Vejledning om Vejledning til udbydere af digitale standard bogføringssystemer

Vejledningen indeholder en række oplysninger om de krav, som skal være opfyldt for, at et bogføringssystem kan registreres hos Erhvervsstyrelsen. Desuden beskrives de krav, som udbydere af et allerede registreret bogføringssystem løbende skal sikre, at de og deres system til enhver tid opfylder. Slutlig anviser vejledningen forslag til implementering af kravene i bogføringssystemer samt beskriver en række fortolkninger og begreber på et generelt og emnebaseret niveau. Vejledningen ændrer ikke ved udbydernes pligt til at overholde bogføringslovens øvrige generelle krav.

Vejledningen indeholder også informationer, som kan være nyttige i forbindelse med udbyders arbejde med implementering af kravene i deres system og efterfølgende anmeldelse hos Erhvervsstyrelsen. Disse informationer kan udbyderne af bogføringssystemer, hvis system allerede er registreret, også bruge i deres kontinuerlige arbejde med at sikre, at deres bogføringssystem til enhver tid overholder bogføringsloven og de dertilhørende bekendtgørelser. 

Vejledningen er skrevet med udgangspunkt i Bogføringsloven (Lov nr. 700 af 24/5/2022), Bekendtgørelse om anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer (BEK nr. 98 af 26/01/2023), Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer (BEK nr. 97 af 26/01/2023) og senere ændringsbekendtgørelser til denne samt Erhvervsstyrelsens praksis på området.

Vejledningen kan bruges både som sammenhængende læsning og som et opslagsværk.

Centrale begreber i bogføringsloven

Bogføringsloven indeholder en række definitioner, herunder definitioner på bilag, regnskabsmateriale og digitalt bogføringssystem. For en nærmere forklaring af de centrale begreber, som anvendes i bogføringsloven og bekendtgørelsen, henvises der til Erhvervsstyrelsens generelle vejledning. Et forudgående kendskab til disse definitioner gør det lettere at forstå de konkrete krav, der stilles i resten af dette materiale.

Kravet om, at digitale standard bogføringssystemer skal opfylde nogle minimumskrav, samt at udbydere skal have anmeldt deres systemer til registrering hos Erhvervsstyrelsen, før de må markedsføres i Danmark, trådte i kraft den 1. februar 2023. 

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem er du derfor forpligtet til at anmelde dit system til Erhvervsstyrelsen med henblik på registrering, inden du markedsfører eller på anden vis erhverver kunder i Danmark. Det gælder både for danske og udenlandske udbydere, der ønsker at markedsføre deres system eller på anden vis erhverve kunder i Danmark. Registreringen sker, når Erhvervsstyrelsen har foretaget kontrol af, at systemet opfylder alle krav.

Formålet med bogføringslovens krav til brug af digitale bogføringssystemer er at øge digitalisering, automatisering og IT-sikkerhed i virksomheder i Danmark. Det er med dette fokus, at udbyderne af de registrerede bogføringssystemer skal anskue lovens minimumskrav og anbefalinger. Med andre ord bør udbydere af de registrerede bogføringssystemer kontinuerligt arbejde på at øge digitalisering, automatisering og IT-sikkerhed i deres systemer.

Når Erhvervsstyrelsen har registreret et system, optages det på den offentlige fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Denne liste er offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Virksomheder kan herfra vælge et af de registrerede systemer og dermed være sikker på, at det bogføringssystem, som de benytter, lever op til de gældende systemmæssige minimumskrav i bogføringsloven.

Med ikrafttrædelse af bogføringsloven af den 22. maj 2022 blev det obligatorisk for alle virksomheder, som er underlagt kravet om digital bogføring i bogføringsloven, at benytte et digitalt bogføringssystem.

Yderligere blev der indført minimumskrav til funktioner og IT-sikkerhed i de bogføringssystemer, som virksomhederne anvender. For at virksomhederne ikke selv behøver at være ansvarlige for de system- og IT-sikkerhedsmæssige forhold, pålægger bogføringsloven i stedet udbydere af digitale standard bogføringssystemer ansvaret for at opfylde disse krav.

Ved at placere opfyldelse af de systemmæssige krav i loven hos udbyderne af digitale standard bogføringssystemer sikres det, at alle virksomheder, som vælger et standard bogføringssystem, vil kunne opnå øgede muligheder for automatisering og digitalisering. Sammen med den øgede IT-sikkerhed skal dette gerne give virksomhederne fordele, som både gør det lettere for virksomhederne at overholde de øvrige krav i bogføringsloven, samt opnå mulighed for effektiviseringer og økonomiske besparelser. 

Ifølge bogføringsloven defineres et digitalt standard bogføringssystem som en digital service eller software, som sælges på ensartede vilkår, og som indeholder funktioner, hvorved virksomheder kan bogføre transaktioner og digitalt opbevare deres bogførte transaktioner og bilag.

Det, som adskiller digitale standard bogføringssystemer fra ikke standard bogføringssystemer, er, at et standardsystem ikke er udviklet med henblik på forholdene i en enkelt konkret virksomhed, men er et system, som henvender sig til alle virksomheder eller en større kreds af virksomheder, fx virksomheder inden for en specifik branche eller sektor. 

Ved ensartede vilkår forstås, at abonnements- eller licensvilkårene er generelle for alle de virksomheder, der ønsker at bruge bogføringssystemet. Bogføringssystemet betragtes som markedsført på ensartede vilkår, selvom der tilbydes forskellige abonnementstyper til fx store og små virksomheder, gratis abonnementer eller der tilbydes forskellige tilvalgsmoduler og udvidelser, som virksomhederne kan vælge mellem. 

For at et system kan blive registreret kræver det, at bogføringssystemet opfylder alle bestemmelserne i bogføringsloven og bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer. Desuden er det et krav, at systemet uden tilkøb af ekstra moduler dækker alle krav i bogføringsloven og bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer. 

Hvis ikke transaktioner og bilag gemmes direkte i bogføringssystemet ved brug af en cloudbaseret løsning, som håndteres af udbyderen af systemet, skal udbyderen på anden vis sikre, at der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi af både transaktioner og bilag. Denne sikkerhedskopi skal placeres enten på en server hos udbyderen eller en anden tredjepart, som vælges af udbyderen af systemet. 

Sondringen mellem de to systemtyper har særlig betydning for kravene til IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering. Læs mere i kapitel 5.

Markedsføring forstås i bogføringsloven som enhver handelspraksis i henhold til markedsføringsloven.

Markedsføring defineres dermed som enhver handling, udeladelse, adfærd, fremstilling eller kommerciel kommunikation, herunder reklame og markedsføring, foretaget af en erhvervsdrivende med direkte relation til promovering, salg eller udbud af et produkt til kunder.

Markedsføring omfatter hermed enhver form for markedsføring og andre måder, hvorpå der arbejdes for at hverve kunder til systemet i Danmark. Dette omfatter fx hjemmesider, hvorpå systemet tilbydes til virksomheder i Danmark, tilbud om gratis bogføringssystemer uanset om disse tilbydes med begrænsninger, såsom et maksimalt antal transaktioner eller en begrænset gratis prøveperiode, alle former for opsøgende salg fx messer, præsentationer, telefonopkald, fremsendelse af materiale eller anden information om systemet.

Markedsføring af bogføringssystemet må hverken udføres af udbyderen, forhandler, agenter eller andre, før systemet er anmeldt til Erhvervsstyrelsen.

Digitale standard bogføringssystemer, som hverken er anmeldt til registrering eller er registreret hos Erhvervsstyrelsen, betegnes som ikke-registrerede bogføringssystemer. Disse systemer må kun markedsføres mod virksomheder, der ikke er omfattet af den digitale bogføringspligt jævnfør bogføringsloven. Det vil sige mod virksomheder, der ikke er forpligtet til at aflægge en årsrapport, eller som har en nettoomsætning i to på hinanden følgende indkomstår, som ikke overstiger 300.000 kr. Dette skal tydeligt fremgå af enhver form for markedsføring af ikke-registrerede bogføringssystemer.

En udbyder af et digitalt standard bogføringssystem er en fysisk eller juridisk person, som markedsfører eller på anden vis søger at hverve kunder til et cloudbaseret eller hybridt digitalt bogføringssystem på ensartede vilkår til en kreds af virksomheder i Danmark.

Begrebet udbyder skal forstås bredt. Dette betyder, at du også er udbyder, hvis du forhandler et bogføringssystem, der også forhandles af andre forhandlere, men at I hver især navngiver systemet forskelligt, eller hvis bogføringssystemet udbydes i forskellige variationer eller med forskellige tilpasninger.

En fysisk eller juridisk person, der forhandler og sælger et bogføringssystem under systemets originale navn udelukkende på vegne af en anden virksomhed, er derimod ikke en udbyder. I så fald har du ikke pligt til at anmelde systemet. I dette tilfælde er det den virksomhed, i hvis navn systemet forhandles, der er udbyder og dermed har anmeldelsespligten. Dog er sælger af systemet forpligtet til at sikre, at udbyderen har anmeldt systemet til Erhvervsstyrelsen, før markedsføring og salg af systemet påbegyndes i Danmark.

