomheder bogfører i digitale bogføringssystemer som opfylder kravene, opnår de flere store fordele, som både gør det lettere at overholde lovkrav og som giver mulighed for store besparelser. 

Det bliver lettere for virksomheden at overholde bogførings- og regnskabskrav og indberette skatter og afgifter korrekt. Det skyldes, at bogføringssystemer der opfylder kravene, hjælper virksomheden med at give nødvendige oplysninger, dokumentere bogføringen, opbevare regnskabsmateriale sikkert og indberette årsregnskab og moms korrekt.

Virksomheden får mulighed for store besparelser i takt med at indberetning til myndighederne, fakturahåndtering og andre processer kan automatiseres. Det er beregnet, at virksomhederne samlet vil opnå en administrativ besparelse på årligt ca. 2,9 mia. kr. netto.

I bogføringsloven og de tilhørende bekendtgørelser er der regler om 

  • krav til digitale bogføringssystemer og 
  • krav til digital bogføring 

Reglerne skal skabe større sikkerhed for opbevaring af virksomheders regnskabsmateriale og gøre det muligt at automatisere administrative processer i virksomhederne, så virksomhederne får mere tid til deres kerneforretning. 

Grundlæggende krav til digitale bogføringssystemer og digital bogføring

De grundlæggende krav til digitale bogføringssystemer er, at de skal:

  • understøtte korrekt bogføring af virksomhedens transaktioner og sikker opbevaring af de bilag, der dokumenterer transaktionerne
  • opfylde krav til høj it-sikkerhed, herunder ansvarlig databehandling, samt
  • understøtte automatisering af virksomhedens administrative processer

De grundlæggende krav til digital bogføring er, at den bogføringspligtige virksomhed skal:

  • bogføre alle transaktioner i et digitalt bogføringssystem
  • opbevare de bogførte transaktioner og tilknyttede bilag i et digitalt bogføringssystem

Det digitale bogføringssystem skal enten være registreret i Erhvervsstyrelsen (standardsystemer), eller også skal virksomheden selv sikre, at bogføringssystemet opfylder de grundlæggende krav (fx specialudviklede og udenlandske systemer eller kombinerede systemer).

Kravene til digitale bogføringssystemer retter sig derfor både mod: 

  • udbydere af digitale bogføringssystemer, hvis systemer skal registreres i Erhvervsstyrelsen og 
  • virksomheder der anvender et digitalt bogføringssystem, som ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen.

Selvom kravene til digitale bogføringssystemer retter sig direkte mod enten udbyderen eller virksomheden, så får reglerne stor betydning for en række andre grupper, herunder ikke mindst leverandører af eksterne moduler og tredjepartsapplikationer. 

Digitale standard bogføringssystemer skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at anmeldte bogføringssystemer opfylder alle krav til digitale bogføringssystemer efter bogføringsloven, og de tekniske krav efter kravbekendtgørelsen. Er det tilfældet registreres de i en offentlig fortegnelse. Erhvervsstyrelsen udfører også en risikobaseret kontrol med, at virksomheder der anvender bogføringssystemer, der ikke er registrerede, selv har sikret at deres bogføringssystem opfylder kravene for sådanne systemer. Disse krav vil blive fastsat i en særlig bekendtgørelse, der forventes udarbejdet i 1. halvår 2023.

Især for de mange mindre og mellemstore virksomheder kan det være en stor fordel at anvende et registreret bogføringssystem, fordi virksomheden så kan være sikker på, at systemet opfylder alle kravene efter bogføringsloven og ikke selv behøver at påtage sig ansvaret for at sikre dette.

Her finder du reglerne om digitale bogføringssystemer og digital bogføring

Krav til digitale standard bogføringssystemer (er sat i kraft pr. 1. februar 2023)

Krav til udbydere af digitale standard bogføringssystemer der skal registreres i Erhvervsstyrelsen, herunder udenlandske systemer der markedsføres her i landet: 
Krav til virksomheder der anvender digitale bogføringssystemer, der ikke er registrerede, som fx specialudviklede digitale bogføringssystemer, udenlandske bogføringssystemer, der ikke markedsføres her i landet, eller kombinerede bogføringssystemer:
  • Lov om bogføring
    • De grundlæggende krav til systemet: § 15, stk. 1. 
    • Kontrol af virksomheden: § 24 
  • Relevante bekendtgørelser:
    • Tekniske krav til digitale bogføringssystemer der ikke skal registreres i Erhvervsstyrelsen: kravbekendtgørelse for andre systemer (forventes udarbejdet 1. halvår 2023)
Krav om digital bogføring (er endnu ikke sat i kraft)
  • Lov om bogføring
    • Krav til virksomheder om digital bogføring:  § 16  
    • Krav til bogholdere, revisorer og andre der udfører bogføring for virksomheder: § 17

8.2. Hvem er omfattet af kravene til digitale bogføringssystemer?

Kravene til digitale bogføringssystemer gælder direkte for enten udbyderne af sådanne systemer, eller de virksomheder der anvender dem, alt efter hvilken type bogføringssystem der er tale om. 

Du kan læse mere om de forskellige typer bogføringssystem i kapitel 2. Samtidig kan kravene indirekte have konsekvenser for en række andre parter, herunder ikke mindst leverandører af moduler eller tredjepartsapplikationer til digitale bogføringssystemer.

  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, har I pligt til at anmelde bogføringssystemet til Erhvervsstyrelsen inden det markedsføres. Hvis Erhvervsstyrelsen efter en kontrol vurderer, at systemet opfylder kravene, bliver bogføringssystemet registreret. Efter registrering har I som udbyder pligt til at sikre, at bogføringssystemet løbende lever op til kravene, fx i forbindelse med opdateringer og nye versioner. Virksomheder, der anvender et registreret bogføringssystem, har ikke pligt til at sikre sig, at bogføringssystemet opfylder kravene. 
  • Hvis I som virksomhed, anvender et digitalt bogføringssystem som ikke er registreret, har I pligt til at sikre, at bogføringssystemet opfylder kravene til sådanne systemer. Forudsat altså, at jeres virksomhed er omfattet af pligten til digital bogføring. Det kan være et system, som er udviklet specielt til netop jeres virksomhed, eller det kan være et udenlandsk system, som ikke markedsføres her i landet. Det kan også være kombinerede systemer, som består af såvel et digitalt standard bogføringssystem til virksomhedens almindelige bogføring som tredjepartsapplikationer til bogføring på særlige områder. Kravene til sådanne systemer forventes offentliggjort primo 2024.

Kravene til digitale bogføringssystemer kan dog også have konsekvenser for andre:

  • Hvis I anvender et digitalt standard bogføringssystem i jeres virksomhed, skal I være opmærksomme på, hvad bogføringssystemet understøtter, og hvad I selv skal sørge for. I skal som udgangspunkt stadig selv sørge for at opfylde de almindelige krav til bogføring, navnlig at alle jeres transaktioner bliver bogført med henvisning til relevante bilag, men fx sikrer kravene til et digitalt standard bogføringssystem, at opbevaring af de bogførte transaktioner og omfattede bilag sker på en måde, som opfylder bogføringslovens krav til betryggende opbevaring. Virksomheder der anvender registrerede bogføringssystemer, behøver derfor ikke tænke på dette.
  • Udvikler jeres virksomhed specialudviklede bogføringssystemer, må I forvente, at jeres kunder fremover vil stille krav om, at systemet opfylder kravene til sådanne systemer. Det er derfor vigtigt, at I som udviklere af sådanne systemer er opmærksomme på dette forhold i udviklingsfasen. Kravene til specialudviklede bogføringssystemer forventes offentliggjort primo 2024.
  • Er I leverandører af tredjepartsmoduler som fx opbevaringsmoduler eller e-faktureringsløsninger, der skal indgå i et digitalt bogføringssystem efter aftale med udbyderen af dette, skal I være opmærksomme på, at sådanne tredjepartsløsninger skal opfylde kravene til opbevaring efter bilag 1, pkt. 3 og 4, til kravbekendtgørelsen og kravene til e-fakturering i bilag 2, pkt. 1 og 2.
  • Er I leverandører af tredjepartsapplikationer, hvori indgår bogføring af transaktioner og tilknytning af bilag hertil, som indgår i kombinerede bogføringssystemer, skal I være opmærksomme på, at virksomheder der bruger sådanne applikationer skal sikre sig, at de opfylder kravene til kombinerede bogføringssystemer, der forventes offentliggjort primo 2024.

8.3. Hvad gælder for udbydere af udenlandske digitale bogføringssystemer?

Hvorvidt et digitalt bogføringssystem anses for dansk eller udenlandsk afhænger af virksomheden, der udbyder systemet. Er det en dansk registreret virksomhed, der udbyder det digitale bogføringssystem, anses systemet for dansk. Hvis det derimod er en virksomhed, der ikke er registreret her i landet, som udbyder systemet, anses det for udenlandsk. Et bogføringssystem der udbydes af en dansk registreret virksomhed, som er dattervirksomhed af en udenlandsk registreret virksomhed, anses som et dansk bogføringssystem. 

  • Udbyder jeres virksomhed et udenlandske standard bogføringssystem, der markedsføres her i landet, har I pligt til at anmelde systemet til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering som udbydere af danske standard bogføringssystemer.
  • Hvis I udbyder et udenlandsk standard bogføringssystem, som ikke markedsføres i Danmark, skal I ikke anmelde det til Erhvervsstyrelsen. Som dansk virksomhed kan I lovligt anvende et sådant system, men i så fald har I pligt til at sikre, at det opfylder kravene til digitale standard bogføringssystemer.
  • Det er lovligt for jer som dansk virksomhed at anvende et udenlandsk specialudviklet bogføringssystem. Men I har i så fald pligt til at sikre, at det opfylder kravene til digitale specialudviklede bogføringssystemer.

8.4. Hvad gælder for udvidelser, moduler og tredjepartsapplikationer?

I det følgende sondres mellem udvidelser eller moduler i bogføringssystemet samt tredjepartsløsninger, der understøtter funktioner i dette efter aftale med udbyderen, og eksterne tredjepartsapplikationer som virksomheden har indgået aftale med. 

Udvidelser

I bogføringslovens forstand er et bogføringssystem software, der understøtter digital bogføring af virksomhedens transaktioner og digital opbevaring af bogførte transaktioner og de bilag, som dokumenterer transaktionerne. Selv i de mest omfattende systemer udgør disse funktioner kernen i bogføringssystemet. Nogle digitale bogføringssystemer omfatter imidlertid udvidelser som fx regnskabsfunktioner, skattemæssige beregningsfunktioner m.v., som ikke indebærer bogføring af transaktioner eller opbevaring af bilag.  

Moduler tilknyttet bogføringssystemet

I et digitalt bogføringssystem kan der indgå moduler, som er leveret af en tredjepart efter aftale med udbyderen, og hvori der kan ske bogføring af transaktioner eller opbevaring af bilag. 

Eksterne tredjeparts applikationer

I nogle tilfælde anvender en virksomhed en ekstern tredjepartsapplikation, efter aftale mellem virksomheden og leverandøren af tredjepartsapplikationen. 

Eksempel på et digitalt bogføringssystem der anvender tredjepartsapplikationer

En tredjeparts applikation behandler en virksomheds salgstransaktioner i en webshop, og dokumenterer salg med en tilknyttet faktura. Selvom virksomheden eventuelt får adgang til tredjepartsapplikationen fra det digitale bogføringssystem f.eks. fra en app i systemet, er det ikke udbyderen som indgår aftale med leverandøren af tredjepartssystemet, men virksomheden. Der er derfor tale om en ekstern applikation. 

