Vejledning om Processen for et tilsynsbesøg fra Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn

Erhvervsstyrelsens tilsynsindsats er risikobaseret. Det betyder, at styrelsen udvælger de konkrete virksomheder samt virksomhedernes kunder til kontrol ud fra en vurdering af risikoen for, at virksomhederne kan blive udnyttet til hvidvask eller terrorfinansiering. Segmenteringen sker blandt andet på baggrund af risikofaktorer, herunder eksempelvis branche, geografi, virksomhedsstørrelse m.m. Der bliver ud over udvælgelsen på baggrund af ovenstående segmentering også udvalgt virksomheder på baggrund af stikprøver.  

Erhvervsstyrelsen varsler den virksomhed, der skal have et tilsynsbesøg. Varslingsbrevet vil blive sendt til virksomhedens digitale postkasse. Varslingen sker som udgangspunkt minimum 4 uger før datoen for tilsynet, så virksomheden har mulighed for at sætte dagen af til tilsynsbesøget. I varslingsbrevet fremgår datoen, tidspunktet og adressen for tilsynsbesøget, ligesom det fremgår, hvem fra Erhvervsstyrelsen, der deltager. Den varslede adresse vil være den primære adresse, som virksomheden er registreret på, og det vil være her, tilsynsbesøget finder sted. Deltagerne vil være medarbejdere fra Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn samt virksomhedens ejer(e) og direktør(er) samt øvrige relevante medarbejdere, som virksomheden ønsker, skal deltage. Det kan derudover være relevant for virksomheden at kunne få fat i den relevante partner/sagsbehandler for en given kundesag.

Datoen og tidspunktet for tilsynsbesøget er fast, og kan dermed ikke rykkes grundet travlhed eller lignende.

I varslingsbrevet for tilsynsbesøg er der anført, hvad der vil være fokus for styrelsens kontrol samt hvilket materiale, virksomheden skal sende til Erhvervsstyrelsen forud for tilsynsbesøget. Der vil som udgangspunkt være tale om følgende: 

• Redegørelse for virksomhedens erhvervsmæssige aktiviteter.
• Kopi af virksomhedens risikovurdering i henhold til hvidvasklovens § 7.
• Kopi af virksomhedens skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller i henhold til hvidvasklovens § 8.
• Kopi af virksomhedens forretningsgange for kontrol af politiske eksponerede personer i henhold til hvidvasklovens § 18.
• Kopi af virksomhedens kundeliste med CVR-nr. i Excel-format.
• Listen er ikke udtømmende, og styrelsen har mulighed for at bede om alle oplysninger, der er nødvendige for styrelsens virksomhed. 

Materialet skal sendes til Erhvervsstyrelsen inden for 1 uge fra varslingsdatoen.

Virksomheden har ret til at lade sig bistå af andre under tilsynsbesøget jf. forvaltningslovens § 8, stk. 1. Virksomheden vil i forbindelse med varslingen forud for tilsynsbesøget blive bedt om at oplyse Erhvervsstyrelsen om, hvorvidt virksomheden gør brug af en bisidder, samt hvem virksomhedens bisidder er. 

Som forberedelse til tilsynsbesøget skal virksomheden sørge for nedenstående:

• Afsæt som udgangspunkt en arbejdsdag – i nogle tilfælde flere dage, såfremt det fremgår af varslingsbrevet, at tilsynsbesøget varer mere end én dag.
• Sørg for at de rette personer er til stede eller er mulige at kontakte.
• Vær forberedt på at svare på spørgsmål om virksomhedens materiale (risikovurderingen samt skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller i henhold til hvidvaskloven).
• Sørg for at have nem adgang til oplysninger (notater og dokumenter) om jeres kundesager. Ved brug af it- systemer eller mapper, skal dokumentationen let kunne vises for Erhvervsstyrelsen. 
   

Erhvervsstyrelsen har også mulighed for at komme på et uvarslet tilsynsbesøg. Processen på tilsynsbesøget vil som udgangspunkt foregå på samme måde som et varslet tilsynsbesøg. 

