Vejledning om Aktivitetsbaseret måling af virksomhedernes administrative byrder (AMVAB-Vejledningen)

Danske virksomheder er underlagt en række forskellige krav og pligter i den erhvervsrettede regulering. Denne vejledning sætter fokus på de administrative konsekvenser for erhvervslivet, som følger af disse krav. Formålet med vejledningen er at understøtte danske myndigheder i deres arbejde med at designe, udmønte og evaluere deres erhvervsrettede regulering. Derigennem kan reguleringens overordnede formål tilgodeses, uden at danske virksomheder samtidig pålægges uhensigtsmæssige administrative byrder.

AMVAB-metoden (metoden til Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder) – internationalt kendt som Standard Cost Model(SCM) – anvendes til at vurdere og kvantificere de administrative konsekvenser ved al erhvervsrettet regulering i Danmark. Kvantificering af de administrative konsekvenser benævnes også en ”AMVAB-måling”. Med afsæt i systematisk anvendelse af interviews med berørte virksomheder og databaserede indsigter i virksomhedernes faktiske adfærd bidrager metoden til, at myndighederne – og i sidste ende det politiske niveau –kan træffe bedre beslutninger om designet af ny erhvervsrettet regulering. Metoden er dog ikke en statistisk metode.

Kapitel 1 indeholder en præsentation af AMVAB-metoden. AMVAB-metoden gør det muligt at vurdere og kvantificere de administrative konsekvenser ved både ny og eksisterende regulering, herunder de forventede konsekvenser af forslag til nye regler og de faktiske konsekvenser af udmøntningen af gældende regler. Administrative konsekvenser er de direkte omkostninger eller besparelser, som virksomhederne har ved at levere information til myndighederne eller en tredjepart, som følge af krav i reguleringen.

Kapitel 2 indeholder en beskrivelse af, hvornår det er obligatorisk at anvende AMVAB-metoden til at kvantificere de forventede administrative konsekvenser, samt hvordan AMVAB-metoden derudover kan anvendes i forbindelse med design af den erhvervsrettede regulering. Endvidere beskriver kapitlet, hvordan AMVAB-metoden kan anvendes til at strukturere monitoreringen og indsamlingen af data om de administrative konsekvenser af reguleringen, når den udmøntes, og hvordan AMVAB-metoden kan anvendes i forbindelse med evalueringen af den erhvervsrettede regulering.

Kapitel 3 indeholder en række overvejelser om datatilgængelighed, dataidentifikation og dataindsamling til brug for vurderingen og kvantificeringen af de administrative konsekvenser.

Kapitel 4 indeholder en række metodiske afgrænsninger i forbindelse med brugen af AMVAB-metoden.

Afslutningsvis indeholder vejledningen et indeks over centrale begreber samt Bilag A, der beskriver processen for gennemførelsen af en AMVAB-måling.

Erhvervsstyrelsen er ansvarlig for at vurdere og kvantificere de administrative konsekvenser for erhvervslivet i al ny regulering. Denne vejledning beskriver metoden til, hvordan de administrative konsekvenser vurderes og kvantificeres. Vejledningen beskriver også, hvordan metoden kan anvendes som analysemetode gennem hele den regulatoriske cyklus – fra design af regulering over i monitorering af udmøntning frem til evaluering.

AMVAB-vejledningen henvender sig til embedsmænd, der vil have en uddybende forståelse af metoden bag vurderingerne af de administrative konsekvenser for erhvervslivet. Dette er særligt relevant i forbindelse med udarbejdelse af forslag til erhvervsregulering og herunder beskrivelse af de administrative konsekvenser.

Administrative konsekvenser er kun en delmængde af de samlede erhvervsøkonomiske konsekvenser. Metoden til at opgøre de samlede erhvervsøkonomiske konsekvenser, herunder processuelle krav til de erhvervsøkonomiske konsekvensvurderinger er beskrevet i Erhvervsministeriets Vejledning om erhvervsøkonomiske konsekvensvurderinger. Du kan finde Erhvervsministeriets Vejledning om erhvervsøkonomiske konsekvensvurderinger på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Til at vurdere og kvantificere de administrative konsekvenser for erhvervslivet anvendes AMVAB–metoden.

AMVAB står for Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder, og de administrative konsekvenser opgøres efter formlen:

De administrative konsekvenser beregnes på baggrund af de omkostningsparametre, den normalt effektive virksomhed har ved at efterleve informationsforpligtigelser og underliggende oplysningskrav i erhvervsreguleringen. Ved at gange populationen af omfattede virksomheder med omkostningsparametrene og hyppigheden samt tage højde for BAU er det muligt at få en opgørelse af de administrative konsekvenser for de af reglerne omfattede virksomheder.

Pligten til at indsende et årsregnskab til Erhvervsstyrelsen er et typisk eksempel på en informationsforpligtigelse, der er fastsat i årsregnskabsloven. Et andet kunne være fremsendelse af en ansøgning til en myndighed via en digital løsning på Virk.dk.

Der kan være tale om informationsforpligtigelser, som skal efterleves med faste mellemrum, fx indberetning af moms. Der kan også være tale om informationsforpligtigelser, der skal efterleves med uregelmæssige intervaller for den enkelte virksomhed, fx ansøgning om eksportstøtte, ansøgning om byggetilladelse. Der kan ligeledes være tale om informationsforpligtigelser, som den enkelte virksomhed kun oplever én gang, fx i forbindelse med virksomhedsregistrering, hvor man ansøger om et momsnummer eller ved en ansøgning om autorisation.

Fælles for informationsforpligtigelser, der skal efterleves med faste mellemrum, med uregelmæssige intervaller eller kun skal efterleves én gang, er, at de optræder i forbindelse med en given situation for virksomheden. De kaldes derfor også situationsbestemte informationsforpligtigelser.

De enkelte informationsforpligtigelser består typisk af en række underliggende oplysningskrav, der også kan være fastsat i reguleringen. For eksempel pålægges virksomhederne i forbindelse med informationsforpligtigelsen om at indsende et årsregnskab en række oplysningskrav, der præciserer, hvad virksomhedernes årsregnskab skal indeholde. Eksempler herpå er ledelsesberetning og ledelsespåtegning og opgørelse af henholdsvis passiver og aktiver. Et andet eksempel på oplysningskrav er de enkelte felter, der skal udfyldes i forbindelse med ansøgning via en digital erhvervsrettet løsning.

De administrative konsekvenser er med andre ord et udtryk for, hvor store administrative omkostninger eller besparelser de omfattede virksomheder har, når der indføres, ændres eller ophæves informationsforpligtigelser og oplysningskrav i erhvervsreguleringen, eller når udmøntningen af erhvervsreguleringen ændres. Det kan fx være tilfældet, hvis der indføres en ny erhvervsrettet digital løsning, eller en eksisterende løsning optimeres.

Administrative konsekvensvurderinger skaber grundlaget for at vurdere, om myndighedernes behov for regelefterlevelse og tilvejebringelse af information balancerer med de ressourcer, virksomhederne skal bruge på at efterleve reguleringen og tilvejebringe den efterspurgte information. En ubalance mellem disse to betyder, at virksomhederne bruger unødvendigt mange ressourcer på bureaukrati – ressourcer, som kunne have været brugt andetsteds. For virksomhederne kunne ressourcerne fx have været brugt til innovation, udvikling og anvendelsen af nye teknologier og forretningsmodeller med potentielle positive samfundsøkonomiske konsekvenser til følge, såsom øget økonomisk aktivitet og højere beskæftigelse. Fokus på og vished om de forventede administrative konsekvenser for erhvervslivet er essentiel, hvis unødvendigt bureaukrati og tidsforbrug for virksomhederne – et samfundsmæssigt spild – skal undgås.

I kvantificeringen af de administrative konsekvenser sondres der mellem hhv. omstillingsomkostninger og løbende konsekvenser.

Omstillingsomkostninger inkluderer således det ekstra tidsforbrug, som den enkelte virksomhed har ved for første gang at skulle efterleve nye eller ændrede informationsforpligtigelser. Omstillingsomkostningerne følger således af ny eller ændret regulering. De omkostninger, en virksomhed har i forhold til at overholde eksisterende regulering for første gang, fx som følge af interne forhold som stigende omsætning eller udvidelse med nye forretningsområder i virksomheden, er således ikke omfattet.

Der er tale om løbende konsekvenser i de tilfælde, hvor den enkelte virksomhed løbende efterlever tilbagevendende informationsforpligtigelser, fx indsendelse af årsregnskab. Der er dog også tale om løbende konsekvenser, i de tilfælde hvor informationsforpligtigelser kun sjældent eller én gang efterleves af den enkelte virksomhed. I sådanne tilfælde er der tale om løbende konsekvenser, fordi der på samfundsniveau løbende er virksomheder der efterlever informationsforpligtigelsen. Eksempelvis er der løbende virksomheder, der registreres i CVR, ligesom der løbende er virksomheder, der søger om eksportstøtte eller autorisationer.

