Vejledning om Ledelsen i de erhvervsdrivende fonde

Bestyrelsen er en erhvervsdrivende fonds øverste ledelsesorgan. 

Bestyrelsen skal være selvstændig og uafhængig af fortrinsvis stiftere og væsentlige gavegivere, men også uddelingsmodtagere, ansatte el.lign.

Bestyrelsesmedlemmerne skal desuden handle uafhængig af særinteresser – eksempelvis af væsentlige aftaleparter.

Uafhængighed af stifter medfører som udgangspunkt, at der ikke er tætte relationer mellem fondens stifter og medlemmer af fondens ledelse eller selve fonden.

En fondsbestyrelse vil normalt anses for uafhængig, hvis cirka 1/3 af bestyrelsens medlemmer indtager en i forhold til stifter uafhængig og selvstændig stilling, der afgiver den fornødne garanti for uvildighed, eller hvis de udpeges af et uvildigt organ uden for fonden.

En fond har ingen ejere til at vælge og afsætte bestyrelsesmedlemmer. Denne afgørende forskel fra selskaberne bevirker, at vedtægten nøje skal fastsætte de nærmere regler for, hvor mange medlemmer bestyrelsen skal bestå af, hvorledes bestyrelsen udpeges og af hvem, hvilke kvalifikationer medlemmerne skal have, hvor lang en periode de enkelte medlemmer udpeges for, samt eventuelt aldersgrænse eller andre vilkår, som stifter har lagt vægt på ved stiftelsen. 

Der er i udgangspunktet ikke noget til hinder for at stifter er repræsenteret i bestyrelsen, men de begrænsninger, der er anført i erhvervsfondslovens § 40, stk. 1 og 2, skal iagttages. 

Hvorledes fondens bestyrelsesmedlemmer udpeges skal angives i vedtægten og kan ske på flere forskellige måder:

1. ved selvsupplering, hvor bestyrelsen (eller det enkelte medlem selv) udpeger et medlems efterfølger, eller
2. ved at udpegning foretages af udenforstående personer, organisationer, myndigheder el.lign. med interesse for eller tilknytning til fondens formål og aktiviteter.

Efter Erhvervsstyrelsens praksis kan et mindretal af fondens bestyrelsesmedlemmer under særlige omstændigheder udpeges af et repræsentantskab, som er reguleret i fondens vedtægt. Kravet om bestyrelsens uafhængighed betyder imidlertid, at repræsentantskabet ikke kan udpege flertallet af medlemmerne af fondens bestyrelse, heriblandt ikke formanden for bestyrelsen. 

Uanset at nogle bestemte organisationer, personer eller andre har udpegningsret til bestyrelsen, er det vigtigt at præcisere, at ingen andre end Erhvervsstyrelsen kan afsætte et bestyrelsesmedlem.

Det vil ikke være i overensstemmelse med en fonds selvbestemmelsesret, hvis bestyrelsen modtager bindende direktiver fra personer uden for bestyrelsen – f.eks. en udpegende organisation eller person - med hensyn til varetagelsen af deres bestyrelseshverv. Holdninger fra personer eller andre uden for bestyrelsen er som følge heraf alene kun vejledende for det enkelte bestyrelsesmedlem og fondens samlede bestyrelse. 

Bestemmelser i en vedtægt for en erhvervsdrivende fond om, at et medlem af bestyrelsen skal udtræde, hvis de øvrige medlemmer af bestyrelsen træffer beslutning herom, er derfor uvirksomme og vil ikke kunne bringes i anvendelse. I modsat fald ville bestyrelsesmedlemmerne være indbyrdes afhængige af hinanden, hvilket ville være uforeneligt med, at fonden ledes af en uafhængig bestyrelse. På samme måde har foreninger eller organisationer, der har udpeget et medlem til en erhvervsdrivende fonds bestyrelse, ikke mulighed for at afsætte den pågældende i medlemmets funktionsperiode, hvis foreningen eller organisationen eksempelvis mener, at den pågældendes udøvelse af sit hverv ikke er hensigtsmæssig. Det samme gælder, hvis den pågældende ikke længere har den nødvendige tilknytning til foreningen eller organisationen. 