Når et bogføringssystem er registreret og optaget på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, er udbyderen og eventuelle forhandlere af systemet alle forpligtet til tydeligt at oplyse registreringsnummeret (FOB-nummeret) ved markedsføring og salg af systemet.

Bogføringsloven og bekendtgørelsen finder ikke kun anvendelse på selve bogføringssystemet, men også på moduler og udvidelser hertil. Det er tilfældet, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:

• Modulet eller udvidelsen varetager funktioner, som bogføringssystemet efter bekendtgørelsen skal understøtte
• Virksomheden direkte kan tilgå modulet eller udvidelsen i bogføringssystemet.

Det betyder, at hvis et system indeholder moduler eller udvidelser, der varetager funktioner, som er obligatoriske for registrerede bogføringssystemer, og slutkunden kan tilgå disse funktioner direkte i bogføringssystemet, er moduler og udvidelser omfattet af de samme krav som selve bogføringssystemet.

Dette gælder tilsvarende for moduler og udvidelser fra en tredjepart, hvis udbyder har indgået aftale med tredjeparten om, at modulet eller udvidelsen skal være direkte tilgængeligt i bogføringssystemerne.

Moduler og udvidelser, der udelukkende varetager andre funktioner end bogføring af transaktioner og opbevaring af bilag — fx skatteberegning eller lønberegning — er derimod ikke omfattet af bekendtgørelsens krav. Det samme gælder eksterne systemer, som bogføringssystemet udveksler data med, men som virksomheden tilgår separat i en egen brugerflade.

Bogføringsloven og bekendtgørelsens krav er også gældende, hvis en udbyder vælger at samle en pakke af et eller flere moduler, der tjener til at lovliggøre et system, der ikke i sig selv ville opfylde kravene til et standard bogføringssystem, og disse supplerende moduler udbydes på ensartede vilkår til en gruppe af kunder, fx virksomheder, der i forvejen har et specifikt legacy-system. 

Et legacy-system er et ældre system, som typisk ikke længere opfylder gældende teknologiske standarder, og der ikke udvikles yderligere på. 

Der kan være flere grunde til, at nogle virksomheder vælger at vedblive med at benytte et ældre legacy-system. Fx kan systemet være tilpasset til virksomhedens arbejdsgange og processer, eller virksomheden kan blot finde det for ressourcekrævende og omkostningstungt at skulle skifte deres bogføringssystem. Da disse legacy-systemer ikke opfylder bogføringslovens krav til digitale standard bogføringssystemer, må disse systemer i sig selv ikke markedsføres og sælges i Danmark.

Bogføringsloven indeholder en række definitioner, herunder definitioner på bilag, transaktion, transaktionsspor, kontrolspor og regnskabsmateriale. For en nærmere forklaring af de centrale begreber, som anvendes i bogføringsloven og bekendtgørelsen, henvises der til Erhvervsstyrelsens generelle vejledning. Kendskab til definitionerne gør det lettere at forstå kravene i de følgende kapitler. 

I bogføringsloven og de tilhørende bekendtgørelser benyttes begreberne “slutkunde”, “kunde” og “bruger”. Bekendtgørelsens definitioner af de tre begreber er:

En slutkunde kan vælge at overlade hele eller dele af sin bogføring til en eller flere eksterne parter. Det kan fx være en bogføringsvirksomhed, en revisor, en ekstern bogholder eller en anden rådgiver, der udfører bogholderiopgaver på vegne af virksomheden.

Bogføringsopgaver kan også udføres ved hjælp af en AI-agent, som udbyderen har indbygget i bogføringssystemet. En sådan AI-agent kan på vegne af slutkunden udføre eller bistå med udførelsen af en eller flere bogføringsopgaver. 

Det er ikke den eksterne parts titel eller virksomhedsform eller betegnelsen for den anvendte teknologiske løsning, der er afgørende. Afgørende er derimod, hvilke bogføringsopgaver der faktisk udføres på slutkundens vegne, og om slutkunden selv godkender de enkelte bogføringer i bogføringssystemet.  

En ekstern part kan fx varetage registrering af transaktioner, håndtering af købs- og salgsfakturaer, afstemninger og andre opgaver i forbindelse med slutkundens løbende bogføring. Opgaverne kan udføres direkte i slutkundens eget valgte bogføringssystem eller i et system, som den eksterne part anvender til at udføre bogføringsopgaver for sine kunder. 

En AI-agent adskiller sig fra en ekstern part ved, at AI-agenten er en del af eller funktionalitet i det digitale registrerede bogføringssystem. AI-agenten kan eksempelvis anvendes til at behandle bilag, foreslå eller foretage kontering, registrere transaktioner, gennemføre afstemninger eller udføre andre bogføringsopgaver. Afhængigt af systemets indretning kan AI-agenten udføre opgaver automatisk eller forelægge forslag for slutkunden eller den eksterne part. Det afgørende skillepunkt er, om bogføringssystemet fungerer som en ekstern bogholder og dermed bogfører transaktioner uden godkendelse fra en bruger. 

Begrebet elektronisk faktura (e-faktura) defineres i overensstemmelse med EU's e-faktureringsdirektiv, det vil sige som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, afsendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, der gør det muligt at behandle den automatisk og elektronisk. For at være en e-faktura, skal fakturaen kunne læses direkte ind i bogføringen, uden scanning, OCR, indtastning, AI-tolkning mv. Derfor er billedfiler, herunder fakturaer sendt i et pdf-format, ikke e-fakturaer. I Danmark findes to formater for e-faktura: 

• OIOUBL Faktura
• Peppol BIS Billing

Andre formater end disse to vil som udgangspunkt ikke være en e-faktura.

Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer foreskriver, at bogføringssystemer automatisk skal kunne håndtere e-fakturaer i både den danske standard OIOUBL og i EU's standard Peppol BIS. Systemet skal kunne sende fakturaer til alle nedenstående numre i Danmark:

• CVR-nummer
• GLN-nummer (tidligere EAN-nummer)
• P-nummer og
• SE-nummer. 

GLN-numre har tidligere heddet EAN-numre. Mange borgere og virksomheder anvender fortsat den betegnelse, selvom den i en del år ikke har været korrekt. 

Peppol BIS-standarden understøtter både national og international samhandel på tværs af landegrænser i EU, mens OIOUBL-standarden primært anvendes til national samhandel i Danmark. 

Ved udstedelse af bogføringsloven fra 2022 blev der fastsat et minimumskrav til standard bogføringssystemer om, at de automatisk skal kunne understøtte udstedelse, afsendelse og modtagelse af fakturaer, kreditnotaer og svardokumenter, i de to formater OIOUBL og Peppol BIS. Bogføringsloven stiller ikke krav om, at slutkunden faktisk anvender e-fakturering, blot at bogføringssystemet giver dem muligheden herfor.

Ved fakturering af offentlige myndigheder er det obligatorisk at anvende e-faktura.

Udbyderne er forpligtet til at sikre en høj automatiseringsgrad i håndteringen af e-fakturaer i deres bogføringssystemer. Fx skal brugerne ved udstedelse af en salgsfaktura blot kunne vælge, om de ønsker at afsende fakturaen som e-faktura, og herfra skal systemet automatisk udføre resten. Det samme kan med fordel automatiseres for alle andre e-salgsdokumenter, såsom kontoudtog, rykkere m.fl. På samme måde skal modtagelsen og håndteringen af e-købsfakturaer automatiseres mest muligt.

Dog skal en bruger altid godkende bogføring af købsfakturaer, uanset om der er tale om en e-købsfaktura eller en købsfaktura, som er modtaget på anden vis. Hvis et registreret bogføringssystem automatisk bogfører transaktioner uden en brugers accept (fx ved brug af en AI-agent), bliver udbyderen ansvarlig for bogføringen, i lighed med enhver anden virksomhed, der udfører bogføring for slutkunder.

For at brugerne af de registrerede bogføringssystemer får størst mulige gevinster ved modtagelse og afsendelse af e-faktura, er det vigtigt, at udbyderne af bogføringssystemer indtænker mest mulig automatisering i forbindelse med alle købs- og salgsbilag, som modtages og sendes som e-faktura. Dette betyder også, at automatiseringen ikke bør stoppe, når en købsfaktura modtages i bogføringssystemet, men at automatiseringen fortsættes gennem godkendelse, kontering, bogføring, betaling og udligning af betalingen i systemet. Tilsvarende kan salgsprocessen også indeholde e-salgsordre, e-forsendelsesadvis, e-kontoudtog og eventuel e-rykker.

Det anbefales desuden, at udbyderne af bogføringssystemerne indarbejder håndtering af flere e-dokumenter end de e-dokumenttyper, der udgør minimumskravet (faktura, kreditnota og svardokumenter). Dette kan fx være e-ordre, e-varekatalog og e-rykker.

Overgang til Peppol 2028-2029

En fremtidig plan for brugen af e-fakturering er baseret på Peppol BIS 4. De overordnede mål fra denne proces er:

• Næste udgave af de danske elektroniske forretningsdokumenter, baseres på Peppols BIS 4 dokument-serie.
• OIOUBL udfases, til fordel for en Nemhandel BIS 4, der består af Peppols BIS 4 dokument-serie, og en række fuldt interoperable danske tilpasninger.