Nedenfor gennemgås variablene i formlen til opgørelse af de administrative konsekvenser enkeltvis.

Populationen angiver antallet af private danske virksomheder, der skal efterleve de enkelte krav i en lov eller bekendtgørelse.

I de fleste tilfælde vil populationen være identisk for alle oplysningskrav. Men i nogle tilfælde er det ikke alle virksomheder, der bliver berørt af alle dele af en informationsforpligtelse. I disse tilfælde anvendes det relevante antal af virksomheder, der er berørt af oplysningskravet, for hvert enkelt oplysningskrav.

Private danske virksomheder

Administrative konsekvensvurderinger belyser konsekvenserne af ny regulering for private danske virksomheder.

Derudover er det besluttet, at de administrative konsekvenser også skal belyses for de 17 statslige/offentlige aktieselskaber, syv selvstændige offentlige virksomheder og tre interessentselskaber med statslig ejerandel samt disses datterselskaber, der fremgår af bilag til Vejledning om Erhvervsøkonomiske Konsekvensvurderinger. Vejledning om Erhvervsøkonomiske Konsekvensvurderinger beskriver derudover, hvordan man i særlige situationer bør forholde sig til ovenstående virksomhedsafgrænsning.

Der skal alene medtages virksomheder, som reelt er aktive i forbindelse med fastsættelse af den relevante population af virksomheder for konsekvensberegningerne. Danmarks Statistik har udarbejdet en definition af aktive virksomheder i den generelle firmastatistik. I firmastatistikken kan man se antallet af virksomheder og fuldtidsansatte inden for aktive virksomheder i forskellige brancher. Det kan også være relevant at konsultere CVR for at indhente data om fx antallet af virksomheder.

Der henvises i øvrigt til afsnittet om Segmentering i Kapitel 4 for yderligere information om, hvordan man bør håndtere virksomheder fra forskellige brancher, virksomheder af forskellig størrelse eller virksomheder med forskellig digital modenhed i forbindelse med kvantificering af de administrative konsekvenser.

Hændelser

Der er dog en række tilfælde, hvor det ikke giver mere mening at identificere populationen, men derimod antallet af hændelser. Antallet af hændelser er fx særligt relevant i de tilfælde, hvor det ikke på forhånd vides, hvor mange virksomheder der er omfattet af et krav i reguleringen, og hvor hyppigheden (se nedenfor) heller ikke er kendt eller fastsat regulatorisk. Eksempler på tilfælde, hvor det kan være relevant at identificere antallet er hændelser er: Antallet af indsendte ansøgninger til en statslig tilskudsordning, antallet af supportopkald til en myndigheds call-center, antallet af kontrolbesøg, antal gennemførte forløb i en digital erhvervsrettet løsning eller antallet af virksomhedsregistreringer.

Virksomhedernes omkostningsparametre udgøres af hhv.:

• Internt tidsforbrug, bestående af tiden forbundet med udførelse af de enkelte administrative aktiviteter, timeløn til de udførende medarbejdere og en overhead på 25 pct. 
• Eventuelle anskaffelser i form af eksterne serviceydelser

For at estimere omkostningsparametrene for én enkelt omfattet virksomhed udarbejdes en kortlægning over virksomhedernes administrative aktiviteter i forbindelse med efterlevelse af informationsforpligtigelser og oplysningskrav. På baggrund af dette overblik estimeres tidsforbruget for den normalt effektive virksomhed, og det identificeres hvilken eller hvilke medarbejdergrupper, der udfører de administrative aktiviteter. Tidsforbruget og timelønnen til den eller de udførende medarbejdergrupper multipliceres, og der tillægges en overhead på 25 pct. Overhead dækker over omkostninger i forbindelse med faste administrationsomkostninger såsom udgifter til leje af kontorfaciliteter, internet osv.

Hvis virksomheden har måttet foretage eksterne anskaffelser i form af serviceydelser, fx advokat-, konsulent eller revisorbistand, opgøres disse særskilt for hvert oplysningskrav.

Formlen for omkostningsparametrene i en enkelt virksomhed for den enkelte administrative aktivitet, ser derfor således ud:

Virksomhedernes administrative aktiviteter

Virksomhedernes administrative aktiviteter udgør det tidsforbrug, den enkelte virksomhed har til at efterleve reguleringens krav og er således en væsentlig del af den enkelte virksomheds samlede omkostningsparametre. De administrative aktiviteter, kan være mange og forskelligartede.

For at identificere virksomhedernes administrative aktiviteter er det hensigtsmæssigt at foretage en nøje gennemgang af regelteksten og identificere de steder, hvor det fremgår, at virksomhederne har pligt til at efterleve informationsforpligtigelser og oplysningskrav, dvs. en nedbrydning af reguleringen (se Figur 1). I andre tilfælde vil det være mere hensigtsmæssigt at identificere den proces, virksomhederne går igennem for at efterleve reguleringens informationsforpligtigelser og oplysningskrav (se Figur 2).

Hvad enten man vælger at nedbryde reguleringen eller at identificere den proces, virksomhederne går igennem for at efterleve reguleringen, tager begge tilgange udgangspunkt i de regulatorisk fastsatte informationsforpligtigelser og oplysningskrav.

Som det fremgår af Figur 1, nedbrydes den enkelte lov eller bekendtgørelse først i informationsforpligtigelser og dernæst i oplysningskrav. For at kunne tilvejebringe de pågældende oplysninger skal virksomhederne gennemføre en række administrative aktiviteter. Disse aktiviteter kræver et internt ressourcetræk i form af medarbejdernes tidsforbrug. I nogle tilfælde vil efterlevelse af oplysningskravene også kræve, at virksomhederne bruger ressourcer på eksterne serviceydelser.

Når det i nogle tilfælde kan være mere fordelagtigt at identificere virksomhedernes proces for efterlevelse af informationsforpligtigelser og oplysningskrav, skyldes det, at virksomhederne som følge af interne processer eller udmøntningen af reguleringen typisk ikke efterlever informationsforpligtigelser eller oplysningskrav enkeltvis, men derimod i sammenhæng med hinanden. Dette ses fx i erhvervsrettede digitale løsninger, hvor flere enkeltstående dokumentationskrav kan optræde på samme tid i den digitale proces, virksomhederne føres igennem, eller hvor nogle informationsforpligtigelser og dokumentationskrav kun skal efterleves, hvis andre er relevante.

Figur 2 illustrerer en sådan proces for én omfattet virksomhed. Som det ses af figuren, går virksomheden igennem en proces, dvs. fra start til slut for at efterleve en informationsforpligtigelse. Det kunne fx være en digital indberetning. Den tid, det tager virksomheden at gå igennem processen, udgør et internt ressourcetræk i form af medarbejdernes tidsforbrug. Som det ses, efterlever virksomheden i denne proces flere oplysningskrav. Hvert oplysningskrav udløser administrative aktiviteter hos virksomheden. Men nogle aktiviteter er mere tidskrævende end andre. Det ses af figuren, at oplysningskrav 5 udløser en særlig tidskrævende administrativ aktivitet. Dette kunne fx være supportkald til relevante myndigheder med henblik på at få vejledning til, hvordan oplysningskravet skal forstås og efterleves. Cirklen symboliserer, at den administrative aktivitet er særligt tidskrævende. Figuren illustrerer også, at virksomheden, selv efter afslutningen på processen, i nogle tilfælde må vende tilbage til deres efterlevelse af informationsforpligtelsen og oplysningskravene, fx i forbindelse med myndighedernes kontrol af virksomhederne.

Identifikation af virksomhedernes proces for efterlevelse af informationsforpligtigelser og oplysningskrav bidrager til, at myndighederne får indsigt i virksomhedernes faktiske administrative aktiviteter og tidsforbrug på disse. Identifikationen bidrager derudover til indsigt i, hvorfor nogle virksomheder har bestemte administrative aktiviteter, mens andre ikke har.

Dette er fx brugbart i vurderingen af erhvervsrettede digitale løsninger, hvor indsigter i baggrunden bag aktiviteter såsom supportopkald og uafsluttede forløb danne grundlag for en optimering af den digitale løsning. Optimeringen kan målrettes de steder i processen, hvor virksomhederne har de største unødvendige tidsforbrug. Hvis optimeringen af løsningen medfører, at virksomhedernes fremover bruger mindre tid på disse aktiviteter, medfører den optimerede digitale løsning administrative lettelser for erhvervslivet.