Medarbejderne i fonden og i datterselskaberne har mulighed for at vælge medlemmer til bestyrelsen efter de samme regler, som gælder for kapitalselskaber. Forudsætningen for, at denne ret kan blive aktuel, er, at fonden eller datterselskaberne skal have ansat mindst 35 medarbejdere i 3 år, samt at medarbejderne ønsker at benytte sig af muligheden for at vælge bestyrelsesmedlemmer (ja/nej-afstemning). Der henvises til bekendtgørelsen om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber, der finder tilsvarende anvendelse på erhvervsdrivende fonde.

Der gælder i udgangspunktet samme rettigheder, ansvar og forpligtelser som for medarbejdere i kapitalselskaber. Der er dog en særregel om de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmers opgaver i erhvervsdrivende fonde. Dette har baggrund i fondenes særlige forhold, hvor der ikke er ejere til at vælge og afsætte bestyrelsesmedlemmerne. De medarbejdervalgte medlemmer deltager kun i behandlingen af spørgsmål, der ikke vedrører erhvervsvirksomheden (f.eks. uddelinger), hvis dette bestemmes i fondens vedtægt. I tilfælde af at nye medlemmer skal udpeges af de resterende medlemmer af bestyrelsen, så deltager de medarbejdervalgte medlemmer ikke i denne udpegning, medmindre dette udtrykkeligt fremgår af vedtægten. 

Det er ikke muligt at udelukke de medarbejdervalgte medlemmer fra behandlingen af spørgsmål vedrørende selve erhvervsvirksomheden. I henhold til Erhvervsstyrelsens praksis omfatter spørgsmål om erhvervsvirksomheden også bestyrelsens konstitution, dvs. valg af formand og evt. næstformand i bestyrelsen.

I erhvervsdrivende fonde, som har gældsinstrumenter eller andre værdipapirer optaget til handel på et reguleret marked i et land inden for Den Europæiske Union eller i et land, som Unionen har indgået aftale med på det finansielle område, og i store erhvervsdrivende fonde, der er omfattet af årsregnskabslovens § 7, stk. 2, nr. 3, jf. § 7, stk. 3 og 4, skal bestyrelsen 1) opstille måltal for andelen af vedtægtsudpegede medlemmer af det underrepræsenterede køn i bestyrelsen, medmindre der er en ligelig fordeling af kvinder og mænd blandt vedtægtsudpegede medlemmer i bestyrelsen, 2) opstille måltal for andelen af det underrepræsenterede køn på fondens øvrige ledelsesniveauer, medmindre der er en ligelig fordeling af kvinder og mænd på de øvrige ledelsesniveauer,  jf. dog erhvervsfondslovens § 41, stk. 6, og 3) udarbejde en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på fondens øvrige ledelsesniveauer, medmindre der er en ligelig fordeling af kvinder og mænd på de øvrige ledelsesniveauer, jf. dog erhvervsfondslovens § 41, stk. 6.

Alle bestyrelsesmedlemmer er ligestillede og har dermed den samme retsstilling, uanset hvem der har udpeget eller valgt det pågældende medlem, dog bortset fra de konkret nævnte forhold for de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer. Alle bestyrelsesmedlemmer har således de samme rettigheder, pligter og ansvar.

Bestyrelsen skal alene varetage fondens formål og interesser, jf. erhvervsfondslovens § 38, stk. 1, 1. pkt. Bestemmelsen indeholder herudover en beskrivelse af de opgaver, der påhviler bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde. Bestemmelsen svarer til selskabslovens § 115 om bestyrelsens opgaver i et kapitalselskab.

Bestemmelsens stk. 1, 2. pkt., nr. 1-5, indeholder en præcisering af bestyrelsens opgaver i forhold til den overordnede og strategiske ledelse af fonden. Organisering af en erhvervsdrivende fonds virksomhed indebærer f.eks. fastlæggelse af hovedlinjerne for, hvordan fondens organiseres og tilrettelægges, herunder hvilke rammer der skal gælde for investeringer, og hvordan fondens aktiviteter skal finansieres.

Når en fond har kapitalandele i en dattervirksomhed eller i en anden form for tilknyttet virksomhed, er det vigtigt, at moderfondens ledelse aktivt udøver ejerskab i de pågældende virksomheder. Fonden er som moderfond forpligtet til at følge dattervirksomheden eller koncernens samlede økonomiske stilling og udvikling. Dette skal ske for, at fonden som aktionær i tide kan tage stilling til eventuelle justeringer i den strategiske ledelse af dattervirksomheden. Hvis datterselskabet er børsnoteret, skal informationsudveksling mellem moderfond og datterselskab holdes inden for rammerne af den børsretlige regulering. Ved at have fokus på hele koncernens forhold opfylder bestyrelsen pligten til at varetage fondens formål og interesser.

