Vejledning om Årsregnskaber for mindre vandværker der aflægger årsregnskab efter årsregnskabsloven

I mange mindre vandværker er det en udfordring at udarbejde et regnskab, som er overskueligt og informativt for brugerne, eksempelvis forbrugere, bestyrelsesmedlemmer og kommunalbestyrelser.

Derfor har Erhvervsstyrelsen på opfordring udarbejdet denne vejledning om regnskaber for mindre vandværker, der er omfattet af årsregnskabsloven. Den vigtigste del af vejledningen er et såkaldt ’modelregnskab’, som det anbefales at bruge, da det både sikrer høj gennemsigtighed og overholdelse af lovens krav. 

Vejledningen er blevet til i et tæt samarbejde med Danske Vandværker, Energistyrelsen, FSR – danske revisorer og Kommunernes Landsforening.

Afgrænsning

Denne vejledning er skrevet til mindre vandselskaber, der har til formål at forsyne mindst ti ejendomme og som ikke i væsentligt omfang har andre aktiviteter end vandforsyning. Det er vandværker, som ikke er kommunalt ejede og som leverer mindre end 200.000 m³ årligt. Det vil sige vandværker, der ikke er omfattet af § 2, stk. 1, i lov om vandsektorens organisering og økonomi .

Vand- og spildevandsselskaber, der er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 1 og 2, i lov om vandsektorens organisering og økonomi og således leverer mere end 200.000 m3 årligt, er ikke omfattet af vejledningen. De vil dog på et række områder kunne hente inspiration i denne vejledning.

Nye ord og udtryk

På enkelte områder er der i denne vejledning valgt et mere almindeligt sprogbrug end det, der er gældende i årsregnskabsloven. For eksempel bruges begrebet ”værdiansættelse”, mens den tilsvarende betegnelse i årsregnskabsloven er ”måling”. Meningen er den samme.

I vejledningen bruges både udtrykket ”årsregnskabet” og udtrykket ”årsrapporten”. Selve årsregnskabet skal bestå af balance, resultatopgørelse og noter, herunder redegørelse for anvendt regnskabspraksis. Årsrapporten består udover årsregnskabet også af en ledelsespåtegning, en ledelsesberetning og en eventuel revisionspåtegning. 

Det er som udgangspunkt ikke et krav i årsregnskabsloven, at mindre vandværker, omfattet af denne vejledning, skal aflægge årsrapport. Vandværkets årsregnskab sendes imidlertid typisk til kommunalbestyrelsen i forbindelse med den årlige godkendelse af takstbladet, jf. vandfor-syningslovens § 53, ligesom årsregnskabet bruges af såvel nuværende som kommende med-lemmer. Årsregnskabet bruges således ikke alene til internt brug i vandværket, og det følger dermed af årsregnskabslovens § 3, stk. 2, at årsregnskabet i det mindste skal følge reglerne for regnskabsklasse A, jf. § 7, stk. 1, nr. 1.

Det betyder, at vandværkerne skal følge en række grundlæggende krav i årsregnskabsloven. Det er for eksempel efter årsregnskabsloven et grundlæggende krav, at årsregnskabet skal give et retvisende billede af vandværkets økonomiske forhold. En forudsætning for, at årsregnskabet kan give et retvisende billede af vandværkets økonomiske forhold er, at det indeholder oplysninger om forhold, der er relevante for dem, der skal læse regnskabet, og at oplysningerne er pålidelige og overskuelige.

Årsregnskabsloven kræver ikke, at vandværker, der skal følge kravene til regnskabsklasse A, skal have årsregnskabet revideret. Det kan dog fremgå af vandværkets vedtægter, at årsregnskabet skal revideres af en godkendt revisor.

Det skal bemærkes, at årsregnskabslovens krav til årsregnskabet på en række områder stiller andre krav til regnskabsaflæggelsen end vandsektorlovgivningens krav til den regnskabsrapportering, der bruges til prisloftsfastsættelse m.v.

