Vejledning om Reglerne for selskabs- og koncernrepræsentation

Medarbejderrepræsentation er et samlebegreb, der dækker såvel selskabsrepræsentation som koncernrepræsentation i et moderselskab. Ved en medarbejderrepræsentant forstås et medlem af det øverste ledelsesorgan for et selskab, henholdsvis et moderselskab, hvor medlemmet er valgt af medarbejderne.

Reglerne om medarbejderrepræsentation er reguleret i selskabslovens kapitel 8 (§§ 140-143), og suppleres af bekendtgørelse nr. 334 af 30. marts 2012 om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber (herefter bekendtgørelsen). I bekendtgørelsen er der fastsat en række udfyldende bestemmelser om iværksættelse af medarbejderrepræsentation og ophør af ordningen samt om de rettigheder og pligter, der påhviler medarbejdere og selskabets ledelse i den forbindelse.

Reglerne om medarbejderrepræsentation blev indført i 1974. Området har været undergivet stor politisk bevågenhed, og reglerne var i sin tid udtryk for et bredt kompromis mellem aktørerne. Reglerne varetager både ledelsens og medarbejdernes interesser. Reglerne skal sikre medarbejdernes indflydelse på og indsigt i ledelsens beslutninger og øge muligheden for information fra medarbejderne om forhold i virksomheden, som har betydning for ledelsens beslutninger.

Selskaber har efter selskabsloven mulighed for at vælge mellem forskellige ledelsesstrukturer. Definitionen på samlebegreberne af ledelsesorganerne er:

• ”Det øverste ledelsesorgan”:
  • Bestyrelsen i selskaber, der har en direktion og en bestyrelse
  • direktionen i selskaber, der alene har en direktion, og 
  • tilsynsrådet i selskaber, der både har en direktion og et tilsynsråd.
• ”Det centrale ledelsesorgan”:
  • Bestyrelsen i selskaber, der har en direktion og en bestyrelse
  • direktionen i selskaber, der alene har en direktion, og
  • direktionen i selskaber, der både har en direktion og et tilsynsråd.

En medarbejderrepræsentant er medlem af det øverste ledelsesorgan for et selskab, henholdsvis et moderselskab. Fælles for ledelsesmodellerne i selskabsloven er, at den daglige ledelse ligger hos direktionen i selskabet. Aktieselskaber skal herudover altid have enten en bestyrelse eller et tilsynsråd. Anpartsselskabers ledelsesorgan kan bestå af alene en direktion, men anpartsselskaber skal have en bestyrelse eller et tilsynsråd, hvis medarbejderne ønsker at benytte reglerne om medarbejdervalgte ledelsesmedlemmer.

Denne vejledning skal hjælpe alle, der skal anvende reglerne om medarbejderrepræsentation, ved at redegøre nærmere for reglerne herom og beskrive styrelsens praksis med hensyn til kendte problemstillinger. 

Selskabsrepræsentation er repræsentation af et selskabs medarbejdere i selskabets øverste ledelsesorgan. Såfremt medarbejderne beslutter sig for at udnytte deres ret til selskabsrepræsentation, har medarbejderne ret til at vælge et antal medlemmer til bestyrelsen eller tilsynsrådet samt suppleanter for disse medlemmer. Det vil sige, at hvis der er tale om et selskab, der har en ledelsesmodel med et tilsynsråd og en direktion, vil selskabsrepræsentanterne indgå i tilsynsrådet. Hvis der derimod er valgt en ledelsesmodel med en bestyrelse og en direktion, vil selskabsrepræsentanterne indgå i bestyrelsen.

Reglerne om selskabsrepræsentation i kapitalselskaber er fastsat i selskabslovens §§ 140 og 142. Med hjemmel i selskabslovens § 143 er der fastsat nærmere regler om selskabsrepræsentation i bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber.

2.1.1. Hvilke selskaber og hvilken personkreds

I selskaber, der i de sidste tre år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at vælge et antal medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan og suppleanter for disse svarende til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer. 

2.1.1.1. Medarbejdere

Ved en medarbejder forstås enhver person over 15 år, der for et selskab (i) udfører arbejde som lønmodtager, (ii) udfører arbejde som lønmodtager på et skib, der er ejet af et selskab, og som er registreret i et EU- eller EØS-land, eller (iii) udfører arbejde som lønmodtager på den del af kontinentalsoklen, der tilhører et EU-/EØS-land. 

En person anses dog ikke som medarbejder, såfremt vedkommende:

• er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af selskabets direktion, eller
• permanent har sit arbejdssted uden for EU/EØS.

Ved et selskabs medarbejdere forstås endvidere medarbejdere i selskabets udenlandske filialer, der er beliggende i et EU-/EØS-land.

Det er de arbejdsretlige regler, der afgør, om der i den konkrete situation er tale om et lønmodtagerforhold. Eksterne konsulenter er sædvanligvis ikke omfattet af lønmodtagerbegrebet.

2.1.1.2. Beregning af gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere i de sidste tre år

Et selskab anses for i de sidste 3 år at have beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, når selskabet de sidste 12 kvartaler (3 x 4 kvartaler) til Arbejdsmarkedets Tillægspension (herefter ATP) har indbetalt et beløb svarende til mindst 105 (3 x 35 medarbejdere) gange 45½ ugebidrag. Kravene er opfyldt, uanset om der i et eller flere kvartaler i 3 års perioden har været færre end 35 medarbejdere. Afgørende er de totale beløb, der er indbetalt til ATP i de sidste 12 kvartaler.

Ugebidrag for personer, der er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af direktionen, indgår ikke i opgørelsen. Det samme gælder for ugebidrag for personer, der har permanent arbejdssted udenfor EU/EØS.

Medarbejdere i selskabets filialer beliggende i et EU- eller EØS-land er omfattet af begrebet medarbejdere, men indgår ikke i beregningen af, om selskabet gennemsnitligt har beskæftiget mindst 35 medarbejdere i de sidste tre år, fordi der ikke betales ATP bidrag for disse. Sådanne medarbejdere er dog valgbare og har valgret. Læs nærmere om valgbarhed og valgret i afsnit 2.1.1.4.

Direktionen i et selskab er efter anmodning fra nogen, der efter bekendtgørelsens § 25, stk. 2, eller § 26, stk. 3, er berettiget til at kræve ja/nej-afstemning, forpligtet til at foretage beregning af, hvorvidt selskabet opfylder beskæftigelsesbetingelserne for selskabsrepræsentation. Selskabet er dog ikke forpligtet til løbende at holde sig ajour eller informere medarbejderne, hvis beskæftigelsesbetingelserne for selskabsrepræsentation er opfyldt. Beregningen skal laves inden 4 uger efter, at anmodningen er modtaget. 

2.1.1.3. Antal af repræsentanter og suppleanter

Ved en medarbejderrepræsentant forstås et medlem af det øverste ledelsesorgan for et selskab, hvor medlemmet er valgt af medarbejderne. Ved en suppleant forstås en person, der er valgt af medarbejderne, som kan erstatte en medarbejderrepræsentant ved dennes forfald eller fratræden.

Selskabets medarbejdere har ret til at vælge et antal medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan og suppleanter for disse svarende til halvdelen af de øvrige medlemmer til selskabets øverste ledelsesorgan.

Det er antallet af medlemmerne af det øverste ledelsesorgan, der vælges af generalforsamlingen eller udpeges af andre på grund af en vedtægtsbestemt udpegningsret. Medlemmer, der udpeges af andre, kan f.eks. være udpeget af en offentlig myndighed.

I aktieselskaber skal de generalforsamlingsvalgte medlemmer af bestyrelsen eller tilsynsrådet dog altid udgøre flertallet, jf. selskabslovens § 120, stk.1.

Hvis betingelserne for at opnå selskabsrepræsentation er opfyldt, kan medarbejderne altid vælge mindst 2 medlemmer og suppleanter for disse. Såfremt det antal medlemmer, der skal vælges af medarbejderne, ikke udgør et helt tal, skal der afrundes opad.

I et selskab, der har såvel selskabsrepræsentation som koncernrepræsentation i det øverste ledelsesorgan, har medarbejderne i selskabet ret til at vælge 2 selskabsrepræsentanter. 

