Kontrol med bogføring

Hvis revisor i forbindelse med sin revision af virksomhedens årsregnskab bliver opmærksom på, at virksomheden ikke opfylder bogføringslovens generelle krav, skal revisor oplyse om det enten ved at:

• modificere sin konklusion, eller
• oplyse om overtrædelsen som et fremhævet forhold i sin revisionspåtegning.

Overtrædelser af bogføringsloven skal bringes til ophør så hurtigt som muligt.

Hvis revisor har givet oplysninger om overtrædelse af bogføringsloven i sin påtegning, vil vi som udgangspunkt starte en kontrolsag.

Hvis en virksomhed ikke har udarbejdet den krævede beskrivelse af sine bogføringsprocedurer, kan Erhvervsstyrelsen f.eks. i forbindelse med bogføringskontrol give virksomheden påbud om at udarbejde beskrivelsen inden for en nærmere angivet frist. Efterlever virksomheden ikke et sådant påbud kan den få bødestraf efter § 33, stk. 1, nr. 4, i bogføringsloven, ligesom styrelsen kan tvangsopløse virksomheden efter bogføringslovens § 28, stk. 1, nr. 3. 

Desuden kan en manglende beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer påvirke vurderingen af om, virksomheden i øvrigt har overholdt kravene til bogføring. Hvis dette ikke er tilfældet, kan det medføre bødestraf.

I alle tilfælde vil Erhvervsstyrelsen gøre sit for, at det ikke kommer så vidt. Derfor forsøger vi altid at indgå i dialog med virksomheden eller dennes rådgivere om at få bragt tingene i orden, når vi konstaterer, at krav ikke er overholdt. Og vi forsøger løbende at forbedre vores vejledningsindsats således, at det er tydeligt for virksomhederne, hvordan kravene skal efterleves.

Hvis vi konstaterer en anmærkning om overtrædelse af bogføringsloven i virksomhedens årsrapport vil virksomhedens ledelse modtage en afgørelse i virksomhedens digitale postkasse med påbud om at indsende en erklæring med høj grad af sikkerhed fra en godkendt revisor.

Erklæringen skal opfylde bestemmelserne i afsnittet om andre erklæringer med sikkerhed i §§ 16-19 i bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer.

Hvad skal fremgå af erklæringen?

Det skal af revisorerklæringen særskilt fremgå, at virksomhedens ledelse har rettet op på de forhold, som førte til, at virksomheden ikke overholdte bogføringslovens krav. Er det ikke muligt at rette op på forholdet bagudrettet, skal virksomheden derimod implementere de nødvendige systemer og tiltag, som er tilstrækkelige for, at virksomheden fremover overholder bogføringslovens krav.

Det skal også fremgå af revisorerklæringen, at virksomhedens ledelse på erklæringstidspunktet overholder bogføringsloven.

Hvornår skal vi senest modtage erklæringen?

Erklæringen skal være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest tre måneder fra afgørelsens datering og opfylde kravene i §§ 17-19 i bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer.

Fristen på tre måneder, som virksomhedens ledelse får til at indsende erklæringen, er sat for at give virksomhedens ledelse den nødvendige tid til at få rettet op på de interne arbejdsgange og få de nødvendige systemer og tiltag op at køre, så virksomheden fremover overholder bogføringsloven.

Kontrolsagen afsluttes, så snart vi har modtaget en erklæring med høj grad af sikkerhed fra en godkendt revisor.

Har virksomheden ikke indsendt erklæringen inden fristens udløb, kan vi anmode skifteretten om at tvangsopløse virksomheden.

Hvis overtrædelsen skyldes forhold uden for virksomhedens kontrol?

Hvis virksomhedens ledelse er af den opfattelse, at overtrædelsen af bogføringsloven skyldes helt særlige forhold, som ligger uden for virksomhedens kontrol, fx hvis bogholderiet er brændt, skal virksomhedens revisor indsende en redegørelse og beskrivelse af disse forhold senest tre måneder fra afgørelsens datering.

Hvis bogføringsmateriale for sidste regnskabsår er gået tabt?

Vores indsats mod overtrædelse af bogføringsloven har til formål at sikre, at virksomheden fremadrettet overholder bogføringslovens bestemmelser. Hvis bogføringsmaterialet ikke er muligt at genskabe, skal virksomhedens ledelse sikre, at de forhold, der førte til overtrædelsen i første omgang, ikke længere er til stede i virksomheden.

Virksomheden kan bl.a. efterkomme det ved at introducere nye registreringssystemer eller arbejdsgange, som sikrer, at de lever op til bogføringspligten herunder opbevaringspligten, som fremgår af bogføringsloven.

Vi vil i sådanne tilfælde afslutte kontrolsagen i forbindelse med modtagelsen af revisors erklæring, eller hvis virksomheden indsender et nyt, revideret regnskab uden anmærkninger om overtrædelse af bogføringsloven i revisionspåtegningen.

Skal erklæring indsendes, hvis virksomheden har fravalgt revision fremover?

Når vi har startet en kontrolsag om overtrædelse af bogføringsloven, kan sagen først afsluttes ved én af følgende muligheder:

• En erklæring med høj grad af sikkerhed underskrevet af en godkendt revisor sendes til Erhvervsstyrelsen.
• Virksomhedens nyeste årsrapport indberettes uden anmærkninger om overtrædelse af bogføringsloven i revisionspåtegningen.
• Virksomheden ophører.

Det er ikke tilstrækkeligt, at virksomheden efterfølgende indberetter en ikke-revideret årsrapport, da der i så fald ikke vil være høj grad af sikkerhed for, at overtrædelsen af bogføringsloven er bragt til ophør.

Overtrædelse af bogføringslovens bestemmelser kan straffes med bøde, medmindre strengere straf er forskyldt efter en anden lovgivning. Henvisningen i anden lovgivning sigter primært mod straffelovens § 302, der bl.a. omhandler særlige tilfælde, hvor virksomheder groft overtræder krav til lovgivning, der vedrører virksomhedens bogføring.

Hvem straffes?

De personer i virksomheden, som har ansvaret for bogføringen, kan straffes efter bogføringsloven. Det er som udgangspunkt virksomhedens ledelse, som er ansvarlig for, at bogføringslovens bestemmelser bliver overholdt, og at der i virksomheden er etableret forsvarlige registreringssystemer.

Erhvervsstyrelsen foretager en konkret vurdering af, om der i den enkelte sag er grundlag for at politianmelde virksomhedens ledelse.