Anvender en virksomhed en tredjepartsapplikation til dele af sin bogføring, det kan fx være bogføring af salgstransaktioner i en webshop eller bogføring af projekt- eller medarbejderudgifter, kan virksomheden vælge at samle hele sin bogføring i et registreret digitalt standard bogføringssystem. I en sådan løsning skal virksomheder, der anvender tredjepartsapplikationer til dele af bogføringen, sikre at såvel bogførte transaktioner som bilag overføres fra tredjepartsapplikationen til det digitale standard bogføringssystem. Det er den bogføringspligtige virksomhed som er ansvarlig for dette, og ikke leverandøren af tredjepartsapplikationen eller udbyderen af bogføringssystemet. Virksomheden kan anvende vælge at anvende leverandører af tredjepartsapplikationer, som understøtter nem overførsel af data til virksomhedens digitale bogføringssystem. Derved slipper virksomheden for at påtage sig ansvaret for, at tredjepartsapplikationen opfylder kravene efter bogføringsloven, sådan som det vil være tilfældet ved den anden mulighed.

Virksomheden kan også vælge at bruge en kombination af et registreret digitalt standard bogføringssystem og tredjepartsapplikationer til den samlede bogføring som et ikke-registreret bogføringssystem. Vælger virksomheden dette, bliver den efter bogføringsloven selv ansvarlig for, at kravene til bogføringssystemet er opfyldt. I denne løsning behøver virksomheden ikke at overføre bogførte transaktioner og bilag fra tredjepartsapplikationen til det digitale bogføringssystem. Til gengæld får virksomheden pligt til at sikre sig, at tredjepartsapplikationen opfylder de krav, som forventes fastsat i en kommende bekendtgørelse om krav til bogføringssystemer, der ikke er registrerede. Leverandøren af tredjepartsapplikationen har ikke pligt til at opfylde disse krav.Det er som nævnt virksomhedens ansvar. Virksomheden kan dog vælge at lægge dokumentation, leverandøren af tredjepartsapplikationer måtte stille til rådighed, til grund for at applikationen opfylder kravene.

Oversigt over afgrænsning af og krav til forskellige typer udvidelser, moduler og tredjepartsapplikationer til et digitalt standard bogføringssystem

1. Udvidelser eller moduler der indgår i bogføringssystemet eller som efter aftale med udbyderen varetager funktioner, som bogføringssystemet skal understøtte.

Udvidelser der indgår i et digitalt standard bogføringssystem, som anvendes til andre funktioner end bogføring af transaktioner og opbevaring af bilag, anses ikke som en del af systemet og er ikke omfattet af kravene til digitale standard bogføringssystemer, fx et skatteberegningsmodul.

Moduler der indgår i et digitalt standard bogføringssystem efter aftale med udbyderen, og som varetager funktioner, som bogføringssystemet efter bogføringsloven skal understøtte, er omfattet af de relevante krav. Eks.: Et tredjepartsmodul til e-fakturering skal opfylde kravene til e-fakturering.

Eksterne tredjeparts systemer, som efter aftale med udbyderen varetager funktioner, som bogføringssystemet efter bogføringsloven skal understøtte, er omfattet af relevante krav. For sådanne moduler er det dog tilstrækkeligt, at udbyderen indgår aftale med den pågældende tredjepart, som forpligter den pågældende tredjepart til at efterleve kravene. Fx en ekstern tredjeparts cloud-opbevaringsløsning som efter aftale med udbyderen anvendes til opbevaring af registreringer og bilag eller en sikkerhedskopi heraf.

2. Eksterne tredjepartsapplikationer

Tredjeparts applikationer der markedsføres i et digitalt standard bogføringssystem, men som alene kan anvendes ved aftale mellem virksomheden og den pågældende tredjepart, anses ikke som en del af systemet og er ikke omfattet af kravene til digitale standard bogføringssystemer. Eks.: Tredjepartsapplikationer, der gøres tilgængelige for virksomhederne, hvis de vælger at indgå aftale med den pågældende tredjepart via en Appstore.

Hvis en virksomhed anvender eksterne tredjepartsapplikationer, der ikke er tilknyttet et digitalt standard bogføringssystem, til at bogføre visse transaktioner og tilknytte bilag hertil, kan virksomheden vælge at overføre transaktioner og bilag fra tredjepartsapplikationen til et digitalt standard bogføringssystem. I så fald skal virksomheden sikre at alle bogførte transaktioner og bilag fra tredjepartsapplikationer overføres til det digitale standard bogføringssystem. Til gengæld kan virksomheden uden videre være sikker på, at bogføringssystemet opfylder kravene, da det er registreret. 

Eksempel

En virksomhed bruger en tredjepartsapplikation til administration af medarbejderudgifter, herunder bogføring af udgifterne med bilag i form af kvitteringer for udgifterne. Applikationen kan automatisk overføre såvel de bogførte udgifter som kvitteringerne til virksomhedens digitale standard bogføringssystem, når virksomheden har godkendt bogføringen. Da de relevante oplysninger overføres til virksomhedens registrerede bogføringssystem, så undgår virksomheden ansvar for, om tredjepartsapplikationen opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.

Virksomheden kan i stedet vælge en kombination mellem et digitalt standard bogføringssystem og tredjepartsapplikationer som et ikke-registreret bogføringssystem. I et sådant kombineret bogføringssystem behøver virksomheden ikke at overføre bogførte transaktioner og/eller bilagene hertil fra tredjepartsapplikationen til det digitale standard bogføringssystem. I så fald bliver virksomheden selv ansvarlig for at sikre, at tredjepartsapplikationen opfylder kravene. Nærmere regler herom vil blive fastsat i bekendtgørelse om krav til ikke-registrerede bogføringssystemer. Endelig skal virksomheden være særligt opmærksom på at overholde grundlæggende krav i bogføringsloven til kontrol- og transaktionsspor.

Eksempel

En virksomhed bruger en tredjepartsapplikation til bogføring af salgstransaktioner i en webshop, herunder også til generering af bilag i form af salgsfakturaer. Det er besværligt og tidskrævende for virksomheden at overføre alle bilagene til virksomhedens digitale standard bogføringssystem. Virksomheden vælger derfor i stedet at behandle kombinationen af virksomhedens standard bogføringssystem og tredjepartsapplikationen som et kombineret bogføringssystem, der ikke er registreret. I så fald kan virksomheden undlade at overføre bilagene fra tredjepartsapplikationen til bogføringssystemet, men opbevare bilagene i tredjepartsapplikationen. Til gengæld får virksomheden pligt til at sikre, at tredjepartsapplikationen opfylder de særlige krav til kombinerede bogføringssystemer, som forventes udarbejdet i 1. halvår 2023.

9
Kapitel
IT-sikkerhed i digitale standard bogføringssystemer

I dette kapitel kan du, som udbyder af et digitalt bogføringssystem, få overblik over kravene til IT-sikkerhed i digitale standard bogføringssystemer. Fx er der krav om, at digitale bogføringssystemer skal have et højt niveau af IT-sikkerhed med passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, krav om risikovurdering og krav til sikker opbevaring. Der er også særlige krav til hybride digitale standard bogføringssystemer. Kravene følger af bogføringslovens § 15, stk. 1, nr. 2, og de mere specifikke krav fremgår af hhv. kravbekendtgørelsens §§ 7, 8 og 10 samt § 13 i anmeldelsesbekendtgørelsen.

9.1. Krav om højt niveau af IT-sikkerhed

En udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal til enhver tid gennemføre passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger med henblik på, at systemet til stadighed har et højt IT-sikkerhedsniveau.  

I udtrykket passende ligger, at der skal tages udgangspunkt i forholdene i den konkrete virksomhed. For eksempel spiller det i forhold til behovet for organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger en væsentlig rolle, om der er tale om en mindre udbyder med ganske få medarbejdere eller en større udbyder med flere hundrede medarbejdere. Det har også væsentlig betydning, om de bogførte transaktioner og de tilknyttede bilag samt sikkerhedskopien heraf opbevares hos virksomheden, udbyderen af bogføringssystemet eller hos en tredjepart.  

Foranstaltningerne kan derfor variere i forhold til den enkelte udbyder, men under alle omstændighederne skal udbyderen sikre et højt IT-sikkerhedsniveau, der lever op til best practice på området. 

Udbyderen skal navnlig være opmærksom på IT-sikkerhedsforanstaltninger i forhold til følgende krav: 

Bogføringslovens krav om at opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 

Kravbekendtgørelsens krav om at en udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal sikre, at systemet automatisk mindst ugentligt tager en fuld sikkerhedskopi af virksomhedens bogførte transaktioner og bilag og mindst dagligt en inkrementel sikkerhedskopi.  

Kravbekendtgørelsens krav om at udbyderen skal sikre, at såvel den fulde som den inkrementelle sikkerhedskopi opbevares hos udbyderen selv eller hos en tredjepart, under passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der opfylder kravene til høj IT-sikkerhed og kravene til udlevering af oplysninger.  

Kravbekendtgørelsens krav om at en udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal sikre, at opbevaring af bogførte transaktioner og bilag sker på en måde, så regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for fristen for udlevering af oplysninger til myndigheder. 

9.2. Krav om tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger

Udbyderens passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger skal som minimum omfatte følgende forhold:  

  • netværkssikkerhed
  • adgangsstyring
  • leverandørstyring
  • backup
  • logning
  • beredskab og reetablering 
  • databeskyttelse

Hvilke foranstaltninger der konkret er nødvendige for at opnå et højt IT-sikkerhedsniveau, afhænger af forholdene hos den pågældende udbyder og en vurdering af risici for hvert af de nævnte områder. Se nærmere om risikovurdering nedenfor. 

Med hensyn til databeskyttelse henvises til afsnittet om databeskyttelse i digitale bogføringssystemer i kapitel 3 om opbevaring af regnskabsmateriale.

9.3. Krav om risikovurdering

Med henblik på at opfylde kravet om et højt IT-sikkerhedsniveau skal en udbyder af et digitalt standard bogføringssystem gennemføre en risikovurdering. Der er følgende overordnede krav til risikovurderingen: 

  • Den skal omfatte risiko for tab af tilgængelighed, autencitet, integritet og fortrolighed i det digitale standard bogføringssystem. 
  • Den skal tage hensyn til tredjeparter.  
  • Den skal løbende opdateres ved ændringer i trusselsbilledet. 

Risikovurderingen skal desuden omfatte en konsekvens- og en sårbarheds-/sandsynlighedsvurdering. 

Ændringer i trusselsbilledet omfatter også ændringer i det tekniske set-up eller organisatoriske ændringer, der har betydning for bogføringssystemet. Vurderingen bør genbesøges minimum én gang årligt. 

Det primære formål med at stille krav om høj IT-sikkerhed er at skabe rammer for en sikker opbevaring af virksomhedernes bogførte transaktioner og tilhørende bilag. Derfor må der nødvendigvis være fokus på risikoen for tab eller korrumpering af data, hvor tolerancen for mulige risici bør være meget lav. Da data ofte vil blive opbevaret hos en tredjepart, må der nødvendigvis være fokus på, at kravene også gælder for en sådan tredjepart. 

Hensynet til at beskytte data og sikre korrekt behandling af data medfører, at risikovurderingen navnlig skal tage hensyn til relevante risici for  

  • hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab eller andre former for manglende tilgængelighed,  
  • uberettigede ændringer, uautoriseret adgang til eller misbrug af oplysninger 
  • behandling af persondata, herunder navnlig ved at udbyderen indgår en databehandleraftale, der opfylder kravene i databeskyttelsesforordningens art. 28, stk. 3, inden etablering af et kundeforhold.

Det digitale standardbogføringssystem skal efterleve et højt IT-sikkerhedsniveau, hvilket betyder, at der skal implementeres foranstaltninger, der sikrer, at den samlede risiko vedrørende alle relevante forhold er lav. Der skal gennemføres en risikovurdering, hvoraf IT -miljøet og IT -applikationer er beskrevet. Risici skal beskrives og vurderes som værende væsentlige eller ej. Der skal løbende foretages revurdering af risici, især ved ændringer i IT-miljøet eller applikationerne. 

