Vejledning om Digitale underskrifter

Visse dokumenter skal i henhold til selskabsloven underskrives for at opnå retsvirkning. Når et dokument efter de selskabsretlige regler skal underskrives, er der frit valg mellem at bruge en fysisk underskrift eller en digital underskrift. 

Denne vejledning omfatter alene underskrift af dokumenter efter selskabsloven.

Følgende dokumenter skal underskrives efter de selskabsretlige regler:

• Stiftelsesdokumenter, jf. selskabsloven § 25.
• Ejerbeviser, jf. selskabsloven § 60, stk. 4.
• Generalforsamlingsprotokollater, jf. selskabsloven § 101, stk. 3.
• Protokol over forhandlingerne i det øverste ledelsesorgan, jf. selskabsloven § 128, stk. 1.
• Revisionsprotokol, jf. selskabsloven § 129.
• Opløsning ved erklæring, jf. selskabsloven § 216, stk. 2.
• Fusion- og spaltningsplaner, jf. selskabslovens §§ 237, stk. 1; 255, stk. 1; 272, stk. 1 og 292, stk. 1.
• Flytteplaner ved flytning af hjemsted, jf. selskabsloven § 318 b, stk. 1.
• Omdannelsesplaner, jf. selskabsloven § 326, stk. 1.

eIDAS-forordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014) regulerer, hvornår en digital underskrift har samme virkning som en fysisk underskrift. eIDAS står for Electronic Identification and [Trust] Services.

For vejledning om underskrift af regnskabsdokumenter: gå til Erhvervsstyrelsens ‘Vejledning om indsendelsesbekendtgørelsen’  

eIDAS-forordningen bestemmer, at en elektronisk underskrift ikke kan nægtes retsvirkning alene af den grund, at underskriften er elektronisk. Underskriften kan imidlertid nægtes retsvirkning, hvis sikkerheden i underskriftløsningen findes tvivlsom, eller hvis det ikke er muligt at identificere underskriveren på baggrund af underskriften. 

Forordningen indeholder en række tekniske krav til digitale underskrifter. De såkaldte kvalificerede elektroniske signaturer og avancerede certifikater til elektronisk signering har altid den samme status som håndskrevne underskrifter.

Til at fastslå hvilke udbydere af digitale underskrifter, der henholdsvis opfylder eller ikke opfylder forordningens krav, har EU-Kommissionen oprettet eIDAS Trusted List, der indeholder en række udbydere af elektroniske signaturer, der opfylder kravene til at være kvalificerede, eller som er mærket med avancerede certifikater til elektronisk signering. Desuden indeholder listen en række ikke-kvalificerede udbydere. Listen bliver løbende opdateret. 

Den danske Trusted Service List indeholder aktuelt ingen kvalificerede tillidstjenesteudbydere, men alene en udbyder med et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater til Elektroniske Services).

Gå til listen over udbydere af kvalificerede signaturer.

Såfremt en underskriftsløsning opfylder kravene i eIDAS-forordningen, og den fremgår af eIDAS Trusted List, vil underskriften blive accepteret af Erhvervsstyrelsen.

Hvis en underskriftsløsning derimod ikke opfylder kravene til at være en kvalificeret elektronisk signatur eller er mærket med OCES-certifikatet, vil det bero på en konkret vurdering fra Erhvervsstyrelsens side, hvorvidt underskriften kan godkendes. En sådan vurdering vil blive foretaget i de tilfælde, hvor der sker anvendelse af danske udbydere af underskriftløsninger, der ikke er MitID valideret, samt for udenlandske udbydere af elektroniske signaturer, der ikke fremgår af eIDAS Trusted List. 

I vurderingen, af om en elektronisk signatur kan godkendes af styrelsen, lægger Erhvervsstyrelsen vægt på:

• om signaturen er entydigt knyttet til underskriveren, 
• om signaturen kan identificere underskriveren, og
• om sikkerheden i underskriftløsningen er tilstrækkelig.

Der vil i alle tilfælde være tale om en konkret vurdering fra Erhvervsstyrelsens side.

Følgende eksempler på elektroniske signaturer er en ikke udtømmende oplistning over elektroniske signaturer, som efter Erhvervsstyrelsens praksis umiddelbart vil blive henholdsvis accepteret og afvist.

