Krav til offentlige myndigheder

Alle offentlige myndigheder og institutioner skal kunne modtage og sende elektroniske forretningsdokumenter ved hjælp af NemHandel. Fra 18. april 2019 stilles særlige krav om PEPPOL-dokumenter og eDelivery-netværket. I 2020 skal det offentlige foretage elektroniske indkøb via e-kataloger og e-ordrer på udvalgte indkøbskategorier.

  • Opdateret 24. september 2019

Nye krav om digitale indkøb

Den offentlige sektor køber ind for ca. 300 mia. kr. årligt.  En stor del af handlen mellem det offentlige og private foregår på ineffektive og tidskrævende måder som telefon- eller e-mailbestillinger. Selv i situationer, hvor der anvendes digitale løsninger, opstår der fejl, da anvendelsen ikke er standardiseret. Denne manuelle håndtering fører til fejl i bestillinger og dermed til øgede byrder både hos erhvervslivet og offentlige myndigheder.

Danmark er et af de lande, som har været mest fremme på e-faktureringsområdet og har haft elektronisk fakturering siden 2005. Dette har medført store byrdelettelser i samfundet. Det næste skridt er derfor at digitalisere resten af indkøbsprocessen og dermed højne digitaliseringsniveauet yderligere.

Den øgede digitalisering af indkøbsprocessen betyder blandt andet, at ordreafgivelse og fakturering vil kunne foregå elektronisk og automatisk i de anvendte digitale løsninger uden behov for manuel håndtering. Det forventes at føre til en mere effektiv proces med højere grad af automatisering, samt færre fejl og dermed reduktion af omkostninger og byrder for både erhvervslivet og offentlige myndigheder. 

  • 18. april 2019 skal statslige myndigheder og institutioner være i stand til at modtage PEPPOL e-fakturaer via. PEPPOL eDelivery netværket.
  • 18. april 2020 skal ikke-statslige myndigheder og institutioner være i stand til at modtage PEPPOL e-fakturaer via. PEPPOL eDelivery netværket.
    • Leverandører til det offentlige kan opfylde deres forpligtelse om e-fakturering til det offentlige ved enten at gøre brug af den danske OIOUBL som hidtil eller den nye europæiske PEPPOL standard.
  • 1. januar 2020 skal offentlige myndigheder og institutioner på udvalgte indkøbskategorier foretage indkøb elektronisk gennem anvendelse e-kataloger og e-ordrer.
    • Kravene for e-kataloger og e-ordrer kan kun opfyldes ved anvendelse af PEPPOL standarden.

De nye krav vil konkret betyde, at offentlige myndigheder og institutioner skal foretage en del af deres indkøb ved at danne e-ordrer via e-kataloger. Kravene vil omfatte indkøb på en række indkøbskategorier, som allerede er e-handelsegnede. Det sætter også krav til, at leverandører skal kunne modtage e-ordrer og have e-kataloger på de omfattede indkøbskategorier. Leverandøren vil efter modtagelse af en e-ordre kunne konvertere den til en e-faktura og dermed minimere de manuelle arbejdsgange.

De kommende krav på området vil også betyde, at e-ordrer og e-kataloger skal være i overensstemmelse med de nye europæiske PEPPOL standarder, som en række europæiske lande inkl. Danmark har været med til at udvikle. PEPPOL bygger i stor grad på de danske erfaringer med NemHandel og i april 2020 vil alle offentlige myndigheder kunne modtage e-fakturaer i henhold til PEPPOL standarden.  Det vil betyde, at PEPPOL e-fakturaer sidestilles med NemHandels OIOUBL. Leverandører til det offentlige kan dermed opfylde deres forpligtelse om e-fakturering ved enten at anvende OIOUBL eller PEPPOL. For virksomheder, der har meget handel med andre europæiske lande, kan det være en fordel at overgå til PEPPOL. Samtidigt vil det give en mere smidig proces, hvis e-katalogerne, e-ordrerne og e-fakturaerne er i overensstemmelse med den samme standard.

Kravene om digitalisering af indkøb og anvendelsen af e-ordrer og e-kataloger forventes at finde anvendelse den 1. januar 2021.

Nuværende bekendtgørelser om e-faktura

Bekendtgørelser om elektronisk fakturering pålægger offentlige myndigheder følgende krav:

  • Myndighederne skal kunne modtage OIOUBL-dokumenterne: faktura, kreditnota og rykker samt kunne sende en forretningskvittering.
  • Myndighederne skal overholde OIORASP-standarden ved afsendelse og modtagelse af dokumenter.
  • Myndighederne skal være registreret i NemHandelsregistret. På den måde kan leverandørerne se, hvilke OIOUBL- og PEPPOL-dokumenter myndigheden kan modtage og finde den tekniske adresse, de skal sendes til.
  • Myndighederne skal kunne modtage PEPPOL-dokumenter igennem PEPPOL eDelivery-netværket.

Kravet om PEPPOL-dokumenter og PEPPOL-netværket finder anvendelse for statslige myndigheder den 18. april 2019 og for ikke-statslige den 18. april 2020.

I den forbindelse er offentlige myndigheder pålagt at overholde den til enhver tid gældende danske vejledning (CIUS) fastlagt af Erhvervsstyrelsen.

Relevante links

Fakturaer fra scanningsbureau

OIOUBL-fakturaer fra scanningsbureauerne kan indeholde fejl og mangler. Fakturaerne er teknisk set valide og passerer derfor gennem schematrontjekket hos de offentlige myndigheder, men der bruges efterfølgende meget lang tid på at håndtere dem og rette op på diverse fejl og mangler.

Når man som offentlig myndighed modtager fakturaer fra et scanningsbureau, skal man være opmærksom på eventuelle fejl og mangler.

Typiske fejl og mangler
 

  • Manglende betalingsoplysninger
  • Forkerte kontooplysninger
  • Manglende eller fejlagtig beskrivelse af varer på linjen
  • Varelinjer mangler helt, der angives kun en varelinje med totalbeløbet, angivet som ”et stk.”
  • Fakturatotalen er forkert ift. det oprindelige dokument
  • Momsbeløbet mangler eller er fejlbehæftet
  • Betalingsfrister mangler
  • Fakturadato og fakturanummer mangler

Årsagen kan både være, at oplysningerne ikke fremgår af den oprindelige faktura, eller at de ikke er afløftet rigtigt i den XML-genererede faktura fra scanningsbureauet.

Hvad har man ret til som modtager af en mangelfuld faktura?

Bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder siger, at en leverandørs undladelse af visse informationer, kan bevirke, at den offentlige myndighed som kunde kan udskyde betalingen, indtil fakturaen opfylder bekendtgørelsens krav.

Oplever en offentlig myndighed derfor at modtage fakturaer, der ikke opfylder bekendtgørelsens krav, er det tilladt at udskyde betalingen, indtil der fremsendes en korrekt faktura. Det bør man gøre ved at henvende sig direkte til leverandøren og orientere ham herom.

En faktura skal leve op til momsbekendtgørelsen og bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Det betyder, at fakturaen skal indeholde tilstrækkelig information til, at modtageren kan godkende og betale regningen, uden at skulle indhente yderligere oplysninger.

Hvem har ansvaret?

Det er leverandøren, som har ansvaret for, at fakturaen der fremsendes, er korrekt og fyldestgørende, og de nødvendige felter er udfyldt.

Leverer scanningsbureauet ikke en tilstrækkelig kvalitet i sine ydelser, er det op til leverandøren at gøre opmærksom herpå og sikre, at der bliver rettet op. Det kan leverandøren kun gøre, hvis han bliver gjort opmærksom på, at kvaliteten af de fakturaer, der når frem til myndigheden, ikke er gode nok.

Hvis skaden er sket og fakturaen er betalt, fx til et forkert angivet kontonummer, er det leverandørens ansvar at ”rydde op”. Myndigheden har betalt med frigørende virkning ud fra de oplysninger, der fremgik af fakturaen, og det er leverandørens ansvar at få pengene hjem. Myndigheden skal selvfølgelig bistå leverandøren med nødvendig dokumentation om fejludbetalingen til leverandøren i det omfang, det er muligt.

Hvordan ved man, at det er tale om en scannet faktura?

Da de fremsendte fakturaer er teknisk invalide og derfor lever op til de tekniske standarder for OIOUBL, er det ikke muligt automatisk at fange disse fejl i modtagersystemet. I stedet er scanningsbureauerne blevet bedt om at indsætte et felt, som kan bruges til at identificere, at der er tale om en scannet faktura.

Myndighederne kan vælge at markere, at der er behov for ekstra opmærksomhed i behandlingen en scannet faktura. Dog er det helt op til den enkelte myndighed, om den vil yde den ekstra service over for sine leverandører, som det er at bidrage til afhjælpning af fejl.

NemHandel Support

Virksomheder, der har spørgsmål til NemHandel, er velkomne til at kontakte os.