Vejledning om Nye regler på selskabsområdet

Som noget nyt er der indført lovkrav om, at den registrerede ledelse skal udøve den faktiske ledelse af virksomheden og vil gøre det muligt fremover at sætte ind over for brugen af stråmænd (§ 23 f). Samtidig betyder reglerne, skærpet kontrol med identiteten af den person, der anmelder en registrering på et selskab og for personen, der bliver indsat som selskabsdeltager (§ 23 d). Reglerne sætter også ind mod brugen af fiktive adresser (§ 23 e).  
 
Derudover betyder reglerne, at der nu kan stilles krav om opbevaring af lovpligtige dokumenter fem år tilbage i tiden, så det fremover i lighed med regnskabsmateriale bliver nemmere for Erhvervsstyrelsen at udføre en efterfølgende kontrol af, om beslutninger træffes i overensstemmelse med lovgivningen, herunder registreringers lovlighed (§ 23 h). 
 
I det følgende beskrives de nye regler nærmere. 

Der er med de nye regler indført et krav om, at et selskabs registrerede ledelse udelukkende må bestå af personer, som i praksis fungerer som ledelsesmedlemmer, det vil sige udøver den faktiske ledelse af virksomheden. Kravet gælder også for allerede registrerede ledelsesmedlemmer. Det er således ikke længere lovligt at indsætte eller benytte en stråmand i selskabets ledelse. 
 
Ved en stråmand forstås en person, der er registreret og formelt fremstår som direktør, bestyrelsesmedlem eller lignende for et selskab, men uden at udøve reelle ledelsesmæssige forpligtelser for selskabet – det vil sige en person, der sidder i ledelsen af navn og ikke af gavn.  
 
At fungere som stråmand er ulovligt, da det efter de nye regler i selskabsloven er et krav, at den registrerede ledelse udøver den faktiske ledelse af selskabet. Det er ulovligt, uanset om stråmanden ved, hvem der faktisk udøver ledelsen af selskabet. 

Det er ansvarspådragende at være anmelder på en registrering, hvor der indsættes en stråmand i et selskab. Som anmelder har du ansvaret for, at registreringen er lovlig foretaget. Du vil derfor kunne ifalde et anmelderansvar, såfremt der indsættes en person i ledelsen, som ikke udøver den faktiske ledelse af selskabet.  
 
Erhvervsstyrelsen foretager en kontrol ved den person, der har anmeldt en stråmandsledelse. Anmelder kan få frataget muligheden for at foretage straksregistreringer i Erhvervsstyrelsens It-systemer. Hvis der er tale om afgivelse af urigtige oplysninger, vil Erhvervsstyrelsen tillige politianmelde forholdet. 

Hvis du er indsat som stråmand, risikerer du at bidrage til ulovlige forhold, herunder økonomisk svindel og skatteunddragelse. Det kan også være ansvarspådragende at fungere som stråmand i selskaber, som du ikke nødvendigvis mistænker for at udøve svindel. Bliver du registreret som ledelsesmedlem, ifalder du et ledelsesansvar overfor de dispositioner, som selskabet foretager.  
  
Er du registreret som ledelsesmedlem i et selskab, som du ikke udøver den faktiske ledelse for, kan du selv afregistrere dig i Erhvervsstyrelsens it-systemer. 
 
Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, om den registrerede ledelse udøver sine ledelsesforpligtelser. Bliver styrelsen opmærksom på, at den registrerede ledelse ikke udøver den faktiske ledelse af selskabet, afregistreres ledelsen. Selskabet får herefter en frist til at vælge og indberette den ledelse, som udøver den faktiske ledelse. Sker det ikke inden for den fastsatte frist, vil Erhvervsstyrelsen oversende selskabet til tvangsopløsning.  

Hvis Erhvervsstyrelsen vurderer, at der er tvivl om en anmelders identitet, kan styrelsen foretage en kontrol. Styrelsen kan i den forbindelse kræve verificering af identiteten eller identitetsoplysninger for en person, som anmelder eller har anmeldt en registrering til Erhvervsstyrelsen.  
 
Dokumentation for identiteten kan variere, men vil typisk indeholde krav om foto kombineret med et aktualitetskrav, så det tydeligt fremgår, at dokumentationen er nyligt frembragt. Ved kontrol af en anmelder, der benytter en digital medarbejder signatur ved anmeldelsen, kan styrelsen stille yderligere krav til dokumentationen i forhold til den pågældendes tilknytning til virksomheden, som medarbejdersignaturen er tilknyttet.  
 
Er Erhvervsstyrelsen fortsat i tvivl om anmelders identitet, kan styrelsen kræve, at anmelder identificerer sig ved fysisk fremmøde hos Erhvervsstyrelsen eller hos andre, som styrelsen har bemyndiget hertil.  
 
Kan anmelder ikke identificere sig selv, kan Erhvervsstyrelsen nægte at registrere en anmeldelse og derudover foretage en efterfølgende kontrol af tidligere foretagne registreringer. Erhvervsstyrelsen kan derudover lukke for anmelders adgang til at foretage straksregistreringer via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning på virk.dk. Hvis der er tale om afgivelse af urigtige oplysninger, vil Erhvervsstyrelsen tillige politianmelde forholdet. 

