Hvordan indsender du årsrapporten?

Her indtaster virksomhederne data i Regnskab Basis på Virk. Små virksomheder behøver derfor ikke at anskaffe sig særlig software for at indberette årsrapport digitalt til Erhvervsstyrelsen.

Før du indberetter:

• Bestil en medarbejdersignatur i god tid, hvis du ikke har den i forvejen.
• Hav alle oplysninger klar

Indberetningen i trin:

• Gå ind på Regnskab Basis på Virk.
• Log ind og klik på 'Start'
• Indtast alle regnskabsoplysninger
• Udskriv PDF-versionen af årsrapporten og medbring den på generalforsamlingen. Få årsrapporten godkendt og underskrevet.
• Log atter på Regnskab Basis på Virk og klik på 'Indberet godkendt årsrapport'.
• Gem din kvittering og en kopi af den endelige underskrevne årsrapport

Regnskab Special er Erhvervsstyrelsens specialløsning, som giver større frihed i forbindelse med den digitale årsrapport.

Løsningen stiller dog også krav til virksomhedens eller revisorens it-systemer. Virksomheden eller revisor skal således selv danne årsrapporten i pdf-format og i det digitale format XBRL, hvorefter begge filer uploades og sendes til Erhvervsstyrelsen via Regnskab Special.

Før du indberetter:

• Bestil en medarbejdersignatur i god tid, hvis du ikke har den i forvejen.
• Hav alle oplysninger klar
• Vær sikker på, at du har XBRL-software installeret i dit regnskabssystem

Indberetningen i trin:

• Indtast alle de nødvendige regnskabsoplysninger i dit eget regnskabssystem.
• Lav på baggrund af dette din årsrapport i en PDF-version og en XBRL-version.
• Udskriv PDF-versionen af årsrapporten og medbring den på generalforsamlingen. Få årsrapporten godkendt og underskrevet. Gem den underskrevne årsrapport.
• Gå ind på Regnskab Special på Virk.
• Log ind og klik på 'Start'
• Vælg 'Regnskab Special'. Indsend XBRL-versionen og den godkendte PDF-kopi af din årsrapport.
• Klik på 'Indberet godkendt årsrapport' og gem den modtagne kvittering.

Indberetning i pdf

Virksomheder, der skal indberette i pdf, gør det i Regnskab Special.

• Virksomheder, der har søgt og fået fritagelse for digital indberetning i XBRL
• Filialer af udenlandske virksomheder

I kan også vælge en system til system-løsning med integration til Regnskab Special via en webservice. Så indberetter du årsrapport direkte fra jeres eget økonomisystem.

Spørg leverandøren af dit regnskabssystem

Sådan gør du:

• Indtast alle nødvendige regnskabsoplysninger i dit eget regnskabssystem. Systemet danner en PDF- og en XBRL-version.
• Udskriv PDF-versionen af din årsrapport, og medbring den på generalforsamlingen.
• Få årsrapporten godkendt og underskrevet.
• Gem den underskrevne årsrapport.
• Herefter logger du igen på dit regnskabssystem, og årsrapporten sendes direkte til os.

Hvad indestår indsenderen for?

Indsenderen indestår kun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og eventuelt revisor.

Hvad indestår ledelsen for?

Såfremt et medlem af ledelsen indberetter den digitale årsrapport, indestår han/hun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og evt. revisor.

Det er ledelsens ansvar, at virksomheden opbevarer et eksemplar af årsrapporten, som tillige er underskrevet af alle ledelsesmedlemmerne.

Hvad indestår revisor for?

Såfremt revisor indberetter den digitale årsrapport, indestår han/hun for, at årsrapporten som minimum er underskrevet af dirigent og evt. revisor.

Det er herunder ledelsens ansvar, at virksomheden opbevarer et eksemplar af årsrapporten, som tillige er underskrevet af alle ledelsesmedlemmerne.

Hvad er revisors ansvar i forhold til XBRL-instansen?

Når en årsrapport indberettes via Regnskab Special, skal der indberettes en PDF-fil og en XBRL-fil.

Det er indtil videre erklæringen i PDF-udgaven, som revisor vil blive holdt til ansvar for. Både PDF-udgaven og XBRL-udgaven journaliseres og offentliggøres hos Erhvervsstyrelsen.

Der er endnu ikke udviklet en standard, som gør det muligt for revisor at udtale sig om det retvisende billede på en XBRL-instans. Dette er en medvirkende årsag til, at det indtil videre også er nødvendigt at indberette en PDF-udgave af årsrapporten.

Selvom revisor udtaler sig på baggrund af PDF-udgaven, har Erhvervsstyrelsen valgt at lade instansen indeholde erklæringen fra revisor med henblik på analysemuligheder.

Når en virksomheds årsrapport eller undtagelseserklæring er modtaget i Erhvervsstyrelsen, sendes der automatisk en kvittering for modtagelsen til indsenderen.

En kvittering er ikke en bekræftelse på, at årsrapporten er behørig i henhold til årsregnskabsloven.

Når årsrapporten indberettes digitalt, vil indsenderen straks efter årsrapporten er modtaget hos styrelsen modtage en kvittering pr. e-mail.