Internt tidsforbrug

Når virksomhedernes administrative aktiviteter er identificeret og kortlagt, er det muligt at foretage en vurdering og kvantificering af virksomhedernes interne tidsforbrug på disse aktiviteter.

Administrative konsekvensvurderinger skal belyse konsekvenserne for virksomheder, som overholder reglerne, dvs. størstedelen af danske virksomheder. Kvantificeringen af de administrative konsekvenser ved AMVAB-metoden tager derfor udgangspunkt i det tidsforbrug, virksomhederne har til de administrative aktiviteter, der forekommer, når reglerne efterleves fuldt ud. Administrative konsekvenser, som følger af reguleringens sanktionsbestemmelser, indgår derfor ikke i vurderingen af de administrative konsekvenser.

Det er i denne sammenhæng relevant at være opmærksom på, at virksomhederne godt kan have et internt tidsforbrug til administrative aktiviteter som følge af fx ubevidst fejlfortolkning af reguleringens krav eller problemer med de erhvervsrettede digitale løsninger. Sådanne aktiviteter kan komme til udtryk ved, at virksomhederne trods et højt tidsforbrug kun delvist lever op til reguleringens krav eller bruger tid på at gøre mere, end reguleringen stiller krav om. Selvom tidsforbruget på sådanne aktiviteter antageligvis ikke ville forekomme, hvis virksomhederne efterlevede reglerne, som det var tiltænkt fra myndighedernes side, bør virksomhedernes tidsforbrug på sådanne aktiviteter indgå i kvantificeringen, hvis tidsforbruget kan underbygges af data eller tilstrækkeligt ved interviews (se også Kapitel 3 om Dataindsamling). Tidsforbruget bør herefter betragtes som unødvendigt og søges reduceret eller fjernet.

Hvis det er muligt at få estimater for alle berørte virksomhedernes faktiske tidsforbrug, fx på baggrund af data fra erhvervsrettede digitale løsninger, gøres der brug af disse i beregningerne af virksomhedernes omkostningsparametre.

Den ”normalt effektive virksomhed”

Hvis det ikke er muligt at få estimater for de berørte virksomheders faktiske tidsforbrug, tages der i stedet udgangspunkt i den såkaldte ”normalt effektive virksomhed”.

Det er vanskeligt at opstille klare kriterier for, hvornår en virksomhed er normalt effektiv. Men et tidsforbrug, der falder væsentligt ved siden af andre virksomheders, uden at der foreligger nogen god forklaring på det, må vurderes ikke at leve op til kriterierne for en normalt effektiv virksomhed. Om en virksomhed kan betegnes som normalt effektiv eller ej, illustreres af nedenstående Figur 3, som viser, hvordan tidsforbruget for den normalt effektive virksomhed identificeres.

For så vidt angår Aktivitet A, skiller virksomhed 5 sig klart ud fra de andre virksomheder ved at have et langt højere tidsforbrug. Virksomheden bør derfor ikke medregnes som en normalt effektiv virksomhed.

For Aktivitet B er virksomhedernes tidsforbrug relativt ensartede, men ikke desto mindre må niveauet for den normalt effektive virksomhed bero på en vurdering.

Virksomhedernes tidsforbrug på Aktivitet C er så forskellige, at det bør det overvejes, om de interviewede virksomheder kan betragtes som repræsentative, eller om det meget varierende tidsforbrug skyldes specifikke forhold. Der må om nødvendigt foretages flere virksomhedsinterviews med andre virksomheder, indtil det normalt effektive tidsforbrug kan estimeres. Hvis det vurderes, at virksomhederne er repræsentative, må der foretages yderligere segmentering og om nødvendigt flere interviews, indtil det er muligt at vurdere niveauet for den normalt effektive virksomhed inden for hvert segment.

I tilfældet med Aktivitet D ses det, at virksomhedernes tidsestimater må suppleres med ekspertskøn for at fastlægge niveauet for den normalt effektive virksomhed. Ekspertskøn kan være særligt relevant på områder, hvor reguleringen vedrører et helt nyt område eller er meget kompleks.

Der henvises i øvrigt til afsnittet om Segmentering i Kapitel 4 for yderligere information om, hvordan indsigterne i virksomhedernes administrative aktiviteter bør håndteres i forhold til kvantificering af de administrative konsekvenser.

Timeløn

Omkostningerne forbundet med virksomhedernes tidsforbrug beregnes ved at gange tidsforbruget med den gennemsnitlige timeløn for den eller de personalegrupper, der udfører de administrative aktiviteter. Timelønningerne baserer sig på personalegrupper med tilhørende timelønninger fra Danmarks Statistiks lønindeks for ”Løn efter arbejdsfunktion, sektor, aflønningsform, lønmodtagergruppe, lønkomponenter og køn” i den private sektor. Timelønningerne er opgivet i standardpriser og er gennemsnitssatser for hele landet uden hensyntagen til køn.

Overhead

Der skal desuden anvendes en overhead på 25 pct. Overheaden på 25 pct. for hver personalekategori angives i hele kroner. Overheaden på den enkelte medarbejder er de omkostninger, der ligger udover de direkte lønomkostninger. Overheaden dækker over faste administrationsomkostninger, fx udgifter til kontor (husleje eller bygningsafskrivninger), telefon, varme og el mm. Også sygefravær indgår i overheaden, da den timeløn, der anvendes i forbindelse med udregningen af de administrative byrder, bør være en timeløn pr. effektiv time. Overhead lægges kun på timeløn og ikke på udgifter til eksterne serviceydelser.

Udgifter til eksterne serviceydelser

Foruden virksomhedernes interne tidsforbrug og omkostninger hertil, kan virksomhederne også have udgifter til eksterne serviceydelser. Eksterne serviceydelser defineres som serviceydelser, der er nødvendige for at kunne leve op til en informationsforpligtelse eller et oplysningskrav, og som alene anvendes til dette formål.
Eksterne serviceydelser kan fx bestå i konsulent-, revisor- eller advokatbistand, og omkostningerne til disse kan følge af krav i reguleringen. Omkostningerne til eksterne serviceydelser er den eksterne serviceyders tidsforbrug.

Den eksterne serviceyders tidsforbrug er afhængigt af omfanget af de lovgivningsmæssige krav, som serviceyderen hjælper virksomheden med at overholde og opgøres som de beløb, serviceyderren fakturerer virksomheden. Det kan være svært at identificere sammenhængen mellem forventede ændringer i prisen på serviceydelser og ændringer af krav i reguleringen. Kan der imidlertid påvises en sammenhæng mellem ændring i den eksterne serviceyders tidsforbrug og/eller de beløb serviceyderen fakturerer virksomheden og ændringer af krav i reguleringen, vil denne tidsforskel kunne anvendes som beregningsgrundlag for de administrative konsekvenser.

Udgifterne til eksterne serviceydelser opgøres ekskl. moms. Det skyldes, at virksomhederne i langt de fleste tilfælde kan fratrække deres momsudgifter. I de tilfælde, hvor momsen ikke kan fratrækkes, skal opgørelserne være inkl. moms.

Udgifterne til eksterne serviceydelser opgøres som et omkostningsparameter særskilt fra omkostningerne til det interne tidsforbrug.

Hyppigheden angiver, hvor mange gange om året den enkelte virksomhed skal efterleve de fastsatte informationsforpligtelser. I de fleste tilfælde er hyppigheden angivet i reguleringen og angives som 1 i formlen, hvis informationsforpligtigelser skal efterleves én gang årligt. Man bør være opmærksom på, at der er informationsforpligtelser, der ikke skal efterleves hvert år. Hyppigheden af disse vil således være 0,5, hvis informationsforpligtigelsen skal efterleves hvert andet år, 0,33 hvis informationsforpligtigelsen skal efterleves hvert tredje år osv.

I andre tilfælde kan der være tale om informationsforpligtelser, som alle virksomheder skal efterleve i varierende omfang. Her kommer hyppigheden i stedet til udtryk i antallet af hændelser (se kapitlet Population).

Når erhvervslivets efterlevelsesomkostninger som følge af nye eller ændrede regler skal kvantificeres, skal der tages højde for eventuel BAU. Beregningerne giver dermed et så retvisende billede som muligt af de faktiske omkostninger eller lettelser for erhvervslivet. BAU er et udtryk for de administrative aktiviteter, som virksomhederne vil gennemføre, uanset om der stilles krav herom i reguleringen.

Ved nye krav skal det afdækkes:

• Hvor stor en andel af de omfattede virksomheder i forvejen lever op til nye krav og derfor ikke har nye byrder som følge af indførelsen af kravene.

Ved ophævelse af krav skal det afdækkes:

• Hvor stor en andel af de omfattede virksomheder, der vil fortsætte med at efterleve krav, selv om de er ophævet og derfor ikke har en reel lettelse som følge af ophævelsen af kravene.

