Vejledning om Redegørelse for fondens uddelingspolitik

Bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond har pligt til at foretage uddelinger i overensstemmelse med erhvervsfondsloven til de formål, der er fastsat i vedtægten. Uddelinger kan alene foretages ved anvendelse af frie reserver, hvorved forstås beløb, som i det senest godkendte årsregnskab er opført som overført overskud, og reserver, som ikke er bundet i henhold til lov eller vedtægt, med fradrag af overført underskud.

Alle erhvervsdrivende fonde skal uanset størrelse udarbejde og offentliggøre en redegørelse for fondens uddelingspolitik. Formålet med uddelingspolitikken er at skabe øget åbenhed om de erhvervsdrivende fondes uddelinger.

Det anbefales, at denne vejledning læses i sammenhæng med Erhvervsstyrelsens vejledning om uddelinger, vejledning om redegørelse for god fondsledelse og vejledning om årsrapporter for erhvervsdrivende fonde.

En uddelingspolitik er overordnet set en redegørelse for, hvordan, hvor meget og til hvem fonden foretager uddelinger. Uddelingspolitikken skal nærmere oplyse, hvad fonden uddeler sine midler til, men den kan også beskrive hvad eller hvem fonden ikke uddeler til. Herved vil fonden skabe en øget gennemsigtighed om dens uddelinger samt gøre det nemmere for ansøgere at udlede, hvad fonden støtter (og ikke støtter). Det ses forholdsvis almindeligt, at fonde i sin uddelingspolitik beskriver sin eventuelle vision og/eller mission for på den måde at understøtte fondens formål, ligesom selve formålet ofte bliver en naturlig del af redegørelsen for uddelingspolitikken.

Ved udarbejdelse af fondens uddelingspolitik er der imidlertid en række krav, der skal overholdes. Disse krav vil blive beskrevet i det følgende.

Fondens uddelingspolitik skal bestå af en eventuel udarbejdet strategi samt retningslinjer og mål, som bestyrelsen følger ved uddeling af fondens midler. Det skal herunder fremgå, hvorledes fonden helt konkret forholder sig til spørgsmålet om uddelinger. Uddelingspolitikken må derfor ikke blot være en afskrift af fondens vedtægt.

Fondens uddelingspolitik skal som udgangspunkt indarbejdes i ledelsesberetningen eller noterne i årsrapporten, men bestyrelsen kan også vælge, at den i stedet skal fremgå af fondens hjemmeside (se nærmere herom i afsnit 3.1). Det er bestyrelsen, der er ansvarlig for at sikre offentliggørelsen af fondens uddelingspolitik, uanset hvor bestyrelsen vælger at dette skal ske.

Årets uddelinger skal opdeles i hovedkategorier, og det skal for hver kategori specificeres, hvor meget fonden har uddelt. Det er bestyrelsen, der fastlægger, hvilke hovedkategorier det er relevant at opdele fondens uddelinger i, hvis dette ikke klart er bestemt i fondens vedtægt. Eksempler på klassiske hovedkategorier for erhvervsdrivende fonde er sociale formål, forskning, kultur, uddannelse, uddelinger til stifterfamilien, uddelinger til medarbejdere i koncernen og uddelinger til helejet dattervirksomhed. På baggrund heraf kan erhvervsdrivende fondes uddelingspolitikker variere meget afhængig af, hvor mange forskellige hovedkategorier uddelingerne opdeles i og hvor store beløb, der er uddelt.

Har en fond mere end ét uddelingsformål i vedtægten, skal alle formålene være blandt de opregnede hovedkategorier. Har fonden et meget bredt uddelingsformål, vil det være nødvendigt at foretage en opdeling af dette i flere hovedkategorier. Eksempler på et meget bredt uddelingsformål er støtte til almennyttige formål eller velgørende formål.

Det bør sikres, at der er kontinuitet i de angivne hovedkategorier, således at det er muligt at sammenligne uddelingerne m.v. over en flerårig periode.

Kategoriseringen af fondes uddelinger skal, modsat legatarfortegnelsen, ikke præcisere de enkelte modtagere med navn m.v., men skal blandt andet tjene som et overblik for offentligheden og være med til at skabe gennemsigtighed om den enkelte fonds uddelinger.

Vælger bestyrelsen at medtage den fulde legatarfortegnelse i årsregnskabet, skal fonden fortsat redegøre for sin uddelingspolitik, men det vil ikke være nødvendigt at uddelingspolitikken indeholder en opdeling af uddelingerne i hovedkategorier, da fonden i så fald har skabt fuld gennemsigtighed ved at offentliggøre sin legatarfortegnelse.

Hvis en fond ikke har foretaget uddelinger i et givent regnskabsår, fritager det ikke bestyrelsen for at redegøre for fondens uddelingspolitik. I forlængelse heraf må bestyrelsen i så fald tilføje, at der ikke er foretaget uddelinger i det pågældende regnskabsår.

Det at en erhvervsdrivende fond ikke har til formål at uddele midler til tredjemand, fritager ej heller fondens bestyrelse for at udarbejde en uddelingspolitik.