Eksempler på områder, hvor der kan være relevante risici

  • Politikker for it- sikkerhed 
  • It-sikkerhedsroller og ansvar, herunder relevante medarbejder kompetencer 
  • It- sikkerhed ved brug af mobile enheder 
  • Adgangsstyring til netværk og netværksservice, herunder håndtering af adgangskontrol for medarbejdere og håndtering af adgangskontrol til systemer og applikationer. 
  • Det fysiske IT- miljø, herunder adgangskontrol til systemet og servere og systemet og server er placeret i et sikret rum, der er sikret mod naturkatastrofer eller andre fysiske hændelser. 
  • Beskyttelse mod malware 
  • Sikkerhedskopiering 
  • Logning og overvågning 
  • Systemudvikling og vedligeholdelse 
  • Leverandørforhold
  • Håndtering og overvågning af it- sikkerhedshændelser  
  • Beredskab og reetablering 
  • GDPR/persondatabeskyttelse/databehandleraftaler 
  • Cloud service, herunder adgangskontrol til virksomhedens data i Cloud og at virksomheden har mulighed for at overvåge de specifikke områder i cloud, som vedrører virksomheden 

Når Erhvervsstyrelsen skal vurdere, om en udbyders risikovurdering har omfattet alle relevante forhold, vil styrelsen tage udgangspunkt i følgende spørgsmål. Det er en liste over spørgsmål, som udbyderen bør overveje i forbindelse med en risikovurdering. Listen er derimod ikke udtryk for, at en udbyder nødvendigvis behøver at træffe foranstaltninger på alle de nævnte områder. Hvis en udbyder har undladt at træffe foranstaltninger på visse af de nævnte områder, skal det imidlertid kunne begrundes i konkrete forhold hos den pågældende udbyder, som medfører at der ikke er behov for at træffe foranstaltninger.

Spørgsmål som en udbyder bør overveje i forbindelse med en risikovurdering

Fysisk sikkerhed, Business Continuity og Disaster Recovery
  • Har udbyderen sikret, at der automatisk og løbende tages sikkerhedskopi af virksomhedens registreringer og bilag. Efter kravbekendtgørelsen skal udbyderen mindst ugentligt tage fuld backup og dagligt inkrementel?
  • Opbevares sikkerhedskopi separat fra driftssystemet (f.eks. i et cloudmiljø eller på en server, der er fysisk adskilt fra driftssystemet)? 
  • Hvis sikkerhedskopi opbevares hos en tredjepart, opfylder denne så kravene til it-sikkerhed og til udlevering af oplysninger efter kravbekendtgørelsen?
  • Foretager udbyderen foretager regelmæssige test og dokumentation for, at sikkerhedskopier er valide og kan genetableres?
  • Opbevares sikkerhedskopier fortroligt, og er de beskyttede mod uautoriserede ændringer, ødelæggelse og tyveri?
Roller og rettigheder 
  • Har udbyderen procedurer, der sikrer funktionsadskillelse (segregation of duties)?
  • Understøtter bogføringssystemet to-faktor-godkendelse for adgang til systemet, herunder systemet der indeholder sikkerhedskopi?
  • Anvender udbyderen to-faktor-godkendelse til at validere f.eks. eksterne udvikleres og underleverandørers adgang til udbyderens systemer?
  • Har udbyder procedure, der sikrer revision af adgange ved oprettelse, ændring og nedlæggelse af brugere?
  • Har udbyder procedure, der sikrer gennemgang af brugerlogs ved anvendelse af privilegerede rettigheder?
  • Har udbyder oplærings/awareness-programmer til nye medarbejdere?
Risici og beredskab
  • Gennemfører udbyderen en risikovurdering af bogføringssystemet mindst én gang om året?
  • Har udbyderen i relevant omfang udarbejdet en beredskabsplan for bogføringssystemet?
  • Afprøver udbyderen beredskabsplanen mindst én gang om året?
  • Kan udbyderen redegøre for, hvordan udbyderen arbejder med sikkerhed, risiko og efterlevelse af relevante regler inden for cyber- og informationssikkerhed?
Netværksstyring, fjernadgang, hændelseshåndtering og løbende systemopdatering (patching)
  • Sikrer udbyderen løbende, at der er dokumentation af den måde, som netværket er opsat på?
  • Har udbyderen en løbende og dokumenteret proces for, at systemet har de nyeste opdateringer (patches)?
  • Gemmer udbyderen løbende en fuldstændig læsbar kopi af alle bogføringsposteringer og deres tilhørende bilag hos en uafhængig tredjepart, der opfylder kravene til it-sikkerhed?
  • Har udbyderen på anden måde sikret en betryggende opbevaring af en fuldstændig læsbar kopi af alle bogføringsposteringer og deres tilhørende bilag?
  • Registrerer udbyderens bogføringssystem brugernes aktiviteter i systemet (log), så man efterfølgende kan se og dokumentere, hvem der tilgår hvad, hvornår og hvordan?
  • Er det sikret, at det ikke er muligt at slette en log i bogføringssystemet?
Databeskyttelse
  • Har udbyderen sikret at der ved etablering af kundeforhold foreligger en databehandleraftale i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3?
Udvikling, systemarkitektur og cybersikkerhed
  • Har udbyderen udarbejdet en beskrivelse af, hvordan man arbejder med beskyttelse af produktionskoden således, at uvedkommende ikke kan forandre funktionalitet, herunder logs og datasystemet?
  • Har udbyderen udarbejdet en beskrivelse af, hvordan man beskytter adgangen til bogføringssystemets kildekode?
  • Kan udbyderen redegøre for, hvordan udbyderen har arbejdet med skabelse af sikkerhed i koden (Security-by-Design)?
  • Arbejder udbyderen løbende med at skabe så sikre løsninger som muligt?
  • Sikrer udbyderen, at dennes underleverandører efterlever de samme it-sikkerhedsmæssige krav, som udbyderen selv har besluttet at efterleve, eller som udbyderen i øvrigt er forpligtet til at efterleve?
  • Sikrer udbyderen, at fysiske aktiver, som har indeholdt kundedata, bliver behørigt slettet?
  • Sikrer udbyderen, at adgang til systemer, løsninger mm. alene kan tilgås af autoriserede personer og virksomheder?
  • Kan udbyderen beskrive, hvordan udbyderen dokumenterer ændringsanmodninger og systemændringer som en del af change management processen?

9.4. Krav om til sikker opbevaring

Nedenstående skema viser forskellige scenarier afhængig af hvilket digitalt standard bogføringssystem virksomheden har. Heraf fremgår hvor i kravbekendtgørelsen kravene til it -sikkerhed fremgår.  

Har virksomheden et hybridt digitalt standardbogføringssystem gælder der ikke krav til IT-sikkerheden for selve virksomheden og dennes server. Udbyder er af det digitale standard bogføringssystem er dog stadigvæk underlagt krav til IT-sikkerheden i henhold til kravbekendtgørelsen.

IT-sikkerhedskrav til forskellige typer af digitale standard bogføringssystemer

Type bogføringssystem  Opbevaringssted 
originale data 
 
Opbevaringssted 
sikkerhedskopi 
 
Relevante krav til IT-sikkerhed 
Cloud-baseret  Server hos udbyder  Server hos udbyder i EU/EØS  Kravbekg. § 8, stk. 1-4 
Cloud-baseret  Server hos udbyder  Server hos tredjepart i EU/EØS 
efter aftale med udbyder
 
Server hos udbyder: kravbekg. § 8, stk. 1-4 
Server hos tredjepart: kravbekg. § 8, stk. 6 
 
Cloud-baseret  Server hos tredjepart efter aftale med udbyder  Server hos tredjepart i EU/EØS efter aftale med udbyder  Kravbekg. § 8, stk. 6. 
Hybridt  Server hos virksomheden  Server hos udbyder   Server hos virksomheden: ingen krav til IT-sikkerhed 
Server hos udbyder: kravbekg. § 8, stk. 1-4, jf. stk. 5 
 
Hybridt  Server hos virksomheden  Server hos tredjepart i EU/EØS efter aftale med udbyder  Server hos virksomheden: ingen krav til IT-sikkerhed 
Server hos tredjepart: kravbekg. § 8, stk. 6. 
 


 

 

Hvor ofte skal der foretages sikkerhedskopi af registreringer og bilag

Der skal mindst én gang ugentligt tages en sikkerhedskopi af alle virksomhedens bogførte transaktioner og bilag omfattet af § 3 i kravbekendtgørelsen (fuld sikkerhedskopi). Herudover skal der mindst en gang dagligt tages en sikkerhedskopi af de data, der er ændret siden sidste sikkerhedskopi (inkrementel sikkerhedskopi).

H4: Hvor længe skal registreringer og bilag opbevares
Alle registreringer og bilag skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører uanset eventuelt ophør af kundeforhold til virksomheden eller virksomhedens konkurs eller tvangsopløsning.

Opbevaringspligten gælder også hvis virksomheden har skiftet til nyt bogføringssystem fra en anden udbyder og i forbindelse med dette har overført alle registreringer og bilag til den nye udbyder. 

Hvis en udbyder af et cloud-baseret digitalt standard bogføringssystem:

  • anvender tredjepart til opbevaring af bogførte transaktioner og bilag der dokumenterer disse, eller 
  • anvender tredjepart til opbevaring af en sikkerhedskopi af bogførte transaktioner og bilag der dokumenterer disse, 

skal udbyderen i relevant omfang ved aftale med eller dokumentation fra den pågældende tredjepart sikre, at der også gennemføres passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, jf. stk. 1, hos de respektive tredjeparter.

9.5. Krav til dokumentation af udbyderens IT-sikkerhedsniveau

Ved anmeldelse af et digitalt standard bogføringssystem skal udbyderen redegøre for hvordan bogføringssystemet sikrer at:

  • kravene til et højt IT-sikkerhedsniveau er opfyldt, 
  • der er truffet passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, og
  • der er gennemført den krævede risikovurdering. 

Der er ikke krav om, at udbyderen kan fremlægge en revisorerklæring eller certificering, der dokumenterer udbyderens IT-sikkerhedsniveau. Hvis udbyderen imidlertid har valgt at indhente en erklæring fra en godkendt revisor om IT -sikkerheden efter ISAE 3402 eller ISAE 3000, eller det pågældende system er omfattet af en IT-sikkerhedscertificering efter ISO/IEC 27001, så vil bogføringssystemet blive anset for at opfylde kravene til IT-sikkerhed efter kravbekendtgørelsen. 

Hvis udbyderen har indhentet andre former for erklæringer fra en godkendt revisor eller certificeringer efter andre standarder, eller udbyderen har fået et mærke efter en mærkningsordning som fx D-mærket, vil dette indgå i vurderingen af, om kravene til høj IT-sikkerhed er opfyldt, men det vil ikke nødvendigvis i sig selv være tilstrækkelig dokumentation.

Har udbyderne ikke indhentet sådanne former for dokumentation af IT-sikkerhedsniveauet skal udbyderen på anden måde kunne dokumentere, hvordan udbyderen har sikret et højt IT-sikkerhedsniveau. Det kan fx være en redegørelse for, hvilken risikovurdering udbyderen har gennemført, og hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger udbyderen på den baggrund har truffet, og hvorfor udbyderen vurderer, at de trufne foranstaltninger er tilstrækkelige til at sikre et højt IT-sikkerhedsniveau.

9.6. Særlige krav til hybride digitale bogføringssystemer

I hybride bogføringssystemer er bogføringssystemet installeret lokalt på virksomhedens server, og virksomhedens bogførte transaktioner og tilhørende bilag opbevares derfor også lokalt på virksomhedens server. Bogføringsloven stiller ikke krav til IT-sikkerhedsniveauet i virksomheder, der anvender sådanne systemer. Som udgangspunkt er det heller ikke relevant at stille krav til IT-sikkerhedsniveauet hos udbyderen af et hybridt bogføringssystem, da udbyderen ikke opbevarer de originale bogførte transaktioner og tilhørende bilag, og formålet med at stille krav til IT-sikkerhed netop er at beskytte disse data.

Sikkerheden for opbevaring af oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og tilhørende bilag ligger i sådanne bogføringssystemer i bogføringslovens krav om, at et hybridt bogføringssystem skal sikre en automatisk og løbende sikkerhedskopiering af disse data. Efter kravbekendtgørelsen skal bogføringssystemet mindst ugentligt tage en fuld sikkerhedskopi af virksomhedens bogførte transaktioner og bilag, og mindst dagligt en inkrementel sikkerhedskopi. Udbyderen skal desuden sikre, at såvel den fulde som den inkrementelle sikkerhedskopi opbevares hos udbyderen selv eller hos en tredjepart, under passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der opfylder kravene til høj IT-sikkerhed, og kravene til udlevering af oplysninger efter kravbekendtgørelsen. Mindst én fuld og inkrementel sikkerhedskopi skal opbevares på en server i et EU- eller EØS-land. 