Da denne ændring vil kræve en del udvikling af standarder i Peppol BIS 4 og Nemhandel BIS 4, og sidenhen tilpasninger i de registrerede bogføringssystemer, er der planlagt en længere implementeringsfase. Planen for implementeringen er som følger:

Udover de danske tiltag i forhold til udbredelse af brugen af e-faktura, har EU i den seneste revision af momsdirektivet (ViDA) besluttet, at al handel mellem virksomheder over landegrænserne i EU, senest fra den 1. juli 2030 skal ske ved brug af e-fakturaer. Dette betyder, at alle virksomheder i Danmark, som handler med virksomheder, der er bosiddende i et andet EU-land end Danmark, senest fra 2030 som minimum skal benytte e-fakturaer til denne gruppe af deres kunder og leverandører.

Det understreges at den 1. juli 2030 er sidste mulige implementeringsfrist. Det indebærer, at medlemslande har mulighed for at indføre dette krav om e-fakturering tidligere end den 1. juli 2030.

Nemhandel er en fælles digital infrastruktur til brug for udveksling af e-dokumenter, såsom ordre, faktura, kontoudtog, varekataloger mv., mellem virksomheder og de offentlige myndigheder. Gennem Nemhandel kan slutkunder udveksle disse e-dokumenter på en standardiseret og sikker måde.

For at en slutkunde kan modtage e-dokumenter via Nemhandel, skal slutkunden være registreret som modtager i den fælles digitale infrastruktur Nemhandelsregistret. I Danmark driver Erhvervsstyrelsen Nemhandelsregistret. 

Nemhandelsregistret fungerer som et adressekartotek, der gør det muligt for afsendere automatisk at finde modtageres elektroniske adresser, og derved sende e-dokumenter til det korrekte bogføringssystem og den korrekte modtager. Adresser i Nemhandelsregistret svarer til postbokse til brevpost. Ligesom for brevpost er det muligt, men sjældent nødvendigt, at have flere postbokse. E-dokumenter, der sendes til en adresse i Nemhandelsregistret, har samme gyldighed og virkning som anbefalet post sendt til en postboks.

Adresser i Nemhandelsregistret kan være CVR-, SE-, P- eller GLN-numre. Virksomheder, som kun har behov for én modtageadresse, anbefales at registrere sig med deres CVR-nummer, da dette forenkler fremsøgningen af deres modtageadresse. De øvrige numre er tiltænkt slutbrugere, som har behov for at registrere flere forskellige “postbokse” (modtagepunkter) tilknyttet samme CVR-nummer. 

Bogføringsloven fra 2022 fastsatte et minimumskrav om, at registrerede standard bogføringssystemer skal understøtte brugen af Nemhandel. Dette krav ændres fra den 1. marts 2027 til, at udbyderne automatisk skal tilmelde alle de slutkunder, der bruger deres system til Nemhandelsregistret. Udbydere skal derfor i forbindelse med MitID-validering af slutkundens stamdata informere alle nye og alle eksisterende slutkunder, som ikke allerede er registreret i Nemhandelsregistret, om automatisk tilmelding til registret. I denne meddelelse, skal slutkunden orienteres om, at slutkunden efter fire uger vil blive tilmeldt til Nemhandelsregistret, hvis ikke slutkunden inden da meddeler udbyderen, at de ikke ønsker at blive tilmeldt. 

For nye slutkunder kan udbyderen vælge at informere slutkunden om denne tilmelding samtidig med, at slutkunden opretter sig i udbyderens bogføringssystem. Dette kan være en stor fordel for de slutkunder, som ønsker at blive tilmeldt Nemhandelsregistret fra første dag, de benytter systemet. 

En korrekt registrering i Nemhandelsregistret er en forudsætning for, at slutkunder kan udnytte de automatiseringsmuligheder, som e-fakturaer og øvrige e-dokumenter giver. Når e-dokumenter udveksles automatisk mellem slutkundernes bogføringssystemer, reduceres behovet for manuelle arbejdsgange, risikoen for fejl mindskes, og bogføringsprocessen kan i højere grad automatiseres. Det anbefales derfor, at udbydere af registrerede bogføringssystemer gør det så enkelt som muligt for slutkunder at registrere deres virksomhed i Nemhandelsregistret, fx ved at tilbyde vejledning eller automatisere registreringsprocessen, hvor det er teknisk muligt.

SAF-T (Standard Audit File for Tax) er et internationalt standarddataformat, som kan bruges til elektronisk udveksling af regnskabsdata. Standarden er udviklet af OECD. Formatet gør det muligt for slutkunder at eksportere omfattende regnskabsdata (som fx transaktioner, momsopgørelser, regnskaber og fakturaer) i et standardiseret XML-format.

For at gøre det enkelt og sikkert for slutkunder at dele bogføringsdata med offentlige myndigheder eller skifte bogføringssystem, stiller bogføringsloven krav til, at bogføringssystemerne skal understøtte brug af det internationale standardfilformat SAF-T.

Ifølge bogføringsloven skal registrerede bogføringssystemer understøtte deling af slutkundens bogføringsdata ved, at bogføringssystemet kan generere, importere og eksportere en SAF-T standardfil og gøre denne tilgængelig for brugerne af systemet eller myndighederne.

Fra den 1. januar 2027 udvides kravene til de oplysninger, som SAF-T-filen skal indeholde. De nuværende krav til SAF-T-filen er alene slutkundens stamdata. Pr. den 1. januar 2027 udvides dette krav til også at skulle indeholde data på transaktionsniveau, flere og mere detaljerede stamdata (fx stamdata på slutkunders debitorer og kreditorer), feltkravet Mandatory If Used (MIFU) samt understøttelse af kontrol og indberetning til de offentlige myndigheder. Yderligere udvides kravet til SAF-T-filen også med oplysningskrav om moms per transaktion.

De tekniske krav, som udbydere skal sikre, at deres system opfylder senest fra den 1. januar 2027.

Den fælles offentlige standardkontoplan er en standardiseret kontoplan skabt af Erhvervsstyrelsen, Skattestyrelsen og Danmarks Statistik. Dens formål er at sikre ensartet bogføring og automatisere indberetningen af regnskabsdata fra danske virksomheder til det offentlige, hvilket reducerer fejl og manuelt arbejde. 

Standardkontoplanen kan enten implementeres direkte i de registrerede bogføringssystemer af systemudbyderne eller indirekte, hvor slutkundens egen eller systemudbyderens forslag til en kontoplan mappes konto for konto til den fælles offentlige standardkontoplan.

Standardkontoplanen giver systemudbyderne bedre muligheder for at koble deres systemer til de offentlige myndigheders indberetningsløsninger. Dette bevirker blandt andet, at slutkunder, som bruger de registrerede bogføringssystemer, nemmere kan indberette årsrapporten ved at uploade en fil med bogføringsdata baseret på standardkontoplanen, så de undgår manuel indtastning og fejlkilder. 

Registrerede bogføringssystemer må gerne indeholde andre og flere kontoplaner end den fælles offentlige kontoplan, men det skal som minimum være muligt at mappe hver enkelt konto fra den eller de andre kontoplaner til en konto i den fælles offentlige standardkontoplan. Ligeledes skal det være muligt at indberette til de offentlige myndigheder ud fra den fælles offentlige standardkontoplan. 

Bemærk, at slutkunderne ikke er forpligtet til at bruge den fælles offentlige standardkontoplan i deres bogføring. 

Udbyderen af et registreret bogføringssystem skal sikre, at systemet opfylder de funktionelle minimumskrav til registrering af transaktioner, sikring af kontrolspor og opbevaring af bilag.

Uanset om en udbyder tager betaling for brug af systemet, stiller det gratis til rådighed (gratis system) eller tilbyder en gratis prøveperiode, er udbyderen, fra første dag slutkunden benytter systemet, forpligtet til at opfylde alle kravene til registrerede bogføringssystemer, fx opbevaringspligten af slutkunders transaktioner og digitale bilag i 5 år efter afsluttet kundeforhold.

Blandt de nye krav, som er gældende fra den 1. marts 2027, er kravene om låsning af slutkunders stamdata samt valideringen af slutkunden og kundens identitet ved brug af MitID. Dette betyder, at udbyderen af de registrerede bogføringssystemer senest den 1. marts 2027 skal bede alle deres slutkunder og kunder om en identitetsbekræftelse af deres virksomheds CVR-nummer ved brug af MitID. Desuden skal udbyderne sikre, at deres bogføringssystemer automatisk henter virksomhedernes stamdata og løbende opdaterer disse fra CVR. 

Felterne, hvori slutkundernes CVR-nummer, navn, adresse og eventuelle P-numre står, skal være låste, så ingen brugere af systemet kan ændre indholdet i disse felter. Feltet CVR-nummer må aldrig kunne ændres, hvorimod bogføringssystemerne ved ændringer i CVR automatisk skal opdatere virksomhedens navn, adresse og eventuelle P-numre i bogføringssystemerne. Hvis slutkunden mener, at oplysningerne i CVR er forkerte, skal slutkunden rette disse oplysninger på Virk.

