Gennemførelse af kundekendskabsprocedurer: Forretningsforbindelsens formål og tilsigtede beskaffenhed

Virksomheden skal bl.a. ved kundeforholdets etablering vurdere, hvad en kundes formål er med at indgå i den givne forretningsforbindelse. Det betyder, at virksomheden skal forholde sig til, hvilke ydelser kunden ønsker, og vurdere, hvorfor kunden ønsker de pågældende ydelser. 

Virksomheden skal endvidere vurdere kundeforholdets tilsigtede beskaffenhed. Det betyder, at virksomheden skal vurdere kundens grundlæggende formueforhold, herunder oprindelsen af kundens midler, eller hvordan en virksomhedskunde opnår sin indtjening. Det vil sige, at virksomheden skal vurdere de egenskaber og forhold, som tilsammen giver forretningsforbindelsen sine kendetegn.

Kundekendskabsprocedurerne er med til at forebygge hvidvask og terrorfinansiering således, at virksomheden ved, hvem dens kunder er, og hvad kundernes formål er med forretningsforbindelserne. 

Formålet med et kundeforholds etablering er således relevant for virksomheden i vurderingen af det konkrete kundeforhold, herunder i vurderingen af om der er risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme. Derudover er oplysningerne om kundens tilsigtede beskaffenhed relevante for virksomhedens tilrettelæggelse af overvågningen af det enkelte kundeforhold og til virksomhedens afgørelse af, om en specifik transaktion eller aktivitet er usædvanlig for kunden og usædvanligt i forhold til kundens formål med forretningsforbindelsen. 

Man skal foretage en vurdering af kundens formål og tilsigtede beskaffenhed ved etablering af kundeforholdet, når kundens relevante omstændigheder ændrer sig eller i øvrigt på passende tidspunkter. Virksomheden skal derfor sikre sig, at vurderingen til enhver tid er gældende og opdateret. 

Ændringer i en kundes relevante omstændigheder kan f.eks. være: 

• Ændringer i ejer- og kontrolstrukturen
• Ændringer i kundens forretningsmodel – f.eks. eksport til risikobetonede lande
• Ændringer i den eller de reelle ejeres bopæl – flytter den reelle ejer f.eks. til et risikobetonet land?
• Kunden opretter en filial i et risikobetonet land – f.eks. til produktion af varer

Passende tidspunkter omfatter, at virksomheden ved et allerede etableret kundeforhold løbende henvender sig til kunden for at sikre sig, at de indhentede oplysninger på kunden stadig er korrekte og tilstrækkelige. 

Passende tidspunkter kan være følgende:

• Når virksomheden juridisk er forpligtet til at kontakte kunden – f.eks. ved udarbejdelse af årsrapport
• Når kunden ønsker, at virksomheden skal levere en ny ydelse 
• Hvis kunden ønsker at skifte leveringskanal – f.eks. i tilfælde af, at kunden pludselig ønsker, at al kommunikation skal foregå via skrift og ikke længere via fysiske møder, som det måske hidtil har været.
• Hvis virksomheden bliver bekendt med nye former for svindelmodus, som kunne have relevans for den ydelse, som en kunde benytter sig af 
• Hvis der kommer en ny national eller supranational risikovurdering, som kan have indflydelse på kundeforholdet

Ved formål skal virksomheden vurdere, hvorfor en kunde ønsker at indgå i en forretningsforbindelse med virksomheden.

Virksomheden kan f.eks. vurdere, og hvor relevant, spørge ind til:

• Hvorfor ønsker kunden de ydelser, som virksomheden udbyder? – Stemmer den ønskede ydelse overens med kundens angivne branchekode og konkrete erhvervsmæssige aktiviteter? 
• Hvorfor ønsker kunden at etablere en forretningsforbindelse med virksomheden? - Er virksomheden blevet anbefalet til kunden? Hvis kunden er beliggende geografisk langt væk fra virksomheden, kan det f.eks. være interessant at afdække, hvorfor kunden har valgt virksomheden?
• Er kundens formål med etableringen af forretningsforbindelsen langsigtet, eller har ydelsen karakter af at være mere kortsigtet?