Kravet om høj IT-sikkerhed finder derfor tilsvarende anvendelse på en udbyder af et hybridt digitalt standard bogføringssystem, hvis sikkerhedskopien af virksomhedens bogførte transaktioner og bilag opbevares hos udbyderen. Det er dog ikke alle områder der i så fald vil være relevante, men alene de områder, som er afgørende for en betryggende opbevaring af sikkerhedskopien. Udbyderens risikovurdering behøver derfor alene omfatte disse områder, og udbyderen skal alene tage passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, som er relevante i forhold til opbevaring af sikkerhedskopien. Det vurderes at bl.a. følgende områder er relevante i forhold til udbydere som opbevarer en sikkerhedskopi:

  • netværkssikkerhed - Netværket er sikkert, så kundens data opbevares sikkert og ikke udsættes for utilsigtet hændelser eller uberettiget adgang.
  • adgangsstyring - Kun relevante medarbejder/afdelinger – som tager sig af kunden – har adgang til kundens sikkerhedskopi
  • leverandørstyring - Anvender udbyderen leverandøren – skal det sikres at dette sker forsvarligt og sikkert
  • backup - Der tages løbende backup
  • logning - Logning foretages for at sikre at kun relevante personer har adgang til kundens data
  • beredskab og reetablering - reetablering i tilfælde af nedbrud eller lign.
  • databeskyttelse – databeskyttelse af personfølsomme oplysninger.

Hvis udbyderen af et hybridt bogføringssystem ikke selv opbevarer sikkerhedskopien, men sikkerhedskopien opbevares hos en tredjepart, fx en leverandør af en cloud-opbevaringsløsning, så skal udbyderen i relevant omfang ved aftale med eller dokumentation fra den pågældende tredjepart sikre, at der også gennemføres passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger hos den pågældende tredjepart, jf. listen i tekstboksen ovenfor. Og udbyderen skal i relevant omfang løbende sikre sig, at den pågældende tredjepart efterlever de stillede sikkerhedskrav. Ved anmeldelsen af et digitalt standard bogføringssystem skal der medsendes kopi af en aftale med den pågældende tredjepart eller anden dokumentation for IT-sikkerhedsniveauet hos denne.

Her kan du finde de nærmere regler om krav til IT-sikkerhed
  • § 15, stk. 1, nr. 2, i lov om bogføring 

Læs 'Lov om bogføring'

  • § 8 i kravbekendtgørelsen om krav til højt it-sikkerhedsniveau
  • § 7 i kravbekendtgørelsen om krav til sikkerhedskopi
  • § 10 i kravbekendtgørelsen om krav til opbevaring

Læs 'Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer'

  • § 13 i anmeldelsesbekendtgørelsen om krav til dokumentation af it-sikkerhed

Læs 'Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer'

10
Kapitel
Understøttelse af automatisering i digitale standard bogføringssystemer

I dette kapitel kan du, som udbyder af et digitalt bogføringssystem, få overblik over kravene til automatisering i digitale standard bogføringssystemer. Fx er der krav om, at digitale bogføringssystemer skal understøtte automatisering af virksomhedernes administrative processer, e-faktura og brug af den offentlige standardkontoplan. Kravene følger af bogføringslovens § 15, stk. 3, og de mere specifikke krav fremgår af kravbekendtgørelsens §8.

10.1. Automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem har du pligt til at tilbyde dine brugere at kunne benytte sig af e-fakturering direkte i bogføringssystemet. Dette kapitel beskriver, hvordan du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem understøtter kravet om at kunne sende og modtage e-fakturaer og kreditnotaer, med tilhørende kvitteringer i formaterne OIOUBL og Peppol BIS. Formålet er at understøtte automatisering af bogføringen og dermed reducere manuelle og tidskrævende processer samt undgå fejl i bogføringen (kravbekendtgørelsens § 8, stk. 1).    

Hvad er en e-faktura? 

En e-faktura defineres i bogføringsloven som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et elektronisk format, der gør det muligt at behandle den digitalt i et økonomi- eller bogføringssystem (§1 stk. 8). Fakturering ved hjælp af PDF, e-mails, JPEG og andre formater som kræver indlæsningssoftware for at gøre det læsbart betragtes ikke som en e-faktura.

Sådan understøtter du automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura

I Nemhandel, der er den fælles offentlige digitale infrastruktur for e-fakturering, kan der sendes og modtages to slags dokumentstandarder til forskellige behov, som lever op til definitionen af en e-faktura: 

  • OIOUBL-standarden understøtter national samhandel  
  • Peppol BIS-standarden understøtter international samhandel på tværs af landegrænser 

Vær opmærksom på, at hvis du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem allerede i dag understøtter e-faktura, så skal du sikre at du kan sende til alle typer modtageradresser. Det vil sige: CVR-nummer, P-nummer, SE-nummer, GLN/EAN nummer. Hvis dit system har en fast feltdefinition til eks. 13 numeriske karakterer, så skal dette ændres til at omfatte de ovenstående nummer-typer, eks. DK12345678 som er den korrekte syntaks for et Dansk CVR-nummer.  

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem kan du enten selv implementere funktionen med e-fakturering, eller give dine kunder adgang til e-fakturering via en ekstern leverandør. Uanset dit valg af løsning skal du sikre at dine dokumentstandarder for e-faktura og kreditnota er i overensstemmelse med OIOUBL og Peppol BIS.  

Bemærk, at OIOUBL-og Peppol BIS-standarderne kan implementeres uafhængigt af hinanden. Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem kan du implementere den ene standard selv og få den anden standard implementeret af en tredjepart.

Sådan understøtter du brug af e-faktura som leverandør (adgangspunkt) 

  • Bestil MitID signatur for erhverv ved at logge ind på digitaliseringsstyrelsens hjemmeside med dit MitID 
  • Opret en digital signatur fra OpenPeppol AISBL. Bemærk at det kræver medlemskab af Peppol for at kunne oprette en digital Peppol-signatur. Det er tilstrækkeligt kun at tilmelde sig ”2A Post-award Procurement Service Domain”.  
  • Når du har oprettet digitale signaturer, kan du downloade Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen fra Nemhandel. Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen indeholder bl.a. softwarekode, der viser hvordan man kan lave en sender- og modtagerservice for e-fakturaer med understøttelse af både OIOUBL og Peppol BIS certifikater.  Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen er et eksempel på hvordan afsendelse og modtagelse af e-fakturering kan implementeres, men det er ikke obligatorisk at tage udgangspunkt i den. Ligeledes er Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen ikke et selvstændigt softwareprodukt: Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen kan ikke benyttes som en klient uafhængigt af andet bogførings- og systemsoftware. OpenPeppol har også specifikationer og dokumentation, som understøtter implementering af Peppol-løsninger. Erhvervsstyrelsen udgiver på Nemhandel.dk løbende komponenter og kode, som understøtter forbindelsen til Nemhandel. 
  • Når bogføringssystemet har e-faktureringsfunktionalitet , skal du som leverandør registrere dine brugere i Nemhandelsregisteret. Når bogføringssystemet tilbyder e-faktureringsfunktionalitet, skal du som leverandør registrere dine brugere i Nemhandelsregisteret. Det kan enten ske manuelt ved at indtaste brugeroplysninger i Nemhandelregisteret eller ved at benytte et API, der automatisk overfører kundernes oplysninger til Nemhandelregisteret.  

Sådan understøtter du brug af e-faktura ved hjælp af en ekstern leverandør (tredjepart)

  • Start med at indgå en serviceaftale med en leverandør af et e-faktureringsmodul der understøtter formatkravene OIOUBL og Peppol BIS, og som kan integreres direkte i dit system. 
  • Derefter skal dit systems’ afsendelsesfunktion konfigureres til at kunne sende de oplysninger, som leverandøren skal bruge til at oprette og sende e-fakturaen. Denne integration afhænger af leverandøren. Du skal derfor bede din leverandør om nærmere oplysninger, om hvad du som udbyder af et digitalt bogføringssystem skal gøre.  
  • Konfigurér herefter dit system til at kunne sende og modtage data fra leverandøren. Denne integration afhænger også af leverandøren. Udbydere af Nemhandel-løsninger kan typisk være behjælpelig med integrationen. 
  • Ansvarsfordeling for oprettelse og ændringer i Nemhandelsregisteret bør fremgå klart af den indgåede serviceaftale med leverandøren.   

Sådan integreres Nemhandel i dit bogføringssystem

Erhvervsstyrelsen stiller en Nemhandel eDelivery referenceimplementering afsender- og modtagerservices til rådighed, som leverandører af e-faktura kan benytte til at implementere Peppol BIS- og OIOUBL-standarderne. Softwaredokumentation, inklusive brugs- og vedligeholdsvejledninger, vil blive frigivet sammen med Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen. Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen er et eksempel på hvordan Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen kan implementeres, men er ikke færdig, installationsklar software. Det er den enkelte bogføringssystemudbyders ansvar at produktionslægge Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen.  

Nemhandel eDelivery referenceimplementeringen indeholder bl.a. kode, der kan understøtte afsendelse og modtagelse af OIOUBL- eller Peppol-dokumenter, men skriver og læser dem ikke. Det er således udbyderens ansvar, at deres system er i stand til at skrive gyldige OIOUBL- og Peppol-dokumenter til afsendelse, og afløfte relevante oplysninger fra modtagne OIOUBL- og Peppol-dokumenter. 

Nemhandel  eDelivery referenceimplementeringen anvender et MitID certifikat til at sende og modtage Nemhandel dokumenter, og et Peppol-certifikat til at sende og modtage Peppol-dokumenter. Disse tilhører udbyderen af et digitalt standard bogføringssystem, og skal derfor anskaffes og installeres separat. 

Bogføringssystemet skal endvidere understøtte at kunden kan besvare fakturaen med et application response/level response/invoice response ved modtagelse af en e-faktura. Disse dokumenter indeholder kundens bekræftelse eller afvisning af det krav, fakturaen indeholder. 

Mere om NemHandel

10.2. Afstemning med virksomhedernes bankkonto

Dette kapitel vedrører krav om at digitale standard bogføringssystemer skal kunne understøtte afstemning af virksomhedernes bogføring med deres bankkonto. Hensigten med reglen er at understøtte korrekt bogføring og sikre at virksomheder og foreninger kan lave retvisende regnskaber i bogføringssystemet. kravbekendtgørelsens (Kravbekendtgørelsens §8, bilag 2)  

Sådan understøtter dit bogføringssystem bankafstemning

For at gøre det enkelt for virksomheder at afstemme bogføringen, skal de kunne hente deres bankdata direkte fra bogføringssystemet. Det stiller krav til at det digitale standard bogføringssystem skal kunne importere data fra virksomhedens bank. Bankerne stiller forskellige løsninger til rådighed for udveksling af kontooplysninger, hvoraf nogle understøtter adgang til flere banker eller betalingstjenester, mens andre er knyttet til en specifik banktjeneste. 

Import af bankdata til det digitale standard bogføringssystem kan fx ske ved hjælp af en CSV-fil eller ved et API som stilles til rådighed af bankerne. En CSV-fil er en fil, der kun indeholder tekst og tal. Det er en såkaldt kommasepareret fil, som bruges, når data skal flyttes fra et system til et andet. Fx fra en bank til et digitalt standard bogføringssystem. Et API tillader et stykke software at ”tale” med et andet stykke software. Med et API kan man benytte sig af funktioner i andre programmer som fx at overføre bankdata i et bogføringssystem.

