Vejledning om

Bogføring

Bogføringsloven af 24. maj 2022 fastsætter krav til, hvilke virksomheder der skal bogføre, og hvordan de skal bogføre.  

OBS! Vejledningen opdateres løbende. Klik på klokke-ikonet øverst til højre for at tilmelde dig notifikationer, og du vil få besked direkte i din indbakke, når der er nyt i vejledningen. 

  • Version 1.0
  • Seneste opdatering 30. september 2022

1
Kapitel
Indledning

Formålet med bogføringsvejledningen er at yde vejledning til forståelse af bogføringsloven af 24. juni 2022.

Vejledningen supplerer bogføringsloven ved mere detaljeret at uddybe og redegøre for rammerne i loven. Vejledningen beskriver ikke alle detaljer i loven, men afdækker en række problemstillinger på et generelt og emnebaseret niveau. I et vist omfang indeholder den også fortolkning af lovens generelle begreber. 

Målgruppen for vejledningen er først og fremmest de personer, der jævnligt beskæftiger sig med bogføring, f.eks. revisorer, ansatte i en virksomheds regnskabsfunktion og andre regnskabskyndige. Men også for personer med mindre regnskabserfaring, kan vejledningen måske være til nytte. 

2
Kapitel
Beskrivelse af bogføringsprocedurer

Bogføringsloven stiller krav til virksomhederne om at udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Kravet erstatter det tidligere krav om, beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale.  

2.1. Hvilke virksomheder har pligt til at beskrive deres bogføringsprocedurer?  

Efter § 6 i bogføringsloven skal virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde en beskrivelse af   

  • virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,  
  • virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og   
  • hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.  

Alle bogføringspligtige virksomheder, der omfattes af de nævnte kriterier efter bestemmelsen i § 6, nr. 1, skal beskrive procedurerne for registrering af virksomhedens transaktioner uanset om registreringen sker i et digitalt bogføringssystem eller i et andet bogføringssystem. Beskrivelsen skal vise, hvordan virksomheden sikrer, at alle transaktioner registreres nøjagtigt og snarest muligt, jf. lovens § 7, stk. 1.  

I forhold til betryggende opbevaring af regnskabsmateriale skal virksomheden derimod efter § 6, nr. 2, alene beskrive virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale, der ikke efter lovens § 16, stk. 1, nr. 2, skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det omfatter følgende regnskabsmateriale efter lovens § 4, nr. 2 og 4-7:  

  • Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, jf. § 6.  
  • Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet.  
  • Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport.   
  • Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug.  
  • Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering.  

 Indtil bestemmelsen i § 16, stk. 1, nr. 2, om opbevaring af virksomhedens registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem sættes i kraft, finder kravet i § 6, nr. 2, om beskrivelse af virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale dog anvendelse for alt regnskabsmateriale efter § 4 i den nye bogføringslov, dvs. også for registreringer og bilag.   

2.2. Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer   

Uanset virksomhedens størrelse og kompleksitet skal beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer i det mindste indeholde oplysninger om, hvorledes virksomheden sikrer:

  • at alle virksomhedens transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse,  
  • at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra det regnskabsår, materialet vedrører, samt  
  • hvilke personer der er ansvarlige herfor.  

Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfylde formålene som nævnt ovenfor. Beskrivelserne skal blot være tilstrækkelige til, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form. Beskrivelsen skal til enhver tid være ajourført.   

For at opfylde lovens krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer vil det for de fleste mindre virksomheder være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon for virksomheders bogføringsprocedurer.  

Skabelon: Virksomhedens bogføringsprocedure

Virksomhederne kan frivilligt vælge at gøre brug af skabelonen og skal betragtes som et internt redskab. Uanset om en virksomhed vælger at anvende skabelonen eller udarbejder procedurebeskrivelsen på anden vis, indgår beskrivelsen som en obligatorisk del af virksomhedens samlede regnskabsmateriale, som skal opbevares i henhold til bogføringsloven og vil kunne forlanges udleveret i forbindelse med en myndigheds kontrolsag.   

Efter bogføringslovens § 5, stk. 2, skal bogføringen tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Disse kriterier er også vejledende for, om en virksomhed kan nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon, eller der er behov for en mere omfattende beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer.   

Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse B anvende skabelonen?

Under hensyn til de nævnte kriterier (virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang), vil virksomheder i regnskabsklasse B og ikke-regnskabspligtige virksomheder, der opfylder samme kriterier, som udgangspunkt kunne nøjes med at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedurer.  

Virksomheder i regnskabsklasse B er efter årsregnskabslovens § 7, stk. 2, virksomheder, der i to på hinanden følgende år ikke overskrider to af følgende størrelser:  

  • En balancesum på 44 mio.kr.  
  • En nettoomsætning på 89 mio.kr.   
  • Et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret på 50.  

Hvordan kan virksomheder i regnskabsklasse C og D anvende skabelonen?

Store virksomheder i regnskabsklasse C og D vil typisk have en kompleksitet, et antal af transaktioner og et økonomisk omfang af transaktioner som medfører, at det ikke vil være tilstrækkeligt at udfylde Erhvervsstyrelsens skabelon til bogføringsprocedure.

Sådanne virksomheder kan vælge at bruge skabelonen som en oversigt over hovedelementerne i virksomhedens bogføringsprocedurer, hvorfra der så kan henvises til mere detaljerede beskrivelser i særskilte dokumenter. Det samme vil øvrige virksomheder, der pga. af deres kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang, ikke finder skabelonen tilstrækkelig. Foreligger der nærmere beskrivelser af procedurer og forretningsgange, kan beskrivelsen af bogføringen i disse virksomheder således udarbejdes i form af en overordnet oversigt i skabelonen med de væsentligste oplysninger. For nærmere detaljer kan der henvises til konkrete afsnit i de mere detaljerede beskrivelser i egentlige forretningsgangsbeskrivelser.  

Beskrivelsen skal affattes på et sprog, der er naturligt for offentlige myndigheder og i overensstemmelse med anvendelsen af almindeligt sprogbrug og sædvanlige fagudtryk på området. Sproget kan i praksis være dansk, norsk, svensk eller engelsk.