En virksomhed skal som nævnt vurdere, om det er relevant at indhente information hos kunden til sin vurdering af kundens formål. Det kan f.eks. være ved indhentelse af kundens vedtægter, CVR-udskrift med angivelse af branchekode eller lignende. 

Ved tilsigtet beskaffenhed skal virksomheden vurdere forretningsforbindelsens karakter, dvs. de omstændigheder og forhold, som tilsammen giver forretningsforbindelsen sin karakter. 

Det siger noget konkret om kunden og kundens valgte ydelser, som virksomheden skal levere. 

Virksomheden kan f.eks. vurdere og hvor relevant spørge ind til:

• Hvordan ser kundens forretningsmodel ud? 
• Hvilke indtægtskilder har kunden?
• Hvad er kundens generelle indtægtsgrundlag? 
• Hvor stammer midlerne til den ønskede ydelse fra? – F.eks. til en virksomhedsoprettelse eller -omdannelse. 
• Hvor stammer midlerne fra til renovering af en udlejningsejendom? – Stemmer det f.eks. overens med lejeindtægterne, den tilstedeværende kapital i ejendommen, den personlige formue eller lign.?
• Hvor stammer midlerne fra til køb af et kunstværk?

Virksomheden skal foretage vurderingen af formål og tilsigtet beskaffenhed på baggrund af oplysninger om kunden, herunder f.eks. kundens forretningsmodel, indtægtskilder m.m. Det kan i den forbindelse være nødvendigt, at virksomheden indhenter yderlige oplysninger for at kunne vurdere kundens formål og tilsigtede beskaffenhed tilstrækkeligt. Det kan være i tilfælde, hvor virksomheden er i tvivl eller ikke har nok oplysninger, som kan lægges til grund for vurderingen.

Virksomheden kan f.eks. spørge kunde om uddybende oplysninger omkring formålet og den tilsigtede beskaffenhed. Det er ikke et krav efter hvidvaskloven, at virksomheden ligeledes indhenter dokumentation som yderligere understøttelse af kundens mundtlige forklaringer, men det kan være, at virksomheden vurderer, at dette er nødvendigt.. Af yderligere dokumentation kan der indhentes materiale, som kan understøtte tidligere oplysninger fra kunden eller til understøttelse af anden indhentet dokumentation. Det kan f.eks. være tidligere værdiansættelser af kunst, dokumentation for kunstgenstandens proveniens, fakturaer i relation til renoveringsomkostninger ved en ejendom, et kontoudtog, vedtægter, årsopgørelser, R75, skifteretsattest, tinglysningsattest, bilbog m.m.

Det væsentlige er, at virksomheden har tilstrækkelig information til at foretage sin vurdering. 

En virksomhed vil opleve oftere at skulle indhente oplysninger om den tilsigtede beskaffenhed end omkring kundens formål. Det skyldes, at kundens formål typisk kan være fastlagt i, eller som følge af, kundens branche, de valgte ydelser m.m.

En virksomhed skal kunne dokumentere, at den har opfyldt kravene om at gennemføre kundekendskabsprocedurer, herunder også vurderingen af en kundes formål og tilsigtede beskaffenhed. Det sikrer også, at virksomheden har et tilstrækkeligt grundlag til brug for sin løbende overvågning af kunden. På den måde kan virksomheden bedre vurdere, om der skulle opstå mistænkelige aktiviteter eller forhold.

Det fremgår af hvidvasklovens § 30, at virksomheden har opbevaringspligt. Det vil sige, at al dokumentation, oplysninger samt notater, som er indhentet og udfærdiget i relation til en kundesag, skal opbevares på kundesagen. Disse skal opbevares i minimum 5 år efter kundeforholdets ophør. Personoplysninger indhentet i relation til en kundesag skal slettes 5 år efter kundeforholdets ophør.