Udover felter til de låste stamdata skal bogføringssystemerne også indeholde felter til supplerende stamdata. Disse supplerende stamdata er slutkundens betalingsoplysninger samt SE-numre og eventuelle GLN-numre, der anvendes til identifikation af slutkunden. I forhold til betalingsoplysningerne, skal der være felter nok til alle de data, som kræves for at udføre betalinger til og fra både danske og udenlandske kunder og leverandører. De supplerende stamdata skal ikke være låste, dvs. at systemets brugere kan ændre disse oplysninger. Dog, skal enhver ændring i disse felter fra den 1. januar 2028 valideres ved brug af MitID. Det anbefales yderligere, at udbyderne gør det obligatorisk for slutkunderne at udfylde alle felter, der vedrører slutkundens betalingsoplysninger. 

Kravet gælder alene for danske slutkunder. Hvis et registreret bogføringssystem også har udenlandske slutkunder, er denne kundegruppe ikke inkluderet i kravet om MitID validering af stamdata mod CVR. 

Ovenstående krav skal opfyldes for både eksisterende og nye slutkunder.

Digitale bogføringssystemer skal indeholde felter til brug for følgende oplysninger i forbindelse med bogføring af hver enkelt transaktion:

• Transaktionsdato – den dato, hvor transaktionen har fundet sted, fx betalingsdato eller fakturadato
• Bilagsnummer – et unikt nummer, der knytter transaktionen til det tilhørende bilag
• Kontonummer – den konto, hvorpå transaktionen bogføres
• Beløb – det beløb, der er involveret i transaktionen
• Transaktionstekst – en beskrivende tekst, der forklarer transaktionens formål eller indhold
• Transaktionsdagens kurs eller anden omregningsfaktor – hvis transaktionen foretages i anden valuta end DKK, skal systemet indeholde et felt, der angiver hvilken valuta, som transaktionen er foretaget i, og et felt til angivelse af den relevante kurs eller omregningsfaktor for transaktionen.

Bogføringssystemer må selvfølgelig meget gerne indeholde flere felter. Dette kan være felter, som vurderes nødvendige for at kunne udføre en mere informationsrig bogføring, eller felter, som kan bidrage til yderligere automatisering og dermed flere administrative byrdelettelser i virksomhedens bogføring.

Bogføringssystemet skal automatisk sikre kontrolsporet for hver bogført transaktion. Det betyder konkret, at systemet skal:

• Tildele en registreringsdato for hver bogført transaktion – det vil sige det tidspunkt, hvor transaktionen er blevet bogført i systemet. Registreringsdatoen er ikke samme felt som transaktionsdatoen, da dette godt kan være to forskellige datoer. Registreringsdatoen er den dato, bogføringen udføres, mens transaktionsdatoen er den dag, selve handlingen har fundet sted. Eksempler på transaktionsdatoen er datoen på en købsfaktura eller den dag et beløb er udbetalt fra en bankkonto. 
• Tildele et fortløbende transaktionsnummer eller transaktions-ID – det vil sige et unikt nummer, der identificerer transaktionen og muliggør sporing af hver enkelt transaktion i systemet. Dette er ikke det samme nummer som bilagsnummeret.
• Tildele initialer eller anden identifikation for den person, der har bogført transaktionen.
• Give mulighed for at benytte samme bilagsnummer ved rettelse af bogføringsfejl, således at kontrolspor og vedhæftede bilag følger transaktionen fra vugge til grav. 
• Sikre, at bogførte transaktioner ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes af brugerne.

I systemet skal det være muligt for brugeren af systemet at kunne se kontrolsporet. Dette betyder blandt andet, at felterne transaktionsdato, transaktions-ID, initialer på den person, som har udført bogføringen samt rettelser i bogføringen skal være synlige for brugeren af systemet, herunder også eventuelle revisorer.

Bogføringssystemet skal understøtte indlæsning og opbevaring af bilag, der dokumenterer alle købs- og salgstransaktioner. Konkret skal systemet sikre, at:

• Købsbilag kan indlæses og opbevares digitalt i systemet
• Salgsbilag enten genereres automatisk i systemet og opbevares digitalt eller kan indlæses og opbevares digitalt i systemet
• For registrerede hybride bogføringssystemer gælder opbevaringspligten alene i forhold til sikkerhedskopien. Her skal udbyder sørge for, at der tages sikkerhedskopi af både transaktioner og de digitale købs- og salgsbilag.

Systemet må meget gerne gøre det muligt for slutkunder at indlæse og gemme alle deres bilag, samt øvrige dele af deres regnskabsmateriale. 

Som udbyder er du pligtig til at opbevare dine slutkunders bogførte transaktioner og digitale bilag i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringspligten gælder uanset om slutkunden:

• Ophører med at være kunde
• Går konkurs eller tvangsopløses
• Skifter til et andet registreret bogføringssystem fra en anden udbyder
• Kun har benyttet systemet i en begrænset periode, fx en prøveperiode
• Har fået stillet systemet gratis til rådighed.

Dit system skal desuden sikre, at:

• Bogførte transaktioner bevares, så de ikke kan ændres, tilbagedateres eller slettes
• Alle bogførte transaktioner opbevares i et struktureret og maskinlæsbart format i hele opbevaringsperioden. Et eksempel er SAF-T- formatet
• Alle bilag opbevares i et læsbart format i hele opbevaringsperioden. Fx e-faktura i deres oprindelige xml-format og leverandørfakturaer modtaget i pdf-format
• Krypterede bogføringsdata til enhver tid kan dekrypteres til et struktureret og maskinlæsbart format
• Krypterede bilag til enhver tid kan dekrypteres til et læsbart format.

I henhold til bogføringsloven og bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer skal udbyder sikre, at slutkunden og dennes bogførte transaktioner og bilag entydigt kan fremsøges ved forespørgsel fra offentlige myndigheder eller på anmodning fra en kurator i forbindelse med konkurs. Inden for en frist på 4 uger skal udbyder udlevere alt bogføringsmateriale, som myndigheder eller kurator anmoder om, for en given periode inden for de seneste 5 år. Udbyderen må ikke opkræve betaling herfor. 

Ovenstående gælder også i forhold til slutkunden, i det tilfælde at en udbyder vælger af afmelde sit bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Når en udbyder afmelder sit bogføringssystem, har udbyderen pligt til at informere alle kunder og slutkunder af systemet herom. I denne information skal udbyderen tilbyde slutkunden gratis at få en kopi af alle bogførte transaktioner og digitale bilag.

Hvis myndighederne eller en kurator anmoder udbyderen om at foretage sortering eller anden bearbejdning af regnskabsmaterialet, herunder udarbejdelse af særlige udtræk eller analyser, kan udbyderen opkræve betaling for dette arbejde.

Efter ophør af et kundeforhold er udbyderen forpligtet til at gemme en kopi af slutkundens transaktioner, digitale bilag og anden regnskabsmateriale, som måtte være gemt i bogføringssystemet, i 5 år. Denne service må udbyderen ikke tage betaling for. 

Udbyder af et registreret bogføringssystem skal til enhver tid gennemføre passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger med henblik på, at systemet til enhver tid opretholder et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som systemet skal understøtte efter bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer.

Formålet med kravene er at sikre, at slutkundernes regnskabsmateriale beskyttes mod tab, uautoriserede ændringer og uautoriseret adgang, samt at data kan genskabes efter driftsforstyrrelser eller sikkerhedshændelser. 

Udbyderne kan vælge at benytte ekstern hjælp til at beskrive og kontrollere IT-sikkerheden i deres systemer. Dette kan ske ved, at udbyderne beder deres revisor eller anden tredjepart om at udarbejde en erklæring om IT-sikkerheden i deres systemer i form af en ISAE 3402 erklæring, en ISAE 3000 erklæring for bogføringssystemet eller en ISO 27001 standard. Udbyderne kan også vælge selv at udarbejde en detaljeret beskrivelse af deres procedure m.m. for IT-sikkerheden i deres systemer. 

Kravene til IT-sikkerhed beskrives nedenfor.

Udbyder af et registreret bogføringssystem skal gennemføre en risikovurdering med henblik på at fastsætte passende IT-sikkerhedsforanstaltninger for systemet, for det regnskabsmateriale som kunder opbevarer i systemet, og for udbyders sikkerhedskopi af disse data.

Udbyderen skal løbende opdatere risikovurderingen ved ændringer i trusselsbilledet, og der skal til enhver tid forelægge et skriftligt dokument, som beskriver risikovurderingen og de gældende sikkerhedsprocedurer, der vedrører det registrerede bogføringssystem.

Risikovurderingen skal omfatte risikoen for tab af tilgængelighed, autenticitet, integritet og fortrolighed i systemet. 

