Bogføringspligten omfatter i hovedtræk registrering af din virksomheds transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale.
Interne kontroller og procedurer
I din virksomhed skal I derfor etablere og løbende opretholde et tilfredsstillende og sikkert bogføringsmiljø. Det betyder bl.a., at du skal etablere de interne kontroller og procedurer, der er nødvendige for at sikre:
- at I registrerer alle transaktioner nøjagtigt og snarest muligt efter, at de forhold, der danner grundlag for registreringerne, foreligger
- at regnskabsmaterialet ikke forsvinder ved forsætlige eller uagtsomme handlinger
- at der er etableret sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum sikrer mod ødelæggelse, forsvinden eller forvanskning af bogføringen samt mod fejl eller misbrug.
Bogføringsmiljøet skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Der er dog også generelle krav til bogføringsmiljøet, som ikke afhænger af virksomhedens kompleksitet, antal transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. De generelle krav er:
- Nøjagtig registrering af transaktioner – også i fremmed valuta
- Sikring af transaktions- og kontrolsporet
- Korrekt og rettidig afstemning
- Sikker opbevaring af regnskabsmaterialet i 5 år
Beskrivelse af bogføringsprocedure
Er din virksomhed regnskabspligtig efter årsregnskabsloven? Eller har din virksomhed haft en nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår på over 300.000 kr.? Så skal I udarbejde en beskrivelse af jeres bogføringsprocedure.
Beskrivelsen skal opbevares sammen med jeres regnskabsmateriale og ikke fremsendes til Erhvervsstyrelsen eller anden myndighed. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, om reglerne overholdes.
- Læs om konsekvenserne, hvis kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure ikke overholdes
- Læs mere om bogføringsprocedure i den juridiske vejledning om bogføring
- Find skabelon til at beskrive en bogføringsprocedure
Spørgsmål og svar om bogføringsprocedurer
Hvad skal jeg gøre med procedurebeskrivelsen, når jeg har udarbejdet den?
Du skal opbevare procedurebeskrivelsen sammen med dit regnskabsmateriale og opdatere den, hvis din bogføringsprocedure ændrer sig.
Du skal derfor ikke indsende procedurebeskrivelsen til Erhvervsstyrelsen eller en anden myndighed. Det eneste tidspunkt, hvor det kan komme på tale, at du udleverer beskrivelsen til Erhvervsstyrelsen eller en anden myndighed, er i forbindelse med en eventuel kontrolsag af din virksomhed.
Hvornår skal procedurebeskrivelsen være udarbejdet?
De virksomheder, der skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer, skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår eller indkomstår, som starter efter 1. oktober 2022. Det betyder, at de første virksomheder, der skal have procedurebeskrivelsen klar, vil være virksomheder med et indkomst- eller regnskabsår, der starter 2. oktober 2022 eller herefter, hvor beskrivelsen også skal være udarbejdet.
De fleste virksomheder har dog et regnskabsår eller indkomstår, der følger kalenderåret. For dem skal procedurebeskrivelsen være udarbejdet pr. 1. januar 2023. Virksomheder, der eksempelvis har årsafslutning den 30. september, skal først efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter 1. oktober 2023. Tilsvarende skal virksomheder med årsafslutning den 30. juni først efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter 1. juli 2023.
Hvilke indkomstår skal lægges til grund for, om min virksomhed har pligt til at beskrive bogføringsproceduren
Hvis din virksomhed ikke har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, skal du kun udarbejde en procedurebeskrivelse, hvis din virksomheds nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to regnskabsår i træk. Indkomstårene, der ligger til grund for beregningen, er de fortløbende år efter tidspunktet for lovens ikrafttrædelse.
Dvs., at en ikke-regnskabspligtig som på et tidspunkt efter 1. juli 2022, hvor bogføringsloven trådte i kraft, har haft en nettoomsætning, der oversteg 300.000 kr. de seneste to indkomstår vil skulle efterleve kravet om procedurebeskrivelse pr. 1. januar 2023.
Har virksomheden derimod først har en nettoomsætning over 300.000 kr. i årene 2022 og 2023, skal kravet om procedurebeskrivelse først efterleves fra 1. januar 2024. Og så fremdeles. Ligeledes bortfalder kravet om procedurebeskrivelse, hvis den ikke-regnskabspligtige virksomhed i to på hinanden følgende regnskabsår ikke længere har en nettoomsætning over 300.000 kr.
Virksomhedsguiden
Virksomhedernes guide til opstart, drift og udvikling.