De medlemmer af det øverste ledelsesorgan, som andre ifølge vedtægterne er tillagt ret til at udpege, f.eks. en offentlig myndighed, indgår i opgørelsen af det antal repræsentanter, som medarbejderne har ret til at vælge, men tæller ikke med ved opgørelsen af antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer i aktieselskaber. Såfremt der i vedtægterne for et aktieselskab er tillagt en bestemt kapitalklasse eller et mindretal af kapitalejere ret til at vælge et eller flere medlemmer af det øverste ledelsesorgan, anses disse imidlertid som generalforsamlingsvalgte og ikke som udpeget af andre. Dette gælder dog ikke, hvis retten er tillagt en navngiven aktionær. 

Medarbejderne kan vælge et lavere antal medarbejderrepræsentanter og et lavere antal suppleanter end de har ret til, såfremt det ikke er muligt at vælge det antal repræsentanter, medarbejderne har ret til, f.eks. fordi der stiller for få kandidater op til valg. I sådant et tilfælde gennemføres valget med det opstillede antal kandidater, uanset at antallet er lavere end det antal de har ret til at vælge. Valgudvalget kan i disse tilfælde i enighed beslutte at udsætte valghandlingen og opfordre yderligere kandidater til at opstille indenfor en nærmere fastsat frist, eller valget kan gennemføres som fredsvalg.

Det er således alene i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at opstille det antal kandidater, som medarbejderne har ret til, at medarbejderne kan vælge et lavere antal medarbejderrepræsentanter. Medarbejderne og ledelsen kan ikke generelt aftale et lavere eller højere antal medarbejderrepræsentanter, medmindre der er etableret en frivillig ordning for medarbejderrepræsentation. Læs nærmere om frivillige ordninger i kapitel 3.

Antallet af medarbejderrepræsentanter ligger som udgangspunkt fast i hele valgperioden, uanset om antallet af de øvrige medlemmer ændres, medmindre der skal ske tvangsreduktion. Læs nærmere om ændringer i løbet af valgperioden i afsnit 2.2.1.

Antallet af suppleanter er afhængigt af, hvordan valget gennemføres. Læs nærmere om afholdelse af valg i afsnit 2.1.5

2.1.1.4. Valgbarhed, stemmeret ved ja/nej-afstemning og valgret

Enhver medarbejder er valgbar ved valg til selskabsrepræsentation, og kan dermed opstilles som kandidat til at blive medarbejderrepræsentant, hvis den pågældende er myndig, dvs. 18 år og ikke er umyndiggjort. Derudover skal vedkommende før valget have været ansat i selskabet i en uafbrudt periode gennem de sidste 12 måneder. Om der består et ansættelsesforhold, afgøres af de arbejdsretlige regler. Før valget er før datoen for afholdelse af valget, såfremt valget afholdes på en bestemt dag, eller før første dag i en periode, såfremt afstemningen afholdes som en afstemning over en afgrænset periode.

Valgudvalget kan i enighed beslutte, at en medarbejder er valgbar, selvom vedkommende har været ansat i en kortere periode end de sidste 12 måneder. I de tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt ovenstående betingelser er opfyldt, afgør valgudvalget, om en person er valgbar.

Personer, der er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af selskabets direktion, eller som permanent har deres arbejdssted uden for EU/EØS, anses ikke for at være medarbejdere og er dermed ikke valgbare. Læs nærmere om medarbejdere i afsnit 2.1.1.1.

Såfremt et selskab både har koncern- og selskabsrepræsentation i det øverste ledelsesorgan, kan en person kun fungere som enten selskabs- eller koncernrepræsentant. Vedkommende kan dermed ikke opstille eller vælges til begge dele. Det samme gælder for suppleanter. Der er derimod ikke noget til hinder for, at en person vælges som både selskabsrepræsentant i f.eks. et datterselskab og koncernrepræsentant i moderselskabet.

Såfremt en person allerede er medlem af det øverste ledelsesorgan ved enten at være generalforsamlingsvalgt eller udpeget af andre, skal vedkommende fratræde denne post, såfremt vedkommende vælges som medarbejderrepræsentant eller suppleant.  

Ved valg af selskabsrepræsentanter, har enhver medarbejder valgret, og kan dermed stemme til et valg om medarbejderrepræsentation, hvis den pågældende er ansat i selskabet både på tidspunktet for valglistens offentliggørelse og på tidspunktet for valget. Det afgørende i forbindelse med, at den pågældende skal være ansat i selskabet på tidspunktet for valget er, at den pågældende skal være ansat i selskabet på tidspunktet for afgivelse af sin stemme, og det gælder uanset hvorvidt valget afholdes på en bestemt dag eller valget afholdes som en afstemning over en afgrænset periode.

Medarbejdere, der ansættes efter valglistens offentliggørelse, men inden tidspunktet for valget har således ikke valgret. Deltidsansatte har valgret og er valgbare, uanset deres ugentlige arbejdstid og uanset om der betales bidrag til ATP, såfremt betingelserne for valgret og valgbarhed, som angivet ovenfor, er opfyldt.

En medarbejder der opsiges efter tidspunktet for offentliggørelse af valglisten, bevarer sin valgret og valgbarhed, forudsat at den pågældende ikke er fratrådt på tidspunktet for valget.

Hvis en medarbejder fritstilles i opsigelsesperioden og dermed fratræder med det samme, mister den pågældende både sin valgret og valgbarhed, idet vedkommende ikke længere kan anses for at udføre arbejde for selskabet. Fritstillede medarbejdere har således hverken valgret eller er valgbare.

Valglisten oplister de medarbejdere, der på tidspunktet for offentliggørelse af valgdatoen har valgret. Valglisten udarbejdes og offentliggøres samtidig med offentliggørelse af valgdatoen.

I de tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt en medarbejder opfylder ovenstående betingelser for valgret og/eller valgbarhed, afgør valgudvalget om betingelserne er opfyldt.

Det bemærkes endvidere, at medarbejdere i selskabets udenlandske filialer, der er beliggende i et EU-/EØS- land, ligeledes er valgbare og har valgret efter de samme regler som deres danske kollegaer. Medarbejdere i selskabets udenlandske filialer, der er beliggende i et EU-/EØS-land, tæller dog ikke med ved opgørelsen af antallet af medarbejdere. Læs nærmere om beregning af gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere i de sidste tre år i afsnit 2.1.1.2

2.1.2. Valgudvalget

2.1.2.1. Nedsættelse og sammensætning

Valgudvalget sammensættes af repræsentanter for medarbejderne og repræsentanter for direktionen. Det er valgudvalget, der gennemfører en ja/nej-afstemning og afholder valg til selskabsrepræsentation.

Senest 6 uger efter, at der er fremsat krav om ja/nej-afstemning, skal der være etableret et valgudvalg. Det øverste ledelsesorgan har ansvaret for, at valgudvalget etableres. Denne frist kan dog fraviges ved enighed i samarbejdsudvalget, og hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, kan fristen på 6 uger fraviges ved enighed mellem direktionen og de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres herom.

Da det øverste ledelsesorgan har ansvaret for at nedsætte valgudvalgene, kan det øverste ledelsesorgan også frit fastsætte antallet af medlemmer i udvalgene. Blot må reglerne omkring udvalgenes sammensætning respekteres.

Flertallet af medlemmerne i valgudvalget skal bestå af repræsentanter for medarbejderne, og mindst ét af udvalgets øvrige medlemmer skal repræsentere direktionen.

Med formuleringen ”repræsentanter for direktionen” er der mulighed for, at direktionen kan udpege repræsentanter til valgudvalget. Derfor kan f.eks. en HR-chef fremover sidde i valgudvalget og varetage ledelsens interesser, selvom vedkommende ikke er registreret som medlem af direktionen i selskabet. I de tilfælde, hvor medlemmer fra direktionen ikke selv deltager i valgudvalget, men hvor direktionen i stedet har udpeget andre repræsentanter, er det repræsentanten personligt, der deltager i valgudvalgsmøder, træffer beslutninger på egen hånd og underskriver i eget navn.

Det er medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalget, der vælger de medarbejdere, som skal sidde i valgudvalget. De øvrige medlemmer vælges af direktionen.

Såfremt der ikke findes et samarbejdsudvalg i selskabet, udpeger direktionen repræsentanter for medarbejderne blandt disse til valgudvalget. Er der i selskabet valgt tillidsrepræsentanter, skal disse så vidt muligt være repræsenteret i valgudvalget.

Der er ikke fastsat regler for, hvor mange medlemmer der skal være i udvalget, men der skal dog være mindst tre – én repræsentant for direktionen og to repræsentanter for medarbejderne i selskabet.