Sådan overfører du brugernes bankdata med en CSV-fil

  • Banken stiller CSV-fil med bankposteringer til rådighed for kunden (fx en virksomhed) 
  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem beder du virksomheden om at oplyse bankkonti i bogføringssystemet i tilknytning til deres kontoplan  
  • Virksomheden registrerer relevante bankkonti for afstemningen i bogføringssystemet  
  • Virksomheden henter CSV-fil med bankposteringer fra sin netbank  
  • Virksomheden importerer CSV-filen til bogføringssystemet 
  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du sikre at CSV-filen kan indlæses i bogføringssystemet og matches med virksomhedens kontoplan 
  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du sikre at uoverensstemmelser i posteringer tydeligt fremgår af bogføringssystemet.  

Sådan overfører du brugernes bankdata med en API-løsning

  • Banken stiller et API til rådighed for deres kunder, så de kan eksportere posteringsdata fra deres bank til kundens bogføringssystem  
  • Virksomheden registrerer relevante bankkonti for afstemningen i bogføringssystemet  
  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du understøtte direkte og automatisk import af bankposteringsdata fra virksomhedens bankkonti 
  • Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du sikre at uoverensstemmelser i posteringer tydeligt fremgår af bogføringssystemet.  

Fælles ansvar at understøtte bankafstemning 

For at understøtte en korrekt og sikker bankafstemning, er det vigtigt at både banker, systemudbydere og virksomheder/foreninger lever op til deres forpligtelser og samarbejder om at bidrage til en smidig dataudveksling.  

  • Banken sikrer at bankposteringsdata kan udveksles fra kundens netbank (enten vha. CSV-fil eller et API). Så vidt muligt i et maskinlæsbart format, så det er så enkelt for brugerne at modtage og anvende data i bogføringssystemet 
  • Banken vejleder kunder og tredjeparter om dataudveksling, fx brug af API, og tilbyder/henviser til teknisk support 
  • Virksomheder og foreninger registrerer relevante bankkonti i deres bogføringssystem 
  • Systemudbydere sikrer at indkomne posteringsdata fra bankerne kan matches med virksomhedens kontoplan og at uoverensstemmelser fremgår tydeligt for brugerne af bogføringssystemet 
  • Virksomheder og foreninger foretager bankafstemningen i bogføringssystemet og har ansvar for at sikre at bogføringen er korrekt.  

10.3. Bogføring ved hjælp af den offentlige standardkontoplan

Standardiseret bogføring er en vigtig forudsætning for at kunne automatisere bogføringen og gør det enklere for virksomheder at udveksle bogføringsdata til en myndighed eller 3. part. Det er netop formålet med den offentlige standardkontoplan.

Dette kapitel vedrører vejledning til kravbekendtgørelsens §8, bilag 2 stk. 4, der stiller krav om at digitale standard bogføringssystemer skal understøtte bogføring i henhold til den offentlige standardkontoplan.

Sådan understøtter dit bogføringssystem brug af den offentlige standardkontoplan

Som udbyder af et digitalt bogføringssystem er der tre måder at dit bogføringssystem kan understøtte brug af standardkontoplanen.  

  • Udbydere af digitale standard bogføringssystemer implementerer standardkontoplanen, herunder standardmomskoder, i bogføringssystemet og tilbyder kunderne at bruge den offentlige standardkontoplan direkte, fx som én løsning blandt flere. 
  • Udbydere af digitale standard bogføringssystemer tilbyder kunderne at benytte egne kontoplaner, der er mappet til den offentlige standardkontoplan, inklusive standardmomskoder.  
  • Bogføringssystemet stiller et værktøj til rådighed, som gør det muligt for kunden at mappe egen kontoplan til den fællesoffentlige standardkontoplan og som gør det muligt for kunden på en enkel måde at mappe til standardmomskoder.  

Det er op til dig som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem at vælge, hvilken af de tre modeller du ønsker at tilbyde dine brugere. Hvis du vælger at tilbyde flere kontoplaner, skal det fremgå tydeligt af bogføringssystemet, hvilken model der er valgt og hvordan den efterlever kravene i bekendtgørelsen (jf. § 8, bilag 2, stk. 4).   

Hvis du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem vælger at tilbyde model 1 eller 2, er det dit ansvar at sikre at dit bogføringssystems kontoplaner er tilpasset den seneste version af standardkontoplanen. Du har som udbyder således pligt til at holde sig orienteret om løbende opdateringer af standardkontoplanen. Se link nedenfor.  

Hvis dit system tilbyder model 3, har du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem alene pligt til at stille et værktøj til rådighed for mappingen til standardkontoplanen. I dette tilfælde har virksomheden pligt til at holde sig orienteret om løbende opdateringer af standardkontoplanen og sikre at kontoplanen er mappet til den seneste version af standardkontoplanen.  

Bemærk at virksomheder og foreninger ikke er forpligtet til at bruge alle konti og momskoder i standardkontoplanen. Det er op til den enkelte virksomhed eller forening at afgøre, hvilke konti og momskoder i kontoplanen som er relevante at benytte i bogføringen.

10.4. Bogføring ved hjælp af digital bogføringsguide eller konteringsvejledning

For at understøtte korrekt kontering af transaktioner skal du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem stille en bogføringsguide eller en konteringsvejledning til rådighed for brugerne. Dette afsnit vedrører vejledning til kravbekendtgørelsens §8, bilag 2, stk. 5 om krav til bogføringsguide eller konteringsvejledning.

Sådan understøtter du bogføringen ved hjælp af en digital bogføringsguide

En digital bogføringsguide kan fx sættes op som en spørgeguide, der besvarer en række spørgsmål til transaktioner og bilag, der ender med at give forslag til, hvordan bilaget bogføres korrekt på en kontoplan. Det kan være spørgsmål til formålet med et varekøb eller tjenesteydelse, der er relevant i forhold til konteringen. Det kan fx være driftsudgifter til bil eller køb af forplejning, hvor bogføringsguiden hjælper med korrekt beregning af fradrag og moms. Herefter kan brugeren/virksomheden overføre forslaget til sit bogføringssystem.

Sådan understøtter du bogføringen ved hjælp af en digital bogføringsassistent

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem kan du også vælge at stille en digital bogføringsassistent til rådighed for bogføringen. Assistenten viser alle opgaver i regnskabet, som endnu ikke er løst og hjælper med at placere udgiften på den rigtige konto, så virksomheder bogfører deres udgifter så korrekt som muligt. I tillæg til vejledning, hjælper bogføringsassistenten også brugerne med selve konteringen, hvor fx en virksomhed blot skal godkende konteringen, som bogføringsassistenten har foreslået.

Sådan understøtter du bogføringen ved hjælp af en konteringsvejledning

Endelig kan du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem vælge blot at stille en konteringsvejledning til rådighed for bogføringen. Konteringsvejledningen kan fx indeholde en beskrivelse af formål og eksempler på bilag på de enkelte konti i kontoplanen. Konteringsvejledningen hjælper således med at foretage korrekte konteringer iht. bogføringssystemets kontoplaner.  

Bemærk, at bogføringsguiden, bogføringsassistenten og konteringsvejledningen blot er hjælpeværktøjer til at lette bogføringen. Udbydere af bogføringssystemer har alene pligt til at understøtte korrekt bogføring. Det er virksomhedernes/foreningernes pligt at bogføre korrekt i overensstemmelse med bogføringslovens bestemmelser.

Hvis du som virksomhed vælger at benytte din egen kontoplan i bogføringen, skal du selv understøtte bogføringen med en konteringsvejledning der er tilgængeligt i bogføringssystemet.

10.5. Deling af bogføringsdata

For at gøre det enkelt og sikkert for virksomheder at dele deres bogføringsdata og skifte bogføringssystem stiller bogføringsloven krav til at bogføringssystemerne skal understøtte brug af standardfilformatet SAF-T. Dette afsnit vedrører vejledning til kravbekendtgørelsens §8, bilag 2, stk. 6 om krav til at understøtte datadeling.

Sådan understøtter du datadeling med SAF-T

SAF-T Accounting/Financial er en europæisk OECD-standard til udlæsning af data fra et regnskabssystem i filformatet XML. SAF-T dannes direkte fra bogføringssystemer og indholdet er direkte baseret på linjeposteringer i regnskabet, gennem bogføringer lavet af virksomheden selv. 

Som udbyder af et digitalt bogføringssystem skal du understøtte deling af virksomhedens bogføringsdata ved at  

  • bogføringssystemet gør det muligt at generere en SAF-T-fil, som er defineret af myndighederne, og   
  • bogføringssystemet kan eksportere en SAF-T-fil, som er defineret af myndighederne, til en anden udbyder af bogføringssystemer, og   
  • bogføringssystemet kan importere en SAF-T-fil, som er defineret af myndighederne, og systemet kan opbevare denne fil, så den er tilgængelig for kunden. 

Mere om SAF-T

Læs mere om, hvilke data skal indgå i SAF-T filen samt hvilke felter er obligatoriske.

10.6. Indberetning af årsrapport og moms

For at lette virksomheder og foreningers indberetning af årsrapporter til Erhvervsstyrelsen skal du som udbyder af et digitalt bogføringssystem understøtte indberetning af årsregnskab og moms. Dette skal ske ved, at 

  • bogføringssystemet kan danne en CSV-fil med virksomhedernes bogføringsdata til Regnskab Basis eller årsregnskabet i XBRL- eller iXBRL-format til Regnskab Special, herunder system til system-løsningen.
  • bogføringssystemet kan understøtte indberetning af moms via Skattestyrelsens moms-API.

Dette afsnit vedrører vejledning til kravbekendtgørelsens § 9, stk. 1, nr. 6, samt bilag 2, nr. 7 om understøttelse af indberetning af årsrapport.

Sådan understøtter dit bogføringssystem indberetning af årsrapport

Regnskab Basis er et værktøj til at danne og indberette årsrapporter for små virksomheder. Regnskab Basis kan kun benyttes af virksomheder i regnskabsklasse B og B mikro. 

I Regnskab Basis er der mulighed for at uploade en CSV-fil med bogføringsdata. Det er denne bogføringsfil, som skal kunne understøttes af bogføringssystemet. Alternativt skal bogføringssystemet kunne generere en XBRL- eller iXBRL-fil med selve årsregnskabet, der skal indberettes i Regnskab Special. Regnskab Special er Erhvervsstyrelsens specialløsning, hvor virksomheden eller en rådgiver selv danner og uploader filerne. Virksomheder i højere regnskabsklasser skal indberette regnskaber via Regnskab Special. 

Sådan understøtter dit bogføringssystem indberetning af moms

For at lette virksomheder og foreningers indberetning af moms til skattemyndighederne skal bogføringssystemet understøtte enkel udveksling af bogføringsdata ved hjælp af Skattestyrelsens moms-API også kaldet NemVirksomhed.  

Udbydere af digitale standard bogføringssystemer skal understøtte korrekt indberetning af momsregnskab direkte fra bogføringssystemet, så brugerne kan udfylde alle felter i momsindberetningen.  

5 trin til at understøtte sikker og korrekt indberetning af momsregnskab: 

  • For at understøtte momsindberetningen skal du som udbyder implementere SKAT’s moms-API i dit bogføringssystem. Læs, hvordan du henter API’et på skat.dk. Systemudbydere der benytter API-løsningen, skal samtidig registrere sig hos Skattestyrelsen. 
  • For at virksomheder og foreninger kan bruge indberetningsløsningen, kræver det, at du som udbyder af et bogføringssystem har fået tilladelse af brugerne til at indberette momsregnskab. 
  • Når du som virksomhed har fået dit bogføringssystem til at overføre data, vil du modtage et link, som vil føre dig over til momsindberetningen i TastSelv Erhverv.  
  • Herefter skal du blot tjekke den udfyldte indberetning for fejl og godkende. Din kvittering for indberetningen bliver sendt til dit bogføringssystem. 
  • For at give virksomheder og foreninger sikkerhed for at det er korrekte data som indberettes, anbefaler Erhvervsstyrelsen at bogføringssystemet tilbyder brugerne at kunne signere dokumentet fx i form af et systemcertifikat.   

Vær opmærksom på, at det er virksomhedens eget ansvar at sikre sig, at indberetningen sker korrekt. Virksomheder skal derfor altid selv godkende den endelige indberetning af moms. Som udbyder er du alene ansvarlig for at understøtte indberetningen af moms ved at systemet kan udskille de korrekte momstal fra bogføringssystemet.

