Vejledning om Guide om hvidvaskloven for kunstbranchen

Vi har skrevet denne guide til dig, der erhvervsmæssigt opbevarer, handler med eller formidler handler med kunst. 

Du er omfattet af hvidvaskloven, og der er derfor en række regler og pligter, du skal kende og overholde. Formålet med dette er at sikre din forretning imod at blive misbrugt til hvidvask og terrorfinansiering, og at modvirke økonomisk kriminalitet i Danmark.

Hvidvaskloven gælder for virksomheder og personer i kunstbranchen, som sælger og formidler handler med bestemte kunstgenstande, der beløbsmæssigt er på 50.000 kr. eller derover, eller ved indbyrdes forbundne handler på 50.000 kr. eller derover. Denne beløbsgrænse vil blive nærmere beskrevet i kapitel 3 ligesom de omfattede kunstgenstande er beskrevet i kapitel 2.

Virksomheder i kunstbranchen kan blive udnyttet til at medvirke til hvidvask eller terrorfinansiering. Dette kan fx være ved, at en person køber et kunstværk for indtægter fra kriminelle handlinger og derefter videresælger det for på den måde at få pengene til at fremstå som legitime.

Derfor er det vigtigt, at du kender dine kunder og er opmærksom på deres aktiviteter. Det har du pligt til.

Du er som det første forpligtet til at vurdere din egen virksomheds risiko for at blive misbrugt til hvidvask og terrorfinansiering. Du skal derfor lave en risikovurdering af din virksomhed. Du skal også udarbejde skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller ud fra din risikovurdering af din virksomhed.  

Både risikovurderingen af din virksomhed og de skriftlige politikker, forretningsgange og kontroller er produkter, skal du udarbejde og de skal være tilgængelige i din virksomhed, så de kan tilgås af dig og virksomhedens ansatte.  

I din forretningsgang med dine kunder skal du sikre dig, at der bliver foretaget kundekendskabsprocedurer. Dette vil nærmere blive beskrevet i kapitel 4. 

Følgende kunstgenstande falder ind under definitionen kunstværk i hvidvaskloven, når disse opbevares, handles eller formidles erhvervsmæssigt:

• Malerier, kollager og lign. tegninger, og pasteller, udført af kunstneren i hånden
• Originale stik, tryk og litografier
• Skulpturer udført af kunstneren, herunder afstøbninger af skulpturen i højst 8 eksemplarer
• Tapisserier og vægtekstiler udført i hånden på grundlag af kunstnerens originale tegninger, såfremt der ikke findes mere end 8 eksemplarer af hver
• Keramiske unika udført af kunstneren og signeret af denne
• Emaljearbejder på kobber udført i hånden i højst 8 eksemplarer, nummereret og signeret af kunstneren eller dennes atelier
• Fotografier taget af kunstneren, aftrykt af denne eller under dennes tilsyn, signeret og nummereret i et antal på op til 30 eksemplarer

Hvis du handler med, formidler handler med eller opbevarer ovennævnte typer af kunst på en beløbsgrænse på 50.000 kr. eller ved indbyrdes forbundne handler, er du og din virksomhed omfattet af hvidvasklovens regler.  

Arbejder du fx for et auktionshus eller galleri, skal du være opmærksom på, at alle salg eller transaktioner på 50.000 kr. er omfattet af hvidvaskloven, - og at du har pligt til at gennemføre kundekendskabsprocedurer på køber og sælger.

For at være omfattet af hvidvaskloven skal værdien af en transaktion eller af en række indbyrdes forbundne transaktioner være 50.000 kr. eller derover. Det gælder både ved opbevaring, handel med og formidling af handel med den type kunstgenstande, der er nævnt under kapitel 2.

Arbejder du i et auktionshus, skal du være opmærksom på nedenstående i relation til beløbsgrænse og kundekendskabsprocedurer på dine kunder. Det gælder både for sælgere og købere, dvs. de kunder, der indleverer kunstgenstande og de kunder, der køber genstandene.

Arbejder du i et galleri eller opbevarer, handler eller formidler du kunst på anden vis, skal du være opmærksom på nedenstående forhold i relation til beløbsgrænse og kundekendskabsprocedurer. 

Det gælder for både sælgere og købere, dvs. de kunder, der indleverer kunstgenstande og de kunder, der køber genstandene.

Kundekendskabsprocedurer har til formål, at du lærer din kunde at kende og sikrer din forretning imod at blive misbrugt til hvidvask og terrorfinansiering. 

Kundekendskabsproceduren starter ved etableringen af kundeforholdet. Baseret på din risikovurdering af kundeforholdet fastlægger du her omfanget af dine kundekendskabsprocedurer. 

Hvis du efterfølgende indgår flere handler med den samme kunde, skal du løbende sikre dig, at din risikovurdering og dine informationer om kunden er gældende og opdaterede. Du skal foretage kundekendskabsprocedurer hver gang, du indgår en handel omfattet af hvidvaskloven.