Hvis Erhvervsstyrelsen vurderer, at der er tvivl om identiteten på en selskabsdeltager, vil styrelsen først anmode anmelderen, der har foretaget anmeldelsen eller registreringen, om dokumentation på den pågældendes identitet. Dernæst vil styrelsen anmode selskabsdeltageren om at identificere sig selv, hvis anmelder ikke har indsendt dokumentation. 
 
Kan selskabsdeltageren ikke identificeres, vil Erhvervsstyrelsen nægte at registrere anmeldelsen. Styrelsen kan desuden foretage en administrativ tilbageførsel, hvis personen allerede er registreret som deltager i et selskab. 
 

De nye reglerne giver mulighed for en skærpet kontrol med de adresser, som anføres i forbindelse med en registrering. Fremover bliver adresseoplysninger i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) automatisk sammenholdt med oplysninger i Bygnings- og Boligregistret (BBR-registeret).  
 
Formålet hermed er at bidrage til mere valide hjemstedsadresser i CVR, hvor selskabet til enhver tid skal kunne kontaktes. Det vil sige en adresse, hvor selskabet kan modtage post, og det skal være muligt at komme i kontakt med ledelsen eller en repræsentant for ledelsen. 
 
Hvis der anmeldes en hjemstedsadresse, hvor der i BBR ikke er registreret en bygning, hvor det kan påregnes, at der kan træffes en ledelse, fx en stald, et fængsel, en skole, m.v., vil Erhvervsstyrelsen udtage anmeldelsen til kontrol. Såfremt selskabet ikke kan dokumentere, at selskabet vil kunne kontaktes på adressen afviser Erhvervsstyrelsen at registrere den nye hjemstedsadresse.  
 
Hvis Erhvervsstyrelsen selv bliver opmærksom på, at et selskab muligvis ikke kan kontaktes på sin registrerede hjemstedsadresse, kan styrelsen som noget nyt foretage en udgående kontrol af, om selskabet kan kontaktes på hjemstedsadressen. 
 
Hvis kontrollen viser, at ledelsen eller en repræsentant herfor ikke kan kontaktes på selskabets hjemsted, vil selskabet få mulighed for at berigtige de ukorrekte oplysninger. Sker dette ikke inden for en fastsat frist, vil Erhvervsstyrelsen oversende selskabet til tvangsopløsning ved skifteretten.  
 

Erhvervsstyrelsen kan med hjemmel i selskabslovens § 23 h, stk. 1, stille krav om, at der indsendes bevis for, at en registrering eller anmeldelse er lovligt foretaget, i indtil 5 år fra registreringstidspunktet. Bestemmelsen er en videreførelse af den tidligere § 17, stk. 2, hvorefter Erhvervsstyrelsen i indtil 3 år fra registreringstidspunktet kunne stille krav om, at der indsendes bevis for, at registreringen eller anmeldelsen er lovligt foretaget. 
  
Da den tidligere bestemmelse alene forpligtede anmelder til at opbevare dokumentationen i 3 år fra registreringstidspunktet, har anmelder (fuldt lovligt) kunne slettet den dokumentation, der lå til grund for registreringer foretaget før den 1. januar 2018. 
  
Med baggrund i den nye bestemmelse i selskabslovens § 23 h, stk. 1 har Erhvervsstyrelsen som overgangsordning fastlagt en praksis, der forpligter anmelder til at opbevare dokumentationen for registreringer foretaget efter den 1. januar 2018 i 2 år længere end tidligere. 

De nye regler indfører en pligt for direktionen i et selskab til at opbevare selskabsdokumenter i fem år efter udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører. Det betyder, at selskabsdokumenter udarbejdet i regnskabsåret 2020 skal opbevares til og med år 2025. Femårskravet følger kravet for opbevaring af regnskabsmateriale. 
 
Direktionen skal sørge for, at selskabsdokumenterne til enhver tid og uden problemer kan fremskaffes på begæring fra offentlige myndigheder, der har ret til at kræve indsigt i dokumenterne. Dette gælder også dokumenter, der tidligere er indsendt til Erhvervsstyrelsen, idet styrelsen som led i en kontrolsag kan have behov for at indhente tidligere indsendte dokumenter på ny.  
 
Ved selskabsdokumenter forstås dokumenter, der skal udarbejdes i henhold til selskabsloven. Begrebet omfatter alle de dokumenter, der skal udarbejdes efter selskabsloven, herunder  

• stiftelsesdokumentet og vedtægter,  
• dokumentation for indbetaling af selskabskapital, 
• selskabets forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater og dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold, 
• dokumenter, som udarbejdes af fx revisor i henhold til selskabsloven, fx en vurderingsberetning, og 
• dokumenter, der indgår som led i en selskabsretlig beslutning vil være at betragte som bilag til beslutningen og vil dermed være omfattet af opbevaringspligten.