Erhvervsstyrelsens tilsynsbesøg har som hovedformål at kontrollere virksomhedens overholdelse af hvidvaskloven samt at vejlede og informere om hvidvasklovens regler. Erhvervsstyrelsens vurdering og reaktioner, herunder reaktioner for manglende eller utilstrækkelig udarbejdelse af virksomhedens risikovurdering, politikker, forretningsgange og kontroller samt kundekendskabsprocedurer tager udgangspunkt i det materiale, som virksomheden havde på tidspunktet for tilsynsbesøget.

Erhvervsstyrelsen har forud for tilsynsbesøget udtaget et antal kundesager til gennemgang under tilsynsbesøget. 

Hvert enkelt tilsyn er tilrettelagt individuelt, så det gennemføres mest hensigtsmæssigt ift. den konkrete virksomhed. De typiske elementer, som et tilsynsbesøg vil bestå af, er beskrevet nedenfor, men der kan være konkrete variationer.

Tilsynsbesøget vil begynde med en gensidig præsentation af de tilstedeværende fra Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn og fra virksomheden. I den forbindelse vil de, der deltager fra virksomheden, blive bedt om at fremvise legitimationsoplysninger, således at tilsynsmedarbejderne kan få bekræftet, at det er de rette personer, der er til stede.

Erhvervsstyrelsen er interesseret i at have en dialog med virksomheden på tilsynsbesøget. Hensigten er bl.a. at få en fornemmelse af virksomhedens forståelse af sine forpligtelser efter hvidvaskloven, og hvordan virksomheden både generelt og i sit daglige arbejde har indrettet sig for at imødegå at blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering. Dette fordi det er virksomheden, der til enhver tid er underlagt de krav og pligter, der følger af hvidvaskloven og skal kunne dokumentere dette overfor Erhvervsstyrelsen.

Erhvervsstyrelsen vil derfor som udgangspunkt rette dialogen og sine spørgsmål til virksomheden, også selvom virksomheden lader sig bistå eller repræsentere af andre under tilsynsbesøget.

Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn vil indledningsvis informere om formålet med besøget og oplyse, hvordan tilsynet vil foregå.

Erhvervsstyrelsen vil herefter spørge ind til nogle grundlæggende oplysninger omkring virksomheden, herunder virksomhedens opstartsdato, antal medarbejdere, erhvervsmæssige aktiviteter m.m.

Såfremt Erhvervsstyrelsen har nogle nedslagspunkter eller spørgsmål til virksomhedens materiale, som er modtaget forud for tilsynsbesøget, vil de blive gennemgået efter de indledende spørgsmål om virksomheden.

Herefter vil Erhvervsstyrelsen gennemgå et antal kundesager, som styrelsen har udtaget. Det er vigtigt, at virksomheden under tilsynsbesøget har adgang til de relevante it-systemer eller fysiske dokumenter, så virksomheden og styrelsen har adgang til at se alt den dokumentation, der er indhentet i forbindelse med virksomhedens gennemførelse af kundekendskabsprocedurerne for den udvalgte kunde. Det forventes, at virksomheden kan fremvise dokumentation for de kundekendskabsprocedurer, der er gennemført ved kundeforholdets etablering (som udgangspunkt efter den 26. juni 2017), samt den dokumentation, der er indhentet ved løbende overvågning og ajourføring af kundeforholdet.

Ved gennemgangen af kundesagerne kan der blandt andet blive spurgt ind til følgende:

• Hvornår kundeforholdet er etableret.
• Hvordan kundeforholdet er blevet etableret.
• Hvad kundens aktiviteter er. 
• Hvilke ydelser virksomheden leverer til kunden.
• Dokumentation indhentet i forbindelse med overholdelse af hvidvasklovens kapitel 3. 
• Hvorvidt der er foretaget en undersøgelse jf. hvidvasklovens § 25, stk. 1.
• Hvorvidt der er foretaget underretning jf. hvidvasklovens § 26, stk. 1.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende, men det er spørgsmål, der typisk bliver stillet under kontrollen af kundesagerne.