Du skal kunne dokumentere over for tilsynsmyndigheden, at du har foretaget kundekendskabsprocedurer. Det er derfor vigtigt, at du opbevarer de indhentede oplysninger samt din risikovurdering og vurdering af formål og tilsigtede beskaffenhed. 

Kundekendskabsprocedurer skal ske ved etablering af kundeforholdet og når du igen handler med en tidligere kunde. Kundekendskabsproceduren skal indeholde følgende elementer, som vil blive udfoldet i det følgende:

• Indhentning af identitetsoplysninger og kontrol af kundens identitet
• Risikovurdering af kunden. Omfanget af kundekendskabsprocedurerne afhænger af risikovurderingen af kunden
• Vurdering af formål og tilsigtet beskaffenhed
• Ved erhvervskunder skal virksomhedens ejer- og kontrolstruktur klarlægges
• Det skal afklares, om kunden er en politisk eksponeret person, nærtstående eller nær samarbejdspartner hertil
• Når en person handler på vegne af andre.

Når du etablerer et kundeforhold, skal du vurdere, om risikoen for hvidvask eller terrorfinansiering er lav, mellem eller øget. Din kundekendskabsprocedure tager derefter udgangspunkt i risikovurderingen.

I risikovurderingen skal du inddrage oplysninger om forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed, og du skal som minimum inddrage de faktorer, som fremgår af hvidvasklovens bilag 2 og 3.

Vær opmærksom på, at du skal gennemføre skærpede kundekendskabsprocedurer, hvor der vurderes at være øget risiko for hvidvask og finansiering af terrorisme.

Modsat kan du gennemføre lempede kundekendskabsprocedurer i tilfælde, hvor der vurderes at være begrænset risiko for hvidvask og finansiering af terrorisme.

Hvis du vurderer en kunde til at være øget risiko, vil det fx kunne medføre en nærmere undersøgelse af, hvor kundens penge kommer fra eller yderligere dokumentation af kundens identitet.

Når du gennemfører kundekendskabsprocedurer, skal du identificere din kunde, og er der tale om en virksomhed, skal du klarlægge ejer- og kontrolstrukturen.

Privatpersoner

Er din kunde en privatperson, skal du notere navn og CPR-nummer. Hvis kunden ikke har et dansk CPR-nummer, skal du bede om en fødselsdato. Som dokumentation for kundens identitet skal du tage en kopi af legitimationen, fx et pas.

Virksomheder

Er din kunde en virksomhed, skal du bede om identitetsoplysninger, dvs. navn og CVR-nummer. Du kan slå virksomheden op i CVR-registeret og notere virksomhedens legale og reelle ejere og gemme CVR-udskriftet. Som forpligtet enhed, kan du få adgang til CVR-oplysningerne om reelle ejere.

• Du kan blandt andet indhente oplysninger om virksomhedens ejer- og kontrolstruktur på CVR.dk eller ved at indhente det seneste generalforsamlingsreferat, bestyrelsesreferat, vedtægter eller ejerbog. Husk at gemme dine indhentede dokumenter.
• Er din kunde en udenlandsk virksomhed, skal du indhente et CVR-lignende registreringsnummer. Husk også at klarlægge virksomhedens ejerforhold ved fx at indhente stiftelsesdokumenter, vedtægter, ejerbog mv. Kundens reelle ejere skal du indhente legitimation på, på samme måde som beskrevet under privatpersoner.

Vær opmærksom på den potentielt øgede risiko, der er ved udenlandske kunder, som ikke er fysisk til stede, det kunne eksempelvis være i forbindelse med onlinehandler.

Som en del af kundekendskabsproceduren skal du som kunsthandler altid vurdere kundeforholdets formål og tilsigtede beskaffenhed.

Vurdering af kundeforholdets formål handler om, at du skal vurdere og beskrive, hvorfor kunden ønsker ydelsen (dit produkt/kunstværk). Det kan fx være en vurdering af, hvorfor kunden ønsker at købe eller sælge en kunstgenstand. Det kan eksempelvis være, at kunden er kunstsamler og af den grund ønsker at eje et værk, eller at kunden skal udsmykke sit hus eller sin virksomhed.

Vurdering af kundeforholdets tilsigtede beskaffenhed handler om, at du skal kende de egenskaber og forhold, der tilsammen giver kunden sin karakter. Det betyder ikke mindst, at du skal vurdere og forstå oprindelsen af kundens midler, herunder hvordan en virksomhedskunde opnår sin indtjening. Vurderingen af kundeforholdets tilsigtede beskaffenhed er din egen vurdering af, hvorfor du tror på, at kunden handler hos dig for legitime midler. Det kan eksempelvis være, at kunden har en høj indkomst, arvet penge eller solgt en bolig. 

Bliver du i tvivl om kundeforholdets tilsigtede beskaffenhed, ligger det i hvidvasklovens krav, at du skal indhente oplysninger herom, fx ved at spørge kunden eller indhente oplysninger herom. 

