Vejledning til upload af regnskabsfil i Regnskab Basis

I Regnskab Basis er det muligt at uploade en regnskabsfil med årsrapportens
regnskabstal. Det kan enten ske i CSV- eller SAF-T-format.
Regnskabsfilen skal være baseret på Erhvervsstyrelsens standardkontoplan for
at kunne blive uploadet.
Hent Standardkontoplan her:

Det er ikke et krav, at virksomheden uploader en regnskabsfil, når årsrapporten
indberettes i Regnskab Basis. Hvis virksomheden vælger at uploade
regnskabsfilen, vil systemet anvende den artsopdelte resultatopgørelse og
balance i kontoform. Det er er således ikke muligt at benytte uploadfunktionen
med en funktionsopdelt resultatopgørelse og en balance i kontoform med
opdeling i lang- og kortfristede aktiver og passiver.

CSV-format

Når en virksomhed indsender sin regnskabsfil i CSV-format, skal debetposter fremgå med positivt fortegn, og kreditposter med negativt fortegn, se Figur 1.

SAF-T format

Når en virksomhed indsender sin regnskabsfil i SAF-T-format skal alle poster være positive. ”Negative værdier” håndteres ved skift mellem debet og kredit.

CSV-format

En CSV-fil er en simpel fil, som kan åbnes med Notesblok, Excel og en række andre programmer. I figur 2 nedenfor er vist en CSV-fil åbnet med Notesblok. I filen adskilles data med semikolon ”;”, og rækkerne er adskilt med linjeskift ”↲”.

Figur 2

KONTONUMMER_20230131;KONTONAVN_20230131;VAERDI_20230131
1010;Salg af varer og ydelser;-8598542
1410;Varelagerregulering på lagre af færdigvarer og varer under fremstilling;657125  

I figuren ses øverste række i CSV-filen og to poster. På konto 1010 fremgår omsætningsposten ”Salg af varer og ydelser”. På næste linje ses omkostningsposten ”Varelagerregulering på lagre af færdigvarer og varer under fremstilling”.  

SAF-T format

SAF-T er en international standard for elektronisk udveksling af regnskabsdata. Den danske SAF-T standard er baseret på OECDs Standard Audit File - Tax (SAF-T) version 2.0. Filkravene er udtrykt ved hjælp af XML, se figur 3.

Figur 3

<n1:MasterFiles>
     <n1:GeneralLedgerAccounts>
         <n1:NameOfStandardAccount>Kontoplan</n1:NameOfStandardAccount>
         <n1:VersionOfStandardAccount>20230131</n1:VersionOfStandardAccount>
         <n1:Account>
             <n1:AccountID>1010</n1:AccountID>
             <n1:AccountDescription>Salg af varer og ydelser</n1:AccountDescription>
             <n1:StandardAccountID>1010</n1:StandardAccountID>
             <n1:AccountType>Sale</n1:AccountType>
             <n1:OpeningCreditBalance>0</n1:OpeningCreditBalance>
             <n1:ClosingCreditBalance>1</n1:ClosingCreditBalance>
         </n1:Account>

CSV-format

Regnskabsfilen skal overholde følgende:

• Filen skal være en CSV-fil
• Filen skal være encoding UTF-8 med eller uden BOM (Byte Order Mark). 
• Filens adskillelsestegn skal være ensartet gennem hele filen. 
• Adskillelsestegnet skal enten være tabulator ”↹”, komma ”,” eller semikolon ”;”.
• Rækker skal adskilles med linjeskift ”↲”.
• Filens øverste række skal bestå af betegnelserne KONTONUMMER_20230131, KONTONAVN_20230131 (kan undlades) og VAERDI_20230131.

Gælder kun for standardkontoplan_20230131.

• Filen må maksimalt have tre kolonner.
• Data må ikke være angivet i konti uden for standardkontoplanens intervaller.
• Filen må ikke indeholde overskrifter.
• Filen må ikke indeholde summer.
• Filen må ikke indeholde totaler.
• Værdier i filen må kun være hele tal.