Medarbejdere der er opstillet til valg eller genvalg som medarbejderrepræsentant eller suppleant til det øverste ledelsesorgan i selskabet, kan ikke udpeges som eller forblive medlemmer af valgudvalget.

I praksis vil der ofte være personsammenfald mellem de personer, der sidder i samarbejdsudvalget, og de personer der sidder i valgudvalget.

2.1.2.2. ”Stående udvalg” 

Valgudvalget er et ”stående udvalg”. Heraf følger, at udvalget består, så længe som ordningen om medarbejderrepræsentation består. Dette indebærer, at medlemmerne af udvalget er permanente medlemmer, som ikke på ad hoc basis kan skiftes ud.

I de tilfælde, hvor udskiftning af et medlem i valgudvalget er nødvendig, f.eks. som følge af ophør i ansættelsen, må det medlem, der udtræder, orientere valgudvalget, og procedurerne for at vælge repræsentanter til valgudvalg må derefter følges. Valgudvalget skal herefter drage omsorg for, at et nyt medlem udpeges, medmindre de øvrige medlemmer i enighed beslutter, at der ikke skal udpeges et nyt medlem (forudsat, at kravene til sammensætningen beskrevet i afsnit 2.1.2.1 fortsat vil være opfyldt).

Er et medlem af valgudvalget opstillet til valg som medarbejderrepræsentant eller suppleant, kan den pågældende ikke forblive medlem af valgudvalget. Et medlem, der stiller op til valg, må udtræde af valgudvalget. Ligeså er det Erhvervsstyrelsens opfattelse, at en medarbejderrepræsentant eller suppleant ikke kan indtræde i valgudvalget under en valgperiode.

Et medlem af valgudvalget kan på lige fod med de øvrige medarbejdere med valgret stemme til medarbejderrepræsentationsvalget.

2.1.2.3. Valgudvalgets opgaver og mulighed for fravigelse af regler ved enighed

Valgudvalget er ansvarlig for at ja/nej-afstemning om etablering af selskabsrepræsentation gennemføres og et evt. efterfølgende valg til selskabsrepræsentation afholdes. Derudover skal valgudvalget sørge for, at der afholdes suppleringsvalg, hvis en selskabsrepræsentant udtræder i løbet af en valgperiode.

En række af bekendtgørelsens regler giver mulighed for, at valgudvalget eller medarbejderne i valgudvalget i enighed kan beslutte at fravige specifikke af bekendtgørelsens regler. At beslutte ”i enighed” at fravige bestemte regler betyder, at beslutningen ikke kan træffes ved flertalsmajoritet. Det enkelte medlem i valgudvalget har reelt vetoret.

Kravet om enighed fører til, at der skal indhentes samtykke fra et medlem, der f.eks. ikke kan være til stede på det møde i valgudvalget, hvor der træffes en af de beslutninger, der betinger enighed i valgudvalget. Træffer valgudvalget en sådan beslutning, uden at der indhentes et sådant samtykke, er der tale om en ugyldig beslutning.

2.1.3. Ja/nej-afstemningen

Hvis et selskab opfylder betingelserne for at etablere en ordning om selskabsrepræsentation ved at i de sidste 3 år at have beskæftiget gennemsnitligt 35 medarbejdere, har selskabets medarbejdere ret til at kræve, at der blandt disse afholdes en ja/nej-afstemning om, hvorvidt der skal vælges selskabsrepræsentanter og suppleanter.

Følgende kan fremsætte krav om ja/nej-afstemning:

• Et flertal blandt medarbejderne, der ikke er udpeget af direktionen, i selskabets samarbejdsudvalg,
• faglige organisationer i virksomheden, som for eksempel klubber og personaleforeninger der repræsenterer mindst 1/10 af selskabets medarbejdere, eller
• 1/10 af selskabets medarbejdere.

2.1.3.1. Opgørelsesmetoden

Mindst halvdelen af dem, der er stemmeberettigede ved ja/nej-afstemningen, skal have stemt ”ja”, for at en beslutning om etablering af en medarbejderrepræsentationsordning anses for at være vedtaget.

Det forhold at mindst halvdelen af de stemmeberettigede, skal have stemt ”ja”, indebærer, at de stemmeberettigede, der ikke afgiver deres stemme ved en ja/nej-afstemning, regnes som en ”nej-stemme” ved opgørelsen af resultatet.

2.1.3.2. Fravalg af ja/nej-afstemning

Valgudvalget kan i enighed beslutte at ”springe ja/nej-afstemningen over” og i stedet gå direkte til afholdelse af det egentlige valg vedrørende repræsentationsordningen.

Har valgudvalget i enighed besluttet at afholde det egentlige valg direkte, dvs. uden en forudgående ja/nej-afstemning, og ønsker medarbejderne ikke at indføre en ordning om medarbejderrepræsentation, har de berettigede parter mulighed for at begære en ja/nej-afstemning om ophør af ordningen, så snart valgudvalget indkalder til valg. En sådan afstemning kan foretages allerede inden den valghandling, som valgudvalget har ønsket at gennemføre. Mindst halvdelen af dem, der er stemmeberettigede ved ja/nej-afstemningen, skal have stemt ”ja”, for at en beslutning om ophør en medarbejderrepræsentationsordning anses for at være vedtaget, se nærmere om ophør af ordningen i afsnit 2.3. 

2.1.4. Kandidater og valgperioder 

2.1.4.1 Indkaldelse af kandidater

I forbindelse med at valgdatoen offentliggøres, skal valgudvalget indkalde forslag fra medarbejderne til kandidater, der ønskes opstillet til valget som selskabsrepræsentanter og eventuelle suppleanter samt udarbejde en liste over medarbejdere, der på offentliggørelsestidspunktet har valgret. Derudover skal valgudvalget oplyse bl.a. om følgende:

• datoen for, hvornår indlevering af forslag senest skal være modtaget
• antallet af medarbejderrepræsentanter og suppleanter, der skal vælges, og
• valgperioden eller valgperiodernes længde. 

For så vidt angår suppleanterne, kan valgudvalget, hvis kandidaterne opstilles efter én-liste systemet, ikke angive det præcise antal suppleanter, der skal vælges, da antallet først fastlægges, når valgresultatet er fastslået. Læs nærmere om afholdelse af valg i afsnit 2.1.5. I denne situation må valgudvalget i stedet nøjes med at oplyse antallet af medarbejderrepræsentanter, der skal vælges, og samtidig oplyse, at alle kandidater, der har fået mindst én stemme, er valgt som suppleanter.

2.1.4.2 ”Valgdag” eller ”afstemningsperiode”

Valgudvalget fastsætter efter forhandling med det øverste ledelsesorgan datoen for, hvornår valget skal gennemføres. Valget kan afholdes som en afstemning over en afgrænset periode eller på en bestemt dag (valgdatoen).

Hvis afstemningen afholdes over en periode, er det den sidste dag i perioden, der betragtes som valgdatoen, når frister skal beregnes.

2.1.4.3. Valgperiodens længde 

Valgperioden er som udgangspunkt 4 år, men valgudvalget kan i enighed beslutte en kortere valgperiode. Beslutningen om en kortere valgperiode skal træffes forud for det konkrete valg og skal træffes af et enigt valgudvalg, og det skal herefter offentliggøres forud for det enkelte valg. Offentliggørelsen heraf skal finde sted i forbindelse med offentliggørelsen af valgdatoen. Læs nærmere om mulighed for fravigelse af regler ved enighed i afsnit 2.1.2.3. Der kan ikke generelt indføres en anden valgperiode end den 4-årige periode.

Valgperioden kan kun være kortere og ikke længere end 4 år, idet selskabslovens § 120, stk. 4, sætter en øvre grænse for valgperiodens længde på 4 år.

2.1.4.4. ”Rullende udskiftning” 

Muligheden for at ændre udgangspunktet for valgperiodens længde på de 4 år betyder, at det f.eks. er muligt at indføre et ”rullende udskiftningssystem”, så de valgte medarbejderrepræsentanter ikke fratræder samtidig, men derimod løbende for at opnå en større kontinuitet i det øverste ledelsesorgan.

Når der indføres et ”rullende udskiftningssystem”, skal valgudvalget allerede ved offentliggørelse af valgdatoen give oplysning om valgperiodens eller valgperiodernes længde.