Få mere information om API-løsning til momsindberetning

Bliv klogere på, hvordan du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem understøtter indberetning af moms direkte fra bogføringssystemet på skat.dk. Her kan du også finde mere information om Skattestyrelsens moms-API og de tekniske specifikationer.

10.7. Understøtte oprettelse i Nemhandelsregisteret

Ny modtageroprettelse i Nemhandelsregisteret 

Virksomheden kan registreres som modtager af e-faktura enten via Nemhandelsregisteret med korrekt CVR-nummer og evt. GLN-nummer. Virksomheden er korrekt registreret, når profilpakke og modtageradgangspunkt er korrekt markeret.  

Ændring af modtager 

Som udbyder skal du på vegne af dine kunder ændre modtageroplysninger, hvis:

  • virksomheden skifter digitalt bogføringssystem, skal adgangspunktet ændres til det nye adgangspunkt. Øvrige oplysninger som profilpakke berøres som udgangspunkt ikke.   
  • virksomheden ønsker at tilmelde sig e-ordre og e-katalog. Her skal du som udbyder tilføje de relevante profilpakker for e-ordre og e-kataloger som en del af modtageroplysningerne. Adgangspunkt berøres som udgangspunkt ikke.  
  • virksomheden er ophørt og skal slettes som modtager i Nemhandelsregisteret.

Hvordan får jeg mit adgangspunkt oprettet i Nemhandelsregisteret?  

Følg den trinvise anvisning på Nemhandelreg.dk  

Meddelelse om oprettelse i Nemhandelsregisteret 

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du udsende en meddelelse til dine eksisterende kunder mhp. at gøre opmærksom på muligheden for at blive oprettet i Nemhandelsregisteret.  

Dit system skal ved systemopsætning, eller ved direkte besked til dine eksisterende kunder, kunne vise information om tilmeldingsfunktionalitet til Nemhandelsregisteret. Kunder skal kunne markere, at de ønsker at blive tilmeldt Nemhandelsregisteret og give accept til dette, og dermed oprettes i registret. Du skal som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem efter registrering hos Erhvervsstyrelsen, herefter håndtere tilmeldingen af dine kunder i Nemhandelsregisteret ud fra de til enhver tid gældende standardfunktioner, vilkår og betingelser for Nemhandel. 

Nyttige links

11
Kapitel
Udlevering af oplysninger fra et digitalt standard bogføringssystem

I dette kapitel kan du, som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, få overblik over, hvilke oplysninger om en virksomheds bogførte transaktioner og tilhørende bilag, du har pligt til at udlevere til myndighederne og under hvilke betingelser. Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem har du under visse betingelser en pligt til at udlevere oplysninger om en virksomheds bogførte transaktioner og tilhørende bilag til myndighederne. De nærmere regler om dette er fastlagt i kravbekendtgørelsen.

11.1. Baggrund for udleveringspligten

En virksomhed har efter bogføringsloven pligt til at stille regnskabsmateriale, der opbevares i et digitalt bogføringssystem, til rådighed for myndigheder i forbindelse med kontrol. Det kan dog i nogle tilfælde være vanskeligt for myndighederne at få adgang til regnskabsmateriale, der opbevares i virksomhedens digitale bogføringssystem. Det kan skyldes, at ledelsen af virksomheden ikke er kontaktbar, at virksomheden er under konkursbehandling eller tvangsopløsning eller at virksomheden nægter at give adgang til materialet.  

I sådanne tilfælde har du, som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, pligt til at stille oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og bilag til rådighed for visse offentlige myndigheder. Baggrunden for denne udleveringspligt er, at disse oplysninger har afgørende betydning for flere myndigheders kontrol med, at virksomheder overholder væsentlige lovkrav. 

Udleveringspligten omfatter alene oplysninger om bogførte transaktioner og de bilag, som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Andre oplysninger, registreringer og dokumenter, som virksomheden opbevarer i et digitalt standard bogføringssystem, er således ikke omfattet af udleveringspligten. 

Myndigheder har efter bogføringsloven kun krav på at få udleveret oplysninger fra jer, hvis det ikke har været muligt at indhente dem fra virksomheden. 

Kravet om udlevering af oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og tilhørende bilag gælder både for cloud-baserede bogføringssystemer og for hybride bogføringssystemer. I cloud-baserede systemer opbevares oplysningerne enten hos udbyderen selv eller hos en tredjepart, som udbyderen har indgået aftale med. I hybride bogføringssystemer opbevares oplysningerne i virksomhedens computere, men der tages automatisk og løbende en fuldstændig sikkerhedskopi af oplysningerne, som opbevares hos udbyderen eller en tredjepart, som udbyderen har indgået aftale med.  

Hvis oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og de tilhørende bilag opbevares hos en tredjepart, skal du som udbyder af bogføringssystemet sikre dig, at du kan opfylde oplysningspligten efter bogføringsloven. 

Udleveringskravet omfatter også oplysninger i en sikkerhedskopi, hvis de originale data er bortkommet

Eksempel – Originale data slettes ved hackerangreb

I et hybridt bogføringssystem er de originale data om virksomhedens transaktioner og bilag blevet slettet ved et hacker-angreb. Udbyderen af bogføringssystemet har pligt til at udlevere oplysningerne fra sikkerhedskopien, hvad enten den opbevares hos udbyderen eller en tredjepart, som udbyderen har indgået aftale med.

11.2. Hvilke myndigheder m.v. er berettiget til at få oplysninger udleveret?

Efter bogføringsloven er offentlige myndigheder berettiget til at kræve oplysninger udleveret af udbyderen af et digitalt standard bogføringssystem i det omfang, myndigheden i henhold til denne lov eller anden lovgivning er berettiget til at udføre kontrol med virksomheden.  

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du ikke efterprøve, at en myndighed der anmoder om udlevering af oplysninger, er berettiget til at udføre kontrol med den pågældende virksomhed. Det er myndigheden, som selv er ansvarlig for at sikre sig, at den har den nødvendige hjemmel til at anmode om oplysningerne.  

Blandt offentlige myndigheder er det navnlig Skatteforvaltningen og Erhvervsstyrelsen, som anvender oplysninger om virksomheders bogføring i forbindelse med kontrol. 

Udover myndigheder er også:

  • en likvidator for et selskab under likvidation,  
  • en rekonstruktør, som har overtaget ledelsen i en virksomhed, og  
  • en kurator i et konkursbo,  

berettiget til at kræve udlevering af oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og tilknyttede bilag. I forbindelse med undersøgelser af virksomhedens økonomiske forhold ved tvangsopløsning eller konkurs vil likvidator eller kurator ofte have behov for sådanne oplysninger. Det samme kan være tilfældet i forbindelse med rekonstruktion af en virksomhed. 

11.3. Krav til myndighedens anmodning om oplysninger

Myndighederne skal efter bogføringsloven først forsøge at få den pågældende virksomhed til at udlevere oplysningerne, således som virksomheden har pligt til efter bogføringsloven.  

Myndigheden skal herefter oplyse dig som udbyder om, at det ikke har været muligt at få stillet de pågældende bogførte transaktioner og bilag til rådighed af virksomheden inden for den frist, som myndigheden har fastsat. Myndigheden har dog ikke pligt til at redegøre nærmere for, hvorfor det ikke har været muligt at få oplysningerne fra virksomheden, når den anmoder om udlevering af oplysninger fra bogføringssystemet. 

Ud fra disse oplysninger skal du lægge til grund, at myndigheden forgæves har forsøgt at få oplysningerne fra virksomheden. 

11.4. Hvilket materiale er omfattet af udleveringspligten?

Udleveringspligten omfatter alene virksomhedens bogførte transaktioner og de bilag der dokumenterer disse. Der er fastsat nærmere regler om, hvilke bilag der er omfattet, i § 3 i bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer. Hvis en virksomhed opbevarer andet materiale i det digitale standard bogføringssystem, såvel andet regnskabsmateriale efter bogføringsloven som andet materiale end regnskabsmateriale, er dette ikke omfattet af udbyderens pligt til at udlevere oplysninger. 

11.5. Oplysninger skal udleveres i læsbart format

Myndigheder kan kun anvende oplysninger fra et digitalt bogføringssystem om virksomheders bogføring, hvis oplysningerne foreligger i et læsbart format. Det er ikke et krav, at bogførte transaktioner og bilag skal opbevares i et format, som er umiddelbart læsbart. Til gengæld skal du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem sikre, at oplysningerne om virksomhedernes bogførte transaktioner og bilag kan gendannes og gøres læsbart inden for en frist på 4 uger fra myndigheden har fremsat anmodning om udlevering af oplysningerne. 

Bogførte transaktioner skal kunne udleveres i et struktureret maskinlæsbart format og bilag i et læsbart format.  

Kravet om at kunne udlevere oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og tilknyttede bilag i et læsbart format gælder også for krypteret eller på anden vis låst materiale. Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du derfor være i besiddelse af de nødvendige nøgler til at kunne oplåse eventuelt krypteret eller låst materiale.

11.6. Tidsmæssige krav til udlevering af oplysninger

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du efterkomme en anmodning om udlevering af oplysninger om en virksomheds bogførte transaktioner og tilknyttede bilag inden 4 uger fra tidspunktet, hvor myndigheden har anmodet om oplysningerne. 

Du skal stille bogførte transaktioner og bilag for en nærmere angivet periode vedrørende en virksomhed til rådighed for en offentlig myndighed. Heri ligger, at myndigheden skal angive, for hvilken periode den ønsker bogførte transaktioner og bilag udleveret. Perioden kan dog ikke overstige de 5 år, som du som udbyder har pligt til at opbevare materialet i.   

11.7. Dækning af omkostninger ved udleveringspligten

Fordi du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem har pligt til at udlevere oplysninger om virksomhedens bogførte transaktioner og tilknyttede bilag, skal myndigheden som udgangspunkt ikke betale for at få oplysningerne udleveret. Du kan vælge at rette krav om betaling mod den konkrete virksomhed, eller indregne omkostningerne ved udleveringspligten i prissætningen af det digitale bogføringssystem.  

Hvis en myndighed imidlertid anmoder om, at oplysninger i virksomhedens bogførte transaktioner eller bilag skal udsøges efter andre kriterier end tidsmæssig afgrænsning, skal myndigheden m.v. dække udbyderens omkostninger herved. Baggrunden for denne undtagelse er, at udsøgning efter andre kriterier end tidsmæssig afgrænsning må anses for at gå videre end udleveringspligten efter bogføringsloven, og desuden efter omstændighederne kan være forbundet med betydelige omkostninger. 

11.8. Udleveringspligt for oplysninger der opbevares hos tredjepart

Der er efter bogføringsloven ikke krav om, at du som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal opbevare virksomhedens bogførte transaktioner og tilknyttede bilag på én af jeres servere. Opbevaringen kan efter bogføringsloven også ske på en server hos en tredjepart, fx. en udbyder af en cloud-opbevaringsløsning.  

Eksempel - Opbevaringsløsning 

Et hybridt bogføringssystem, hvor virksomhedens bogførte transaktioner og tilknyttede bilag kan opbevares på virksomhedens computere, hvis udbyderen sikrer at der automatisk og løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi. I sådanne tilfælde vil udbyderen som regel anvende en tredjeparts løsning til opbevaring af sikkerhedskopien.

Udleveringspligten omfatter bogførte transaktioner og bilag der indgår i det digitale bogføringssystem, herunder i udvidelser og moduler, der indgår i bogføringssystemet efter aftale med udbyderen, fx et modul med en e-faktureringsløsning. Udleveringspligten gælder også, hvis du som udbyder opbevarer bogførte transaktioner og bilag på en server hos en tredjepart. Derfor skal du som udbyder sikre dig, at aftalen med leverandøren af en tredjeparts opbevaringsløsning gør det muligt for dig at opfylde pligten til at udlevere de krævede oplysninger i et læsbart format.  