Hvis der under tilsynsbesøget bliver behov for en kort pause, kan både virksomheden og styrelsen anmode herom, ligesom det kan aftales, at der indlægges en frokostpause, hvis der er behov for det.

Når de udtagne kundesager er gennemgået, vil tilsynsmedarbejderne slutte tilsynsbesøget af, og virksomheden vil få oplyst, hvad sagsbehandlingsprocessen er derfra.

Er der eksisterende dokumentation, som virksomheden er i besiddelse af på tidspunktet for tilsynsbesøget, men som af forskellige årsager ikke har kunnet fremvises på selve tilsynsbesøget, kan det aftales med styrelsen, at den eksisterende dokumentation kan eftersendes til den tilsynsansvarlige medarbejder inden for senest 2 hverdage. Styrelsen kan ligeledes bede om at få eftersendt oplysninger.

Erhvervsstyrelsens vurdering tager udgangspunkt i det materiale, som virksomheden havde på tidspunktet for tilsynsbesøget.

Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn vil efter tilsynsbesøget gennemgå de noter, der blev taget på tilsynsbesøget, og det materiale der eventuelt bliver eftersendt. Derudover vil virksomhedens materiale i form af risikovurderingen samt skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller i henhold til hvidvaskloven blive gennemgået på ny, med udgangspunkt i de oplysninger styrelsen har fået på tilsynsbesøget. Gennemgangen af ovenstående danner grundlag for styrelsens vurdering af, hvorvidt der er anledning til at give en eller flere tilsynsreaktioner. Der vil herefter blive udarbejdet et udkast til afgørelse, som vil blive sendt til virksomhedens digitale postkasse.

Afgørelsen vil indeholde en sagsfremstilling, et reaktionsafsnit, et høringsafsnit, et afsnit om offentliggørelse og et afsnit om klagevejledning. Såfremt Erhvervsstyrelsen vurderer, at virksomheden skal politianmeldes, vil det ligeledes fremgå som et underafsnit under reaktionsafsnittet i udkast til afgørelse.

Udkastet til afgørelsen bliver sendt sammen med et høringsbrev, hvori fristen for indsendelse af et eventuelt høringssvar fremgår. 

Når virksomheden modtager udkast til afgørelse, har virksomheden mulighed for at afgive et høringssvar, som skal sendes til den i høringsbrevet angivne tilsynsmedarbejder inden for høringsfristen. I høringssvaret har virksomheden mulighed for at komme med kommentarer til udkastet til afgørelse. Det kan f.eks. være forhold, som Erhvervsstyrelsen kan have misforstået eller noteret forkerte oplysninger omkring i forbindelse med tilsynsbesøget. Høringsperioden er en mulighed for virksomheden til at eftersende oplysninger, dokumentation mv., som virksomheden havde på tidspunktet for tilsynsbesøget.

Modtager Erhvervsstyrelsen ikke et høringssvar, vil styrelsen træffe afgørelse på det foreliggende grundlag.

Modtager Erhvervsstyrelsen et høringssvar, vil dette blive gennemgået, inden den endelige afgørelse udarbejdes. Virksomhedens bemærkninger vil blive taget i betragtning og afspejlet i afgørelsens høringsafsnit. Hvis høringssvaret giver anledning til ændringer i reaktionerne, vil reaktionerne blive tilpasset, og ændringerne vil blive beskrevet i afgørelsens høringsafsnit.

Når virksomheden har modtaget afgørelsen, har Erhvervsstyrelsen pligt til at offentliggøre reaktionerne på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, jf. hvidvasklovens § 62, stk. 1. De vil kunne tilgås under Offentliggjorte tilsynsreaktioner. Her vil offentliggjorte reaktioner fra tidligere tilsynsbesøg fremgå. 