Det kan være vanskeligt at estimere BAU. Det gælder særligt ved forslag, som ophæver/lemper på krav til erhvervslivet. Her kan det være vanskeligt at estimere, hvor stor en andel af virksomhederne, der vil ophøre med/ændre på en administrativ aktivitet eller reducere omkostningerne på et område som følge af, at reguleringen ikke længere stiller krav herom. Relevante virksomheder og organisationer kan bidrage med fastlæggelse af et skøn.

Derudover gælder det, at andelen af virksomheder, der vil ændre adfærd og udnytte mulighederne for at reducere deres omkostninger på et område, ofte vil stige over tid. Det skyldes, at virksomhederne skal ”vænne sig til” muligheden for ikke at fortsætte som hidtil, når krav afskaffes. Når det skal estimeres, hvor mange virksomheder der vil benytte sig af muligheden for at spare tid og omkostninger på et område, hvor reguleringskravet ophæves, bør man derfor i videst muligt omfang forsøge at afdække, hvordan situationen forventes at være, når de berørte virksomheder har vænnet sig til en given mulighed.

Som det også fremgår af Erhvervsministeriets Vejledning om Erhvervsøkonomiske Konsekvensvurderinger og Justitsministeriets Vejledning om Lovkvalitet, vurderes og kvantificeres de forventede administrative konsekvenser ved forslag til ny eller ændret erhvervsrettet regulering før den offentlige høring af lovforslag og bekendtgørelsesudkast. I den forbindelse er det obligatorisk at anvende AMVAB-metoden. Metoden anvendes således til at belyse de forventede administrative konsekvenser, når der er truffet beslutning om at løse en given problemstilling ved regulering, og når de regulatoriske krav skal fastlægges. Vurderingen og kvantificeringen indgår som en del af de overordnede erhvervsøkonomiske konsekvensvurderinger. For yderligere information om de formelle processuelle krav til vurdering af de erhvervsøkonomiske konsekvenser henvises til Erhvervsministeriets Vejledning om Erhvervsøkonomiske Konsekvensvurderinger.

AMVAB-metoden kan, som illustreret nedenfor, derudover også bruges som en konsistent analysemetode, der kan sikre, at politiske beslutninger træffes på et åbent og gennemsigtigt grundlag gennem hele den regulatoriske cyklus (se Figur 4) – fra regulatorisk design over monitorering og udmøntning af reguleringen til evaluering og revision af reguleringen.

Når et problem eller politisk ønske er identificeret og formuleret, skal der træffes beslutning om, hvordan problemet bedst løses, eller hvordan det politiske ønske bedst indfries. AMVAB-metoden har i disse tilfælde vist sig at være anvendelig til at skabe et sammenligningsgrundlag mellem forskellige løsningsforslag (se Figur 5).

Ved hjælp af AMVAB-metoden – som beskrevet ovenfor – vurderes og kvantificeres de administrative konsekvenser ved de enkelte løsningsforslag, således at det i sidste ende er muligt at sammenligne løsningsforslagene. Om end de administrative konsekvenser blot er én type af konsekvenser blandt mange, der bør indgå i overvejelser om valg af endelig løsning for at indfri reguleringens formål, muliggør AMVAB-metoden, at løsningsforslaget, der medfører færrest unødvendige administrative byrder for virksomhederne, kan vælges og indgå i den videre udarbejdelse af reguleringen.

Monitorering af den erhvervsrettede regulering skaber mulighed for at tilvejebringe fakta og data om reguleringens konsekvenser og effekter over tid. Når monitoreringen finder sted på en kontinuerlig og systematisk måde, er den viden, der tilvejebringes, typisk mere pålidelig til at forklare adfærd end afgrænsede analyser.

Et monitoreringssystem er en nødvendig og integreret del af arbejdet med at sikre regulering af høj kvalitet, idet overvågningen hjælper med at indhente data om:

• Anvendelsen af reguleringen;
• Eventuelle implementeringsproblemer ved reguleringen; og / eller
• Behovet for yderligere handlinger for at sikre, at reguleringen kan opnå det ønskede formål.

Den data, der genereres fra overvågningen, kan bruges i forbindelse med den fremtidige evaluering af den erhvervsrettede regulering og konsekvensvurderinger af ny eller ændret regulering. Desuden kan data anvendes til at optimere og justere udmøntningen af den erhvervsrettede regulering med henblik på, at virksomhedernes omkostninger nedbringes. Løbende overvågning af udmøntningen af den erhvervsrettede regulering kan fx lede til optimering af digitale løsninger eller justering af myndighedernes vejlednings- og rådgivningsindsats.

Overvågningen bør til enhver tid have formålet med reguleringen for øje, herunder hvilke data og fakta, der er brug for at indhente for at kunne påvise, om formålet med reguleringen er nået eller ej. Der bør desuden tages stilling til hyppigheden og metoden for indsamling af data og kilderne til denne data under hensyntagen til, hvilken data der allerede er til rådighed og ressourcerne forbundet med indsamling og bearbejdning af data.

AMVAB-metoden kan i denne sammenhæng anvendes til at strukturere overvågningen og indsamlingen i den forstand, at variablerne i AMVAB-metoden tydeligt beskriver, hvilke data der er brug for at indhente. Særligt kan det være relevant at fokusere på BAU og virksomhedernes omkostningsparametre, herunder virksomhedernes administrative aktiviteter. Dette skyldes, at de øvrige variabler, dvs. population og hyppighed, ofte er bestemt af reguleringen, hvorimod BAU og virksomhedernes omkostningsparametre er variable, der ændrer sig over tid. Det er således i disse variable, at årsagerne til de største forskelle mellem resultaterne af ex-antevurderinger og ex-postevalueringer ofte skal findes, og derfor bør disse variable ofte være en del af overvågningen.

Administrative konsekvenser, herunder de direkte, indirekte og utilsigtede, kan først vurderes fuldt ud, efter den erhvervsrettede regulering er implementeret. Regulering kan desuden blive forældet som følge af forandringer i samfundet eller blandt de omfattede virksomheder, fx på grund af ændrede præferencer blandt forbrugere eller virksomhedernes teknologiske udvikling. For at undgå at bureaukratiet og de unødvendige administrative omkostninger for erhvervslivet får mulighed for at vokse over tid, kan der foretages en evaluering af den erhvervsrettede regulering.

AMVAB-metoden, herunder indblikket i virksomhedernes administrative aktiviteter, kan i denne sammenhæng fx anvendes til at belyse, om virksomhederne foretager aktiviteter eller har eksterne anskaffelser i form af serviceydelser, som myndighederne ikke havde forventet i forbindelse med designet af reguleringen. Ligeledes kan AMVAB-metoden belyse, om de omfattede virksomheder ubevidst har utilsigtede omkostningsparametre som følge af kun delvist at leve op til reguleringens krav eller gør mere, end reguleringen stiller krav om, fx som følge af reguleringens kompleksitet. AMVAB-metoden bidrager således til en evaluering af de administrative konsekvenser ved reguleringen og bør således betragtes som et delelement af den samlede evaluering af reguleringens konsekvenser.

Derudover kan AMVAB-metoden anvendes til en validering af en tidligere ex-antemåling, fx fordi virksomhederne i ex-antemålingen havde svært ved at vurdere de administrative konsekvenser, eller at den tilgængelige data ikke var af tilstrækkelig kvalitet. Dette sker for at sikre, at ex-antemålingen er i overensstemmelse med de faktiske administrative konsekvenser for virksomhederne. Der kan også være tale om, at den vedtagne lov/udstedte bekendtgørelse har ændret sig væsentligt i forhold til det målte lovforslag/bekendtgørelsesudkast.

Dataindsamlingen bør til enhver tid struktureres og tilpasses den konkrete vurdering af de administrative konsekvenser, og måden hvorpå data identificeres kan således variere. Nedenfor findes en gennemgang af de datakilder, der har vist sig at være anvendelige til identifikation af ”den normalt effektive virksomhed”, og en beskrivelse af de informanter, der typisk indgår i AMVAB-målinger.

Erfaringsmæssigt er det relevant at overveje hhv. Virksomhedsinterviews og Data om virksomhedernes adfærd som kilder til identifikation af ”den normalt effektive virksomhed”. Virksomhedsinterviews er den mest anvendte datakilde i forbindelse med AMVAB-målinger. Men i takt med den digitale udvikling og heraf højere anvendelsesgrad af digitale løsninger og processer hos både myndigheder og virksomheder vinder registerbaseret data om virksomhederne og deres adfærd i stigende grad indpas. Datakilderne kan – som beskrevet nedenfor – bruges i forening og uafhængigt af hinanden.