Udleveringspligten for udbyderen af et digitalt standard bogføringssystem gælder ikke for bogførte transaktioner og bilag hertil som opbevares i en ekstern tredjepartsapplikation, der indgår i et kombineret bogføringssystem. I sådanne tilfælde er det virksomheden som har pligt til at sikre, at bogførte transaktioner og bilag der opbevares i en sådan tredjepartsapplikation kan udleveres efter de regler herom, der forventes fastsat i en kommende bekendtgørelse til bogføringssystemer, der ikke er registrerede. Udbyderen af det digitale standard bogføringssystem har dog stadig pligt til at udlevere de bogførte transaktioner og bilag, som virksomheden opbevarer i bogføringssystemet, efter retningslinjerne beskrevet ovenfor. Der henvises til afsnittet om udvidelser, moduler og tredjepartsapplikationer. 

12
Kapitel
Kontrol, reaktioner og straf

I den tidligere bogføringslov var der ikke bestemmelser om kontrol med, at virksomheder overholder deres bogføringspligt. Der var en alene en bestemmelse, som forpligtede virksomheder til at udlevere deres regnskabsmateriale til myndigheder i forbindelse med kontrol, fx skattekontrol eller kontrol med virksomhedens årsregnskab. Bogføringsloven af 24. maj 2022 medfører en markant ændring på dette område, idet der nu er indført såvel bestemmelser om generel bogføringskontrol, som særlige bestemmelser om kontrol med overholdelse af de nye bestemmelser om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring. Det kan du læse mere om i dette kapitel

12.1. Nye bestemmelser om kontrol samt reaktioner og straf ved overtrædelser

Foruden bestemmelser om generel bogføringskontrol, kontrol med overholdelse af bestemmelserne om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring, er derogså indført nye former for reaktioner i tilfælde af overtrædelse, herunder mulighed for tvangsopløsning af en virksomhed eller sletning af et digitalt standard bogføringssystem. Endelig er der indført en ny straffebestemmelse med et markant forhøjet bødeniveau. Med disse ændringer har lovgiver ønsket at fremhæve den samfundsmæssige betydning af, at væsentlige krav til virksomheders bogføring bliver overholdt, og at navnlig mere omfattende overtrædelser af bogføringsloven skal kunne medføre en alvorlig bødestraf.   

Det er dog samtidig væsentligt at fremhæve, at de nye bestemmelser om kontrol, reaktioner og straf bygger på principper om væsentlighed, proportionalitet og risikobaseret kontrol. Bestemmelserne tager navnlig sigte på væsentlige, mere omfattende overtrædelser, reaktionerne skal anvendes proportionalt med den overtrædelser der er tale om og kontrollen tage udgangspunkt i indikationer på væsentlige lovovertrædelser.  

Normalbilledet vil derfor være, at en eventuel overtrædelse vil medføre et påbud om, at virksomheden eller udbyderen af et bogføringssystem skal ophøre med overtrædelserne.  Efterleves et sådant påbud vil der typisk ikke ske yderligere. I nogle tilfælde kan der dog være tale om så omfattende overtrædelser, at en sådan reaktion ikke anses for tilstrækkelig, men at fx en bødestraf er påkrævet. Og særligt hvis en virksomhed ikke efterlever et påbud om berigtigelse af overtrædelser, kan det medføre alvorlige reaktioner og straf. 

12.2. Forskellige former for kontrol

I dette afsnit kan såvel virksomheder som udbydere af digitale bogføringssystemer finde information om, hvilke former for kontrol, der kan blive tale om, og hvilke reaktioner overtrædelser kan medføre.  Muligheden for eventuel bødestraf beskrives samlet i et efterfølgende afsnit. Du kan læse om følgende fire forskellige former for kontrol med overholdelse af kravene i bogføringsloven, som Erhvervsstyrelsen skal udføre: 

  • Kontrol med at nystiftede virksomheder, der ikke har indsendt første årsrapport og virksomheder som har fravalgt revision, overholder kravene til bogføring. 
  • Kontrol med at udbydere overholder kravene vedrørende digitale standard bogføringssystemer. 
  • Kontrol med virksomheder, der anvender digitale bogføringssystemer, der ikke er registrerede. 
  • Kontrol med at virksomheder overholder kravene til digital bogføring. 

På flere af områderne er Erhvervsstyrelsens kontrol stadig i en indkøringsfase eller reglerne træder først i kraft på et senere tidspunkt. Vejledningen om kontrol og reaktioner vil derfor løbende blive udbygget. På nuværende tidspunkt omfatter vejledningen primært kontrollen med, at udbydere overholder kravene vedrørende digitale standard bogføringssystemer. 

12.3. Kontrol med at nystiftede virksomheder, der ikke har indsendt første årsrapport og virksomheder som har fravalgt revision, overholder kravene til bogføring

Vejledning om bogføringskontrol vil blive indsat på et senere tidspunkt, når Erhvervsstyrelsen har opnået erfaringer med den nye kontrolform. 

12.4. Kontrol med at udbydere overholder krav vedrørende digitale standard bogføringssystemer

Erhvervsstyrelsens kontrol med at udbydere overholder krav vedrørende digitale standard bogføringssystemer, omfatter tre forskellige forhold: 

Kontrol med at udbydere overholder pligten til at anmelde et digitalt standard bogføringssystem 

Udbydere af digitale standard bogføringssystemer har pligt til at anmelde systemet til Erhvervsstyrelsen inden det bliver markedsført. Erhvervsstyrelsen udfører en risikobaseret kontrol med, at alle registreringspligtige bogføringssystemer bliver anmeldt. Til brug for kontrollen kan Erhvervsstyrelsen bl.a. anvende oplysninger fra regnskabspligtige virksomheder om, hvilket bogføringssystem de anvender. 

Kontrol af at digitale standard bogføringssystemer opfylder kravene 

Digitale standard bogføringssystemer skal opfylde kravene til bogføring af transaktioner og opbevaring, IT-sikkerhed og automatisering for at kunne blive registreret. Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at de anmeldte bogføringssystemer opfylder kravene. Er det tilfældet, bliver systemet registreret.  

Læs mere om Erhvervsstyrelsens kontrol ved anmeldelse af et digitalt standard bogføringssystem i vejledningens kapitel 7.  

Kontrol med at udbyderen efter registrering sikrer at et digitalt standard bogføringssystem fortsat opfylder kravene 

Når et digitalt standard bogføringssystem er registreret har udbyderen pligt til at sikre sig, at systemet løbende lever op til kravene, herunder i forbindelse med opdateringer og ændringer af bogføringssystemet. Erhvervsstyrelsen udfører en risikobaseret kontrol hermed. Til brug for kontrollen kan Erhvervsstyrelsen bl.a. anvende oplysninger indhentet i forbindelse med vores bogførings- og regnskabskontrol, som indikerer at et bogføringssystem ikke opfylder kravene. Risikobaseret kontrol betyder, at kontrollen målrettes udbydere eller virksomheder, hvor der foreligger indikationer på en forøget risiko for, at lovkrav ikke er overholdt. 

Udbydere af digitale standard bogføringssystemer har efter anmodning fra Erhvervsstyrelsen pligt til at meddele os alle oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre kontrollen med, at de overholder kravene til sådanne systemer. Erhvervsstyrelsen kan benytte ekstern bistand ved udførelse af en kontrol med en udbyders bogføringssystem. Udgifterne hertil afholdes af Erhvervsstyrelsen. 

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med kontrollen konstaterer, at en udbyder ikke har overholdt et eller flere krav, kan vi anvende en række forskellige reaktioner, alt efter de konkrete forhold i den pågældende sag. Reaktionerne kan opdeles i tre grupper:

  • de almindelige reaktioner 
  • særlige reaktioner
  • sletning af bogføringssystemet

Almindelige reaktioner 

Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med en kontrol give en udbyder forskellige former for påbud eller påtale. Udbyderen har pligt til at efterleve et påbud, og manglende efterlevelse kan medføre bødestraf efter lov om bogføring. 

Påbud om at berigtige mangler inden for en nærmere angivet frist. Vi kan give et sådant påbud, hvis svi i forbindelse med en kontrol af en udbyder konstaterer, at et eller flere krav til digitale bogføringssystemer ikke er opfyldt. Et sådant påbud vil være den almindelige reaktion i forbindelse med en kontrol, hvor vi konstaterer en overtrædelse af krav. 

Påbud om at en overtrædelse skal bringes til ophør, og at udbyderen bekræfter dette ved en erklæring afgivet af en godkendt revisor. Vi kan give et sådant påbud, hvis der er tale om overtrædelse af særligt væsentlige krav eller mere omfattende overtrædelser.  

Påtale at bogføringssystemet i en periode ikke har opfyldt de pågældende krav. Vi kan påtale et forhold, hvis der er tale om overtrædelser, som udbyderen efterfølgende selv har berigtiget. 

Særlige reaktioner 

Forbyde fortsat markedsføring af et digitalt bogføringssystem, indtil udbyderen efterlever et påbud om at berigtige konstaterede overtrædelser. Vi kan give et sådant påbud, hvis udbyderen af et digitalt standard bogføringssystem undlader at efterleve vores påbud om at anmelde et bogføringssystem, eller om at ændre systemet, så det overholder kravene.  

Vi kan forbyde fortsat markedsføring af et digitalt standard bogføringssystem, hvis en udbyder undlader at udlevere de oplysninger, vi har anmodet om. Forbyde fortsat markedsføring af et digitalt standard bogføringssystem, hvis en udbyder undlader at udlevere de oplysninger, vi har anmodet om. Undlader en udbyder uanset et forbud mod markedsføring fortsat at efterkomme vores anmodning om oplysninger, kan Erhvervsstyrelsen slette systemet fra fortegnelsen over registrerede digitale standard bogføringssystemer, se nærmere herom her. 

Påbyde udbyderen at advare virksomheder, der bruger det pågældende bogføringssystem, om risici som følge af konstaterede overtrædelser. Vi kan give et sådant påbud, hvis der er tale om fejl eller mangler i et digitalt standard bogføringssystem, som kan medføre væsentlige risici for sikkerheden i virksomhedernes bogføring. 

Sletning af bogføringssystemet 

Erhvervsstyrelsen kan efter lov om bogføring slette et digitalt standard bogføringssystem fra fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Det er den alvorligste reaktion i forbindelse med vores kontrol af registrerede digitale standard bogføringssystemer. Konsekvensen af en sletning er, at de virksomheder som er kunder hos udbyderen ikke længere lovligt kan anvende systemet til deres bogføring. Det er derfor en reaktion som alvorlige konsekvenser for både udbyderen og de berørte virksomheder. 

Vi kan slette et bogføringssystem fra fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer hvis to betingelser er opfyldt: 

  • hvis vi i forbindelse med kontrol konstaterer, at et registreret digitalt bogføringssystem ikke overholder kravene, og  
  • hvis udbyderen undlader at lovliggøre bogføringssystemet uanset påbud om dette.  

Under hensyn til de alvorlige konsekvenser vil vi dog alene skride til sletning af systemet i tilfælde, hvor systemet er behæftet med så væsentlige fejl og mangler, at det kan medføre en alvorlig sikkerhedsrisiko for virksomheden i forhold til sikker opbevaring af registreringer og bilag, eller i forhold til IT-sikkerhed. I andre tilfælde vil vi i stedet anvende de andre reaktionsmulighederne, som vi kan anvende efter bogføringsloven, og eventuelt anmelde sagen til politiet med henblik på bødestraf for manglende efterlevelse af påbud. 

Når Erhvervsstyrelsen har informeret udbyderen om sletningen, har udbyderen pligt til at informere de virksomheder, der bruger bogføringssystemet om, at dette ikke længere er registreret. Vi vil tillige direkte informere de virksomheder, som efter vores oplysninger bruger det pågældende system, idet regnskabspligtige virksomheder skal oplyse, hvilket bogføringssystem de anvender. Virksomhederne vil endvidere få en rimelig frist til at overgå til et andet system. 

En sådan eventuel sletning vil være forbundet med store ulemper for et betydeligt antal virksomheder, som har indrettet sig på at kunne bogføre efter det pågældende system. Vi vil derfor ved administrationen af bestemmelsen i videst muligt omfang søge undgået, at det bliver nødvendigt at slette systemet fra fortegnelsen over registrerede systemer. 