Herudover har bestyrelsen pligt til at tage stilling til, hvilke ledelses- og ansættelsespolitikker, der skal gælde i fonden og eventuelt i koncernen, og som blandt andet skal gøre bestyrelsen i stand til at føre tilsyn med direktionens arbejde.

Reglen om bestyrelsens opgaver skal ses i sammenhæng med, at bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede ledelse af fonden. Det betyder, at bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager af væsentlig betydning for fonden.

Bestyrelsen har efter stk. 1, 2. pkt., nr. 1, ansvar for at påse, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen kontrolleres på en efter fondens forhold tilfredsstillende måde. Bestyrelsens pligt er at føre kontrol med, at alle forhold vedrørende bogføringen foregår på betryggende måde. Det samme gælder for regnskabsaflæggelsen. 

Bestyrelsen skal i medfør af stk. 1, 2. pkt., nr. 2, påse, at der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller. Ved formuleringen ”fornødne procedurer” sigtes der blandt andet til, at der kan være forskel på, hvilke krav der stilles til risikostyring og interne kontroller i forskellige typer og størrelser af fonde.

Bestyrelsen skal i medfør af stk. 1, 2. pkt., nr. 3, påse, at bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om fondens finansielle forhold. 

Bestyrelsens mulighed for at leve op til sine opgaver og for at føre tilsyn med direktionens arbejde er i sagens natur afhængig af kvaliteten og omfanget af den information, bestyrelsen får fra direktionen. Det er i den forbindelse en opgave for bestyrelsen at sikre sig en tilstrækkelig rapportering. Fastlæggelsen heraf sker mest hensigtsmæssigt i en instruks til direktionen. Det er ligeledes hensigtsmæssigt, at der udarbejdes en generel forretningsgang for en eventuel direktion. 

Bestemmelsen i stk. 1, 2. pkt., nr. 4, fastslår, at det er bestyrelsens ansvar at føre den fornødne kontrol med, at en eventuel direktion udøver sit hverv på behørig måde. Bestemmelsen er en kodificering af gældende retspraksis, hvorefter det er bestyrelsen, der ansætter og afskediger direktionen.

Stk. 1, 2. pkt., nr. 5, skal sikre, at en fonds kapitalgrundlag ikke undermineres. Bestyrelsen skal derfor være opmærksom på eller vidende om den negative udvikling. Bestyrelsen skal løbende gøre sig bekendt med og forholde sig til fondens økonomiske, herunder likviditetsmæssige, stilling. Det skal i den forbindelse vurderes, om den økonomiske stilling og kapitalberedskabet er økonomisk forsvarligt. Der skal endvidere foretages de henlæggelser, der er nødvendige efter fondens økonomiske stilling. Også fondens vedtægt kan foreskrive pligt til henlæggelser. 

Spørgsmålet om, hvilket materiale og hvilken løbende rapportering der bør tilgå bestyrelsen for, at den kan tage stilling til fondens kapitalberedskab, vil afhænge af de konkrete forhold i den enkelte fond, herunder fondens størrelse, organisation, koncernopbygning m.v.

Bestyrelsen bør løbende vurdere fondens finansielle forhold. Bestyrelsen har derfor pligt til at følge fondens likviditet. Det indebærer, at bestyrelsen skal være opmærksom på, at der skabes og opretholdes en rimelig balance mellem fondens egenkapital og dens aktivitet.

Dette betyder på den ene side, at fonden skal have tilstrækkelig egenkapital og likviditet til at kunne modstå midlertidige fald i indtjeningen. Det er både bestyrelsens ret og pligt at videreføre en fond i finansiel krise og søge at overvinde denne. Men bestyrelsen må ikke pådrage fonden yderligere forpligtelser, som den ikke realistisk kan dække. 

Bestyrelsens ansvar for fondens forsvarlige kapitalberedskab indebærer også et ansvar for driften og dermed en pligt til at standse fondens virksomhed, når en forsvarlig videreførelse ikke længere er mulig.

Afvejningen mellem disse to hensyn betyder, at definitionen på et forsvarligt kapitalberedskab vil variere fra fond til fond.

Ved vurderingen af hvorvidt kapitalberedskabet kan siges at være forsvarligt, skal der særligt lægges vægt på det fremadrettede, dvs. at afvejningen skal ske i forhold til blandt andet fondens planer, budgetter m.v.

