Tjekliste: Sådan opfylder du 5 krav til dit bogføringssystem

Standardiseret kontering, hvor virksomhedernes bogføring sker på en ensartet og konsekvent måde, er en vigtig forudsætning for at kunne automatisere bogføringen og gøre det enklere for virksomheder at udveksle bogføringsdata til en myndighed, din rådgiver eller tredjepart. Det er netop formålet med den offentlige standardkontoplan.

For at gøre det enkelt og sikkert for virksomheder at dele deres bogføringsdata og skifte bogføringssystem stiller bogføringsloven krav til, at bogføringssystemerne skal understøtte brug af det internationale standardfilformat SAF-T.  

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal understøtte deling af virksomhedens bogføringsdata ved, at bogføringssystemet kan generere, importere og eksportere en SAF-T standardfil og gøre denne tilgængelig for brugerne.  

Modtag e-faktura direkte i bogføringssystemet

For at dit bogføringssystem automatisk kan modtage e-fakturaer, skal softwaren bag systemet udvides med softwarekode, så systemet kan være access-point i forhold til Nemhandel. 

Sådan gør du:

• Download og installér en samling softwarekode, der kan sende og modtage i Nemhandel. Læs mere om release af referenceimplementering på NemHandel.dk   
• Få adgang til Nemhandels testmiljø. På den måde kan du teste, om du har installeret software korrekt og forbundet det til din løsning. Læs mere om Nemhandel eDelivery demo-endepunkt på NemHandel.dk 
• Find dokumentation og specifikationer på NemHandel.dk. 

Du kan også tilkoble dit system til Nemhandel ved at gøre brug af den engelsksprogede dokumentation, der er frit tilgængelig. Det benyttes allerede i vid udstrækning til fx Peppol e-fakturering. Det fuldt konfigurerede setup med danske vejledninger er blot en ekstra service. 

Modtag e-faktura via en tredjepartsløsning

Der findes forskellige e-faktureringsløsninger, som kan understøtte automatisk modtagelse af e-faktura.

Hvis du anvender en sådan tredjepartsløsning i dit bogføringssystem, er kravet at:

modtagne fakturaer skal opbevares sikkert
der skal tages den krævede sikkerhedskopi
der skal være et kontrolspor mellem den bogførte transaktion i og e-fakturaen i tredjepartsløsningen. 
Det er ikke et krav, at de modtagne e-fakturaer skal opbevares i bogføringssystemet, blot kravene til sikker opbevaring og sikkerhedskopiering er opfyldt, og der sikres et kontrolspor mellem den bogførte transaktion i bogføringssystemet og e-fakturaen i e-faktureringsløsningen. 

Der er intet til hinder for, at du kan anvende en tredjepartsløsning midlertidigt og senere skifte til en direkte adgang til Nemhandel, når de nødvendige softwareændringer i bogføringssystemet er implementeret. 

Er du udbyder af et digitalt standard bogføringssystem, og skal anmelde dit system til Erhvervsstyrelsen, skal du sikre dig, at systemet kan tilkobles til Skattestyrelsens moms-API. 

Skattestyrelsens API-løsning til momsindberetning - også kendt som NemVirksomhed - er en samlet betegnelse for de tre API-løsninger, der primært henvender sig til udbydere af bogføringssystemer. Løsningen gør det muligt at udstille data fra systemet direkte til Skattestyrelsens momsindberetning. 

Virksomheder, der bruger jeres bogføringssystem, får på den måde mulighed for at indberette moms på åbne momsperioder direkte fra systemet til virksomhedens TastSelv Erhverv. Som afslutning på indberetningen, får indberetteren et link, der fører direkte til momsindberetningen, der er udfyldt med overført data fra bogføringssystemet. Her kan indberetteren godkende tallene. Det er også muligt, at vise kvitteringen for indberetningen direkte til brugeren i jeres bogføringssystem. 

Formålet med løsningen er at gøre det hurtigere for virksomhederne at indberette moms og nemmere for dem at huske, hvornår de skal gøre det.

Et bogføringssystem kan understøtte tilslutningsfunktion til Nemhandel på to forskellige måder: 

• En integreret løsning, hvor bogføringssystemet bliver access point til Nemhandel, hvorved virksomheden kan registreres automatisk i Nemhandel, hvis den har accepteret dette.  
• En manuel løsning, hvor virksomheden efter accept af at blive tilsluttet Nemhandel registreres via en webløsning. Der er således ikke krav om en tilmeldingsfunktionalitet til Nemhandel i selve bogføringssystemet.  

Ønsker du ikke, at tilmelding sker direkte fra systemet, kan du tilslutte dine kunder via Nemhandels webløsning nemhandelreg.dk. Denne løsning er meget udbredt i markedet og kræver ikke udvikling af bogføringssoftware.