Vandværket kan dog vælge at følge yderligere krav fra regnskabsklasse B (Regnskabsklasse B er den regnskabsklasse, der omfatter de mindste aktie- og anpartsselskaber m.v.). 

Det overordnede krav om et retvisende billede suppleres af en række grundlæggende forudsætninger:

Klarhed

Vandværket skal aflægge årsrapporten på en klar og overskuelig måde. Der må ikke være tvetydige eller vildledende udsagn eller oplysninger. Uvæsentlige oplysninger må ikke fylde så meget, at de overskygger eller slører det væsentlige i årsrapporten. Derfor skal de enkelte regnskabsposter være et sammendrag af elementer af samme art eller funktion.

Substans

Der skal tages hensyn til de reelle forhold frem for formaliteter uden reelt indhold.

Væsentlighed

Alle relevante forhold skal indgå i årsrapporten, medmindre de er ubetydelige for regnskabs-brugerne. Anses flere ubetydelige forhold tilsammen for at være betydelige, skal de dog indgå.

Going concern

Driften formodes at fortsætte, medmindre den ikke skal eller ikke antages at kunne fortsætte.

Neutralitet

Neutralitet betyder, at praksis og skøn ikke må tilpasses særlige ønsker til eksempelvis resultat eller egenkapital. For eksempel må man ikke udskyde en afskrivning til et andet år for at kunne vise et bedre resultat.

Periodisering

Vandværket skal henføre indtægter og omkostninger til det regnskabsår, hvor de finder sted, uanset betalingstidspunktet. En indbetaling vedrørende det nye regnskabsår, der indgår den 30. december, skal henføres til det nye regnskabsår og indregnes i balancen som en periodeafgrænsningspost under aktiverne. Tilsvarende skal en håndværkerregning fra eksempelvis den 28. december henføres til det gamle regnskabsår, selvom den først betales i januar og indregnes som en kortfristet gældsforpligtelse til leverandører af varer og tjenesteydelser m.v. under passiverne.

Konsistens

Samme kategori af forhold skal behandles på samme måde regnskabsmæssigt.

Bruttoværdier

Vandværket må ikke modregne aktiver og passiver samt indtægter og omkostninger, med mindre lovgivningen specifikt kræver det.

Formel kontinuitet

Primobalancen for regnskabsåret skal svare til ultimobalancen for det foregående år.

Reel kontinuitet

Præsentation, indregningsmetoder, målegrundlag (grundlag for værdiansættelse) og klassifikation af regnskabsposter skal være ens fra regnskabsår til regnskabsår. Vandværkets bestyrelse kan dog undtagelsesvis ændre en præsentation eller klassifikation og kun, hvis det vil give et mere retvisende billede. I så fald skal ændringen begrundes og den beløbsmæssige virkning heraf vises.

Det vigtigste element i denne vejledning er det modelregnskab med tilhørende noter m.v., der er indarbejdet som en del af vejledningen. Følger vandværket denne model, vil det som udgangspunkt kunne aflægge en årsrapport, der er informativ og overskuelig og som efterlever lovens krav.

Gennemgangen af posterne nedenfor i dette afsnit er ikke i sig selv udtømmende, men skal ses i sammenhæng med modelregnskabet. Der er i modelregnskabet balanceposter, hvor beløbet er 0 i såvel indeværende år som sammenligningsåret. Disse poster er medtaget til illustration. I det omfang, det enkelte vandværk har poster, hvor beløbet er 0 i såvel indeværende år som sammenligningsåret, skal posten (linjen) ikke indgå i balancen.

Indtægter

Der skal anføres de indtægter, der vedrører regnskabsåret, uanset om de er indbetalt i regnskabsåret eller ej. Det betyder eksempelvis, at vandafgift (indbetalinger fra kunder) for første halvår, der er indbetalt forud sidst i december året inden, skal indtægtsføres i det nye år og indregnes som en periodeafgrænsningspost i balancen. 

Indtægterne bør i en note specificeres på relevante poster. Det anbefales, at man bruger de samme poster, som fremgår af det godkendte takstblad, således at der er kontinuitet i såvel opgørelsen som opkrævningen og indregningen. På denne både sikres det bedste overblik.