Virksomhedsinterviews

Traditionelt gennemføres kvantificering af de administrative konsekvenser ved brug af AMVAB-metoden på baggrund af virksomhedsinterviews med 3-5 virksomheder inden for hvert segment af de omfattede virksomheder. Formålet med interviews er at identificere ”den normalt effektive virksomheds” tidsforbrug og administrative aktiviteter i forbindelse med efterlevelse af de informationsforpligtigelser og oplysningskrav, som den erhvervsrettede regulering stiller krav om.

Ligeledes kan virksomhedsinterviews bruges til at indsamle viden og data om virksomhedernes syn på den erhvervsrettede regulering på et bestemt myndighedsområde, eller virksomhedernes syn på udmøntningen af reguleringen, herunder erhvervsrettede digitale løsninger. Virksomhedsinterviews kan derfor bruges til både at indsamle objektiv og kvantitativ data samt subjektiv meningsbaseret og kvalitativ data.

Udvælgelsen af virksomheder til interview kan foregå på flere måder. Er der tale om en informationsforpligtelse, hvor målgruppen er let at definere, og hvor en stor andel af målgruppen på forhånd vurderes at være berørt, kan man med fordel udtrække en stikprøve og begynde at kontakte virksomhederne for at aftale et interview. I forbindelse med screeningen af virksomheder til interview kan virksomhederne stilles spørgsmål, så man får en indikation af, om der er tale om en typisk virksomhed inden for målgruppen. Samtidig er der også mulighed for at anvende denne indledende kontakt som en egentlig spørgeskemaundersøgelse, hvor virksomhederne fx kan spørges til deres brug af eksterne serviceydelser, IT-anvendelse eller øvrige forhold, der skønnes at have betydning for virksomhedernes ressourceforbrug i forbindelse med opfyldelsen af en informationsforpligtelse.

Overordnet er det vigtigt at få indsamlet viden om:

• Virksomhedernes estimerede tidsforbrug og administrative aktiviteter i forbindelse med efterlevelse af de informationsforpligtigelser og oplysningskrav, som den erhvervsrettede regulering stiller krav om.
• Virksomhedernes forslag til eventuel forenkling af de givne regler.
• Eventuelle forslag til forbedring af udmøntningen af den nuværende regulering på området, eksempelvis digitale erhvervsrettede løsninger eller vejledninger, som vil kunne reducere de administrative byrder.
• Virksomhedernes oplevelse af reguleringen, herunder deres vurdering af hvilke dele af reguleringen, som de finder specielt irriterende eller vanskelige at efterleve.
• Bedste praksis ved virksomhedernes håndtering af en given opgave, som med fordel vil kunne videreformidles til andre virksomheder.
• Hvorvidt virksomhederne allerede efterlever informationsforpligtigelserne og oplysningskravene i andre sammenhænge. Oplysningerne kan anvendes til at belyse, hvorvidt der er berøringsflader til anden lovgivning.

I visse tilfælde vil det være vanskeligt at finde tilstrækkeligt med berørte virksomheder ved hjælp af ovenstående fremgangsmåde. Her kan det være en fordel at benytte sig af de ofte meget konkrete oplysninger, som ressortministeriet har om de enkelte virksomheder, der er omfattet af den givne informationsforpligtelse. I den slags situationer kan ressortministeriet kontakte nogle af de berørte virksomheder og ”varsle” dem om, at de vil blive ringet op med henblik på at aftale et interview.

Der er overordnet set tre interviewmetoder, som anvendes i forbindelse med AMVAB-målinger:

1. Personlige interview med virksomhederne er velegnede, når det er nødvendigt at gennemføre længerevarende interview, dvs. interview på over én times varighed. Det vil typisk være nødvendigt med længerevarende interview, hvis man skal spørge en virksomhed om mange regler, eller hvis der er tale om kompliceret regulering, eller hvor det eventuelt er nyttigt at få virksomheden til at forklare de enkelte processer i virksomheden for at efterleve reguleringen. Interviewene varer typisk mellem 1 og 2 timer pr. virksomhed, men kan dog variere afhængig af kompleksiteten af det pågældende lovområde, herunder også måden hvorpå reguleringen er udmøntet. Ved komplekse lovområder kan det desuden være en fordel at være to interviewere.
2. Telefoninterview med virksomhederne kan anvendes, hvis der kun skal afdækkes byrder ved enkeltstående regler eller simple informationsforpligtelser. Telefoninterview anvendes typisk, hvor der kun er sket en lille ændring i kravene i lovgivningen eller en mindre opdatering af en digital erhvervsrettet løsning.
3. Fokusgruppeinterview med deltagelse af et mindre antal virksomheder og eksperter kan være relevante, hvis der er tale om meget kompleks eller ”uklar” lovgivning. Diskussionen i fokusgruppen vil således kunne hjælpe med til at få en korrekt afdækning af komplekse informationsforpligtelser, herunder hvilke administrative aktiviteter den normalt effektive virksomhed skal gennemføre, og hvor lang tid disse tager. Det kan fx være tilfælde, hvor virksomhederne har egne IT-systemer for at kunne håndtere lovgivningens krav.

Specifikt i forhold til personlige interview og telefoninterview er det vigtigt, at interviewerne under og efter interviewet er opmærksomme på, om den interviewede virksomhed fortsat kan betegnes som normalt effektiv, hvad angår virksomhedens ressourceforbrug. Virksomheden behøver ikke nødvendigvis at være typisk på alle områder. Men hvis den falder uden for det normalt effektive på en række områder, bør virksomhedens oplysninger ikke indgå i datamaterialet. Hvis en virksomhed tages ud af datamaterialet, skal den erstattes med en ny virksomhed, der derefter interviewes.

Registerbaseret data om virksomhedernes brugeradfærd

I nogle tilfælde vil det være muligt at estimere de administrative konsekvenser for de berørte virksomheder uden at gennemføre interviews. Dette gør sig særligt gældende ved erhvervsrettede digitale løsninger, hvor den bagvedliggende overvågning af løsningen og opkald til supportcentre giver myndighederne et indblik i virksomheders tidsforbrug, adfærd og aktiviteter forbundet med anvendelse af den digitale løsning. Derigennem vil det være muligt at identificere de nøjagtige omkostningsparametre for alle virksomhederne, som benytter den digitale løsning. Ligeledes kan det være muligt at trække på lignende data hos virksomheder, der har implementeret egne digitale processer.

I visse situationer er det relevant at overveje, om data og indblik i brugernes adfærd og supportbehov med fordel kan suppleres af interview med virksomheder i de berørte virksomhedssegmenter. Fordelene herved er, at virksomhederne vil kunne supplere data med kvalitative bemærkninger om løsningen, fx om hvor og hvorfor behov for support opstår, og hvorfor de eventuelt går i stå eller frafalder. Virksomhedernes kvalitative bemærkninger kan blandt andet bidrage til forståelsen og kvantificeringen af virksomhedernes omkostningsparametre forbundet med fx informationsindsamling.

I kvantificeringen af de administrative konsekvenser inddrages en række informanter, der på forskellig vis har indgående kendskab til de regler eller den udmøntning, som virksomhederne er underlagt. De kan også have kendskab til, hvordan virksomhederne lever op til reglerne. Ved at inddrage forskellige informanter sikres det, at målingens kvantitative og kvalitative resultater løbende bliver vurderet og valideret.

Følgende informanter kan være relevante at inddrage:

• Virksomhederne
  Medarbejderne i virksomheder, som qua deres daglige arbejde har stor viden om, hvordan deres virksomhed håndterer de relevante informationsforpligtigelser og oplysningskrav, herunder hvilke administrative aktiviteter, de har i den forbindelse og processen for efterlevelse af disse krav. Fx vil det i forbindelse med kvantificering af de administrative konsekvenser ved en erhvervsrettet digital løsning være dem af virksomhedernes medarbejdere, der er brugere af løsningen, der kan bidrage med viden om, hvor løsningen kan optimeres, og hvad der fungerer godt. Det er også medarbejdere i virksomhederne, der udgør målgruppen for eventuelle virksomhedsinterviews.
• Interesse- og brancheorganisationer
  Udover at inddrage virksomhederne kan det være vigtigt at inddrage deres interesseorganisationer i arbejdet. De kan have et bredere kendskab til, hvordan deres medlemsvirksomheder håndterer de administrative aktiviteter.
• Faglige eksperter
  Faglige eksperter med stor indsigt i det område, der er genstandsfeltet for kvantificeringen, kan være relevante at inddrage. Fx kan det være relevant at inddrage revisorer ved kvantificering af de administrative konsekvenser ved krav til virksomhedernes aflæggelse af årsregnskab, mens det inden for fiskeri- eller landbrugsområdet kan være relevant at inddrage konsulenter, der i det daglige arbejder tæt sammen med fiskere eller landmænd. Disse eksperter kan bidrage med kritisk vurdering af de indsamlede data. De kan også medvirke til, at fx de definerede omkostningsparametre er så retvisende som muligt.
  
