Kontrol med bogføring

Hvis revisor i forbindelse med revisionen af virksomhedens årsregnskab bliver opmærksom på, at virksomheden ikke overholder bogføringsloven, skal revisor oplyse om det enten ved at:

•     modificere sin konklusion, eller
•     oplyse om overtrædelsen som et fremhævet forhold i påtegningen.

Overtrædelser af bogføringsloven skal bringes til ophør så hurtigt som muligt.

Hvis revisor har givet oplysninger om overtrædelse af bogføringsloven i sin påtegning, vil styrelsen som udgangspunkt starte en kontrolsag.

Erhvervsstyrelsen er fra 1. juli 2022 forpligtet til løbende at udføre bogføringskontrol. Styrelsen har fået hjemmel til at kræve oplysninger og dokumentation om bogføring fra henholdsvis nystiftede virksomheder, der endnu ikke har aflagt en årsrapport, og virksomheder, som har fravalgt revision.

Hvis styrelsen konstaterer en anmærkning om overtrædelse af bogføringsloven i virksomhedens årsrapport vil virksomhedens ledelse modtage en afgørelse i virksomhedens digitale postkasse med påbud om at indsende en erklæring med høj grad af sikkerhed fra en godkendt revisor.

Erklæringen skal opfylde bestemmelserne i afsnittet om andre erklæringer med sikkerhed i §§ 16-19 i bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer.

Hvad skal fremgå af erklæringen?

Det skal af revisorerklæringen særskilt fremgå, at virksomhedens ledelse har rettet op på de forhold, som førte til, at virksomheden ikke overholdte bogføringslovens krav. Er det ikke muligt at rette op på forholdet bagudrettet, skal virksomheden derimod implementere de nødvendige systemer og tiltag, som er tilstrækkelige for, at virksomheden fremover overholder bogføringslovens krav.

Det skal også fremgå af revisorerklæringen, at virksomhedens ledelse på erklæringstidspunktet overholder bogføringsloven.

Hvornår skal vi senest modtage erklæringen?

Erklæringen skal være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest tre måneder fra afgørelsens datering og opfylde kravene i §§ 17-19 i bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer.

Fristen på tre måneder, som virksomhedens ledelse får til at indsende erklæringen, er sat for at give virksomhedens ledelse den nødvendige tid til at få rettet op på de interne arbejdsgange og få de nødvendige systemer og tiltag op at køre, så virksomheden fremover overholder bogføringsloven.

I tilfælde af, at styrelsen ikke modtager en erklæring om, at bogføringsovertrædelsen er bagt til ophør, kan styrelsen sende virksomheden til tvangsopløsning.

Indledes en bogføringskontrol, vil styrelsen anmode om f.eks. virksomhedens bogføringsprocedure, se skabelon til bogføringsprocedure, saldobalance, kontospecifikationer mv. for at få indsigt i virksomhedens bogføringsgrundlag med henblik på, at foretage en vurdering af, om der er væsentlige indikationer på overtrædelser af bogføringspligten.   

Såfremt styrelsen efter gennemgangen af regnskabsmaterialet vurderer, at der er en indikation på overtrædelse af bogføringsloven, kan styrelsen på baggrund heraf kræve, at virksomheden indsender en erklæring afgivet af en uafhængig godkendt revisor om overholdelse af bogføringsloven.

Hvis erklæringen fra revisor påviser grove fejl og mangler set i forhold til bogføringsloven, kan styrelsen påbyde virksomheden at bringe overtrædelserne til ophør og pålægge virksomheden revisionspligt.  

Erhvervsstyrelsen kan desuden oversende virksomheden til tvangsopløsning, hvis et påbud om forbedring ikke efterleves eller såfremt virksomhed ikke reagerer på styrelsens anmodning om oplysninger. 

I kontrolsager, hvor styrelsen har anmodet om en erklæring fra revisor afsluttes kontrolsagen, så snart styrelsen har modtaget en erklæring med høj grad af sikkerhed fra en godkendt revisor.

I kontrolsager, hvor styrelsen har anmodet om regnskabsmateriale fra virksomheden afsluttes kontrolsagen, såfremt gennemgangen ikke har givet anledning til, at styrelsen foretager sig yderligere. 

Hvis overtrædelsen skyldes forhold uden for virksomhedens kontrol?

Hvis virksomhedens ledelse er af den opfattelse, at overtrædelsen af bogføringsloven skyldes helt særlige forhold, som ligger uden for virksomhedens kontrol, fx hvis bogholderiet er brændt, skal virksomhedens revisor indsende en redegørelse og beskrivelse af disse forhold senest tre måneder fra afgørelsens datering.

Hvis bogføringsmateriale for sidste regnskabsår er gået tabt?

Styrelsens indsats mod overtrædelse af bogføringsloven har til formål at sikre, at virksomheden fremadrettet overholder bogføringslovens bestemmelser. Hvis bogføringsmaterialet ikke er muligt at genskabe, skal virksomhedens ledelse sikre, at de forhold, der førte til overtrædelsen i første omgang, ikke længere er til stede i virksomheden.

Virksomheden kan bl.a. efterkomme det ved at introducere nye registreringssystemer eller arbejdsgange, som sikrer, at de lever op til bogføringspligten herunder opbevaringspligten, som fremgår af bogføringsloven.

Styrelsens vil i sådanne tilfælde afslutte kontrolsagen i forbindelse med modtagelsen af revisors erklæring, eller hvis virksomheden indsender et nyt, revideret regnskab uden anmærkninger om overtrædelse af bogføringsloven i revisionspåtegningen.

Overtrædelse af bogføringslovens bestemmelser kan straffes med bøde, medmindre strengere straf er forskyldt efter en anden lovgivning. Henvisningen i anden lovgivning sigter primært mod straffelovens § 302, der bl.a. omhandler særlige tilfælde, hvor virksomheder groft overtræder krav til lovgivning, der vedrører virksomhedens bogføring.

Hvem straffes?

De personer i virksomheden, som har ansvaret for bogføringen, kan straffes efter bogføringsloven. Det er som udgangspunkt virksomhedens ledelse, som er ansvarlig for, at bogføringslovens bestemmelser bliver overholdt, og at der i virksomheden er etableret forsvarlige registreringssystemer.

Erhvervsstyrelsen foretager en konkret vurdering af, om der i den enkelte sag er grundlag for at politianmelde virksomhedens ledelse.