Noten skal på den måde vise, hvad der er opkrævet som eksempelvis faste bidrag, variable bidrag, tilslutningsbidrag m.v.

Moms og afgift af ledningsført vand er ikke en indtægt for vandværket. Det er afgifter, der opkræves på vegne af det offentlige, og de skal derfor kun indgå i balancen, som en kortfristet forpligtelse. Den del af afgifterne, som vandværket selv skal betale, skal dog regnes med i resultatopgørelsen. Det drejer sig for eksempel om den del af afgiften af ledningsført vand, som vandværket selv skal betale.

Med Miljøministeriets vejledning om fastsættelse af takster for vand fra 2014 (pdf), er det blevet præciseret, at gebyrer for ydelser, som ikke alle forbrugere modtager, og som derfor kun opkræves fra de forbrugere der modtager ydelsen, anses for særlige bidrag der skal godkendes af kommunalbestyrelsen. Til brug for kommunens godkendelse skal disse særlige bidrag derfor opføres i en særlig post. Gebyrer efter renteloven skal ikke godkendes af kommunalbestyrelsen og skal derfor opføres særskilt.

Vandværket er underlagt det generelle ”hvile i sig selv”-princip , hvorfor der årligt opgøres en over- eller underdækning. Denne beregnes som årets indtægter fratrukket årets omkostninger. En eventuel overdækning anføres som en negativ indtægt (”der er opkrævet for meget”), mens en eventuel underdækning anføres som et tillæg til indtægterne (”der er opkrævet for lidt”).

Det er i modelregnskabet for overskuelighedens skyld forudsat, at vandværket, også hidtil har udarbejdet årsregnskab på baggrund af "hvile i sig selv" princippet.

Vedligeholdelse

Vedligeholdelse omfatter de omkostninger, der er brugt til at bevare standen på anlægsaktiverne (for eksempel bygninger, installationer og ledningsnet). Det gælder uanset, om der er tale om den almindelige, løbende vedligeholdelse eller større, planlagte opgaver. Man skal være opmærksom på afgrænsningen mellem vedligehold og tilgang af anlægsaktiver - herunder i hvilket omfang udskiftning af dele af eksempelvis ledningsnettet er vedligehold eller tilgang af anlægsaktiver. Udskiftes eksempelvis et nedslidt ledningsnet i et kvarter, vil der være tale om afgang af det gamle ledningsnet og tilgang af et nyt. Udskiftes nogle få meter af et bestående ledningsnet vil der omvendt være tale om vedligeholdelse af det bestående ledningsnet.

Hvis de udførte arbejder bringer anlægsaktiverne i en bedre stand end på anskaffelsestids-punktet, er der ikke tale om vedligeholdelse, men om forbedringer, der tillægges anlægsaktivernes kostpris. 

Afskrivning

Der skal afskrives på anlægsaktiverne  over den forventede brugstid, der for de enkelte aktivtyper udgør følgende: 

Begrebet anlægsaktiver kendes fra de specielle bemærkninger til § 52 a i vandforsyningsloven, jf. lovforslag L56, fremsat den 16. april 1998 af miljø- og energiministeren. Det fremgår heraf, at:

Generelt om anlægsaktiver

Vandværker, der første gang aflægger årsregnskab efter årsregnskabsloven, kan have behov for at indregne en værdi af eksisterende anlæg. Ved en praksisændring er der tillige en række formelle oplysningskrav der skal oplyses i årsrapporten.  Disse problemstillinger er for overskuelighedens skyld ikke nærmere beskrevet i denne vejledning.

Grunde og bygninger

Vandværket kan vælge mellem at værdiansætte grunde og bygninger til den oprindelige kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger eller dagsværdi. I det omfang grunde og bygninger opskrives til dagsværdi, skal opskrivningen bogføres som en henlæggelse under egenkapitalen. Der skal være særligt gode grunde til at ændre værdiansættelsesmetode, og der kan således ikke skiftes mellem kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger og dagsværdi fra år til år. Er dagsværdi valgt som værdiansættelsesmetode, skal der løbende tages stilling til, om dagsværdien har ændret sig. Offentlig vurdering kan ikke anses for et udtryk for dagsværdien.

