Nyhed

Hvilke regler gælder for registrering af sammensatte bogføringssystemer?

Udbydere af bogføringssystemer kan ved hjælp af moduler opgradere deres systemer til at opfylde kravene til digitale standard bogføringssystemer. Det giver en række virksomheder mulighed for at opgradere deres bogføringssystem i stedet for at udskifte det. Erhvervsstyrelsen gennemgår hvilke retningslinjer, der gælder for bogføringssystemer, der er sammensat af moduler.

  • 20. marts 2023
  • Regler for virksomheder

Erhvervsstyrelsen har modtaget flere henvendelser fra udbydere om, hvilke retningslinjer der gælder for digitale bogføringssystemer, der opgraderes til at opfylde kravene til digitale standard bogføringssystemer ved hjælp af moduler. Spørgsmålene går særlig på om, om et eksisterende bogføringssystem, som opgraderes ved hjælp af moduler, kan betragtes som et digitalt standard bogføringssystem og dermed er omfattet af bogføringslovens krav om registrering. Det kan fx være et ældre ERP-system eller et open source bogføringssystem, som opgraderes til at opfylde kravene til digitale standard bogføringssystemer gennem en række moduler.

Der er i bogføringsloven ikke noget til hinder for, at et digitalt standard bogføringssystem kan bestå af forskellige moduler. Det gælder også moduler eller tjenester, der er udviklet af tredjepartsudbydere. Udbyderen skal blot have de nødvendige rettigheder til at kunne markedsføre bogføringssystemet og selvstændigt indgå aftaler med andre virksomheder om brugen af dette.

Det afgørende efter bogføringsloven er, at et bogføringssystem, der er sammensat af forskellige moduler, markedsføres som en samlet løsning, der understøtter registrering af alle virksomhedens transaktioner og opbevaring af registreringer og transaktioner.

For at blive betragtet som et standard bogføringssystem og blive registreret hos Erhvervsstyrelsen skal du som udbyder af systemet sikre dig, at systemet som helhed lever op til kravbekendtgørelsens krav til digitale standard bogføringssystemer.

Erhvervsstyrelsen vurderer, at et digitalt standard bogføringssystem kan udgøres af et eksisterende bogføringssystem, herunder et open source bogføringssystem, kombineret med moduler, der samlet set opfylder kravene i bekendtgørelse nr. 97 af 26. januar 2023 om krav til digitale standard bogføringssystemer. Dette vil dog efter Erhvervsstyrelsens vurdering forudsætte,

  • at produktet markedsføres som en samlet løsning under en fælles betegnelse,
  • at de forskellige moduler, der indgår i løsningen, kan identificeres entydigt,
  • at udbyderen har indgået aftaler om brugen af moduler fra en tredjepart, der indgår i systemet
  • at der er en sådan sammenhæng mellem modulerne, at kravene til kontrolspor og opbevaring samt sikkerhedskopiering kan opfyldes samt
  • at systemet sikrer, at udbyderen opfylder kravene til opbevaring og udlevering af oplysninger efter kravbekendtgørelsen.

Læs kravbekendtgørelsen

Særligt for open source bogføringssystemer gælder, at hvis der er tale om et open source ERP-system, som virksomheder, der bruger systemet, selv kan foretage ændringer i, og som også forhandles af andre danske virksomheder, vil det være nødvendigt, at udbyderen markedsfører bogføringssystemet under et navn, der tydeligt adskiller systemet fra andre systemer, og at systemet ikke uden videre kan ændres af andre end udbyderen.

Det bemærkes, at ovenstående ikke gælder for virksomheder, der vælger at kombinere et digitalt standard bogføringssystem med enkeltstående tredjepartsapplikationer til særlige bogføringsfunktioner. I sådanne tilfælde er der tale om et kombineret bogføringssystem, som virksomheden selv skal sikre, opfylder kravene til bogføringssystemer, der ikke er registrerede, medmindre den overfører de bogførte transaktioner og tilhørende bilag til det digitale standard bogføringssystem. Du kan læse mere om kombinerede bogføringssystemer i vejledningens afsnit 8.4.

Læs mere om kombinerede bogføringssystemer i vejledningens afsnit 8.4.

Læs mere om, hvordan du anmelder dit bogføringssystem, og hvilke krav der gælder for digitale standard bogføringssystemer