  Med en ekstern ekspert er der således mulighed for at dække flere virksomhedssegmenter på én gang i relation til en given informationsforpligtelse. Fx vil en revisor ofte være i stand til at kunne vurdere de administrative aktiviteter og tidsforbruget hermed for en række virksomhedssegmenter.
  
  Det er vanskeligt at komme med entydige kriterier for, hvornår en informationsforpligtelse kan vurderes ved hjælp af et ekspertskøn. Det må komme an på en konkret vurdering i de enkelte tilfælde. De eksterne eksperters vurderinger må dog aldrig stå alene og bør således søgt underbygget via interviews med de berørte virksomheder.
• Ressortministerierne
  Ressortministerierne bidrager med væsentligt input til AMVAB-målingen, da det er dem, der har det indgående kendskab til reglernes udformning. Det er derfor vigtigt at inddrage de relevante ressortministerier i målingernes forskellige faser. Det bør blandt andet ske i forbindelse med nedbrydningen af lovgivningen i informationsforpligtigelser og oplysningskrav, opgørelse af populationer, hyppigheder og frekvenser samt i forbindelse med identificeringen af relevante segmenter. Se også Bilag B, hvori ressortministeriernes rolle i forbindelse med gennemførelsen af en AMVAB-måling er beskrevet.

I nogle love og bekendtgørelser fremgår det, at myndighederne kan bede om yderligere oplysninger fra virksomhederne. Det kan fx være yderligere oplysninger om medarbejdernes lønforhold i forbindelse med myndighedens dagpengekontrol. I forbindelse med en kvantificering af de administrative konsekvenser ved sådanne krav, er det relevant at se på, hvordan sådanne bemyndigelsesbestemmelser forventes udmøntet i praksis. Dvs. hvilke oplysninger myndigheden i praksis vil bede om, og hvor hyppigt myndigheden vil bede om disse oplysninger.

I andre tilfælde skal virksomhederne kun efterleve informationsforpligtigelser og oplysningskrav, hvis de frivilligt vælger at underlægge sig ordninger eller benytte sig af tilbud/muligheder, som stilles til rådighed af myndighederne. Det er fx tilfældet, hvis virksomhederne vælger at ansøge om et patent, afgive et tilbud på offentlige opgaver og indsende en ansøgning om tilskud mv. De administrative konsekvenser af de informationsforpligtigelser og oplysningskrav, der stilles til virksomhederne i disse tilfælde, skal belyses. Populationen vil i sådanne tilfælde være antallet af virksomheder, der frivilligt vælger at underlægge sig reguleringens krav eller det relevante antal af hændelser.

I nogle tilfælde får virksomhederne dækket de omkostninger, som de måtte have afholdt forbindelse med efterlevelsen af informationsforpligtigelser. Sådanne omkostningsbestemte refusioner ses fx ved nogle støtteordninger til landbruget. Her får virksomheder, der opnår et tilsagn dækket deres omkostninger i forbindelse med indgivelsen af ansøgning til den pågældende støtteordning.

Vurderingen af de administrative konsekvenser skal i sådanne tilfælde baseres på det samlede antal virksomheder, der vælger at søge en given ordning, men – i det omfang data tillader det – opgøres særskilt for hhv. de virksomheder, der opnår refusion, og for de virksomheder, der ikke gør.

Hvis et offentligt område privatiseres, eller der gennemføres et liberaliseringsinitiativ, og der samtidig indføres nye krav på området, foretages der en vurdering af de administrative konsekvenser, som de nye krav medfører. For privatiseringsinitiativer vil populationen være antallet af statsligt ejede virksomheder, der overgår til det private marked, og ved liberaliseringsinitiativer vil populationen være både de virksomheder, der var på markedet før liberaliseringen, og de virksomheder, der fremover får mulighed for at agere på markedet. Hvis der i forbindelse med privatiserings- eller liberaliseringsinitiativet ikke indføres nye krav på området, vurderes initiativet ikke at medføre administrative konsekvenser.

Initiativer, der har til formål at nedbringe den regulatoriske kompleksitet og højne forståelsen og efterlevelsen af reguleringen, kan være medvirkende til at lette virksomhedernes løbende administrative aktiviteter og tidsforbrug. Typisk kan sådanne initiativer være sammenskrivning af regulering, forbedret vejledningsmateriale, optimering af digitale løsninger og flere eller ændrede informations- og rådgivningsinitiativer hos virksomhederne.Derfor kan indførelsen eller ændringen af sådanne initiativer i udgangspunktet godt danne grundlag for en kvantificering af de administrative konsekvenser. Erfaringsmæssigt kan effekterne af disse være vanskelige at opgøre.

En forudsætning for, at denne type af initiativer kan danne grundlag for en kvantificering, er indledningsvist, at ministeriet beskriver det konkrete initiativ, herunder:

• Det skønnede antal berørte virksomheder
• Hvorledes initiativet konkret letter virksomhedernes administrative aktiviteter

Sådanne lettelsesinitiativer kan dermed indgå i målingerne, hvis der er en klar sammenhæng mellem en konkret administrativ aktivitet og initiativet, samt at der kan måles en lettelse hos de berørte virksomheder. Det er dog Erhvervsstyrelsen, der i sidste ende træffer endelig afgørelse om, hvorvidt og hvorledes initiativets administrative konsekvenser eventuelt kan kvantificeres.

Hvis kvantificeringen af de administrative konsekvenser vedrører regulering, inddeles oplysningskravene i tre kategorier (se nedenfor). Hermed fås vished for de administrative konsekvensers internationale/supranationale (Type A og B) eller nationale (Type C) oprindelse.
Visheden om de administrative konsekvensers oprindelse kan fx være relevant i forbindelse med fastlæggelsen af Danmarks holdning og senere forhandling om forslag til international/supranational regulering. Kategoriseringen og den særskilte kvantificering af konsekvenser vil kunne underbygge et eventuelt argument fra dansk side om at ændre i forslaget (Type A).

Ligeledes kan visheden om de administrative konsekvensers oprindelse være relevant i de tilfælde, hvor Danmark skal implementere regulering, der er fastsat internationalt (Type B). Opdelingen gør det muligt at belyse konsekvenserne af implementeringen særskilt fra nationalt fastsatte krav, og opdelingen kan således bidrage til at modvirke eller fjerne eventuel overimplementering.

Derudover kan opdelingen være relevant i de tilfælde, hvor det ønskes, at der gennemføres regelforenkling på et område. Regelforenkling af et område med megen national lovgivning (Type C) vil på relativt kort tid kunne gennemføres sammenlignet med områder med megen international regulering (Type A og B), da regelforenkling på sådanne områder først skal forhandles og gennemføres internationalt.

Kategorierne er som følger:

Kategori A: Informationsforpligtelser og oplysningskrav samt efterlevelsen heraf er fastsat internationalt/supranationalt.

Kategori B: Informationsforpligtelser er fastsat internationalt/supranationalt, men det er op til de enkelte lande at formulere de oplysningskrav, som virksomhederne skal efterleve, og måden hvorpå de skal efterleves.

Kategori C: Informationsforpligtelser og oplysningskrav samt efterlevelsen heraf er fastsat nationalt og kan fjernes uden at være i strid med internationale/supranationale forpligtigelser.

For at sikre, at kvantificeringen af de administrative konsekvenser i videst muligt omfang afspejler de faktiske konsekvenser, som erhvervslivet vil have eller har ved at efterleve reguleringens krav, inddeles virksomhederne i relevante segmenter. Det betyder, at virksomhederne opdeles i grupper efter de kriterier, der har betydning for virksomhedernes omkostningsparametre. De relevante kriterier kan afhænge af, hvilken regulering eller digital løsning, der er tale om.

Generelt foretages segmenteringen ud fra antagelser eller faktisk viden om, at der er størrelsesforskelle mellem de omfattede virksomheders omkostningsparametre, dvs. såvel det interne administrative tidsforbrug som eventuelle eksterne omkostninger. Hvis segmenteringen foretages på baggrund af antagelser om virksomhedernes omkostningsparametre, kan det overvejes at tilpasse segmenteringen. Dette kan gøres ved at slå segmenter sammen eller foretage yderligere segmentering, hvis det undervejs i kvantificeringen viser sig, at antagelserne for den oprindelige segmentering ikke kan bekræftes.