Hvis en etableret ordning om medarbejderrepræsentation med en valgperiode på 4 år skal ændres til et ”rullende udskiftningssystem”, vil det i overgangsperioden være nødvendigt at fastsætte forskellige valgperioder for de medarbejderrepræsentanter, der skal vælges.

Ved et ”rullende udskiftningssystem” skal man være opmærksom på, at der hyppigere skal afholdes valg til medarbejderrepræsentation, end hvis alle repræsentanters valgperioder udløber på samme tid.

2.1.5. Afholdelse af valg

2.1.5.1 Kandidaternes opstilling på én liste

Udgangspunktet er, at alle kandidater opstilles på én liste. De kandidater på listen, der har fået flest stemmer, er valgt som selskabsrepræsentanter, mens de øvrige personer, der har fået mindst én stemme, er valgt som suppleanter.

Kandidaterne skal således som udgangspunkt ikke beslutte, om de ønsker at stille op til en post som repræsentant eller suppleant, da alle stiller op til såvel repræsentant- som suppleantposter. Alle kandidater stiller op på én liste i alfabetisk orden, og det er stemmeantallet, der afgør, hvem der er valgt som hhv. repræsentant og suppleant. Ved dette system er realiteten ofte, at en række medarbejdere i selskabet er valgt som suppleanter, således at antallet af suppleanter overstiger antallet af repræsentanter. Er der valgt et større antal suppleanter end antallet af medarbejdervalgte repræsentanter, er det alene et til repræsentanternes antal svarende antal af suppleanterne, der er tillidsmandsbeskyttet. Læs nærmere om tillidsmandsbeskyttelse i kapitel 6.

Det er ikke muligt at indføre, at kun én nærmere bestemt medarbejdergruppe stiller op til valg til det øverste ledelsesorgan. 

Én-liste systemet giver mere fleksibilitet end to-liste systemet med personlige suppleanter, hvor det ofte i valgperioden er nødvendigt at foretage et suppleringsvalg pga. fratrædelser. Ved én-liste systemet skal der i en række tilfælde ikke afholdes suppleringsvalg, idet det er den person, der har fået flest stemmer ved valget, der skal tiltræde.

Såfremt medarbejderne imidlertid ikke ønsker at stille op på én liste, kan medarbejderne i valgudvalget i kan enighed kræve, at kandidaterne opstilles på to lister.

Reglerne om én-liste systemet eller dele heraf kan således fraviges, hvis medarbejderne i valgudvalget er enige herom. Efter Erhvervsstyrelsens opfattelse vil det dog ikke være muligt for valgudvalget at fravige reglerne på en måde, der indebærer en begrænsning af, hvem som kan opstilles som kandidat.

Det skal fremgå af meddelelsen vedrørende offentliggørelse af valgdatoen, hvorvidt kandidaterne opstilles på én liste eller to separate lister. 

2.1.5.2. Kandidaternes opstilling på to lister

I stedet for udgangspunktet med én-liste systemet, kan medarbejderne i valgudvalget i enighed beslutte, at kandidaterne opstilles på to lister - én liste for kandidater, der stiller op som medarbejderrepræsentanter, og én liste for kandidater, der stiller op som suppleanter. En kandidat kan kun opføres på en af listerne.

Valgudvalget kan i enighed træffe beslutning om, at der opstilles personlige suppleanter. Såfremt der opstilles personlige suppleanter, vælges én suppleant til hver repræsentant, dvs. der vælges et antal suppleanter, der svarer til antallet af repræsentanter. Den pågældende suppleant erstatter i så fald en bestemt medarbejderrepræsentant ved dennes forfald eller fratræden. Er den pågældende suppleant fratrådt, skal der som udgangspunkt afholdes suppleringsvalg, se nærmere herom i afsnit 2.2.1.1.

Såfremt der ikke opstilles personlige suppleanter, men kandidaterne derimod blot opstilles på to forskellige lister, vil de kandidater, der har fået flest stemmer, være valgt som hhv. repræsentanter og suppleanter, medmindre andet er besluttet. Det vil sige, at der som udgangspunkt vælges det samme antal suppleanter som repræsentanter. Da suppleanterne som udgangspunkt ikke er personlige, kan enhver suppleant indtræde som suppleant for enhver repræsentant, dvs. uafhængig af hvor mange stemmer den pågældende suppleant har fået. Dette system indeholder en højere grad af fleksibilitet end to-liste systemet med personlige suppleanter, hvor selskaberne ofte er nødsaget til at afholde suppleringsvalg

2.1.5.3. Kandidaternes opstilling på flere end to lister

For den legale ordning gælder, at det ikke er muligt at opstille kandidater på flere lister end to. Der kan således ikke indføres lister for forskellige medarbejdergrupper. I de tilfælde hvor der er indført en frivillig ordning efter bekendtgørelsens § 24, er der imidlertid ikke noget til hinder for, at der anvendes flere lister end to, da udgangspunktet for de frivillige ordninger er, at der kan etableres en ordning, der passer præcist til det konkrete selskab. 

2.1.5.4. Beregning af stemmer

Hver medarbejder kan højst afgive et antal stemmer, der svarer til summen af halvdelen af antallet af selskabsrepræsentanter og halvdelen af antallet af suppleanter, der skal vælges. Valgudvalget kan i enighed beslutte at fravige dette.

Skal der vælges et ulige antal selskabsrepræsentanter eller suppleanter, afrundes det antal stemmer, der kan afgives, opad, inden summen beregnes.

Opføres kandidaterne på én liste, skal antallet af suppleanter, som lægges til grund for beregningen fastsættes til det samme antal, som det antal selskabsrepræsentanter, der skal vælges. Hver medarbejder kan kun afgive én stemme på hver kandidat.

2.1.6. Fredsvalg

Hvis der kun er opstillet det antal kandidater, der skal vælges, kan valgudvalget i enighed med de opstillede kandidater beslutte at afvikle valget som et såkaldt fredsvalg, såfremt der blandt de opstillede kandidater er enighed om fordelingen af posterne. Det vil sige, at der i så fald ikke afholdes et valg, men at posterne blot fordeles.

I tilfælde af, at der er opstillet et lavere antal kandidater, end medarbejderne har ret til at vælge, kan der under de samme betingelser ligeledes afholdes fredsvalg. I så fald besættes blot de poster, der er kandidater til. Læs nærmere om antal af repræsentanter og suppleanter i afsnit 2.1.1.3.

2.2.1. Ændringer i løbet af valgperioden

Såfremt et medarbejdervalgt medlem af det øverste ledelsesorgan udtræder i løbet af valgperioden, er udgangspunktet, at vedkommende erstattes af den suppleant, der har fået flest stemmer. Suppleanten indtræder ”automatisk” i det udtrådte medlems sted. Valgudvalget kan dog have truffet beslutning om en anden ordning eller f.eks. have valgt to-liste systemet og i den forbindelse have valgt personlige suppleanter. Læs nærmere om afholdelse af valg i afsnit 2.1.5.

Hvis valgudvalget har valgt et andet system end systemet med, at den suppleant, som har fået flest stemmer, indtræder, har udvalget samtidig pligt til at fastslå, hvordan man afgør, hvem der indtræder som suppleant. Heri ligger også et krav om, at udvalget skal fastslå, hvorledes rangordenen mellem suppleanterne afgøres, når en post bliver ledig midt i valgperioden.

Som udgangspunkt er antallet af medarbejderrepræsentanter uændret igennem hele valgperioden. Dette gælder også selvom antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer i det øverste ledelsesorgan forhøjes eller reduceres. 

2.2.1.1. Suppleringsvalg eller nyvalg 

Hvis en udtrædende medarbejderrepræsentant ikke kan erstattes af en suppleant, enten fordi der ikke er flere suppleanter tilbage eller såfremt der f.eks. er tale om et system med personlige suppleanter og den personlige suppleant er fratrådt, må der som udgangspunkt afholdes suppleringsvalg for at få genbesat posten.

Et suppleringsvalg skal afholdes i overensstemmelse med de almindelige regler om afholdelse af valg til selskabsrepræsentation efter bekendtgørelsens kapitel 5. Kandidaterne, som vælges i forbindelse med et suppleringsvalg, bliver valgt for den resterende valgperiode, altså indtil næste ordinære valg af selskabsrepræsentanter.