Et mindre antal erhvervsdrivende fonde – f.eks. ældre ejendomsfonde – har ikke nødvendigvis formuleret et egentligt uddelingsformål i vedtægten. I de tilfælde, hvor en sådan fond ikke foretager egentlige uddelinger, men i stedet efterlever formålet på anden vis, er det Erhvervsstyrelsens anbefaling, at der i uddelingspolitikken redegøres for de (almennyttige eller almenvelgørende) aktiviteter, som fonden varetager, der kan sidestilles med uddelinger. Det kan eksempelvis være, at fonden anvender sit overskud til at vedligeholde en formålsbestemt ejendom, hvor der sker udlejning til en bestemt målgruppe el.lign.

Vælger bestyrelsen at offentliggøre fondens uddelingspolitik på fondens hjemmeside, skal det oplyses i ledelsesberetningen eller i noterne i årsrapporten, jf. redegørelsesbekendtgørelsen (bek. nr. 1088 af 31. maj 2021). I tilknytning til denne oplysning skal URL-adressen, hvor redegørelsen er offentliggjort, også oplyses. Med URL-adressen menes den internetadresse, der skal benyttes for at komme direkte til redegørelsen eller til den side, hvor samtlige offentliggjorte redegørelser er tilgængelige.

Uddelingspolitikken skal offentliggøres som en samlet redegørelse og skal således holdes tydeligt adskilt fra eventuelle frivillige supplerende oplysninger om fondens uddelinger på fondens hjemmeside. Redegørelsen skal betegnes ”Redegørelse for fondens uddelingspolitik, jf. årsregnskabslovens § 77 b”.

Det skal oplyses i redegørelsen, at denne udgør en bestanddel af ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport. Gives henvisningen til redegørelsen for god fondsledelse eller redegørelsen for fondens uddelingspolitik i noterne, skal det oplyses i redegørelsen, at denne udgør en bestanddel af noterne i den erhvervsdrivende fonds årsrapport. 

Regnskabsperioden for den pågældende årsrapport skal angives, og redegørelsen skal dække samme periode som årsrapportens regnskabsperiode.

Det skal endvidere oplyses i redegørelsen, hvilke dele af redegørelsen, der ikke er omfattet af revisionspåtegningen på den erhvervsdrivende fonds årsrapport. Dette skyldes, at fondens uddelingspolitik ikke er omfattet af revisionspåtegningen på den erhvervsdrivende fonds årsrapport, medmindre den erhvervsdrivende fond og revisor har aftalt andet.

Redegørelsen skal være tilgængelig for offentligheden på fondens hjemmeside fra det tidspunkt, hvor årsrapporten er tilgængelig for offentligheden. Endvidere skal redegørelsen ligge tilgængelig på fondens hjemmeside i uændret form i mindst fem år på den URL-adresse, som er anført i ledelsesberetningen eller i noterne i den årsrapport redegørelsen knytter sig til. 

Ændres URL-adressen i løbet af perioden, skal der være direkte viderestilling fra den oprindelige URL-adresse til den nye. 

Fondens revisor skal påse, at ledelsesberetningen eller noterne indeholder oplysninger om redegørelsen for fondens uddelingspolitik, og at redegørelsen, der offentliggøres på fondens hjemmeside, er korrekt benævnt og indeholder de oplysninger, som er nævnt ovenfor.

En legatarfortegnelse er en nærmere oversigt over de modtagere, der har fået tildelt uddeling fra fonden i årets løb. Legatarfortegnelsen skal udarbejdes, underskrives og indsendes til Erhvervsstyrelsen hvert år og matche de uddelinger, der er anført i årsregnskabet. 

Legatarfortegnelsen skal som udgangspunkt oprettes som et selvstændigt dokument og skal som minimum indeholde navn på modtagerne samt det beløb, som de enkelte personer m.v. har modtaget fra fonden i regnskabsåret. Legatarfortegnelsen skal altid godkendes af bestyrelsen sammen med godkendelsen af årsrapporten og skal være underskrevet af samtlige medlemmer af bestyrelsen. Fortegnelsen skal indsendes til Erhvervsstyrelsen seneste samtidig med indsendelsen af årsrapporten.

Oprettes legatarfortegnelsen som et selvstændigt dokument, er denne undtaget fra aktindsigt, jf. erhvervsfondslovens § 80, stk. 2. Der er imidlertid intet til hinder for, at bestyrelsen vælger at medtage den fulde legatarfortegnelse som en integreret del af årsrapporten, hvilket i så fald vil betyde, at legatarfortegnelsen bliver underlagt offentlighed og dermed ikke kan undtages fra aktindsigt. 

Vælger bestyrelsen at lade legatarfortegnelsen være en integreret del af årsrapporten, skal bestyrelsen fortsat redegøre for sin uddelingspolitik, men vil i så fald være undtaget fra at skulle opdele sine uddelinger i hovedkategorier. Det vil i den forbindelse være oplagt at placere legatarfortegnelsen i umiddelbar tilknytning til fondens uddelingspolitik.

Forskellen på en legatarfortegnelse og en uddelingspolitik er derfor, at legatarfortegnelsen indeholder specifikke navne og beløb for den enkelte modtager af uddelinger og med mulighed for undtagelse fra offentligheden, hvis oprettelsen sker som et selvstændigt dokument, hvorimod fondens uddelingspolitik ikke kræver indhold af konkrete navne og beløb, men en opdeling af uddelingerne i kategorier og beløb, og kan på derfor ikke undtages fra offentligheden.