Ligeledes er det værd at være opmærksom på, at forskelle i virksomhedernes omkostningsparametre i forhold til eksterne serviceydelser, ligesom virksomhedernes interne tidsforbrug, kan være betydelige. Det kan fx skyldes, at nogle af de omfattede virksomheder har valgt at outsource opgaven, det vil sige i stort omfang anvender ekstern bistand i forbindelse med efterlevelsen af informationsforpligtigelser og oplysningskrav, mens andre selv varetager opgaven. I sådanne tilfælde kan det være relevant at segmentere virksomhederne ud fra brugen af eksterne serviceydelser.

Segmentering på baggrund af branche eller størrelse

Er der tale om en regel, som berører alle typer af virksomheder, kan det være relevant at segmentere efter branche eller størrelse, hvis disse vurderes at være betydende variable. Megen lovgivning er dog branchespecifik, og her er segmentet så at sige givet på forhånd, idet segmentet blot vil bestå af alle berørte virksomheder i den pågældende branche. Hvis der segmenteres på branche, skal de branchekoder, som bl.a. anvendes af Danmarks Statistik, anvendes. Danmarks Statistik vil også kunne oplyse antallet af virksomheder pr. branche.

I andre tilfælde er det fx virksomhedens omsætning eller antallet af medarbejdere, som er bestemmende for, om virksomheden er omfattet eller ej, og hvilke dele af regelsættet virksomheden i så fald skal efterleve. I disse tilfælde er det således relevant at segmentere efter omsætningsstørrelse eller medarbejderantal.

Segmentering på baggrund af digital modenhed

Det kan overvejes at inddrage virksomhedernes digitale modenhed i segmenteringen. Med digital modenhed menes virksomhedernes tilgang til anvendelsen af digitale erhvervsrettede løsninger og interne digitalisering. Ved at inddrage virksomhedernes digitale modenhed sikres det, at omkostningsparametrene ikke ekstrapoleres ud over virksomheder med meget varierende administrative aktiviteter.

Fx viste en kvantificering af ændrede regulatoriske krav til realkredit- og pengeinstitutter betydelige forskelle i disse virksomheders digitale modenhed: Hvor de større realkredit- og pengeinstitutter allerede havde implementeret automatiserede digitale systemer og processer, foregik efterlevelsen af de samme krav til en vis grad stadig manuelt hos de mindre realkredit- og pengeinstitutter. Ligeledes oplevedes ved en måling af konsekvenserne ved digitalisering af papir-og pdf-indberetninger, at især visse mindre virksomheder udtrykte en modstand mod digitaliseringen – de betragtede det faktisk som en byrde.

Denne segmentering kan ske på baggrund af ressortministeriets kendskab til de berørte virksomheders generelle digitale modenhed eller ved en indledende kortlægning, hvor en række arketypiske virksomheder bliver spurgt ind til graden af digitalisering i deres administrative arbejdsgange. Som det ses af eksemplerne, kan virksomhedernes branche eller størrelse godt være en afgørende variabel ift. virksomhedernes digitale modenhed.

Segmentering som metodisk greb

Segmentering bør ses som et metodisk greb, der er med til at sikre, at kvantificeringen af de administrative konsekvenser så vidt muligt afspejler de faktiske konsekvenser for erhvervslivet. Kvantificeringen af de administrative konsekvenser ved hjælp af AMVAB-metoden er således ikke statistisk signifikant.

Derfor er det væsentligt at foretage en fornuftig afvejning mellem graden af segmentering, optimering af udbytte, gennemførelsen af kvantificeringen og ressourceforbruget i forbindelse med gennemførelsen af denne. Det er nødvendigt at fokusere på de faktorer, som vurderes at have størst forklaringskraft i forhold til at kunne afdække forskellene i virksomhedernes administrative konsekvenser. Forsøges en meget detaljeret segmentering kan det føre til, at kvantificeringen af de administrative konsekvenser i praksis bliver umulig at gennemføre, idet ressourceforbruget ikke vil stå mål med udbyttet af kvantificeringen.

Antallet af segmenter vil således variere fra måling til måling og bør altid bero på en konkret vurdering i forhold til den givne informationsforpligtelse. De valg og ikke mindst fravalg, der træffes i denne sammenhæng, skal være velfunderede og dokumenteres, så der efterfølgende er mulighed for at gentage undersøgelsen, fx i forbindelse med en evaluering.

I forbindelse med kvantificeringen af de administrative konsekvenser undersøges, om informationsforpligtigelser og oplysningskrav også optræder i anden regulering, og/eller om der er snitflader til anden regulering.

I identifikationen af virksomhedernes administrative aktiviteter og processer identificeres:

1. Hvilke informationsforpligtigelser og oplysningskrav, der eventuelt optræder i flere love;
2. Om efterlevelsen af oplysningskrav i én regulering forudsætter efterlevelsen af oplysningskrav i en anden regulering. Fx forudsætter udarbejdelsen af en årsrapport (årsregnskabsloven) eller et momsregnskab (momsloven), at virksomheden løbende bogfører indtægter og udgifter mv., hvilket er et krav ifølge bogføringsloven.
3. Om der er informationsforpligtigelser, der er fastsat i én regulering, mens de nærmere regler for, hvordan informationsforpligtigelsen skal efterleves, herunder oplysningskravene, er fastsat i en anden regulering. Dette ses fx i de tilfælde, hvor der indføres bemyndigelsesbestemmelser, hvor bemyndigelsesbestemmelsen fastsættes en lov, mens oplysningskrav mv. er fastsat i bekendtgørelser.

Formålet hermed er dels at sikre, at kvantificeringen overordnet set foretages ud fra et helhedsorienteret perspektiv, og at sammenspillet til anden regulering afspejles. Mere specifikt kan identifikationen af sammenhænge til anden regulering ved indførelsen af ny regulering dels modvirke, at erhvervslivet pålægges informationsforpligtigelser og oplysningskrav, som allerede er indført, dels sikre, at nye eller ændrede regulatoriske krav i praksis kan fungere i sammenhæng med eksisterende regulatoriske krav. Derved undgås, at de nye eller ændrede regulatoriske krav besværliggør – eller helt umuliggør – efterlevelsen af eksisterende krav med unødvendige byrder for virksomhederne til følge.

Ved ophævelsen af eksisterende regulering kan identifikationen af sammenhænge til anden reguleringen omvendt bruges til belysning af fx BAU, idet virksomhederne naturligt vil blive ved med at efterleve et eller flere regulatoriske krav, hvis de samme krav fortsætter med at være gældende i anden regulering. I disse tilfælde vil en ophævelse af de regulatoriske krav i én lov, således i praksis ikke have nogen administrative konsekvenser. Ligeledes kan der, i de tilfælde hvor efterlevelsen af oplysningskrav i én regulering forudsætter efterlevelsen i anden regulering, tages højde for, at ophævelsen af regulatoriske krav ikke besværliggør – eller helt umuliggør – efterlevelsen af krav i anden regulering.

Arbejdet med at gennemføre en AMVAB-måling foretages typisk af et konsulentfirma. I nogle tilfælde gennemfører Erhvervsstyrelsen selv målingen.

Erhvervsstyrelsens rolle

Erhvervsstyrelsen varetager det daglige samarbejde med konsulentfirmaet og koordinationen med ressortministeriet. Erhvervsstyrelsen har desuden til opgave at sikre, at AMVAB-metoden anvendes konsistent i forbindelse med vurderinger og kvantificeringer af de administrative konsekvenser på tværs af reguleringsområder. Erhvervsstyrelsen skal således godkende metodiske valg i forbindelse med kvantificeringen, så det sikres, at den konkrete kvantificering gennemføres ud fra de samme metodiske principper, som er anvendt i andre tilfælde.

Ressortministeriets rolle

Ressortministeriet har en central rolle i forhold til at være med til at lave en kortlægning over de administrative informationsforpligtelser og oplysningskrav, der stilles i det lovforslag/bekendtgørelsesudkast, eller den proces, som skal måles. Kortlægningen danner udgangspunkt for målingen, og det er derfor vigtigt, at den bliver lavet korrekt. Dette skal ressortministeriet i høj grad være med til at sikre, da de har den faglige indsigt.

Derudover har ressortministeriet en rolle i forhold til løbende at afklare de spørgsmål, der typisk opstår i forbindelse med målingen. Ressortministeriet bidrager også med ekspertviden på området, herunder oplysninger vedrørende populationen af berørte virksomheder, hændelsestal og hyppigheden, hvormed virksomhederne skal gennemføre en given administrativ aktivitet. Endelig skal ministeriet inddele oplysningskravene efter, om de stammer fra international eller national regulering (se afsnittet om ABC-kategorisering i Kapitel 4).