Valgudvalget kan dog med samtykke fra de resterende medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter i enighed beslutte at fortsætte valgperioden ud med det lavere antal medarbejderrepræsentanter, og at den ledige post ikke skal genbesættes for den resterende valgperiode. Denne mulighed gælder dog ikke, hvis der ikke længere er medarbejderrepræsentanter (eller suppleanter) tilbage i det øverste ledelsesorgan. I sådant et tilfælde skal der således afholdes et suppleringsvalg.

Der skal dog afholdes nyvalg frem for suppleringsvalg, hvis 1/10 af selskabets medarbejdere overfor valgudvalget forlanger, at der i stedet afholdes valg af samtlige medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter for den resterende valgperiode. Medarbejderne har således ret til at kræve, at samtlige medarbejderrepræsentations- og suppleantposter skal på valg, selvom valgperioden endnu ikke er udløbet.

Der kan ikke afholdes suppleringsvalg til valg af kun suppleanter.

2.2.1.2. Reduktion

Antallet af medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter kan reduceres i løbet af valgperioden, hvis der er enighed blandt medarbejderne i valgudvalget.

På trods af, at de generalforsamlingsvalgte medlemmer stadig udgør flertallet i det øverste ledelsesorgan, kan medarbejderne i valgudvalget i enighed beslutte at foretage reduktion i antallet af de medarbejdervalgte medlemmer i det øverste ledelsesorgan, f.eks. hvis antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer reduceres i løbet af valgperioden. Det kan f.eks. ske således, at det forhold, der antalsmæssigt tidligere var mellem de generalforsamlingsvalgte og de medarbejdervalgte medlemmer, bibeholdes. Det er medarbejderne i valgudvalget, der i enighed beslutter, hvor mange medarbejderrepræsentanter der eventuel skal reduceres med.

2.2.1.3. Tvangsreduktion

I aktieselskaber skal der ske tvangsreduktion af et eller flere medarbejdervalgte medlemmer af det øverste ledelsesorgan, hvis reglen om, at flertallet af medlemmer skal være valgt af generalforsamlingen, jf. selskabslovens § 120, stk. 1, ikke længere er overholdt.

Såfremt der skal ske tvangsreduktion af medarbejderrepræsentanterne, er det som udgangspunkt den repræsentant, der ved valget til selskabsrepræsentation fik færrest stemmer, som straks skal fratræde. Har en suppleant erstattet et tidligere siddende medarbejdervalgt medlem, er det suppleanten, der må udtræde forud for de øvrige medarbejdervalgte repræsentanter.

I tilfælde af stemmelighed må reduktionen ske via lodtrækning.

Den beskrevne fremgangsmåde for, hvem der skal udtræde ved tvangsreduktion, kan imidlertid fraviges, hvis valgudvalget i enighed beslutter, at repræsentanter og suppleanter kan aftale en anden løsning.

Hvis der indføres koncernrepræsentation i et selskab, der allerede har etableret selskabsrepræsentation, kan der tillige opstå situationer, hvor det er nødvendigt at reducere i antallet af selskabsrepræsentanter. Samtidig kan det være nødvendigt at nedsætte antallet af koncernrepræsentanter til et lavere antal end de 3 koncernrepræsentanter, der er udgangspunktet ifølge bekendtgørelsens § 11.

2.2.2. Omstrukturering af selskaber

Erhvervsstyrelsen har udgivet en særskilt vejledning om medarbejderrepræsentation i forbindelse med omstrukturering af selskaber. Der henvises derfor til denne vejledning, som findes på styrelsens hjemmeside.

Medarbejderrepræsentationsordningen ophører ved valgperiodens udløb, hvis selskabet på dette tidspunkt ikke længere opfylder betingelserne i bekendtgørelsens § 1.

En ordning om selskabsrepræsentation ophører umiddelbart, hvis der ikke længere er ansat medarbejdere i selskabet.

En ja/nej-afstemning med henblik på at ophøre ordningen skal iværksættes, hvis de berettigede parter i bekendtgørelsens § 25, stk. 2, stiller krav herom. Når der er tale om en ja/nej-afstemning i forbindelse med ophør af en eksisterende ordning, har valgudvalget ikke som i etableringssituationen kompetence til at springe ja/nej-afstemning over. Der skal altid foretages en egentlig afstemning om ophør af ordningen. Mindst halvdelen af dem, der er stemmeberettigede ved ja/nej-afstemningen, skal have stemt ”ja”, for at en beslutning om ophør af en medarbejderrepræsentationsordning anses for at være vedtaget.

Valgudvalget har ikke mulighed for på egen hånd at beslutte, at der skal afholdes en ophørsafstemning.

Bekendtgørelsens § 33, stk. 1, behandler således alene etableringssituationen, idet bestemmelsen alene omtaler den situation, hvor valgudvalget i forbindelse med afstemning om etablering af en ordning har besluttet at springe ja/nej-afstemningen over.

Frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation er reguleret i bekendtgørelsens § 24. Reglerne i denne bestemmelse gælder for selskaber, uanset om de opfylder betingelserne for at være omfattet af reglerne om ret til at vælge medarbejderrepræsentanter, og uanset om der er tale om etablering af en ordning i et nyt selskab eller i et eksisterende selskab.

Bestemmelsen gør det muligt at etablere en frivillig ordning om både selskabs- og koncernrepræsentation, der afviger fra bekendtgørelsens bestemmelser og som er ”skræddersyet” i forhold til det enkelte selskabs og dets medarbejderes præferencer og ønsker. En sådan ordning vil dog ikke afskære medarbejderne fra at kræve repræsentation i overensstemmelse med lovens regler, når selskabet opfylder betingelserne for at være omfattet af reglerne om ret til at vælge medarbejderrepræsentanter. 

Samarbejdsudvalget kan i enighed beslutte at etablere en frivillig ordning om selskabsrepræsentation, der afviger fra reglerne i bekendtgørelsen. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, kan der etableres en frivillig ordning ved enighed blandt de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom i lov om information og høring af lønmodtagere, og direktionen.

Et moderselskabs medarbejdere og ledelse kan ligeledes i samarbejdsudvalget i enighed beslutte at etablere en frivillig ordning om koncernrepræsentation, der afviger fra reglerne i bekendtgørelsen, uanset om medarbejderne har ret til koncernrepræsentation. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg i moderselskabet, kan moderselskabet etablere en frivillig ordning ved enighed mellem de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom, og direktionen i moderselskabet. 

Udgangspunktet er, at der kan etableres en ordning, der passer præcist til det konkrete selskab og som tager højde for både medarbejdernes og ledelsens ønsker og behov. Eftersom frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation kan afvige fra reglerne i bekendtgørelsen, kan en frivillig ordning om medarbejderrepræsentation struktureres således, at de er mere simple i procedurerne, eksempelvis for gennemførelse af valg. Derudover er det muligt at strukturere en frivillig ordning om medarbejderrepræsentation med en mere ligelig repræsentation af de enkelte medarbejdergrupper i det øverste ledelsesorgan, da det for frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation er muligt at opstille kandidater på flere lister end 2, hvilket ikke er muligt under den legale ordning.

Frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation skal dog altid overholde den procedure, der fremgår af bekendtgørelsens § 24 for etablering af en frivillig ordning. Derudover kan valgperioden ikke overstige 4 år, idet det følger af selskabslovens § 120, stk. 4, at en valgperiode ophører senest 4 år efter valget. Denne øvre grænse må respekteres af såvel generalforsamlingsvalgte som medarbejdervalgte medlemmer af det øverste ledelsesorgan også i frivillige ordninger. Derudover skal de generalforsamlingsvalgte medlemmer i aktieselskaber altid udgøre flertallet, jf. selskabslovens § 120, stk. 1.

Etablering af en frivillig ordning om selskabsrepræsentation skal godkendes på selskabets generalforsamling, og der skal i selskabets vedtægter optages en bestemmelse, der oplyser, at der er etableret en frivillig ordning. Bestemmelsens optagelse i vedtægterne kræver ikke særskilt vedtagelse på generalforsamlingen. Etablering af en frivillig ordning om koncernrepræsentation skal godkendes på moderselskabets generalforsamling, og der skal i moderselskabets vedtægter optages en bestemmelse, der oplyser, at der er etableret en frivillig ordning. Bestemmelsens optagelse i vedtægterne kræver ikke særskilt vedtagelse på generalforsamlingen.

Medarbejderrepræsentanter, der vælges i medfør af en frivillig ordning, har de samme rettigheder, pligter og ansvar som de øvrige medlemmer af selskabets øverste ledelsesorgan.