• Ved tilgængelighed forstås, at systemet og data (transaktioner, bilag og andet regnskabsmateriale, som er gemt i systemet) er tilgængelige, når slutkunden har behov for det
• Ved autenticitet forstås, at data stammer fra den angivne kilde og ikke er blevet forfalsket
• Ved integritet forstås, at data er korrekte og ikke er blevet ændret uautoriseret
• Ved fortrolighed forstås, at data ikke er tilgængelige for uvedkommende.

Risikovurderingen skal også omfatte eventuelle tredjeparter, der indgår i systemets drift, fx hvis der benyttes en underleverandør til enkelte funktioner eller en cloududbyder til opbevaring af sikkerhedskopier.

Ved behandling af persondata skal du som udbyder indgå en databehandleraftale, der opfylder kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3, inden etablering af kundeforholdet.

Som udbyder kan du vælge at få en tredjepart til at udarbejde risikovurderingen på baggrund af en certificering efter ISO/IEC 27001 eller en revisorerklæring efter ISAE 3000 eller 3402. Du kan også vælge at udarbejde den selv. 

I bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer fremgår det, at passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger som minimum skal omfatte følgende områder:

• Netværkssikkerhed
• Adgangsstyring
• Leverandørstyring
• Backup
• Logning
• Beredskab og reetablering
• Databeskyttelse.

Det er op til udbyderen at fastsætte de konkrete foranstaltninger inden for hvert område, baseret på den udarbejdede risikovurdering. Der er således ikke fastsat specifikke tekniske krav til de enkelte områder, men foranstaltningerne skal samlet set sikre et højt IT-sikkerhedsniveau i systemet.

Registrerede bogføringssystemer skal automatisk og mindst ugentligt tage en fuldstændig sikkerhedskopi af alle slutkundens bogførte transaktioner og bilag. Derudover skal systemet mindst dagligt tage en sikkerhedskopi af de data, der er ændret siden sidste sikkerhedskopi — en såkaldt inkrementel sikkerhedskopi. Dette krav gælder både for cloudbaserede løsninger og hybride løsninger.

Begge typer sikkerhedskopier skal opbevares hos udbyder eller hos en tredjepart, under passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger. Hvis udbyder vælger at benytte en tredjepart til opbevaring af bogførte transaktioner, bilag eller sikkerhedskopier, er udbyder fortsat ansvarlig for, at kravene i bekendtgørelsen overholdes. Udbyderen skal derfor ved aftale eller på anden passende måde sikre, at tredjeparten også gennemfører passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger.

Derudover gælder et geografisk krav. Udbyderen skal sikre, at mindst dén seneste fulde sikkerhedskopi og de efterfølgende inkrementelle sikkerhedskopier til enhver tid opbevares på en server, der fysisk er placeret i et EU- eller EØS-land.

Udbydere af registrerede bogføringssystemer har pligt til at anmelde eventuelle databrud og anden brud på IT-sikkerheden i henhold til gældende lovgivning til Datatilsynet. 

Anmeldelserne skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at bruddet er opdaget. 

Et af de overordnede formål med bogføringsloven er at understøtte en øget digitalisering og automatisering af slutkundernes bogføring, indrapportering til myndigheder samt dataimport og -eksport fx i form af e-faktura og bankintegration. Ved at automatisere rutineopgaver og skabe sammenhæng mellem slutkundens forskellige digitale arbejdsgange bidrager bogføringssystemet til, at brugerne reducerer tidsforbruget, datakvaliteten forbedres og risikoen for fejl mindskes. Slutkunderne får dermed mere tid til at udvikle deres virksomhed.

Udover de automatiseringer, som udbyderne af registrerede bogføringssystemer integrerer internt i deres systemer, skal udbyderne også have fokus på, hvordan de i deres bogføringssystem kan udnytte de muligheder for digitalisering, som findes gennem åbne standarder, integrationer med andre systemer og automatiske dataudvekslinger. Dette kan fx gøres ved at kombinere automatisering med standardiserede dataudvekslinger, hvor bogføringssystemet understøtter en lang række forretningsprocesser uden, at de samme oplysninger skal registreres flere gange.

Automatisering betyder ikke nødvendigvis, at alle opgaver udføres automatisk. Formålet er derimod at lade systemet udføre de rutineprægede opgaver, så brugeren i højere grad kan fokusere på kontrol, vurdering og økonomistyring. Ligeledes skal en bruger altid godkende en bogføring. Dette kan fx ske ved, at en bruger bogfører bogføringskladde, som er indlæst automatisk, eller en bruger godkender en faktura. Husk at hvis et registreret bogføringssystem automatisk bogfører transaktioner uden en brugers accept, fx ved brug af en AI-agent, bliver udbyderen ligestillet med virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, og dermed ansvarlig for bogføringen.

Definitionen af e-faktura, øvrige e-dokumenter og Nemhandel er beskrevet i kapitel 3.3 og 3.4. Dette afsnit beskriver de funktionelle krav, som bogføringssystemet skal understøtte.

Systemet skal understøtte automatisk fremsendelse og modtagelse af e-faktura, e-kreditnota og relevante svardokumenter, i Nemhandel OIOUBL og Peppol BIS-format. Svardokumenterne indeholder kundens bekræftelse eller afvisning af det krav, e-fakturaen indeholder. Konkret skal systemet sikre, at kunden kan sende og modtage elektroniske fakturaer og kreditnotaer, i både Nemhandel OIOUBL Faktura og Peppol BIS Invoice. 

Udbyder kan enten selv implementere e-faktureringsfunktionaliteten direkte i systemet eller bruge en tredjepartsleverandør. Uanset om e-faktureringsfunktionaliteten leveres af en underleverandør, er det fortsat udbyder, som er ansvarlig for, at de e-dokumenter, som systemet afsender, altid er i overensstemmelse med de af Erhvervsstyrelsen fastsatte relevante tekniske og semantiske specifikationer. 

Se nærmere om implementering på Nemhandels hjemmeside, OIOUBL 2.1 specifikationen, Peppol BIS 3 Faktura specifikationen.

Systemet skal kunne sende til alle nedenstående typer af modtageradresser:

• CVR-nummer: 8-cifret tal (12345678)
• P-nummer: 10-cifret tal (1234567890)
• SE-nummer: 8-cifret tal, med et foranstillet DK (DK12345678). De 8 cifre vil ofte, men ikke altid, være identiske med virksomhedens CVR-nummer.
• GLN-nummer (tidligere EAN-nummer): 13-cifret tal (1234567890123)

De forskellige typer af modtageradresser har forskellige identifikations-koder (schemeID) i e-fakturaen. Systemet skal være i stand til at angive de korrekte identifikationskoder for alle fire typer af modtageradresse.

Kravene til e-faktura mv. uddybes alle i kapitel 3.3 og 3.4

Bogføringssystemet skal understøtte mulighed for at afstemme slutkundens bogføring med transaktionerne på slutkundens bankkonto eller bankkonti. Dette kan ske på én af følgende måder:

• Brugeren kan importere en CSV-fil med banktransaktioner til bogføringssystemet
• Bogføringssystemet henter automatisk banktransaktioner via integration til slutkundens bank, eller
• Bogføringssystemet henter automatisk banktransaktioner via PSD2-services. 

Uanset hvilken løsning, dit system understøtter, skal systemet desuden sikre, at slutkundens bankkonto eller bankkonti alle er repræsenteret i kontoplanen og kan afstemmes med de indlæste banktransaktioner. Bankafstemningen skal tydeligt vise hvilke banktransaktioner, som måtte mangle at blive bogført i systemet samt eventuelle fejltransaktioner eller bogføringer af betalinger, som endnu ikke er udført på bankkontoen i banken.

Det anbefales, at udbyder af registrerede bogføringssystemer indtænker en høj grad af integration og yderligere automatisering mellem deres system og bankerne. Dette kan fx være automatisk overførsel af betalingsoplysninger ved ind- og udbetaler til bogføringskladder i systemet. Dette kan også gøres via PSD2-services eller via en automatisk integration til slutkundens bank.

I Danmark varetages pengeinstitutternes IT af følgende virksomheder: BEC, Bankdata, SDC, Nordea og Danske Bank. Nordea og Danske Bank udvikler og drifter egne IT-systemer, mens alle øvrige pengeinstitutters IT håndteres af BEC, Bankdata, SDC.

Definition og baggrund for den fælles offentlige standardkontoplan er beskrevet i kapitel 3.6. 

Systemet skal understøtte mulighed for brug af den fælles offentlige standardkontoplan. Dette kan ske på minimum én af følgende måder:

• Slutkunden benytter den offentlige standardkontoplan direkte i bogføringssystemet
• Bogføringssystemets standardkontoplaner er mappet til den offentlige standardkontoplan, eller
• Bogføringssystemet stiller et værktøj til rådighed, som gør det muligt for slutkunden på en enkel måde at mappe egen kontoplan til den fælles offentlige standardkontoplan.

Uanset hvilken af de tre muligheder, udbydere vælger i deres systemer, skal alle konti i den fælles offentlige standardkontoplan præsenteres for og kunne anvendes af systemets slutkunder. 