Uanset om vandværket værdiansætter grund og bygninger til kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger, har det et ansvar for løbende at vurdere, om grunde og bygninger er faldet i værdi. I så fald skal der nedskrives til denne lavere værdi.

Inventar og installationer

Inventar og installationer værdiansættes til den oprindelige kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Vandværket skal løbende – eventuelt i forbindelse med risikovurdering og kvalitetssikring – vurdere, om inventar er faldet i værdi. I så fald skal der nedskrives til denne lavere værdi.

Ledningsnet

Ledningsnet værdiansættes til den oprindelige kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Vandværket skal løbende vurdere, om ledningsnettet er faldet i værdi. I så fald skal der nedskrives til denne lavere værdi. Der skal som udgangspunkt ikke ske nedskrivning af forsyningsledninger, blot fordi, de ikke er fuldt udnyttede. Det betyder, at selvom alle mulige tilslutninger til den pågældende ledning endnu ikke er tilsluttede, skal der ikke ske nedskrivning af den grund men kun afskrivninger over brugstiden. 

Tilgodehavender

En særlig type af tilgodehavender i vandværker er underdækning, som er et udtryk for, at vandværket – som beskrevet ovenfor i afsnittet om indtægter – har haft mindre indtægter end krævet i forhold til ”hvile i sig selv”-princippet. Posten reguleres hvert år med årets underdækning, der øger posten, hhv. årets overdækning, der reducerer posten.

Gældsforpligtelser

Årsregnskabsloven stiller ikke specifikke krav om, hvilken metode, vandværker, der følger regnskabsklasse A, skal anvende til at opgøre gælden til realkreditinstitutter og pengeinstitutter. Der kan i stedet hentes inspiration i de generelle regler for regnskabsklasse B, hvorefter gælden efter første indregning skal opgøres til amortiseret kostpris på balancedagen. Efter denne metode fordeles stiftelsesomkostninger og kurstab over lånets samlede løbetid, så disse omkostninger ikke belaster resultatopgørelsen på én gang i et enkelt år.

I praksis kan vandværket vurdere, om stiftelsesomkostningerne er uvæsentlige og dermed vælge at omkostningsføre etableringsomkostningerne på etableringstidspunktet.

For et obligationslån behandles kurstab på samme måde som stiftelsesomkostningerne på et kontantlån. Det gælder her, at i det omfang, lånet er optaget til en kurs, der ligger tæt på 100, kan vandværket vurdere, om kurstabet er uvæsentligt og dermed vælge at omkostningsføre kurstabet på etableringstidspunktet eller fordele kurstabet lineært over lånets løbetid.

En særlig type af gældsforpligtelser i vandværker er overdækning, som er et udtryk for, at vandværket – som beskrevet ovenfor i afsnittet om indtægter – har haft større indtægter end krævet i forhold til ”hvile i sig selv”-princippet. Posten reguleres hvert år med årets overdækning, der øger posten, hhv. årets underdækning, der reducerer posten.

Eventualforpligtelser

Vandværket skal herunder give oplysninger om alle hæftelser og forpligtelser, den har påtaget sig, herunder eksempelvis pantsætninger, garantistillelser og tilbagefaldsklausuler. Noten skal ikke medtages, hvis vandværket ikke har sådanne forpligtelser.

Budgettal

I modelregnskabet er der i resultatopgørelsen og tilhørende noter indarbejdet budgettal for regnskabsåret og det efterfølgende år. Det skal tydeligt fremgå, at budgettallene ikke er reviderede.

På de næste sider finder du modelregnskabet. Det er bevidst udarbejdet, så det indeholder eksempler på langt de fleste forhold, et mindre vandværk kan komme ud for. Hermed er det også mere omfattende, end mange vandværker har brug for, og det enkelte vandværk skal derfor udelade de poster, der ikke er relevante.