Repræsentanterne og det eventuelle tilsvarende antal suppleanter, der vælges i medfør af en frivillig ordning, er beskyttet mod fyring og anden forringelse af deres forhold.

Repræsentanterne indtræder i det øverste ledelsesorgan umiddelbart efter den ordinære generalforsamling.

Der kan også etableres en frivillig ordning om selskabsrepræsentation ved stiftelse af et selskab. Samarbejdsudvalget skal i så fald efter selskabets stiftelse i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg, skal der indhentes samtykke fra de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom og direktionen. Er der ikke samtykke til ordningen, bortfalder denne.

Ved etablering af en koncern ved stiftelse af et selskab med apportindskud af kapitalandele i de selskaber, der skal indgå i koncernen som datterselskaber, kan der i selskabets vedtægter, der indgår i stiftelsesdokumentet, etableres en frivillig ordning om koncernrepræsentation. Hvis der er selskabsrepræsentation i datterselskaberne, skal valgudvalgene i de berørte datterselskaber i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke er selskabsrepræsentation i datterselskaberne, skal samarbejdsudvalgene i enighed samtykke i ordningens etablering. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg i datterselskabet, skal der indhentes samtykke fra de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom. Er der ikke samtykke til ordningen, bortfalder denne.

I de selskaber, hvor der allerede eksisterer en legal ordning om medarbejderrepræsentation, skal den legale ordning ophøre, før der kan etableres en frivillig ordning.
 

En igangværende frivillig ordning kan fortsætte på ubestemt tid, medmindre der ikke længere er enighed herom i samarbejdsudvalget eller blandt de medarbejdervalgte repræsentanter i den frivillige ordning og direktionen, eller hvis det ved en ja/nej-afstemning er besluttet, at der skal vælges medarbejderrepræsentanter og eventuelle suppleanter efter bekendtgørelsen, eller selskabets generalforsamling træffer beslutning om ordningens ophør.

Ophører ordningen, skal selskabets vedtægter ændres, således at der ikke længere fremgår, at der er en frivillig ordning om medarbejderrepræsentation i selskabet. Bestemmelsen i selskabets vedtægter, om at der er etableret en frivillig ordning, bortfalder ved ordningens ophør og slettes formløst fra selskabets vedtægter. Medarbejderrepræsentanterne i den frivillige ordning udtræder af det øverste ledelsesorgan umiddelbart efter ordningens ophør.

Koncernrepræsentation er repræsentation af en koncerns medarbejdere i moderselskabets øverste ledelsesorgan. Såfremt medarbejderne beslutter sig for at udnytte deres ret til koncernrepræsentation, har medarbejderne i koncernen ret til at vælge et antal medlemmer til bestyrelsen eller tilsynsrådet samt suppleanter for disse medlemmer. Det vil sige, at hvis der er tale om et moderselskab, der har en ledelsesmodel med et tilsynsråd og en direktion, vil koncernrepræsentanterne indgå i tilsynsrådet. Hvis der derimod i moderselskabet er valgt en ledelsesmodel med en bestyrelse og en direktion, vil koncernrepræsentanterne indgå i bestyrelsen.

Reglerne om koncernrepræsentation i kapitalselskaber er fastsat i selskabslovens §§ 141 og 142. Med hjemmel i selskabslovens § 143 er der fastsat nærmere regler om koncernrepræsentation i bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber.

4.1.1. Hvilke selskaber og hvilken personkreds

I koncerner, der i de sidste tre år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne ret til at vælge et antal medlemmer til moderselskabets øverste ledelsesorgan og suppleanter for disse svarende til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer.

4.1.1.1. Koncern

For at medarbejderne i datterselskaberne kan få indflydelse i moderselskabet, er der visse betingelser, der skal være opfyldt. Koncernselskaberne skal de sidste 3 år have beskæftiget tilsammen gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere. Det har således ingen betydning, hvis moderselskabet ikke selv har medarbejdere.

Beregningen af selskabernes beståen skal tage udgangspunkt i selskabernes stiftelsestidspunkt og ikke koncernens etablering, dvs. koncernselskaberne skal ikke have udgjort en koncern i 3 år. Har f.eks. blot ét koncernselskab bestået i 3 år og beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, er der grundlag for koncernrepræsentation fra det tidspunkt, selskabet indgår i koncernen.

Retten til at træffe beslutning om valg af medarbejdere i en koncern, der i øvrigt opfylder betingelserne herfor, indtræder umiddelbart i forbindelse med koncernens dannelse.

Ved en koncern forstås i denne bekendtgørelse et moderselskab og et eller flere datterselskaber, der står i sådan indbyrdes forbindelse som nævnt i selskabslovens §§ 6 og 7. Ved et koncernselskab forstås et selskab, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, og som enten som moderselskab eller som datterselskab indgår i en koncern. Består en koncern af flere moderselskaber, skal valg afholdes til hvert moderselskabs øverste ledelsesorgan, i det omfang de enkelte delkoncerner opfylder betingelserne herfor.

Det er den reelle indflydelse, der er afgørende for, om et selskab skal betragtes som moderselskab, og om medarbejderne i dets dansk registrerede datterselskaber og EU/EØS- filialer af disse, har ret til koncernrepræsentation.

Indgår et udenlandsk datterselskab i en koncern, og har det udenlandske datterselskab igen et dansk datterselskab, er det danske datterselskab af det udenlandske selskab omfattet af reglerne.

4.1.1.2. Medarbejdere

Ved en medarbejder forstås enhver person over 15 år, der for et selskab (i) udfører arbejde som lønmodtager, (ii) udfører arbejde som lønmodtager på et skib, der er ejet af et selskab, og som er registreret i et EU- eller EØS-land, eller (iii) udfører arbejde som lønmodtager på den del af kontinentalsoklen, der tilhører et EU-/EØS-land.

En person anses dog ikke som medarbejder, såfremt vedkommende:

• er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af et koncernselskabs direktion, eller
• permanent har sit arbejdssted uden for EU/EØS.

Hvis der i forbindelse med afholdelse af et koncernrepræsentationsvalg er truffet beslutning om en frivillig udvidelse af kredsen af medarbejdere med valgret og valgbarhed til også at omfatte medarbejderne i udenlandske datterselskaber, anses en direktør i et udenlandsk datterselskab, der er registreret eller anmeldt til registrering som direktør efter det pågældende lands regler svarende til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system, ligeledes ikke som medarbejder, se nærmere om frivillig udvidelse nedenfor og i afsnit 4.1.2.3.

Ved en koncerns medarbejdere forstås medarbejdere i moderselskabet, inkl. dets udenlandske filialer, der er beliggende i et EU/EØS-land, medarbejdere i moderselskabets datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system samt medarbejdere i disse datterselskabers udenlandske filialer, der er beliggende i et EU/EØS-land.

Det er de arbejdsretlige regler, der afgør, om der i den konkrete situation er tale om et lønmodtagerforhold. Eksterne konsulenter er sædvanligvis ikke omfattet af lønmodtagerbegrebet.

Medarbejdere i datterselskaber på Grønland og Færøerne indgår i beregningen af medarbejdere, idet både Grønland og Færøerne er en del af Rigsfællesskabet.

4.1.1.3. Beregning af gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere i de sidste tre år

En koncern anses for i de sidste 3 år at have beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere, når et eller flere koncernselskaber tilsammen i de sidste 12 kvartaler (3 x 4 kvartaler) til Arbejdsmarkedets Tillægspension (herefter ATP) har indbetalt et beløb svarende til mindst 105 (3 x 35 medarbejdere) gange 45½ ugebidrag. Kravene er opfyldt, uanset om der i et eller flere kvartaler i 3 års perioden har været færre end 35 medarbejdere. Afgørende er de totale beløb, der er indbetalt til ATP i de sidste 12 kvartaler.

Ugebidrag for personer, der er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsens it-system som medlem af direktionen, indgår ikke i opgørelsen. Det samme gælder for ugebidrag for personer, der har permanent arbejdssted udenfor EU/EØS.

4.1.1.4. Valgbarhed og valgret

Enhver medarbejder har valgret ved koncernrepræsentationsvalget, hvis den pågældende er ansat i et koncernselskab på tidspunktet for valglistens offentliggørelse og på tidspunktet for valget, hvis valget foregår som et direkte valg. Det afgørende i forbindelse med, at den pågældende skal være ansat i selskabet på tidspunktet for valget er, at den pågældende skal være ansat i selskabet på tidspunktet for afgivelse af sin stemme, og det gælder uanset hvorvidt valget afholdes på en bestemt dag eller valget afholdes som en afstemning over en afgrænset periode. Valglisten oplister de medarbejdere, der på tidspunktet for offentliggørelse af valgdatoen har valgret. Valglisten udarbejdes og offentliggøres samtidig med offentliggørelse af valgdatoen.