Udover standardkontoplanen skal udbyder også gøre det muligt for slutkunden på en enkel måde at benytte alle de af Skattestyrelsens fastsatte momskoder. Udbyderen kan her vælge at oprette alle standardmomskoderne direkte i systemet, eller at de momskoder, der er oprettet i systemet, kan mappes til Skattestyrelsens momskoder. Ligesom ved standardkontoplanen skal slutkunder præsenteres for og kunne anvende alle momskoder.

Bogføringssystemet skal understøtte korrekt bogføring gennem en bogføringsguide eller konteringsvejledning. Dette kan ske på minimum én af følgende måder:

• Der er indarbejdet en bogføringsguide i bogføringssystemet, der hjælper brugeren med at kontere, vælge momskode og bogføre korrekt og fuldstændigt, eller
• Bogføringssystemet indeholder en konteringsvejledning eller linker til en konteringsvejledning hos en tredjepart, som ligedan hjælper brugeren til en korrekt kontering, brug af momskoder og en fuldstændig bogføring eller
• Bogføringssystemet understøtter, at brugerne selv kan indtaste en konteringsvejledning for den enkelte konto og momskode.

Definitionen og beskrivelsen af SAF-T findes i kapitel 3.5. Dette afsnit beskriver alene de funktionelle krav til deling af bogføringsdata.

Konkret skal systemet:

• Gøre det muligt at generere en standard SAF-T-fil ud fra Erhvervsstyrelsens anvisninger
• Kunne eksportere en standard SAF-T-fil, som kan indlæses i andre registrerede bogføringssystemer
• Kunne eksportere alle digitale bilag i et standardformat, fx e-faktura i deres oprindelige XML-format og pdf-format med tydelig angivelse af transaktionsID og bilagsnummer, så disse nemt kan tilknyttes transaktionerne i SAF-T filen
• Kunne importere de oplysninger, der indgår i en standard SAF-T-fil og de tilhørende bilag, så disse er tilgængelige for slutkunden i dit bogføringssystem.

Systemet skal understøtte automatisk indberetning af årsrapport og moms. 

Konkret skal et registret bogføringssystemet kunne:

• Danne en CSV- eller SAF-T-fil med slutkundens regnskabsdata til Regnskab Basis, eller
• Danne slutkundens årsrapport i iXBRL-format til Regnskab Special, og
• Understøtte indberetning af moms via Skattestyrelsens moms-API direkte fra systemet.

Da bogføringsloven kræver, at slutkunder afstemmer deres bogføring før indberetning til de offentlige myndigheder, anbefales det, at de registrerede bogføringssystemer indeholder en kontrolmulighed af momsangivelsen. En sådan kontrol vil give slutkunden mulighed for at tjekke tallene som fremgår af momsangivelsen og rettet bogføringen, hvis der er fejl, før den endelige indberetning til Skattestyrelsen foretages.

Ved momsindberetningen er det vigtigt, at de registrerede bogføringssystemer understøtter både bogføringsloven og momsloven, samt guider og hjælper slutkunderne med at overholde reglerne i lovgivningen. Dette kan fx gøres ved at systemet:

• Benytter tvungen brug af momskoder på de transaktioner, hvor der skal pålægges eller fratrækkes moms, og dermed ingen direkte bogføring på momskontiene
• Tydeligt viser de perioder, der tidligere er indberettet
• Gør det nemt at vælge de perioder, som det er muligt at indberette for 
• Henviser til bogføringskladder, hvis der er poster i kladder inden for den valgte periode, som endnu ikke er bogført. Lovgivningen kræver, at alle transaktioner for perioden skal være bogført før indberetning 
• Kun indberetter transaktioner, som er bogført
• Giver mulighed for en automatisk efterangivelse, der opfylder reglerne for efterangivelser, hvis slutkunden får behov for at foretage rettelser til tidligere indsendte momsperioder
• Automatisk bogfører momsindberetninger med transaktionsdato som den sidste dag i perioden, der indberettes for
• Foreslår brugeren at lukke de regnskabsperioder, der er indberettet moms for.

Definitionen af Nemhandelsregistret og dets formål er beskrevet i kapitel 3.4.

Dit system skal informere både eksisterende og nye slutkunder om muligheden for at blive registreret i Nemhandelsregistret. Derudover skal systemet understøtte tilmelding til Nemhandelsregistret. Brugeren af dit system skal kunne give samtykke til registreringen direkte i systemet, hvorefter systemet skal kunne gennemføre registreringen efter de til enhver tid gældende standarder og krav i Nemhandel for kunden. 

Pr. den 1. marts 2027 ændres dette krav til, at du som udbyder automatisk, skal tilmelde alle slutkunder, der benytter dit system, til Nemhandelsregistret. 
Læs om Nemhandel mv. i kapitel 3.3 og 3.4

Når et digitalt standard bogføringssystem er registreret hos Erhvervsstyrelsen, skal udbyderen løbende sikre, at systemet fortsat lever op til bogføringslovens og bekendtgørelsens krav. Dette kapitel beskriver en række forhold, som udbyderen skal være opmærksom på i forbindelse med den fortsatte udvikling, drift og vedligeholdelse af systemet.

Udbyderen skal løbende vurdere, om tilpasninger og nye versioner af bogføringssystemet og eventuelle tredjeparts moduler, som indgår i det registreret bogføringssystem, fortsat opfylder kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer, samt at registreringsgrundlaget fortsat er opfyldt. 

Mange registrerede bogføringssystemer benytter tredjepartsleverandører til fx opbevaring af data i en cloud løsning, e-fakturering, sikkerhedskopiering eller andre tekniske funktioner.

Anvendelse af tredjepartsleverandører ændrer ikke udbyderens ansvar for, at bogføringssystemet fortsat opfylder kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen. Udbyderen skal derfor løbende sikre, at væsentlige underleverandører fortsat lever op til de aftalte krav.

De tekniske krav til registrerede bogføringssystemer ændres og fastsættes administrativt i bekendtgørelser til bogføringsloven med henblik på, at systemerne løbende udvikles i takt med den teknologiske og markedsmæssige udvikling.

Udbyderne er forpligtet til løbende at holde sig opdateret i forhold til ændringer til nye og ændrede tekniske krav i bekendtgørelserne, samt hvornår disse træder i kraft og dermed skal være implementerede i systemerne. Dette er fx udviklingen i de standarder og tekniske specifikationer, som bogføringssystemet understøtter såsom SAF-T, e-faktura formater og Nemhandel. 

Udbydere af registrerede bogføringssystemer er forpligtet til at implementere alle nye og ændrede tekniske krav i deres bogføringssystemer. Udbydere kan vælge at tegne abonnement på nyheder på erhvervsstyrelsens hjemmeside, og dermed løbende blive informeret om ændringer i bekendtgørelserne.

Det anbefales, at udbyderen tydeligt orienterer slutkunderne om væsentlige ændringer i deres bogføringssystemer, særligt hvis ændringerne påvirker funktioner, som følger af bogføringsloven eller bekendtgørelsen.

Ligeledes skal registreringsnummeret (FOB-nummeret fra Erhvervsstyrelsen) for bogføringssystemet altid fremgå tydeligt ved markedsføring og salg af systemet.

Det anbefales, at udbyderen løbende vedligeholder dokumentation for, hvordan bogføringssystemet opfylder kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen.

Dokumentationen kan blandt andet omfatte:

• Systemets funktionelle krav
• Kontrolspor og transaktionsspor
• Sikkerhedskopiering
• IT-sikkerhedsforanstaltninger og
• Eksport og import af bogføringsdata.

En opdateret dokumentation vil kunne lette dialogen med Erhvervsstyrelsen ved ændringer i systemet eller i forbindelse med kontrol.

Hvis en udbyder overdrager rettigheden til sit registrerede bogføringssystem ved salg eller på anden vis overflytter ejerskabet af et registreret bogføringssystem til en anden virksomhed, skal udbyderen, som sælger eller overdrager systemet, anmelde dette til Erhvervsstyrelsen. 

Ligeledes skal navneskifte på udbyderens virksomhed eller bogføringssystem anmeldes til Erhvervsstyrelsen.  

Hvis en udbyder går konkurs, et registreret bogføringssystem ophører, overdrages til en anden udbyder eller på anden måde ikke længere udbydes, skal udbyderen udarbejde en plan for, hvordan slutkundernes bogføringsdata fortsat kan opbevares og udleveres i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Udbydere af registrerede bogføringssystemer skal desuden allerede ved udviklingen af systemet udarbejde en plan for, hvordan slutkunders transaktioner og øvrige bogføringsdata kan eksporteres og overdrages til et andet bogføringssystem uden unødige hindringer, hvis slutkunden ønsker at skifte til andet bogføringssystem, udbyderen går konkurs, systemet ophører, eller udbyderen vælger at afmelde deres system hos Erhvervsstyrelsen. 

Det er udbyderens ansvar, at udbyderen og dennes system overholder alle krav i bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer samt § 19 til og med § 21 i bogføringsloven.

Det er slutkundens ansvar at opfylde bogføringslovens krav til korrekt bogføring, brug af et digitalt bogføringssystem samt sikring af regnskabsmateriale, som ikke er gemt digitalt i bogføringssystemet.