Elektroniske signaturer som i henhold til Erhvervsstyrelsens praksis umiddelbart vil blive accepteret:

• Underskrift ved brug af en dertil indrettet software, der anvender MitID, f.eks. Penneo, esignatur og Visma m.fl..
• Underskrift ved brug af en underskriftløsning, der fremgår af eIDAS Trusted List.
• Underskrift i hånden med et tegneprogram, f.eks. på iPad med en touchskærm.

Elektroniske signaturer som i henhold til Erhvervsstyrelsens praksis umiddelbart ikke vil blive accepteret:

• Underskrift med en kursiv eller anden skrifttype i et tekstbehandlingsprogram, f.eks. i Word.
• Underskrift der udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse.
• Underskrift af en fuldmægtig på vegne af underskriver, hvor fuldmagten ikke er indberettet til Erhvervsstyrelsen sammen med anmeldelsen.

Såfremt en underskrift i sig selv sikrer en entydig identifikation af underskriveren, er det tilstrækkeligt alene at indberette selskabsdokumentet med underskrift(-er). Det er derfor ikke nødvendigt at indberette et certifikat sammen med selskabsdokumenterne til styrelsen. Indeholder det pågældende certifikat imidlertid oplysninger, der sikrer entydig identifikation af underskriveren af det pågældende selskabsdokument, skal certifikatet indberettes til styrelsen sammen med anmeldelsen/registreringen. 

Selskabsretlige dokumenter skal være daterede. De fleste digitale underskriftsværktøjer angiver, hvornår et dokument er blevet underskrevet. 

Efter styrelsens praksis regnes underskriftdatoen som den dato, hvor dokumentet er blevet elektronisk underskrevet og ikke som værende beslutningstidspunktet eller eventuelle øvrige datoer påført i dokumentet. 

Underskriftsdatoen skal stemme overens med resten af dokumentet, især ved stiftelsen af selskabet. Det følger af selskabslovens § 40, stk. 3, at stiftelsen af et selskab har retsvirkning fra datoen for stiftelsesdokumentets underskrift eller fra den senere dato, som er anført i dokumentet. Erhvervsstyrelsen modtager jævnligt stiftelsesdokumenter, hvor der er angivet en specifik stiftelsesdato i stiftelsesdokumentet, men hvor den digitale underskrift viser, at stiftelsesdokumentet først er underskrevet efter stiftelsesdatoen. Konsekvensen af dette er, at stiftelsen vil blive afvist. 

I de tilfælde, hvor der er mere end én stifter til at stifte et selskab, er det datoen for den sidste stifters underskrift, der betragtes som underskriftstidspunktet. 

I tilfælde af, at der ikke er angivet en specifik stiftelsesdato i stiftelsesdokumentet, vil det være datoen for underskriftstidspunktet, som bliver betragtet som stiftelsesdatoen.

Der kan opstå situationer i praksis, hvor det ikke er muligt for samtlige stiftere eller parter at underskrive et selskabsdokument samme dag, som beslutningen træffes, eller hvor underskriftsreglerne af andre logistiske årsager i praksis ikke er fleksible til lejligheden. I disse situationer er det muligt at anvende en specialfuldmagt, der tydeligt afgrænser ét specifikt tilfælde eller område, hvor fuldmægtigen kan handle på fuldmagtsgivernes vegne, f.eks. ved underskrift af et stiftelsesdokument. Fuldmagten skal indberettes sammen med anmeldelsen til Erhvervsstyrelsen. Såfremt fuldmagten ikke er indberettet, vil Erhvervsstyrelsen ikke anse dokumentet for værende underskrevet i overensstemmelse med selskabsloven, og anmeldelsen til registrering vil blive afvist.

Det er den, der anmelder et forhold i Erhvervsstyrelsens it-system, der indestår for, at anmeldelsen er lovligt foretaget, herunder at der foreligger behørig fuldmagt, og at dokumentationen vedlagt anmeldelsen er gyldig.
 

Selskabet skal sørge for, at selskabsretlige dokumenter opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører, så dokumenterne beskyttes mod ødelæggelse eller bortskaffelse. Dokumenterne skal i perioden til enhver tid og uden problemer kunne fremskaffes og fremvises for offentlige myndigheder, som har ret til at kræve indsigt i
dokumenterne. De samme krav gælder uanset, om selskabsdokumenterne er underskrevet fysisk eller ved digital underskrift.  

Opbevares selskabsdokumenterne ikke i elektronisk form, skal dokumenterne opbevares i papirform et sted i Danmark. Måtte selskabet ophøre, er det selskabets seneste direktion, der er ansvarlig for at opbevare selskabsdokumenterne.