Såfremt valget til koncernrepræsentation gennemføres ved indirekte valg, udøves valgretten af et valgmandskollegium.

Enhver medarbejder er valgbar, og kan dermed opstilles som kandidat til at blive koncernrepræsentant, hvis den pågældende er myndig, dvs. 18 år og ikke er umyndiggjort. Derudover skal vedkommende før valget have været ansat i et koncernselskab i en uafbrudt periode gennem de sidste 12 måneder. Før valget er datoen for afholdelse af valget, såfremt valget afholdes på en bestemt dag, eller før første dag i en periode, såfremt afstemningen afholdes som en afstemning over en afgrænset periode. Koncernvalgudvalget kan i enighed beslutte, at en medarbejder er valgbar, selvom vedkommende har været ansat i en kortere periode end 12 måneder. I det tilfælde, der opstår tvivl om ovenstående betingelser er opfyldt, afgør koncernvalgudvalget en person er valgbar. 

Om der består et ansættelsesforhold, afgøres af de arbejdsretlige regler.

Det er Erhvervsstyrelsens opfattelse, at et moderselskab, koncernselskab eller koncernvalgudvalget ikke kan begrænse, hvem der er valgbar eller kan opstilles som kandidat til koncernrepræsentationsvalget blandt medarbejderne.

Medarbejdere i udenlandske datterselskaber er som udgangspunkt ikke omfattet af koncernrepræsentation i danske moderselskaber. Generalforsamlingen i moderselskabet har kompetence til at beslutte, at medarbejderne i et eller flere udenlandske datterselskaber er valgbare og har valgret ved valget til koncernrepræsentation, dog med respekt af de undtagelser, der er omhandlet i selskabslovens § 141, stk. 3. Undtagelserne relaterer sig til grænseoverskridende fusioner og spaltninger samt SE-selskaber.

Generalforsamlingen er ikke bundet til at lade medarbejderne i alle de udenlandske datterselskaber være valgbare og have valgret. Generalforsamlingen kan derimod vælge et eller flere konkrete datterselskaber ud blandt alle moderselskabets udenlandske datterselskaber. De udenlandske datterselskaber skal ikke opfylde betingelserne for koncernrepræsentation, der følger af bekendtgørelsens § 26, stk. 1.

Når der skal afholdes valg af koncernrepræsentanter, skal der kun vælges koncernrepræsentanter én gang til hvert moderselskab. Den koncern, i hvilken der skal vælges koncernrepræsentanter, skal altid være den, hvis moderselskab omfatter de fleste datterselskaber.

Datterselskaberne har kun mulighed for at deltage i valget til koncernrepræsentation i deres eget direkte moderselskab og til det øverste moderselskab.

Det er derfor vigtigt at datterselskaberne i forbindelse med fremsættelse af krav om koncernrepræsentation og herved kravet om en ja/nej-afstemning præcist oplyser om, i hvilket moderselskab de ønsker koncernrepræsentation. Dette gælder især, når der er tale om større koncerner med flere underkoncerner. Krav om afstemning fremsættes skriftligt, på e-mail eller lignende over for moderselskabets øverste ledelsesorgan.

4.1.2. Afholdelse af ja/nej-afstemning, nedsættelse af koncernvalgudvalg og afholdelse af valg

Hvis der blandt koncernselskaberne i de sidste 3 år har været beskæftiget gennemsnitlig mindst 35 medarbejdere, har medarbejderne i datterselskaber, som er registreret i Erhvervsstyrelsens it-system, ret til at kræve, at der afholdes en ja/nej-afstemning om, hvorvidt der skal vælges koncernrepræsentanter og suppleanter.

Det er de berettigede parter oplistet i bekendtgørelsens § 26, stk. 3, der kan fremsætte deres krav om en ja/nej-afstemning om koncernrepræsentation.

Moderselskabets medarbejdere deltager ikke i ja/nej-afstemningen om, hvorvidt der skal etableres en koncernrepræsentationsordning.

Koncernvalgudvalget er sammensat af repræsentanter for medarbejderne og for direktionen. Flertallet af udvalgets medlemmer skal bestå af repræsentanter for medarbejderne. Mindst et medlem skal være repræsentant for medarbejderne i datterselskaberne, og mindst et medlem skal være repræsentant for direktionen i moderselskabet.

Der er ikke fastsat regler for, hvor mange medlemmer der skal være i udvalget, men der skal dog være mindst tre – én repræsentant for direktionen og to repræsentanter for medarbejderne, hvoraf en er repræsentant for medarbejderne i datterselskaberne.

Koncernvalgudvalget er et stående udvalg, dvs. at der kun sker udskiftning af medlemmerne, hvis der er medlemmer, der udtræder af udvalget. Medlemmerne er derfor permanente medlemmer, som ikke på ad hoc basis kan skiftes ud. Udtræder medlemmer af udvalget, er det koncernvalgudvalgets opgave at drage omsorg for, at der udpeges nye medlemmer.

I en koncern kan samarbejdsudvalget i det øverste moderselskab med deltagelse af medarbejderrepræsentanter fra alle koncernselskaber i enighed beslutte kun at nedsætte ét koncernvalgudvalg, der kan gennemføre flere koncernvalg indenfor samme koncern. Hvis der ikke findes et samarbejdsudvalg i det øverste moderselskab, kan beslutningen træffes ved enighed mellem de lønmodtagerrepræsentanter, der informeres og høres i medfør af reglerne herom, og direktionen i det øverste moderselskab.

Det er muligt at afholde valg til koncernrepræsentation som enten et direkte valg, dvs. hvor medarbejderne direkte vælger repræsentanter og suppleanter, eller som et indirekte valg, dvs. hvor et valgmandskollegium forestår selve valget. 

4.1.2.1. Direkte valg 

Hvis koncernvalgudvalget har besluttet, at der skal afholdes direkte valg til koncernrepræsentation, er det reglerne om valg til selskabsrepræsentation, der finder anvendelse med de fornødne tilpasninger. Procedurereglerne for direkte valg findes i bekendtgørelsens §§ 37 til 43.

4.1.2.2. Indirekte valg

Koncernvalgudvalget kan beslutte at afholde valget som et indirekte valg, og i så fald udøves valgretten til at vælge koncernrepræsentanter til moderselskabets øverste ledelsesorgan af valgmandskollegium.

Et valgmandskollegium skal bestå af selskabsrepræsentanter i hvert enkelt koncernselskab. I koncernselskaber, hvor der ikke er selskabsrepræsentanter, foranlediger koncernvalgudvalget, at det pågældende koncernselskabs medarbejdere blandt sig vælger 2 medlemmer til valgmandskollegiet og eventuelle suppleanter for disse. Hvis der i et koncernselskab kun er én medarbejder, indtræder denne ene medarbejder i valgmandskollegiet.

Medlemskab af valgmandskollegiet udelukker ikke en person fra at opstille og blive valgt som koncernrepræsentant. Der stilles ikke specielle eller generelle habilitetskrav til medlemmerne af valgmandskollegiet, som forhindrer, at et medlem af valgmandskollegiet afgiver stemmer til fordel for sig selv.

Valgmandskollegiet er ikke et stående udvalg som koncernvalgudvalget.

Hvert koncernselskabs medlemmer af valgmandskollegiet kan ved valg til koncernrepræsentation tilsammen afgive i alt 4 stemmer for hver påbegyndt 35 medarbejdere i det koncernselskab, hvorfra de er udpeget. Hvis der f.eks. kun er én medarbejder i koncernselskabet, udløser det i alt 4 stemmer.

4.1.2.3. Valgproceduren for udenlandske datterselskaber 

Hvis generalforsamlingen i moderselskabet har truffet beslutning om, at medarbejderne i deres udenlandske datterselskaber er stemmeberettigede til koncernvalget, er det koncernvalgudvalget, der herefter træffer beslutning om gennemførelsen af ja/nej-afstemningen, ligesom det også er koncernvalgudvalget, der træffer beslutning om, hvilken procedure der skal følges for det efterfølgende valg i de udenlandske datterselskaber.