Modtagelsestidspunktet er afgørende

Husk, at det er modtagelsestidspunktet i Erhvervsstyrelsen, som er afgørende for, om indsendelsesfristen anses for overholdt. En enkelt dags forsinkelse er derfor en overskridelse af fristen. Denne praksis er tidligere stadfæstet af Erhvervsankenævnet.

Konstaterer Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en stikprøvekontrol, at det indsendte lider af væsentlige fejl eller mangler, får virksomheden en frist til berigtigelse.

Indsendelsespligten er først opfyldt, når det pågældende er modtaget i Erhvervsstyrelsen i behørig stand.

Europa-Kommissionen har offentliggjort en ny delegeret forordning, der fastsætter
regler for de filformater, som årsrapporter skal udarbejdes i.
Disse regler vil ligeledes få betydning for de årsrapporter, som skal indberettes til
Erhvervsstyrelsen.
Reglerne kommer til at gælde alle virksomheder i EU, som er børsnoterede eller på
anden måde er udstedere af finansielle instrumenter på regulerede markeder fra 1.
januar 2021 og frem. De nye regler vil finde anvendelse første gang for årsrapporterne
for 2021, som offentliggøres i 2022.
Hensigten med ESEF er at styrke gennemsigtigheden på kapitalmarkederne ved at
gøre data mere tilgængeligt for analytikere, investorer og andre interessenter.
Der indføres et krav til, at regnskabstal udarbejdes i et struktureret dataformat, så
årsrapporter bliver maskinlæsbare.
Reglerne gælder for indberetning af årsrapporter til Finanstilsynet i forbindelse med
offentliggørelsen. 

ESEF-reglerne er relevante for de ovenfor nævnte virksomheder, som i forbindelse
med offentliggørelsen af årsrapporten, indberetter den til Finanstilsynet.
Selvom indberetning af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen således ikke er direkte
omfattet af ESEF-kravet, har Erhvervsstyrelsen fundet det naturligt at tage en aktiv
rolle.
Dermed vil de pågældende virksomheder have mulighed for at indberette samme
format til både Finanstilsynet og Erhvervsstyrelsen.

ESEF medfører, at årsrapporter skal udarbejdes i XHTML, som er et format, der kan
åbnes af alle standardwebbrowsere. XHTML erstatter for mange virksomheder PDF-formatet.
Udstedere, som aflægger årsrapport efter de internationale regnskabsstandarder
IFRS, skal desuden benytte InlineXBRL til at opmærke regnskabstallene i
virksomhedens primære finansielle opgørelser, dvs. resultatopgørelsen samt
opgørelsen af anden totalindkomst, egenkapitalopgørelsen og
pengestrømsopgørelsen. For årsrapporterne for regnskabsår, der starter fra og med 1. 
januar 2022, der offentliggøres i 2023, bliver opmærkning af regnskabsnoter også
obligatorisk.

Alle udstedere af finansielle instrumenter i EU skal udarbejde årsrapporter i
overensstemmelse med ESEF-forordningen, når de er omfattet af
gennemsigtighedsdirektivet og den relevante nationale lovgivning. I Danmark vil det
være udstedere, der er omfattet af kapitel 5 i lov om kapitalmarkeder. Det vil sige alle
børsnoterede virksomheder og virksomheder, som på anden måde har udstedt
finansielle instrumenter, som er optaget til handel på et reguleret marked indenfor EU.
Alle IFRS–aflæggere skal desuden opmærke de primære finansielle opgørelser med
InlineXBRL-tags. 

ESMA har udviklet en taksonomi til InlineXBRL-delen af ESEF for at sikre, at
offentliggørelseskravene til årsrapporterne blandt udstedere harmoniseres. ESEFtaksonomien afspejler i høj grad IFRS-taksonomien med enkelte tilføjelser, som er
relevante for ESEF. Taksonomien er tilgængelig på ESMA’s hjemmeside, og
udstedere skal følge denne taksonomi, når de opmærker regnskabstallene.
Da ESEF kræver en omstilling af virksomhedernes formatering af årsrapporter, har
ESMA udviklet materiale til at understøtte udstedernes implementering. ESMA har
blandt andet udarbejdet en vejledning og stillet en række eksempler på årsrapporter i
XHTML og InlineXBRL til rådighed på sin hjemmeside.
Alle danske udstedere, som skal udarbejde årsrapport efter ESEF-forordningen, skal
orientere sig i ESMA’s materiale om ESEF-taksonomien og holde sig opdateret på
eventuelle ændringer, som vil blive offentliggjort.

Den delegerede forordning, der definerer ESEF-kravene, blev offentliggjort i Official
Journal of the European Union den 29. maj 2019 og træder formelt i kraft den 18. juni
2019. Reglerne finder anvendelse på årsrapporter, som dækker regnskabsår, der
starter fra og med 1. januar 2021. I årsrapporterne for regnskabsår, der starter fra og
med 1. januar 2022, indfases flere krav til opmærkning med InlineXBRL herunder krav
til, at regnskabsnoter opmærkes.