Erhvervsstyrelsen vil sende et påbud til udbyderen om at få ændret de forhold, som medfører at det digitale bogføringssystem ikke længere opfylder lovkravene. Hvis vi ikke efter rimelig tid har modtaget underretning om, at forholdene er rettet og systemet dermed lovliggjort, vil vi sende en påmindelse om påbuddet. Vi vil sende en sidste advarsel til udbyderen, hvor konsekvenserne af ikke at efterleve lovkravene vil blive tydeliggjort.  

Udbyderen vil således altid få en påmindelse om at bringe forholdene i orden inden sletning finder sted. Hvis udbyderen viser vilje til at ændre de forhold, som ikke opfylder kravene, vil vi tage hensyn hertil, og eventuelt give en længere frist til berigtigelse af de konstaterede mangler.  

En udbyder, der på ny ønsker at markedsføre et digitalt bogføringssystem, der er slettet, skal anmelde sit bogføringssystem. 

12.5. Kontrol med virksomheder der anvender et digitalt bogføringssystem, der ikke er registreret

Specialudviklede bogføringssystemer, udenlandske bogføringssystemer, der ikke markedsføres her i landet, og kombinerede bogføringssystemer, hvor en virksomhed anvender tredjepartsapplikationer til en del af sin bogføring skal ikke registreres i Erhvervsstyrelsen. Hvis en virksomhed anvender et sådant system, har den efter lov om bogføring pligt til at sikre, at systemet opfylder kravene til sådanne systemer. Disse krav forventes udarbejdet i en særlig bekendtgørelse primo 2024. Vi udfører efter lov om bogføring en risikobaseret kontrol hermed. 

Kontrol vil kun blive iværksat, hvis der er indikationer på, at der er væsentlig risiko for at et bogføringssystem ikke overholder kravene til sådanne digitale bogføringssystemer. Det gælder navnlig i tilfælde, hvor der i øvrigt foreligger indikationer på forøget risiko for væsentlige lovovertrædelser i øvrigt. 

En virksomhed har efter anmodning fra os pligt til at meddele os oplysninger og stille regnskabsmateriale til rådighed for Erhvervsstyrelsen, som er nødvendige for at gennemføre kontrollen med, om virksomhedens bogføringssystem opfylder kravene. Tilsvarende gælder for virksomhedens nuværende ledelse eller revisor eller dens tidligere ledelse eller revisor. 

Erhvervsstyrelsen kan kræve, at en virksomhed indsender en erklæring afgivet af en godkendt revisor om, at virksomhedens bogføringssystem overholder kravene. Vi meddeler virksomheden de forhold, som revisors erklæring skal omfatte. Virksomheden afholder udgifterne til revisorerklæringen. 

Erhvervsstyrelsen kan benytte ekstern bistand ved udførelse af en kontrol med en virksomheds bogføringssystem. Udgifterne hertil afholdes af Erhvervsstyrelsen. 

Erhvervsstyrelsen kan påbyde virksomheden at anvende et digitalt bogføringssystem, som er registreret i Erhvervsstyrelsen. Vi kan give en virksomhed et sådant påbud, hvis den anvender et digitalt bogføringssystem, som ikke er registreret, og den undlader at efterleve vores påbud om at lovliggøre bogføringssystemet eller skifte til et lovligt bogføringssystem.  

12.6. Kontrol med at virksomheder overholder pligten til at bogføre digitalt

Bogføringsloven indfører pligt til at alle regnskabspligtige virksomheder og øvrige virksomheder, hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. skal bogføre digitalt. Det samme gælder virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder. Bogføringsloven indeholder ikke særlige bestemmelser om kontrol med, at virksomheder overholder pligten til at bogføre digitalt. Kontrollen vil i stedet indgå i Erhvervsstyrelsens almindelige bogførings- og regnskabskontrol. For regnskabspligtige virksomheder er der indført en særlig oplysningspligt ved indberetningen af årsrapporten, hvor virksomheden skal oplyse hvilket digitalt bogføringssystem, den anvender. Oplysningspligten træder først i kraft samtidig med, at kravet om digital bogføring træder i kraft. Disse oplysninger vil Erhvervsstyrelsen anvende ved kontrollen på dette område. 

12.7. Bødestraf

Efter lov om bogføring kan bogføringspligtige virksomheder straffes med bøde for overtrædelse af lovens krav til bogføring. Endvidere kan såvel udbydere af digitale standard bogføringssystemer som virksomheder der anvender specialudviklede eller udenlandske digitale bogføringssystemer straffes med bøde for overtrædelse af kravene til digitale bogføringssystemer.

Bødestraf for overtrædelse af generelle bogføringspligter 

En virksomhed kan straffes for overtrædelse af følgende pligter vedrørende bogføring: 

  • Pligten til snarest muligt at registrere alle virksomhedens transaktioner nøjagtigt 
  • Pligten til at sikre såvel transaktions- som kontrolspor 
  • Pligten til at opbevare regnskabsmaterialet betryggende i 5 år 
  • Pligten til at sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes 
  • Ledelsens pligt til at sikre opbevaring af regnskabsmaterialet ved bogføringspligtens ophør eller ændringer i ledelsen 

Bødestraf for overtrædelse af pligter vedrørende digitale bogføringssystemer

Udbyderen af et digitalt standard bogføringssystem kan straffes med bøde for overtrædelse af følgende pligter: 

  • Udbyderens pligt til at sikre sig, at systemet opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.  
  • Udbyderens pligt til at anmelde digitale standard bogføringssystemer til Erhvervsstyrelsen inden de markedsføres med henblik på registrering.  
  • Udbyderens pligt til at stille virksomhedens registreringer og bilag, som opbevares i bogføringssystemet, til rådighed for myndigheder samt en likvidator, kurator og rekonstruktør. 
  • Udbyderens pligt til at sikre sig, at et registreret digitalt standard bogføringssystem løbende lever op til kravene, herunder i forbindelse med opdateringer og ændringer af bogføringssystemet.  
  • Udbyderens pligt til at efterleve Erhvervsstyrelsens påbud om at lovliggøre et digitalt standard bogføringssystem.

Hvis en virksomhed anvender et digitalt bogføringssystem, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen, og overtræder pligten til at sikre sig, at systemet overholder kravene til sådanne systemer, kan virksomheden ligeledes straffes med bødestraf. 

Bødestraf for overtrædelse af pligter vedrørende digital bogføring 

En virksomhed kan straffes for overtrædelse af pligten til  

  • at registrere alle virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem og 
  • at opbevare registreringer og omfattede bilag i et digitalt bogføringssystem. 

En virksomhed som bruger et bogføringssystem, der ikke er registreret, kan endvidere straffes, hvis systemet ikke opfylder kravene til digitale bogføringssystemer efter bogføringsloven. 

Tilsvarende gælder for virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, fx bogholdere og revisorer. 

Det bemærkes, at bestemmelserne om digital bogføring på nuværende tidspunkt ikke er sat i kraft. 

Udmåling af bødestraffen 

Bødestraffen kan udgøre op til 1,5 mio.kr. Ved udmåling af bøder skal der tages hensyn til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, samt om der er tale om gentagne overtrædelser. Ved særligt omfattende overtrædelser en række bestemmelser om af pligter vedrørende bogføring, digitale bogføringssystemer og digital bogføring idømmes der en skærpet bøde.  Straffen udmåles af domstolene efter en vurdering af forholdene i den enkelte sag med udgangspunkt i følgende vejledende bødetabel:  

Skematisk oversigt over bødeniveauer for overtrædelse af bogføringsloven
Grad af overtrædelse Bødeniveauer for en virksomhed med en nettoomsætning under 10 mio. kr.  Bødeniveauer for en virksomhed med en nettoomsætning mellem 10-100 mio. kr.  Bødeniveauer for virksomhed med en nettoomsætning over 100 mio. kr. 
Mindre omfattende overtrædelser 10.000-25.000 kr.  25.000-100.000 kr.  100.000-250.000 kr. 
Mere omfattende overtrædelse 25.000-100.000 kr.  100.000-250.000 kr.  250.000-1.000.000 kr. 
Særligt omfattende overtrædelser (skærpet bøde) 100.000-250.000 kr.  250.000-1.000.000 kr.  1.000.000-1.500.000 kr. 

Nedenfor beskrives hvad der forstås ved mindre, mere og særligt omfattende overtrædelser med angivelse af nogle typiske eksempler. Det skal understreges, at der ikke er tale om en udtømmende liste, og at det er op til domstolene at vurdere karakteren af overtrædelsen i den konkrete sag. 

Nedenfor beskrives hvad der forstås ved mindre, mere og særligt omfattende overtrædelser med angivelse af nogle typiske eksempler. Det skal understreges, at der ikke er tale om en udtømmende liste, og at det er op til domstolene at vurdere karakteren af overtrædelsen i den konkrete sag. 

  • Ved "mindre omfattende overtrædelser" forstås at en virksomhed delvist har opfyldt den grundlæggende bogføringspligt, men hvor der i et ikke uvæsentligt omfang konstateres mangler, som kan medføre usikkerhed om visse posteringer i virksomhedens regnskab og moms- eller skatteangivelser. En mindre omfattende overtrædelse kan eksempelvis bestå i, at virksomheden ikke konsekvent har registreret transaktionerne i virksomheden.  
  • Ved "mere omfattende overtrædelser" forstås, at virksomhedens bogføring og det opbevarede regnskabsmateriale er så utilstrækkeligt, at det ikke er muligt at opstille et regnskab, som kan revideres uden at revisor i sin påtegning må henvise til, at revisionen ikke har kunnet gennemføres som følge af manglende bogføring, eller at det ikke er muligt for myndighederne at konstatere, om virksomheden fx har angivet sit moms- eller afgiftstilsvar korrekt. Det kan fx være det forhold, at virksomheden for længere perioder eller for bestemte typer af transaktioner ikke har registreret virksomhedens transaktioner. Det kan også være tilfælde, hvor virksomheden har registreret transaktioner i et digitalt bogføringssystem, men har undladt at opbevare registreringer og bilag i bogføringssystemet. 
  • Ved "særligt omfattende overtrædelser" forstås det forhold, at alle eller hovedparten af virksomhedens transaktioner ikke er registreret eller at transaktioner af særlig økonomisk betydning for virksomheden ikke er registreret og dokumenteret. Det kan også være tilfælde, hvor virksomheden hverken har registreret transaktioner eller opbevaret registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem, og der i øvrigt er væsentlige mangler i eventuel manuel bogføring. Hvis virksomheden undlader at efterleve påbud om at bringe en overtrædelse af bogføringsloven til ophør, vil det også skulle anses som en særligt omfattende overtrædelse. 

Også enkeltstående eller lejlighedsvise overtrædelser er strafbare, alt efter deres væsentlighed. Det gælder navnlig, hvis en sådan overtrædelse har væsentlig eller afgørende økonomisk betydning, fx manglende registrering eller opbevaring af regnskabsmateriale vedrørende en kontrakt, der udgør en væsentlig del af virksomhedens omsætning. 

Her finder du reglerne om kontrol og reaktioner

Kontrol med at virksomheder overholder de almindelige bogføringskrav:

  • Kontrol med virksomhederne: § 23 i lov om bogføring 
  • Reaktioner ved bogføringskontrol: § 26 og § 28 i lov om bogføring 

Kontrol med udbydere af digitale standard bogføringssystemer:

  • Kontrol med udbyderne: § 25 i lov om bogføring 
  • Reaktioner ved kontrol af udbydere:  26, § 27, stk. 2-4, og § 29 i lov om bogføring 

Kontrol med digitale standard bogføringssystemer:

  • Kontrol af anmeldte systemer: § 20, stk. 1, i lov om bogføring 
  • Reaktioner ved kontrol af anmeldte systemer: § 20, stk. 3, i lov om bogføring 

Kontrol med virksomheder der anvender digitale bogføringssystemer, som ikke er registrerede

  • Kontrol med virksomhederne: § 24 i lov om bogføring
  • Reaktioner ved kontrol med virksomheder: § 26 og § 27, stk. 1, i lov om bogføring 

Straf for overtrædelse: § 33 i lov om bogføring

Læs 'Lov om bogføring' på Retsinformation