Såvel bestyrelsen som en eventuel direktion har ansvaret for, at fondens kapitalberedskab er forsvarligt. Det er bestyrelsen, som har det overordnede ansvar, idet
bestyrelsen er fondens øverste ledelsesorgan. Hvis bestyrelsen har ansat en direktion, der varetager den daglige ledelse, vil direktionen som led i den daglige ledelse også skulle sikre, at fonden har et forsvarligt kapitalberedskab. Det vil dog altid i sidste ende være bestyrelsens ansvar at følge op på direktionens arbejde, herunder de informationer og tilbagemeldinger som bestyrelsen modtager fra direktionen.

Erhvervsfondslovens § 38, stk. 2, om bestyrelsens ansvar for såvel den overordnede som den daglige ledelse er en konsekvens af, at bestyrelsen kan vælge at ansætte en eller flere direktører. Der er ikke krav om en direktør. Hvis der ikke er en direktør, er det bestyrelsen som organ, der også skal varetage den daglige ledelse af fonden. I mange fonde uden en direktør har bestyrelsen i stedet en aftale med en administrator, der hjælper bestyrelsen med specifikke opgaver vedrørende den daglige drift, jf.§ 43, men bestyrelsen har uanset en sådan aftale fortsat det fulde ansvar for den daglige ledelse af fonden.

Bestyrelsen repræsenterer fonden udadtil og kan indgå forpligtende aftaler på fondens vegne, dvs., at bestyrelsen ”tegner” fonden. Den samlede bestyrelse og hvert medlem kan indgå aftaler på fondens vegne. Desuden kan direktøren forpligte fonden. Efter lovens § 68, stk. 3, kan vedtægtens bestemmelser om tegningsret begrænse det enkelte medlems tegningsret, således at der altid skal være flere medlemmer, for at fonden kan blive forpligtet af en aftale. På samme måde kan direktørens tegningsret begrænses, så denne også skal have et medlem fra bestyrelsen med for at forpligte fonden.

Erhvervsfondslovens § 42 indeholder en beskrivelse af direktionens opgaver i en fond, hvor bestyrelsen har ansat en  direktør, der er registreret som sådan i Erhvervsstyrelsens it-system. Bestemmelsen svarer til selskabslovens §§ 117 og 118 om direktionens opgaver i selskaber. 

Direktionen varetager den daglige ledelse inden for de retningslinjer, bestyrelsen fastlægger. Anvendelsen af begrebet ”den daglige ledelse” betyder, at dispositioner der efter fondens forhold er af usædvanlig art eller stor betydning, skal forelægges bestyrelsen. Sådanne dispositioner kan normalt kun foretages efter bemyndigelse fra bestyrelsen. I sagens natur vil det variere fra fond til fond, hvad der kan karakteriseres som usædvanligt. 

Direktionen har en såkaldt ”stillingsfuldmagt” og er legitimeret i forhold til omverdenen til at indgå aftaler på fondens vegne inden for fondens formål, direktørkontrakten og eventuelle krav til direktøren i forretningsordenen. Ved den daglige ledelse skal direktionen på samme måde som bestyrelsen alene varetage fondens formål og interesser. Ansættelse og afskedigelse af ledende medarbejdere, som ikke er medlemmer af direktionen, foretages af direktionen. 

Bestyrelsen har altid mulighed for at overtage en konkret sag fra direktionen, men må ikke gøre det generelt, således at den reelt overtager direktionens opgaver og funktioner. Hvis det sker, ophører todelingen mellem bestyrelsen og direktionen, og bestyrelsens kontrolfunktion med direktionen ophører reelt. Bestyrelsen skal i givet fald, under respekt af eventuelle krav i vedtægten, nedlægge direktionsfunktionen. 

I såkaldte ”negotiorum gestio”-situationer kan direktionen ikke afvente bestyrelsens beslutning om et væsentligt spørgsmål, uanset at direktionen ikke har bemyndigelse til at træffe beslutning om spørgsmålet.

Ved ”negotiorum gestio” skal forstås en uanmodet forretningsførelse, dvs. det forhold, at en person varetager en andens anliggender, uden at det er aftalt mellem dem, og hvor varetagelsen er nødvendig for at afværge formuetab eller andet retstab for den pågældende, og hvor denne selv er forhindret i at varetage sine interesser.