Konsulenternes rolle

Konsulenterne gennemfører selve målingen af de administrative konsekvenser. Konsulenterne udarbejder således undersøgelsesdesign, rekrutterer virksomheder til virksomhedsinterviews og gennemfører virksomhedsinterviews. Konsulenterne behandler den indsamlede data og udarbejder i sidste ende den rapport, der indeholder et estimat af de forventede administrative konsekvenser ved de nye, ændrede eller ophævede regulatoriske krav samt beskrivelser af, hvordan disse påvirker virksomhedernes administrative processer. Konsulenterne inddrager og afrapporterer løbende til Erhvervsstyrelsen om arbejdet.

Indledende fase

Når Erhvervsstyrelsen identificerer et lovforslag eller bekendtgørelsesudkast med administrative konsekvenser, der vurderes at overstige 4 mio. kr., vil Erhvervsstyrelsen informere ressortministeriet og konsulenter om, at der skal gennemføres en AMVAB-måling for at kvantificere konsekvenserne nærmere. Bagatelgrænsen på de 4 mio. kr. gælder både løbende og omstillingsomkostninger. For nærmere information se Erhvervsministeriets Vejledning om Erhvervsøkonomiske Konsekvensvurderinger.

Udarbejdelse af udkast til undersøgelsesdesign

Konsulenterne udarbejder indledningsvis et undersøgelsesdesign indeholdende:

1. Et overblik over nye, ændrede og/eller ophævede informationsforpligtelser og deraf følgende oplysningskrav i den relevante lovgivning.
   
   Overblikket er baseret på en grundig gennemlæsning af selve loven eller bekendtgørelsen, der er genstandsfelt for målingen, herunder teksten i den enkelte paragraf, bemærkninger til denne samt eventuelle vejledninger, som knytter sig til det regulerede område. Derudover er overblikket baseret på den eksisterende regulering på området med henblik på at kunne identificere de præcise ændringer eller nye bestemmelser med administrative konsekvenser.
   
   Kortlægningen udarbejdes enten som en nedbrydning af reguleringen eller som en proces (se Kapitel 1) og i videst muligt omfang en beskrivelse af virksomhedernes forventede administrative aktiviteter.
2. Omkostningsparametre (se Kapitel 1).
3. Hyppighed (se Kapitel 1).
4. Målemetode (se Kapitel 3).
5. Eventuelle sammenhænge til anden regulering (se Kapitel 4).
6. Forslag til inddeling af virksomhederne i relevante segmenter (se Kapitel 4).

Opstartsmøde

Undersøgelsesdesignet gennemgås på et opstartsmøde, hvor der i samarbejde med ressortministeriet træffes beslutning om en endelig kortlægning af relevante informationsforpligtelser og oplysningskrav. Desuden valideres konsulenternes identifikation af relevante afgrænsninger samt forslag til hyppigheder, segmenter, målemetode og omkostningsparametre.

Undersøgelsesdesignet færdiggøres i udgangspunktet på mødet. Hvis dette ikke er muligt, fx hvis reguleringen er kompleks eller meget omfangsrig, udarbejder konsulenterne, på baggrund af supplerende oplysninger fra ressortministeriet og Erhvervsstyrelsen, hurtigst muligt efter opstartsmødet et endeligt udkast til undersøgelsesdesign, som rundsendes til endelig godkendelse og kommentering. I nogle tilfælde kan det være relevant at afholde endnu et opstartsmøde.

Da kortlægningen danner grundlag for målingens kvalitet, deltager både konsulenter, Erhvervsstyrelsen og relevante fagpersoner fra ressortministeriet i opstartsmødet. I det omfang, det er muligt, bidrager ressortministeriet allerede på opstartsmødet med relevante populations- og hændelsestal (se Kapitel 1). Ressortministeriet bidrager desuden med oplysninger om de regulatoriske kravs oprindelse i form af en ABC-kategorisering (se Kapitel 4).

Målefase

I målefasen udvælges typiske virksomheder inden for reguleringens målgruppe til interview (rekruttering), og der udarbejdes interviewguide. Interviewguiden godkendes af ressortministeriet og Erhvervsstyrelsen. Formålet med interviewguiden er at sikre en ensartet og præcis dataindsamling af samtlige oplysninger til brug for beregning. Det er desuden vigtigt, at interviewguiden struktureres, så interviewet kan gennemføres på en tidseffektiv måde. Konsulenterne afklarer derudover med Erhvervsstyrelsen og ressortministeriet hvilke områder, man ønsker afdækket via kvalitative kommentarer fra virksomhederne under interview.

Det er også i målefasen, at konsulenterne vil gennemføre virksomhedsinterview. Repræsentanter fra ressortministeriet kan deltage, hvis det vurderes formålstjenligt af Erhvervsstyrelsen. Hvorvidt ressortmyndighedernes deltagelse er formålstjenlig eller ej, beror på en vurdering af, om deltagelsen kan risikere indirekte at påvirke virksomhedernes svar og dermed målingens resultater.

Hvis kvantificeringen foretages på baggrund af registerbaseret data om virksomhedernes brugeradfærd, tilvejebringer ressortministeriet den nødvendige data, eller konsulenterne gives adgang til denne data. Ressortministeriet leverer i denne fase desuden de endelige populations- og hændelsestal.

Efterfølgende vil konsulenterne standardisere den indhentede data og beregne de forventede løbende konsekvenser og omstillingsomkostninger ved brug af AMVAB-metoden.

Konsulenterne orienterer løbende Erhvervsstyrelsen om målingens fremdrift, og Erhvervsstyrelsen inddrages i det øjeblik, der opstår behov for at afklare spørgsmål fx af metodisk karakter.

Målefasen afsluttes, når omkostningsparametrene for hvert af de identificerede virksomhedssegmenter er indhentet.

Afrapporteringsfase

Når alle data fra AMVAB-målingen er analyseret og færdigbehandlet, udarbejder konsulenterne en rapport om de forventede administrative konsekvenser. Konsulenterne gør sig i forbindelse med den enkelte afrapportering overvejelser om, hvorvidt der er specifikke forhold i relation til den konkrete undersøgelse, som bør indgå i afrapporteringen.

Rapporten skal give læseren et klart billede af, hvordan det målte lovforslag eller bekendtgørelsesudkast medfører ændringer i virksomhedernes administrative processer, samt hvilke konsekvenser dette har for de administrative byrder. Derudover skal afrapporteringen komme med løsningsforslag til, hvordan man evt. vil kunne reducere de administrative byrder ved de undersøgte regler. I nogle tilfælde vil virksomhederne have ideer til sådanne løsningsforslag. Det vil dog i sidste ende altid være konsulenterne, der i samarbejde med Erhvervsstyrelsen og evt. ressortministeriet, kommer frem til mulige nye regelforenklingsløsninger, som er baseret på de indhentede data om virksomhedernes administrative processer.

Rapporten skal også redegøre for de mere tekniske detaljer, fx hvordan målingen er gennemført, hvilke metodiske og faglige udfordringer, der har været i forbindelse med målingen, og hvordan disse er blevet håndteret, samt en beskrivelse af, hvordan segmenteringen er gennemført. Dette sker i rapportens bilag.

Første rapportudkast sendes udelukkende til Erhvervsstyrelsen. På baggrund af Erhvervsstyrelsens bemærkninger tilpasser konsulenterne rapporten. Andet rapportudkast sendes til Erhvervsstyrelsen, som videresender det til ressortministeriet. Udkastet kan eventuelt præsenteres på et møde, hvor undersøgelsens design og resultater gennemgås. Erhvervsstyrelsen og ressortministeriet har herefter mulighed for at afgive bemærkninger til rapportudkastet, som konsulenterne skal tage højde for i forbindelse med færdiggørelsen af rapporten.

Den endelige rapport godkendes af Erhvervsstyrelsen og ressortministeriet. Herefter bliver rapporten offentliggjort på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Det er derfor vigtigt, at resultaterne formidles i et let forståeligt sprog – meget gerne med visuelle virkemidler som storyboards mv., hvor det findes brugbart og relevant. Virksomhedernes udsagn skal også anvendes igennem rapporten i citatform til at perspektivere de resultater, som målingen viser.

Hvis der er tale om byrder over bagatelgrænsen, skal kvantificeringen forelægges og godkendes af Regeringens Økonomiudvalg (ØU) inden lovforslaget eller bekendtgørelsesudkastet kan sendes i offentlig høring.

Hvis kvantificeringen vedrører et lovforslag, anføres konsekvenserne i afsnittet Økonomiske og administrative konsekvenser for erhvervslivet i de almindelige bemærkninger til lovforslag. Hvis kvantificeringen vedrører et bekendtgørelsesudkast, angives konsekvenserne i et særskilt notat, der medudsendes ved den offentlige høring. Se nærmere herom i Erhvervsministeriets Vejledning om Erhvervsøkonomiske konsekvenser.