Da valgproceduren er overladt til koncernvalgudvalget, er det udvalgets opgave at sikre, at selve valget gennemføres på betryggende vis, og at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling iagttages. Samtidig skal det sikres, at det organ, der er nedsat af koncernvalgudvalget, som eventuelt skal stå for en gennemførelse af valget i de udenlandske datterselskaber, har lige deltagelse af ledelse og medarbejdere.

Kan der ikke opnås flertal til indførelse af ordningen på koncernplan, men har flertallet af medarbejderne i de danske datterselskaber stemt for koncernrepræsentation, skal medarbejderrepræsentationsordningen anses som vedtaget af medarbejderne i de danske datterselskaber, således at koncernvalget kun skal gennemføres i de danske selskaber.

Denne regel medfører, at et selskabs udenlandske datterselskaber ikke har mulighed for at forhindre indførelse af koncernrepræsentation for danske datterselskaber.

Det er Erhvervsstyrelsens vurdering, at generalforsamlingens beslutning om, at medarbejderne i moderselskabets udenlandske datterselskaber også skal kunne deltage ved valg til koncernrepræsentation, først får virkning fra det førstkommende valg til koncernrepræsentation. Beslutningen om udvidelsen ændrer således ikke på sammensætningen af allerede valgte koncernrepræsentanter, men vil først få virkning fra næste valg.
 

Hvis der ikke længere består en koncern, bortfalder koncernrepræsentationen.

En ordning om koncernrepræsentation ophører ligeledes umiddelbart, hvis der ikke længere er ansat medarbejdere i koncernens datterselskaber.

Ordningen ophører også, hvis de berettigede parter, der er nævnt i bekendtgørelsens § 26, stk. 3, stiller krav om en ja/nej- afstemning om ordningens ophør, og mindst halvdelen af de stemmeberettigede medarbejdere stemmer for forslaget om ordningens ophør.

Ophører koncernrepræsentationen, har medarbejderne ret til at få genbesat de poster med selskabsrepræsentanter, som har været besat med koncernrepræsentanter. Dette sker enten ved at genindsætte den selskabsrepræsentant, der tidligere sad på posten, ved suppleringsvalg eller på anden vis, som valgudvalget i enighed beslutter.

Når der er etableret en ordning om medarbejderrepræsentation, skal medarbejderrepræsentanterne, herunder både selskabsrepræsentanter og koncernrepræsentanter, og deres suppleanter – dog højst samme antal som antallet af valgte medarbejderrepræsentanter – registreres i Erhvervsstyrelsens it-system. Dette gælder, uanset om der er tale om medarbejderrepræsentation valgt efter den legale eller den frivillige ordning.

Repræsentanterne og suppleanterne skal registreres hos Erhvervsstyrelsen via styrelsens digitale selvbetjeningsløsning på virk.dk.

For repræsentanter og deres suppleanter skal der angives det fulde navn, funktionen i selskabet, CPR-nummer, statsborgerskab ved fødslen, bopælsadresse og - land. For personer, som ikke har dansk CPR-nummer, skal der sammen med anmeldelsen indsendes kopi af pas eller nationalt identifikationskort, der kan anvendes ved indrejse i et Schengenland. I forbindelse med registreringen via virk.dk, indtastes pasnummer eller identitetskortnummer. Med registreringen skal der følge valgudvalgsprotokol underskrevet af valgudvalget.

Hvis der senere sker ændringer i de registrerede forhold, f.eks. fordi en repræsentant udtræder eller ordningen ophører, skal ændringen registreres hos Erhvervsstyrelsen via styrelsens digitale selvbetjeningsløsning på virk.dk. Meddelelse om ændringen skal som udgangspunkt være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter, at ændringerne er vedtaget. Med registreringen hhv. anmeldelsen skal følge valgudvalgsprotokol underskrevet af valgudvalget.

Der registreres alene de suppleanter, som har erhvervet tillidsmandsbeskyttelse. Læs nærmere beskyttelse af selskabs- og koncernrepræsentanter i kapitel 6. Fratræder en tillidsmandsbeskyttet suppleant, har selskabet derfor pligt til at foretage anmeldelse af den suppleant, der overtager pladsen efter den udtrædende suppleant og dermed opnår tillidsmandsbeskyttelse.

Medarbejderrepræsentanterne og et tilsvarende antal suppleanter har en særlig beskyttelse efter bekendtgørelsens § 21, stk. 1. Beskyttelsen består i, at disse personer opnår den såkaldte ”tillidsmandsbeskyttelse”. Heri ligger, at de pågældende er beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af deres forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for vedkommende eller tilsvarende faglige område.

Som udgangspunkt er alle medarbejderrepræsentanter, herunder suppleanter, beskyttet efter bekendtgørelsen § 21. Det skal dog bemærkes, at hvis der er valgt et større antal suppleanter end antallet af medarbejdervalgte repræsentanter i det øverste ledelsesorgan, er det alene et til repræsentanternes antal svarende antal af suppleanterne, der er tillidsmandsbeskyttet. Antallet af valgte repræsentanter bestemmer antallet af beskyttede suppleanter.

Der skal foretages anmeldelse til Erhvervsstyrelsen, hvis en suppleant i løbet af en valgperiode opnår tillidsmandsbeskyttelse. Se nærmere omkring registrering i Erhvervsstyrelsen it-system i kapitel 5.

I de tilfælde, hvor der er tale om en frivillig ordning, som beskrevet i kapitel 3, er det valgte antal repræsentanter og eventuel et tilsvarende antal suppleanter på tilsvarende vis ”tillidsmandsbeskyttet”.

Når der er etableret en medarbejderrepræsentationsordning, påhviler det selskabets, henholdsvis moderselskabets, øverste ledelsesorgan at drage omsorg for, at der tilvejebringes gode og effektivt virkende informationskanaler til selskabets eller koncernens medarbejdere til orientering om selskabets, henholdsvis koncernens, forhold.

Det øverste ledelsesorgan må, så ofte der er behov herfor, orientere medarbejderne om forhold, der er af interesse for dem, i det omfang oplysningerne ikke er fortrolige, læs mere om tavshedspligten i afsnit 7.2.

Medarbejdervalgte medlemmer af det øverste ledelsesorgan må ikke – i lighed med de øvrige medlemmer af det øverste ledelsesorgan – uberettiget videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Dette fremgår af selskabslovens § 132.

Der må ikke videregives tavshedsbelagte oplysninger, medmindre medlemmet skønner, at videregivelse er sagligt begrundet for varetagelsen af hvervet, og medmindre det skønnes, at videregivelsen ikke vil skade selskabets interesser. Nærværende er bl.a. blevet vurderet i forbindelse med Højesterets dom af 14. maj 2009 i sagen Grøngaard & Bang. Af dommen kan udledes, at der består en ret til at videregive intern viden i fortrolighed både for det samlede øverste ledelsesorgan og for det enkelte medlem, når dette skønnes at være sagligt begrundet, sker forsvarligt og udgør et normalt led i videregiverens funktion.

Efter dommen må det antages, at det er op til det enkelte medlem selv at skønne, hvordan personen varetager sit hverv bedst. Hovedreglen er, at der ikke består en pligt til at ”indhente tilladelse” fra de øvrige medlemmer, hvis den pågældende selv vurderer, at varetagelsen af hvervet kræver, at specifikke oplysninger til tredjemand videregives i fortrolighed.

Selskabslovens § 120, stk. 2, giver mulighed for, at vedtægterne kan tillægge offentlige myndigheder eller andre ret til at udpege et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller tilsynsrådet.

Der er ikke tale om selskabs- eller koncernrepræsentation. Selskabet kan ikke vælge, at denne ret skal tilkomme f.eks. samtlige medarbejdere eller en bestemt kategori af medarbejdere.

En vedtægtsbestemt udpegningsret må ikke forveksles med en frivillig ordning. Ønsker et selskab at indføre en frivillig ordning om selskabs- eller koncernrepræsentation, skal selskabet følge proceduren herfor, læs nærmere herom i kapitel 3.

Medlemmer af det øverste ledelsesorgan, der udpeges i medfør af en vedtægtsbestemt udpegningsret, er ikke beskyttet mod fyring og anden forringelse af deres forhold.

De udpegede medlemmer tæller med ved opgørelsen af det antal repræsentanter, der kan vælges af medarbejderne i forbindelse med etablering af en legal ordning, men tæller ikke med ved opgørelsen af antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer.