Krav til digitale specialudviklede bogføringssystemer  

Bogføringsloven skelner mellem specialudviklede bogføringssystemer og standard bogføringssystemer. Hvor det for standard bogføringssystemer er udbyderens ansvar at efterleve kravene til disse, så er det for specialudviklede systemer virksomhedens eget ansvar. 

Sådan defineres et specialudviklet bogføringssystem

Et specialudviklet bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, der ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det kan være et system, som er tilpasset særligt til en enkelt virksomhed, det kan være et udenlandsk system, som ikke markedsføres i Danmark eller et ældre system, som ikke længere markedsføres og opdateres af en udbyder. 

Bruger din virksomhed et specialudviklet bogføringssystem, så er I selv ansvarlige for at efterleve kravene hertil.

Tre grundlæggende systemkrav

Bekendtgørelsen om krav til specialudviklede bogføringssystemer fastsætter tre grundlæggende krav:   

1. Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i fem år.   
2. Systemet skal have passende tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der til stadighed sikrer at systemet har et højt IT-sikkerhedsniveau i forhold til de funktioner, som bogføringssystemet skal understøtte, fx bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.  
3. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, fx ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.  

Du skal selv sikre, at din virksomheds specialudviklede bogføringssystem opfylder kravene i bekendtgørelsen.