Du skal, som en del af kundekendskabsproceduren også kontrollere, om din kunde er en politisk eksponerede person (PEP), nærtstående eller nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person.

Kundeforholdets risikoniveau er som udgangspunkt forøget, hvis kunden er en politisk eksponerede person (PEP), nærtstående eller nære samarbejdspartner hertil.

Finanstilsynet fører en liste (PEP-listen) over de personer, der er politisk eksponeret i Danmark. Erhvervsstyrelsen gør opmærksom på, at en politisk eksponeret persons nærtstående og nær samarbejdspartnere ikke fremgår af Finanstilsynets PEP-liste.

Hvis en person byder/køber på vegne af andre - eller hvis du er i tvivl om, hvorvidt en person handler på egne vegne - skal du:

1.  Identificere personen ved at indhente navn og CPR-nummer
2. Kontrollere personens identitet ved en pålidelig og uafhængig kilde, som fx pas, køre- eller sundhedskort
3. Ved tvivl om fuldmagtsforholdet bede om dokumentation herfor.

Du skal ikke gennemføre yderligere legitimering end ovenstående på den person, der handler på vegne af andre. Det er derimod din pligt at gennemføre kundekendskabsprocedurer på den fysiske eller juridiske person, som er den reelle køber.

Du har pligt til at opbevare alle væsentlige oplysninger vedrørende et kundeforhold i 5 år efter, at kundeforholdet er ophørt. Hvidvaskloven går forud for GDPR-reglerne, hvorfor det er lovligt, at du opbevarer oplysninger om et kundeforhold. I kunstbranchen ophører et kundeforhold som udgangspunkt når en handel er endeligt afsluttet, hvis ikke andet taler for, at kundeforholdet har en løbende karakter.

Du skal opbevare følgende:

• Du skal opbevare alle de oplysninger, der er indhentet i forbindelse med opfyldelse af hvidvasklovens kapitel 3 om kundekendskabsprocedurer, herunder dokumentation for identitets- og kontroloplysninger.
• Har du undersøgt en kunde, som følge af en mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal du også gemme resultaterne af undersøgelsen i 5 år.

Opbevarede personoplysninger skal du slette 5 år efter kundeforholdets ophør. Sletningen skal som udgangspunkt være sket senest én måned efter 5-års fristen, med mindre afgørende hensyn taler imod.

Bliver du opmærksom på usædvanlige forhold hos en kunde, skal du undersøge baggrunden.

Har du mistanke om - eller rimelig grund til at formode - at en kunde har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, har du pligt til at undersøge din mistanke vedrørende kunden for at afgøre, om din mistanke kan afkræftes.

Du kan bl.a. være opmærksom på: 

• Kundeforholdets karakter og afvigelser fra normale kundeforhold
• Fortielser og andre særegne og atypiske forhold hos kunden
• Ønsker kunden at betale på en atypisk måde
• Fortryder kunden handlen uden troværdig begrundelse.

Kundens mundtlige forklaring er ikke nødvendigvis tilstrækkelig til at afkræfte en mistanke. Det kan derfor være nødvendigt at bede kunden om at underbygge sin forklaring. 

Din kunde må ikke vide, at du undersøger vedkommende. Hvis du vurderer, at kunden vil fatte mistanke, hvis du foretager yderligere undersøgelse, skal du afstå herfra. I stedet skal du foretage en underretning til Hvidvasksekretariatet.  

Hvis kunden afstår fra en transaktion eller aktivitet, men din mistanke ikke er blevet afkræftet helt, skal du ligeledes foretage en underretning til Hvidvaskssekretariatet. 

Noteringspligten omfatter faktuelle oplysninger om kunden og transaktionen samt en konklusion på din undersøgelse.  

Notatet skal være tilstrækkeligt til at genopfriske hukommelsen og give andre, herunder andre medarbejdere eller politiet, en forståelse af sagen.

Undersøgelsespligten skal ses i sammenhæng med underretningspligten. 

I de tilfælde, hvor du mistænker en kunde, skal du straks underrette Hvidvasksekretariatet, så de kan vurdere om sagen bør undersøges nærmere.

Hvis du ikke kan afkræfte en mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, skal du omgående underrette Hvidvasksekretariatet. 

Når du underretter Hvidvaskssekretariatet skal du beskrive, hvorfor du har mistanke til kunden. Din beskrivelse skal være så konkret som mulig, og har du dokumentation, der underbygger din mistanke, skal dette medsendes. Det gælder også, hvis du har fået en mistanke i forbindelse med kundens forsøg på at foretage en usædvanlig aktivitet. Eller hvis en mulig kunde henvender sig, og det virker mistænkeligt. 

Underretningspligten kan ikke opfyldes ved at indgive en anmeldelse til politiet. Personen eller virksomheden du underretter om, får ikke at vide, at du har foretaget en underretningen. Ligeledes har du pligt til at hemmeligholde, at du har foretaget en underretning.