Fra den 1. januar 2027 træder en række nye krav til registrerede bogføringssystemer i kraft. Kravene har til formål at øge automatiseringen af slutkundernes administrative processer, styrke anvendelsen af e-faktura, sikre mulighed for deling af data samt forbedre IT-sikkerheden og datakvaliteten.

Nedenstående oversigt viser de nye krav og henviser til de afsnit i vejledningen, hvor kravene er beskrevet nærmere.

For at et digitalt standard bogføringssystem lovligt kan markedsføres som et registreret bogføringssystem i Danmark, skal systemet registreres hos Erhvervsstyrelsen.

Dette kapitel beskriver anmeldelsesprocessen og giver et overblik over de oplysninger og den dokumentation, som udbyderen skal indsende i forbindelse med anmeldelsen.

Som udbyder af et digitalt standard bogføringssystem skal du anmelde dit system til Erhvervsstyrelsen, inden det markedsføres, eller du på anden vis erhverver kunder i Danmark. Registreringen sker digitalt og omfatter både anmeldelse af systemet og Erhvervsstyrelsens efterfølgende kontrol.

Nedenfor beskrives processen trin for trin.

Som udbyder af et registreret bogføringssystem er du underlagt Erhvervsstyrelsens kontrol med, at bogføringssystemet fortsat opfylder kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen om krav til digitale standard bogføringssystemer. 

Erhvervsstyrelsen kan reagere, hvis et bogføringssystem ikke opfylder kravene eller markedsføres uden den nødvendige registrering. Reglerne om kontrol, reaktioner og sletning fremgår af §§ 25-29 i bogføringsloven, mens straffebestemmelserne fremgår af § 12 i bekendtgørelsen.

Ved manglende overholdelse kan Erhvervsstyrelsen blandt andet:

1. Gennemføre kontrol
2. Anmode om oplysninger
3. Give påbud om lovliggørelse
4. Forbyde markedsføring
5. Slette systemet fra fortegnelsen
6. Anmelde forholdet med henblik på bødestraf.

Erhvervsstyrelsen gennemfører en risikobaseret kontrol med, at udbydere af digitale standard bogføringssystemer overholder pligten til at anmelde bogføringssystemer til registrering, og at registrerede bogføringssystemer fortsat opfylder kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen.
Som udbyder har du efter anmodning fra Erhvervsstyrelsen pligt til at give styrelsen de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre kontrollen. Erhvervsstyrelsen kan anvende ekstern bistand i forbindelse med kontrollen.

Når et bogføringssystem er registreret, har du som udbyder pligt til løbende at sikre, at systemet fortsat lever op til kravene i bogføringsloven og bekendtgørelsen. Dette gælder også ved opdateringer og ændringer af bogføringssystemet.

Hvis Erhvervsstyrelsen konstaterer, at et registreret bogføringssystem ikke opfylder kravene i bogføringsloven eller bekendtgørelsen, kan styrelsen give påbud om at bringe forholdene i orden.

• Forbud mod markedsføring. Efterkommer udbyderen ikke et påbud, kan Erhvervsstyrelsen forbyde, at bogføringssystemet markedsføres som et registreret bogføringssystem, indtil påbuddet er efterlevet.
• Sletning fra fortegnelsen. Hvis et registreret bogføringssystem fortsat ikke opfylder kravene, kan Erhvervsstyrelsen slette systemet fra fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Udbyderen skal herefter informere de slutkunder, kunder og brugere, der anvender systemet om, at systemet ikke længere er registreret.

Overtrædelse af bestemmelserne i bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer kan straffes med bøde. Ligedan kan overtrædelse af kravene til udbydere af digitale standard bogføringssystemer ifølge bogføringsloven straffes med bøde. 

Overtrædelse af loven kan fx ske ved, at en udbyder markedsfører et bogføringssystem, uden foregående at have anmeldt systemet til Erhvervsstyrelsen. Ligeledes kan vildledende markedsføring straffes med bøde. 

Vildledningen kan fx bestå i, at FOB-nummeret ikke fremgår tydeligt ved marketing og salg, eller at det ikke fremgår tydeligt, at et ikke-registreret bogføringssystem er et ikke-registreret system, og at det derfor kun udbydes til slutkunder, der i følge bogføringsloven ikke har pligt til digital bogføring. 

Som udbyder kan du ifalde bødeansvar, hvis du forsætligt eller uagtsomt tilsidesætter bogføringslovens og bekendtgørelsens gældende krav til registrerede bogføringssystemer.

Der er forskellige måder, hvorpå udbydere af registrerede bogføringssystemer kan sikre, at deres bogføringssystem opfylder kravene i bogføringsloven og de tilhørende bekendtgørelser. 

I dette kapitel gives forslag til, hvordan udvalgte krav kan implementeres og automatiseres i bogføringssystemer. Kapitlet indeholder desuden forslag til, hvordan funktioner, som ikke er reguleret af bogføringsloven eller tilhørende bekendtgørelser, kan automatiseres med henblik på at understøtte slutkundens administrative processer. 

Forslagene er alene vejledende, og det er frivilligt for udbyderne, om de ønsker at anvende dem eller vælger andre løsninger.

Stamdata udgør grundlaget for et velfungerende bogføringssystem. En stor del af de oplysninger, der anvendes i bogføringen, registreres én gang som stamdata og genanvendes derefter automatisk i forbindelse med den daglige bogføring. Jo højere kvalitet stamdataene har, desto større er mulighederne for at automatisere arbejdsgange, reducere risikoen for fejl og sikre en ensartet registrering af slutkundens transaktioner.  

Udbydere af registrerede bogføringssystemer bør derfor allerede i designfasen overveje, hvilke oplysninger der kan registreres som stamdata. Det omfatter blandt andet, hvilke felter der er lovpligtige, hvilke felter, som er nødvendige for at kunne udføre forretningsprocesser, og hvilke felter, der kan understøtte automatiseringen i deres system. Desuden bør udbyderen altid have fokus på hvilke af oplysningerne, der kan hentes automatisk fra eksterne registre eller fra tidligere registreringer og transaktioner, som slutkunden har foretaget i systemet.

Selv om bogføringsloven alene stiller krav om et mindre antal felter til registrering af transaktioner, så er der i praksis brug for flere for at kunne foretage registrering af transaktionen. En andel af disse felter kan med fordel være en del af stamdataene. Felter i stamkartoteker som debitor (slutkundens kunder), leverandør, finanskonti m.m. (kontoplan, afdelingskoder m.m.), moms og andre afgiftskoder til fx emballageafgift kan bidrage til automatisering i udførelsen af forretningsprocesser og bogføring af transaktioner hos slutkunden. Det er derfor hensigtsmæssigt at udvide registreringen af stamdata med yderligere oplysninger, som understøtter slutkundens forretningsprocesser og økonomistyring.

Korrekt og fuldstændig registrering af stamdata bidrager ikke alene til, at bogføringssystemet opfylder bogføringslovens krav. Det reducerer også administrative byrder for brugerne, fordi de samme oplysninger ikke skal indtastes flere gange, og fordi risikoen for tastefejl reduceres væsentligt.  

Ved udvikling af bogføringssystemer kan det derfor være en fordel at arbejde ud fra følgende principper:

• Stamdata registreres én gang og genbruges automatisk
• Oplysninger hentes automatisk fra offentlige registre og leverandører, hvor det er muligt
• Brugeren skal kun indtaste oplysninger, som systemet ikke selv kan fremskaffe
• Obligatoriske felter kontrolleres automatisk
• Indholdet i felter valideres, så der sikres høj datakvalitet og fuldstændighed
• Data vedligeholdes løbende, så oplysningerne altid er opdaterede
• Udvid med felter, som kan hjælpe med automatisering af slutkundens registreringer i forbindelse med salg, køb og andre forretningsprocesser fx felter til en leveringsadresse
• Transaktionsdata registreres så ensartet som muligt.

Disse principper kan bidrage til administrative byrdelettelser for brugerne, idet bogføringssystemet bliver lettere at anvende og mere automatiseret. Yderligere understøtter principperne overholdelse af bogføringslovens krav om øget automatisering.

Kapitel 4 gennemgår de funktionelle minimumskrav, som et registreret bogføringssystem skal opfylde. Lovgivningen fastsætter, hvilke funktioner systemet som minimum skal understøtte men ikke, hvordan de enkelte funktioner skal implementeres.

Der kan derfor være flere forskellige tekniske løsninger, som alle opfylder lovens krav. Ved udvikling af bogføringssystemer kan det være en fordel at tænke funktionerne sammen, så de både understøtter bogføringslovens krav og samtidig gør systemet mere brugervenligt og effektivt.

I kapitel 10.1 er der givet forslag til, hvordan oprettelse og vedligeholdelse af stamdata kan automatiseres samt sat fokus på vigtigheden af at indarbejde felter i bogføringssystemerne, som understøtter automatisering af slutkundernes forretningsprocesser. I dette kapitel præsenteres eksempler der vedrører automatisering af transaktionsdata, overholdelse af sammenhængende kontrolspor og digital opbevaring af transaktioner og bilag. 

Som ved stamdata, så er kvaliteten af transaktionsdata også af stor betydning. Transaktionsdata anvendes ikke alene til slutkundens bogføring og udarbejdelse af regnskaber, men danner også grundlag for momsangivelser, ledelsesrapportering, økonomistyring, budgetopfølgning og analyser. Mangelfulde eller fejlagtige registreringer kan derfor få konsekvenser langt ud over selve bogføringen.

Selv om bogføringsloven alene stiller krav om et mindre antal af felter til brug ved bogføring af transaktioner, så er der brug for flere i et bogføringssystem for, at det kan understøtte salgs-, købs-, og finansprocessen. Jo flere oplysninger, der kan genereres automatisk fx bilagsnummer og dato, eller hentes fra et eller flere af kartotekerne med stamdata, desto mindre bliver behovet for manuel indtastning, og bogføringssystemet vil bidrage til tidsbesparelse ved registrering af salg, køb, bogføring mv. Dette betyder, at for at sikre højest mulig automatisering i forretningsprocesser og bogføring, skal man ved hvert felt vurdere, om dette kan genereres automatisk. 

Salgsprocesser – eksempel 1 til 3

Købsprocesser – eksempel 4 og 5

Datakvalitet og kontrol – eksempel 6 og 7

Dokumentation og opbevaring – eksempel 8

Kapitel 5 beskriver de krav til IT-sikkerhed og sikkerhedskopiering, som registrerede bogføringssystemer skal opfylde. Der findes imidlertid flere forskellige løsninger, som udbyder kan vælge, når de skal sikre, at deres system opfylder bogføringslovens krav. 

Ved udvikling af bogføringssystemer kan det være en fordel at tænke informationssikkerhed ind allerede fra systemets designfase, så sikkerhed bliver en integreret del af systemets funktionalitet og ikke en efterfølgende tilføjelse. 

Formålet med dette afsnit er ikke at beskrive nye krav, men at give eksempler på løsninger, der kan bidrage til en høj informationssikkerhed og samtidig gøre systemet lettere at administrere og vedligeholde.

Et højt sikkerhedsniveau beskytter ikke alene slutkundens regnskabsmateriale mod tab, misbrug og uautoriseret adgang. Det bidrager samtidig til en høj datakvalitet, et bedre kontrolmiljø og større tillid til systemet hos både slutkunder, revisorer og offentlige myndigheder. Samtidig kan en række sikkerhedsfunktioner automatiseres, så de kræver mindst mulig administration.

Informationssikkerhed er en grundlæggende forudsætning for et registreret bogføringssystem. Ved at kombinere rollebaseret adgangsstyring, automatisk logning, sikkerhedskopiering, overvågning og beskyttelse af regnskabsmaterialet kan udbyderen udvikle løsninger, der både opfylder bogføringslovens krav og reducerer slutkunderens administrative arbejde.

Systemer, hvor sikkerhed er tænkt ind fra starten, vil samtidig være lettere at administrere, lettere at revidere og bedre rustet til fremtidige krav.

Det skal bemærkes her, at det kræves at udbyderne har en nedskrevet risikovurdering og sikkerhedsplan, som indeholder både deres bogføringssystem og deres slutkunders regnskabsmateriale. Sikkerhedsproceduren skal også indeholde en procedure for, hvordan eventuelle brug på sikkerheden håndteres i deres registrerede bogføringssystem.

Udbyderne kan vælge at benytte ekstern hjælp, fx fra deres revisor, til at beskrive og kontrollere IT-sikkerheden i deres systemer. Dette kan være i form af en ISAE 3402 erklæring, en ISAE 3000 erklæring for bogføringssystemet eller en ISO 27001 standard. Udbyderne kan også vælge selv at udarbejde en detaljeret beskrivelse af deres procedure m.m. for IT-sikkerheden i deres systemer.

Se mere om krav til IT-sikkerhed i registrerede bogføringssystemer i kapitel 5

Automatisering og digitalisering handler ikke alene om at reducere manuelle arbejdsgange. Ved at kombinere standardiserede dataudvekslinger, integration med eksterne systemer og intelligente arbejdsgange kan bogføringssystemet understøtte hele virksomhedens administrative proces – fra oprettelse af stamdata og bogføring af transaktioner til betaling, rapportering og udveksling af regnskabsdata.

I kapitel 6 beskrives minimumskravene til automatisering og digitalisering, som registrerede bogføringssystemer skal understøtte. Udbyderne bør dog ikke alene sikre, at deres system opfylder bogføringslovens minimumskrav, men arbejde på at deres bogføringssystem generelt understøtter effektivitet og sammenhænge i alle digitale arbejdsgange i systemet.

Digitaliseringen af virksomheders administrative processer udvikler sig løbende. Registrerede bogføringssystemer er derfor ikke alene værktøjer til at opfylde bogføringslovens krav, men udgør i stigende grad en central del af slutkundernes samlede digitale infrastruktur.

Bogføringsloven fastsætter de minimumskrav, som registrerede bogføringssystemer skal opfylde. Udbyderne har imidlertid stor frihed til at udvikle løsninger, der går videre end lovens minimumskrav og skaber yderligere værdi for slutkunderne gennem øget automatisering, integration og digitalisering.

Udviklingen af bogføringssystemer bevæger sig i retning af mere sammenhængende digitale løsninger, hvor data registreres én gang og efterfølgende genanvendes på tværs af slutkundernes administrative processer. Jo bedre systemerne bliver til at udnytte eksisterende data, desto mindre bliver behovet for manuelle registreringer og efterfølgende kontroller.

Standardisering skaber værdi

Anvendelsen af fælles standarder bliver stadig vigtigere for udviklingen af digitale bogføringssystemer. Standardiserede dataformater og fælles grænseflader gør det lettere at udveksle oplysninger mellem forskellige systemer og reducerer behovet for specialudviklede integrationer.
Standardisering understøtter samtidig konkurrencen mellem udbydere, fordi slutkunderne lettere kan udskifte et bogføringssystem uden at miste deres regnskabsdata eller skulle opbygge alle integrationer på ny.

Automatisering reducerer fejl og administrative byrder

Mange af de opgaver, som tidligere blev udført manuelt, kan i dag automatiseres. Automatisering reducerer ikke alene slutkundernes tidsforbrug, men bidrager også til en mere ensartet registrering af data og færre fejl.

Ved at automatisere rutineprægede arbejdsgange kan medarbejderne i højere grad fokusere på kontrol, analyse og økonomistyring frem for manuelle registreringer.

Integration mellem systemer bliver stadig vigtigere

Slutkunderne anvender i dag en lang række digitale løsninger til understøttelse af deres forretningsprocesser. Et bogføringssystem vil derfor ofte indgå som en del af et større digitalt økosystem med integrationer til fx løn-, lager-, betalings-, webshop-, CRM- og rapporteringssystemer.
Standardiserede integrationer gør det muligt at genanvende data på tværs af systemerne og reducerer behovet for dobbeltregistreringer. Samtidig styrkes datakvaliteten, fordi oplysninger registreres ved kilden og derefter automatisk deles med de øvrige systemer.

E-faktura bliver den naturlige kommunikationsform

Anvendelsen af e-faktura forventes at få stadig større betydning i de kommende år. Elektronisk udveksling af e-fakturaer gør det muligt at automatisere en stor del af slutkundernes salgs- og indkøbsprocesser og skaber et mere sammenhængende digitalt bogføringsflow.
Samtidig giver e-faktura et bedre grundlag for automatiseret bogføring, validering af oplysninger og etablering af et sammenhængende kontrolspor.

Datakvalitet bliver et konkurrenceparameter

Efterhånden som slutkunderens administrative processer bliver mere automatiserede, bliver kvaliteten af de registrerede data stadig vigtigere. Stamdata og transaktionsdata danner ikke alene grundlag for bogføringen, men anvendes også i slutkundernes økonomistyring, rapportering og dataudveksling med andre systemer.

Høj datakvalitet bliver derfor en væsentlig forudsætning for effektiv automatisering og digitalisering.

Øgede muligheder for at dele data og skifte system

Når bogføringssystemer anvender standardiserede dataformater og åbne grænseflader, bliver det lettere for slutkunderne at dele regnskabsdata med samarbejdspartnere, revisorer og offentlige myndigheder.

Samtidig bliver slutkunderne mindre afhængige af den enkelte systemleverandør. Standardiserede data gør det lettere at eksportere og importere regnskabsmateriale, hvis slutkunden ønsker at skifte til et andet bogføringssystem eller etablere nye integrationer.

Denne udvikling kan bidrage til øget konkurrence på markedet og give slutkunderne større frihed til at vælge den løsning, der bedst understøtter deres behov.

Fleksibilitet i forhold til fremtidige ændringer

Lovgivning, digitale standarder og slutkunderens behov vil fortsat udvikle sig. Udbydere af registrerede bogføringssystemer kan derfor med fordel udvikle deres løsninger med fokus på fleksibilitet og modulær opbygning.

Et bogføringssystem, der er baseret på standardiserede grænseflader og en modulær arkitektur, vil ofte være lettere at videreudvikle og tilpasse nye lovkrav, teknologier og brugerbehov.