SAF-T-format

• Filen skal være en SAF-T-fil.
• Filen skal validere imod xsd-skemaet. Se: https://erhvervsstyrelsen.dk/standardkontoplan
• Filen skal være encoding UTF-8 uden BOM (Byte Order Mark).
• Filen skal indeholde følgende ”faste” værdier:
  • NameOfStandardAccount = Kontoplan (GeneralLedgerAccounts)
• VersionOfStandardAccount = 20230201 (GeneralLedgerAccounts)
• Følgende informationer skal stemme med de oplysninger, som er angivet i kladden i Regnskab Basis:
  • CVR-nr.: 
    • Auditfile/Header/Company/RegistrationNumber
  • Regnskabsperiode ved enten:
    • Metode 1
  • Auditfile/Header/SelectionCriteria/SelectionStartDate (eksempelvis "2022-01-01") og
  • Auditfile/Header/SelectionCriteria/SelectionEndDate (eksempelvis "2022-12-31") eller
    • Metode 2
      • Auditfile/Header/SelectionCriteria/PeriodStart (eksempelvis "1" - Januar)
      • Auditfile/Header/SelectionCriteria/PeriodStartYear (eksempelvis "2022")
      • Auditfile/Header/SelectionCriteria/PeriodEnd (eksempelvis "12" - December)
      • Auditfile/Header/SelectionCriteria/PeriodEndYear (eksempelvis "2022")
• Fil-endelsen skal være xml.
• Data må ikke være angivet i konti uden for standardkontoplanens intervaller.
• Filen må ikke indeholde overskrifter.
• Filen må ikke indeholde summer.
• Filen må ikke indeholde totaler.
• Værdier i filen må kun være hele tal.
• Værdier i filen må ikke være negative.
   

Som vejledning er der opsat en række kontroller af regnskabsfilen for at sikre
datakvaliteten. Overholder den uploadede fil ikke de angivne krav, vil
indberetningsløsningen oplyse om eventuelle fejl og vise en kort vejledning i,
hvordan fejlen undgås. 

Følgende er indberetningsløsningens fejlmeddelelser:

• REGN-FIL002: Den fil, du har uploadet, genkendes ikke som en gyldig CSV-fil. Kontrollér venligst uploadreglerne og prøv igen.
• REGN-FIL003: Den fil, du har uploadet, genkendes ikke som en gyldig CSV eller SAF-T-fil. Kontrollér venligst uploadreglerne og prøv igen.
• REGN-FIL004: Filen, du har uploadet, har ikke de rigtige adskillelsestegn. Kontroller venligst, at filen kun bruger et ensartet adskillesestegn (tabulator, komma eller semikolon), og prøv igen.
• REGN-FIL005: Filen, du har uploadet, har flere headers end kolonner – sørg for, at din fil har matchende overskrift og kolonner, og prøv igen.
• REGN-FIL007: Filen, du har uploadet, er tom. Kontroller venligst indholdet af din fil og prøv igen.
• REGN-FIL009: Filen, du har uploadet, bruger ikke heltal, vær sikker på, at din fil kun indeholder hele tal, og prøv igen.
• REGN-FIL012: Filen, du har uploadet, har færre end 2 linjer. Sørg for, at din fil indeholder alle relevante informationer, og prøv igen.
• REGN-FIL013: Filen, du har uploadet, har dobbeltlinjer med samme kontonummer. Sørg for, at din fil kun indeholder én forekomst af hvert kontonummer og værdi, og prøv igen.
• REGN-FIL014: Du har uploadet en SAF-T fil, der ikke kan valideres mod SAFT skemaet. Kontakt venligst din leverandør.
• REGN-FIL015: Filen, du har uploadet, bruger ikke heltal, vær sikker på, at din fil kun indeholder hele tal, og prøv igen.
• REGN-FIL016: Du har uploadet en SAF-T fil, der indeholder oplysning om CVR-nummer og regnskabsperiode. Oplysningerne matcher ikke med oplysningerne i din oprettede regnskabskladde.
• REGN-FIL017: Du har uploadet en SAF-T-fil, der ikke indeholder oplysning om navn på kontoplan samt versionsnummer. Kontakt venligst din leverandør.
• REGN-FIL018: Du har uploadet en SAF-T fil, som enten indeholder byte order mark, og/eller som ikke er UTF-8. Kontakt venligst din leverandør.