I sådanne tilfælde skal direktionen handle og snarest muligt derefter orientere bestyrelsen herom. Den beskrevne situation kræver, at der ikke har været tid til at afholde et bestyrelsesmøde. Bestemmelsens anvendelsesområde må antages at indsnævres, efterhånden som det bliver nemmere at indhente en godkendelse ad anden vej end ved et fysisk møde, dvs. f.eks. pr. telefon, e-mail eller lignende.

Reglerne om direktionens pligt med hensyn til bogføring og formueforvaltning er samlet i erhvervsfondslovens § 42, stk. 2 og 3. 

Efter stk. 2 har direktionen i en fond det umiddelbare ansvar for, at bogføringen foregår på betryggende måde i overensstemmelse med lovgivningen og de nærmere bestemmelser om bogføringspligtens omfang. Bogføringen omfatter hele fondens bogholderi og regnskabsvæsen. Bestyrelsen skal ligeledes sikre, at de får de fornødne rapporteringer fra fondens dattervirksomheder til varetagelsen af fondens aktivitets- og uddelingsformål. Direktionens pligt med hensyn til formueforvaltningen er ikke blot en pligt til at konstatere aktivernes tilstedeværelse, men omfatter efter lovens ord også deres forsvarlige anbringelse.

Stk. 3 indeholder en bestemmelse om, at direktionen i en fond også har et ansvar for at sikre, at fondens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt. Det indebærer, at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde fondens nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. Stk. 3 svarer til § 38, stk. 1, nr. 5, om bestyrelsens pligt til bl.a. at sikre fondens kapitalberedskab. Det er derfor både bestyrelsen og direktionen, der bærer ansvaret for disse forhold.

Stk. 4 indebærer, at en direktør har ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder, selv om den pågældende ikke er medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde beslutte, at direktøren ikke skal være til stede. Bestemmelsen medfører ikke, at direktøren kan deltage i selve bestyrelsens beslutning, ligesom direktøren ikke skal underskrive bestyrelsesprotokollen. Med bestemmelsen sikres, at en direktør i en erhvervsdrivende fond kan få indblik i fondens forhold, og at direktøren kan benytte bestyrelsesmøderne til at orientere bestyrelsen om konkrete forhold. Da direktøren har et personligt ansvar i forhold til fondens anliggender, er det således vigtigt, at direktøren på en nem og uformel måde kan få adgang til den samlede bestyrelse i fonden.

Erhvervsstyrelsen har alene mulighed for at afsætte en direktør, hvis denne ikke opfylder betingelserne i erhvervsfondslovens § 39 om myndighed m.v. Erhvervsstyrelsen har ikke mulighed for at afsætte en direktør, der ikke fuldt ud varetager sine opgaver, idet kompetencen til at ansætte eller afskedige en direktør tilkommer bestyrelsen. Derimod kan Erhvervsstyrelsen give bestyrelsen påbud om at afskedige en direktør, hvis denne klart ikke lever op til kravene for at varetage fondens daglige ledelse.

I lighed med reglen i selskabsloven bestemmer erhvervsfondslovens § 49, at vederlag til medlemmer af ledelsen ikke må overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, og hvad der må anses for forsvarligt i forhold til den erhvervsdrivende fonds og i moderfonde koncernens økonomiske stilling. 

Bestyrelsens vederlag skal afspejle arbejdet i fonden samt de pligter og ansvar, der følger med hvervet. Vederlaget for bestyrelsesarbejdet skal afvejes i forhold til fondens formål, størrelse og aktiviteter samt bestyrelsens tidsforbrug og aktiviteter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet og eventuelt, hvorvidt bestyrelsesmedlemmer får vederlæggelse for andre hverv i fondens datterselskaber i koncernen. Et bestyrelsesmedlems honorar for professionel rådgivning, for eksempel som advokat for fonden, skal konteres særskilt på normal vis og ikke indgå som en del af bestyrelsesvederlaget. Samtidig er det vigtigt, at vederlag og andre honorarer konteres i den juridiske person, hvor arbejdet er udført og ikke bliver ”samlet” i fonden. Udbetaling af vederlag i f.eks. et datterselskab for arbejde udført i fonden eller omvendt er efter Erhvervsstyrelsens praksis en omgåelse af bestemmelserne om vederlag og uddelinger, jf. erhvervsfondslovens §§ 49 og 87.

Bestemmelsen om vederlag omfatter også direktionens vederlag, der heller ikke må overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang, samt hvad der er forsvarligt i forhold til fondens og en evt. koncerns økonomiske stilling. Erhvervsstyrelsen har alene mulighed for at nedsætte vederlaget til bestyrelsen, men ikke til direktionen, hvis vederlaget findes for højt, jf. erhvervsfondslovens § 49, stk. 2. Dette hænger sammen med, at bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond er ansvarlig for, at der ved fastsættelsen af vederlaget til direktionen tages behørigt hensyn til fondens interesser, og at vederlaget derfor er passende i forhold til direktørarbejdets art, omfang, fondens økonomiske forhold mv.

Der kan ikke tildeles pension til medlemmerne af bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond, da der er tale om udpegning til et konkret hverv, som udføres i en begrænset periode. Desuden er der ikke tale om et ansættelsesforhold, som vederlægges med løn, hvoraf der kan optjenes pension.

Der er som udgangspunkt ikke noget til hinder for at indgå aftaler om pension til direktionen i en erhvervsdrivende fond, da der er tale om erhvervsvirksomhed på lige fod med f.eks. aktie- og anpartsselskaber. Det må dog forudsættes, at sådanne aftaler ikke overstiger, hvad der er sædvanligt i forhold til hvervets art og arbejdets omfang. Desuden skal aftalerne være branchekonforme og i overensstemmelse med fondens vedtægt og økonomiske forhold.

Endvidere forudsættes det, at pensionsforpligtelsen fremgår af årsrapporten til den aktuarmæssige værdi.

Erhvervsfondsloven præciserer i § 43, at en administrator ikke er direktør, og at vedkommende ikke kan bestride de opgaver, som en direktør varetager. Bestyrelsen – eller direktionen, hvis fonden har en sådan – har ansvaret for ledelsesopgaverne og skal derfor føre kontrol og tilsyn med administratorens udførelse af de administrative opgaver for bestyrelsen.

Hvis bestyrelsen ønsker en administrator, kan vedkommendes opgaver og kontrollen hermed afgrænses nærmere i forretningsordenen. Samtidig er det vigtigt at have en skriftlig aftale med administrator, hvor de nærmere opgaver og rapporteringspligter nøje beskrives. 

Det vurderes, at formanden for bestyrelsen sædvanligvis ikke kan have funktion som fondens administrator, da det må anses for omgåelse af forbuddet i erhvervsfondslovens § 52, stk. 3, 1. pkt., hvorefter formanden ikke må udføre hverv for fonden, der ikke er en del af hvervet som formand. Desuden præciseres i bestemmelsens 2. pkt., at formanden, hvis der er særligt behov herfor, kan påtage sig opgaver for bestyrelsen. 

Administrator skal ikke registreres i Erhvervsstyrelsens it-system. Administrator kan ikke repræsentere eller tegne fonden i forhold til tredjemand, hvilket betyder, at administrator alene fungerer som fuldmægtig for bestyrelsen i forhold til fondens administration.

Årsregnskabslovens § 69, stk. 1, udvider kravet om oplysninger om vederlag til ledelsen til også at omfatte små erhvervsdrivende fonde. Der skal herefter altid i erhvervsdrivende fonde gives beløbsmæssige oplysninger om bestyrelsens og en eventuel direktions samlede vederlag og lønninger.

Vederlag omfatter både kontant og ikke-kontant vederlag samt fast og variabelt vederlag (typisk løn og gage) og andre fordele (f.eks. fri bil, telefon, bolig, avis). Oplysningskravet omfatter også eventuelle pensionsbidrag og fratrædelsesgodtgørelser til nuværende eller forhenværende medlemmer af fondens ledelse uanset fondens størrelse. Oplysningerne skal gives fordelt på hvert ledelsesorgan. Er fonden forpligtet til at yde pension (direktionen), som ikke er afdækket forsikringsmæssigt eller på anden måde, skal disse forpligtelser oplyses særskilt fordelt på hvert ledelsesorgan.

I koncernregnskabet skal der oplyses om det samlede vederlag, fondens ledelse modtager fra koncernvirksomhederne, jf. årsregnskabslovens § 126, stk. 2. En fond, som er modervirksomhed i en lille koncern, kan dog undlade at udarbejde koncernregnskab, jf. årsregnskabslovens § 110. Det samme kan fonde, som har overladt det til en dattervirksomhed at udarbejde koncernregnskab, jf. årsregnskabslovens § 111, stk. 2 og 3. Årsregnskabslovens § 69, stk. 2, indeholder derfor et særligt oplysningskrav i tilfælde, hvor fonden er modervirksomhed i en koncern, men undlader at udarbejde koncernregnskab. Her skal der alligevel oplyses om det vederlag, fondens ledelse modtager fra fonden og dens dattervirksomheder. Herved sikres det, at oplysningskravene til vederlagene er de samme, uanset om fonden udarbejder koncernregnskab eller undlader dette.

Fonde, som anvender muligheden i årsregnskabslovens § 114, stk. 2, nr. 4, til at holde fonden ude af konsolideringen i koncernregnskabet, skal også oplyse om det vederlag, fondens ledelse modtager samlet fra alle koncernvirksomhederne.

Efter årsregnskabslovens § 69, stk. 3, skal fondens årsregnskab altid oplyse, hvis der har været transaktioner mellem fonden og dens nærtstående parter. Bestemmelsen går videre end de nuværende regler for kapitalselskaber, da der også skal oplyses om transaktioner, der er aftalt på markedsmæssige vilkår. Dette skyldes, at det vurderes som relevant information for Erhvervsstyrelsen at kende omfanget af transaktioner mellem fonden og dens nærtstående, uanset om transaktionerne vurderes at være på markedsmæssige vilkår.

Begrebet ”nærtstående parter” skal følge den internationale udvikling i forhold til forståelsen af begrebet, da der i forarbejderne til årsregnskabslovens § 98 c, stk. 2, henvises til definitionen i den altid gældende IAS 24. Resten af bestemmelsen er også inspireret af IAS 24 og skal fortolkes i overensstemmelse med denne regnskabsstandard.

I henhold til erhvervsfondslovens § 57 må medlemmer af bestyrelsen, direktionen, vurderingsmænd og granskningsmænd samt disses medhjælpere og suppleanter ikke uberettiget videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Det er bestyrelsen, der træffer beslutning om, hvorvidt der skal gives oplysning om et anliggende i fortrolighed til udvalgte interessenter. Dette forudsætter, at det sker i fondens interesse og således, at oplysningen ikke skader fonden. Et eksempel på en situation, hvor man typisk vil træffe  beslutning om muligheden for drøftelser med udenforstående interessenter, er, hvis der forestår en ændring af aktiviteterne, som kan påvirke enkelte af fondens interessenter eller kreditorer,  for eksempel køb eller salg af væsentlige aktiver eller ved fusion.

Ved uberettiget videregivelse skal forstås, at der ikke er en tilstrækkelig begrundelse for at videregive den pågældende information, samt at argumenterne for at videregive ikke kan retfærdiggøre videregivelsen.

Efter erhvervsfondslovens § 50 er bestyrelsen forpligtet til at udarbejde en forretningsorden. I denne forbindelse bør bestyrelsen særligt overveje spørgsmål om tavshedspligt, herunder konkret medlemmernes tavshedspligt efter møder i bestyrelsen. En regulering af forholdet i forretningsordenen vil kunne bidrage til afklaring af, hvornår en videregivelse af oplysninger er uberettiget.

De af bestemmelsen omfattede personer er personligt ansvarlige, hvis fonden påføres skade som følge af en tilsidesættelse af tavshedspligten. Hvis en uberettiget videregivelse omfatter f.eks. forretningshemmeligheder, vil der tillige kunne blive tale om strafansvar efter erhvervsfondslovens § 132, stk. 1.

Erhvervsfondslovens § 51 indeholder en inhabilitetsregel, hvori der foreligger et forbud mod at et medlem af fondens ledelse (bestyrelse og eventuel direktion) deltager i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem fonden og den pågældende selv eller søgsmål mod den pågældende selv. Et ledelsesmedlem må heller ikke deltage i behandlingen om spørgsmål om aftaler mellem fonden og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis den pågældende deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod fondens.

Inhabilitetsreglen forbyder ikke alene et medlem af ledelsen at deltage i afstemningen i de omhandlede tilfælde af interessekonflikter mellem den pågældende og fonden, men overhovedet at deltage i behandlingen. Det forhold, at det inhabile medlem ikke kan deltage i behandlingen af et bestemt emne, hindrer ikke de øvrige medlemmer i at bede det pågældende medlem om en redegørelse om det pågældende emne.

Det inhabile bestyrelsesmedlem skal forlade bestyrelseslokalet ved bestyrelsens behandling af det emne, hvor medlemmet er inhabilt.

