Hvordan indsender du årsrapporten?

Virksomheder, som er pligtige til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen, skal indsende årsrapporten via Virk.

  • Opdateret 16. juli 2019

Det er muligt at indberette årsrapporten via 2 løsninger:

  1. Regnskab Basis:
    For mindre virksomheder i regnskabsklasse B
     
  2. Regnskab Special:
    For virksomheder i alle regnskabsklasser og for virksomheder, der udarbejder koncernregnskab

Her indtaster virksomhederne data i Regnskab Basis på Virk. Små virksomheder behøver derfor ikke at anskaffe sig særlig software for at indberette årsrapport digitalt til os.

Før du indberetter:

  • Bestil en medarbejdersignatur i god tid, hvis du ikke har den i forvejen.
  • Hav alle oplysninger klar

Indberetningen i trin:

  • Gå ind på Regnskab 2.0 på Virk.
  • Log ind og klik på 'Start'
  • Vælg Regnskab Basis
  • Indtast alle regnskabsoplysninger
  • Udskriv PDF-versionen af årsrapporten og medbring den på generalforsamlingen. Få årsrapporten godkendt og underskrevet.
  • Log atter på Regnskab 2.0 på Virk og klik på 'Indberet godkendt årsrapport'.
  • Gem din kvittering og den underskrevne papirkopi af årsrapporten

Regnskab Special er Erhvervsstyrelsens specialløsning, som giver større frihed i forbindelse med den digitale årsrapport.

Løsningen stiller dog også krav til virksomhedens eller revisorens it-systemer. Virksomheden eller revisor skal således selv danne årsrapporten i pdf-format og i det digitale format XBRL, hvorefter begge filer uploades og sendes til Erhvervsstyrelsen via Regnskab Special.

Før du indberetter:

  • Bestil en medarbejdersignatur i god tid, hvis du ikke har den i forvejen.
  • Hav alle oplysninger klar
  • Vær sikker på, at du har XBRL-software installeret i dit regnskabssystem

Indberetningen i trin:

  • Indtast alle de nødvendige regnskabsoplysninger i dit eget regnskabssystem.
  • Lav på baggrund af dette din årsrapport i en PDF-version og en XBRL-version.
  • Udskriv PDF-versionen af årsrapporten og medbring den på generalforsamlingen. Få årsrapporten godkendt og underskrevet. Gem den underskrevne årsrapport.
  • Gå ind på Regnskab 2.0 – Special på Virk.
  • Log ind og klik på 'Start'
  • Vælg 'Regnskab Special'. Indsend XBRL-versionen og den godkendte PDF-kopi af din årsrapport.
  • Klik på 'Indberet godkendt årsrapport' og gem den modtagne kvittering.

Indberetning i pdf

Virksomheder, der skal indberette i pdf, gør det i Regnskab Special.

  • Virksomheder, der har søgt og fået fritagelse for digital indberetning i XBRL
  • Filialer af udenlandske virksomheder

Mere om indberetning af årsrapporter

I kan også vælge en system til system-løsning med integration til Regnskab Special via en webservice. Så indberetter du årsrapport direkte fra jeres eget økonomisystem.

Spørg leverandøren af dit regnskabssystem

Sådan gør du:

  • Indtast alle nødvendige regnskabsoplysninger i dit eget regnskabssystem. Systemet danner en PDF- og en XBRL-version.
  • Udskriv PDF-versionen af din årsrapport, og medbring den på generalforsamlingen.
  • Få årsrapporten godkendt og underskrevet.
  • Gem den underskrevne årsrapport.
  • Herefter logger du igen på dit regnskabssystem, og årsrapporten sendes direkte til os.

Hvad indestår indsenderen for?

Indsenderen indestår kun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og eventuelt revisor.

Hvad indestår ledelsen for?

Såfremt et medlem af ledelsen indberetter den digitale årsrapport, indestår han/hun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og evt. revisor.

Det er ledelsens ansvar, at virksomheden opbevarer et eksemplar af årsrapporten, som tillige er underskrevet af alle ledelsesmedlemmerne.

Hvad indestår revisor for?

Såfremt revisor indberetter den digitale årsrapport, indestår han/hun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og evt. revisor.

Det er herunder ledelsens ansvar, at virksomheden opbevarer et eksemplar af årsrapporten, som tillige er underskrevet af alle ledelsesmedlemmerne.

Hvad er revisors ansvar i forhold til XBRL-instansen?

Når en årsrapport indberettes via Regnskab Special, skal der indberettes en PDF-fil og en XBRL-fil.

Det er indtil videre erklæringen i PDF-udgaven, som revisor vil blive holdt til ansvar for. Det er PDF-udgaven, som journaliseres og offentliggøres hos Erhvervsstyrelsen.

Der er endnu ikke udviklet en standard, som gør det muligt for revisor at udtale sig om det retvisende billede på en XBRL-instans. Dette er en medvirkende årsag til, at det indtil videre også er nødvendigt at indberette en PDF-udgave af årsrapporten.

Selvom revisor udtaler sig på baggrund af PDF-udgaven, har Erhvervsstyrelsen valgt at lade instansen indeholde erklæringen fra revisor med henblik på analysemuligheder.

Når en virksomheds årsrapport eller undtagelseserklæring er modtaget i Erhvervsstyrelsen, sendes der automatisk en kvittering for modtagelsen til indsenderen.

En kvittering er ikke en bekræftelse på, at årsrapporten er behørig i henhold til årsregnskabsloven.

Når årsrapporten indberettes digitalt, vil indsenderen straks efter årsrapporten er modtaget hos styrelsen modtage en kvittering pr. e-mail.

Modtagelsestidspunktet er afgørende

Husk, at det er modtagelsestidspunktet i Erhvervsstyrelsen, som er afgørende for, om indsendelsesfristen anses for overholdt. En enkelt dags forsinkelse er derfor en overskridelse af fristen. Denne praksis er tidligere stadfæstet af Erhvervsankenævnet.

Konstaterer Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en stikprøvekontrol, at det indsendte lider af væsentlige fejl eller mangler, får virksomheden en frist til berigtigelse.

Indsendelsespligten er først opfyldt, når det pågældende er modtaget i Erhvervsstyrelsen i behørig stand.

 

Regler for filformater

Nyheder fra Erhvervsstyrelsen