I henhold til hvidvasklovens § 62, stk. 3 vil offentliggørelse af reaktioner i henhold hvidvasklovens § 62, stk. 1 ikke ske ved fysiske personer, det gælder i tilfælde hvor der er ført tilsyn med en fysisk person, enkeltmandsvirksomhed, personligt ejet mindre virksomhed eller interessentskab i de tilfælde, at interessentskabet er ejet af fysiske personer. Kun i tilfælde af alvorlige, gentagne eller systematiske overtrædelser af de i bestemmelsen anførte paragraffer i hvidvaskloven, kan reaktioner ved ovenstående virksomheder blive offentliggjort.

Offentliggørelse af tilsynsreaktionerne vil kunne undlades, hvis offentliggørelsen vil medføre uforholdsmæssig skade for virksomheden, jf. hvidvasklovens § 62, stk. 6. Med uforholdsmæssig stor skade skal forstås, at virksomhedens eksistensgrundlag kan blive truet som følge af offentliggørelse og det, er derfor ikke tilstrækkeligt, hvis offentliggørelsen blot potentielt vil medføre et større tab for virksomheden. Hvis virksomheden vurderer, at virksomhedens eksistensgrundlag kan blive truet som følge offentliggørelse, skal virksomheden redegøre nærmere herfor i sit høringssvar.

Afgørelse om overholdelse af hvidvaskloven vil blive sendt til virksomhedens digitale postkasse. Hvis virksomheden modtager påbud på baggrund af tilsynsbesøget, har virksomheden 4 uger fra dateringen af afgørelsen til at efterkomme disse påbud. Det vil fremgå af afgørelsen, hvad påbuddet er givet på baggrund af.

• Et påbud anvendes i de situationer, hvor Erhvervsstyrelsen inden for en fastsat frist påbyder virksomheden en bestemt adfærd eller handling fremadrettet, jf. hvidvasklovens § 60.
• En påtale anvendes i de situationer, hvor det er konstateret, at der har været en lovovertrædelse, men at denne ikke længere består, og hvor der fremadrettet ikke er noget for virksomheden at rette op på.

Desuden vil der sammen med den endelige afgørelse blive sendt en offentliggørelsestekst, som indeholder den tekst, der vil fremgå af Erhvervsstyrelsens hjemmeside, når afgørelsen bliver offentliggjort. 

Hvis virksomheden er uenig i Erhvervsstyrelsen reaktioner, kan afgørelsen i medfør af hvidvasklovens § 76 påklages til Erhvervsankenævnet. Hvis en virksomhed klager til Erhvervsankenævnet, vil det fremgå af Erhvervsstyrelsens offentliggørelse, og det efterfølgende resultat af Erhvervsankenævnets afgørelse vil ligeledes fremgå af styrelsens offentliggørelse i medfør af hvidvasklovens § 62, stk. 4. Informationen om at virksomheden har klaget til Erhvervsankenævnet, vil blive tilføjet i den allerede offentliggjorte tekst, på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

En eventuel klage skal være Erhvervsankenævnet i hænde senest 4 uger efter, at afgørelsen er meddelt. Erhvervsstyrelsen skal oplyse om, at Erhvervsankenævnets sekretariat i forbindelse med behandling af klagesagen opkræver et gebyr. Gebyret kan helt eller delvist blive tilbagebetalt til klager, hvis der gives medhold i klagen.

Erhvervsstyrelsen har mulighed for at politianmelde virksomheden til National enhed for Særlig Kriminalitet (NSK) i de tilfælde, hvor virksomheden i et eller flere tilfælde har begået en forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af lovens bestemmelser. En politianmeldelse vil blive sendt til National enhed for Særlig Kriminalitet, når virksomheden har modtaget den endelige afgørelse, og tilsynsreaktionerne er blevet offentliggjort. Erhvervsstyrelsens beslutning om at anmelde virksomheden til politiet, kan ikke påklages. En eventuel politianmeldelse vil blive sendt, selvom virksomheden har klaget eller meddelt, at virksomheden påtænker at påklage afgørelsen til Erhvervsankenævnet. Hvis en virksomhed bliver politianmeldt, vil det tilmed fremgå af Erhvervsstyrelsens offentliggørelse, og den efterfølgende dom eller bøde vil ligeledes fremgå af styrelsens offentliggørelse i medfør af hvidvasklovens § 62, stk. 5.