Bestyrelsesmedlemmers inhabilitet kan konkret betyde, at fondsvedtægtens quorumkrav, dvs. kravet om, hvor mange bestyrelsesmedlemmer der skal være til stede før bestyrelsen kan træffe beslutninger, ikke kan opfyldes.

Det er Erhvervsstyrelsens opfattelse, at begrebet ”aftaler” skal forstås bredt og derfor omfatter behandling af spørgsmål om både enkeltstående aftaler, aftalekomplekser og løbende samhandelsforhold, ligesom det både omfatter indgåelse, forandring og ophævelse af aftaler samt dispositioner, som får umiddelbar betydning herfor. Det er samtidig styrelsens opfattelse, at begrebet ”aftaler” omfatter gensidigt bebyrdende aftaler såvel som ensidige løfter, dvs. eksempelvis beslutninger om fondes uddelinger

Det er det enkelte bestyrelsesmedlem og bestyrelsen som ledelsesorgan, som er ansvarlig for at vurdere, hvorvidt et eller flere bestyrelsesmedlemmer kan anses for inhabile i behandling af spørgsmål om aftaler eller søgsmål.

Hvis et bestyrelsesmedlem deltager i behandlingen af et emne, hvor bestyrelsesmedlemmet er inhabilt, vil bestyrelsesmedlemmets stemme være ugyldig. I visse tilfælde kan det medføre, at bestyrelsens beslutning er ugyldig, hvis det inhabile bestyrelsesmedlems stemme har været afgørende for, at forslaget blev vedtaget.

Bestyrelsens overvejelser og drøftelser om eventuel inhabilitet skal fremgå af bestyrelsens forhandlingsprotokol. Det gælder også selvom bestyrelsen kommer frem til, at der konkret ikke foreligger inhabilitet.

Erhvervelse af aktiver fra stifter eller væsentlige gavegivere m.v. skal ske til markedspris. Bestyrelsen er ansvarlig for, at det ikke sker til skade for fonden eller kreditorerne. 

Hvis man erhverver et aktiv fra stifter eller dennes nærtstående, og vederlaget mindst svarer til 10 pct. af grundkapitalen, skal Erhvervsstyrelsen godkende erhvervelsen, jf. erhvervsfondslovens § 62. Bestyrelsen skal udarbejde en redegørelse om de nærmere omstændigheder ved erhvervelsen til Erhvervsstyrelsen. Der skal desuden udarbejdes en vurderingsberetning efter erhvervsfondslovens § 33 af fondens revisor, der skal beskrive aktivets økonomiske værdi med oplysning om fremgangsmåden ved vurderingen. 

Baggrunden for denne procedure er, at der ved en efterfølgende erhvervelse fra en stifter eller en væsentlig gavegiver bør være de samme beskyttelsesregler, som ved stiftelse af fonden ved indskud af andre værdier end kontanter.

Disse sikkerhedsforskrifter gælder dog ikke, hvis der er tale om en sædvanlig forretningsmæssig disposition. Sædvanlige forretningsmæssige dispositioner er som hovedregel kendetegnet ved, at fonden løbende foretager denne type dispositioner med uafhængige parter. Ved vurderingen af om en disposition er en ”sædvanlig forretningsmæssig disposition”, kan der også ses på kutyme inden for branchen. Hvis fonden allerede har indgået helt tilsvarende transaktioner med uafhængige parter, taler dette for, at der er tale om en sædvanlig disposition. Såvel selve transaktionen som vilkårene, herunder betalingsbetingelser, kreditvurdering, sikkerhedsstillelse m.v., skal være de samme, som når transaktionen gennemføres med en uafhængig tredjemand. 

Bestyrelsen er ansvarlig for vurderingen af, om der er tale om en sædvanlig forretningsmæssig disposition. Er Erhvervsstyrelsen i tvivl om, hvorvidt en konkret erhvervelse er en sædvanlig forretningsmæssig disposition, kan styrelsen anmode bestyrelsen om en redegørelse.

Bestyrelsen og direktionen må ikke træffe dispositioner, som åbenbart er egnet til at give ledelsen eller andre en utilbørlig fordel på fondens bekostning, jf. erhvervsfondslovens § 63. Eventuelle bestyrelsesbeslutninger, der strider mod lovgivningen eller vedtægten, er ugyldige. Bestemmelsen er strafbelagt. Endelig skal det præciseres, at aftaler mellem fonden og et eller flere medlemmer af ledelsen skal være skriftlige, så de senere kan dokumenteres, medmindre der er tale om aftaler på sædvanlige vilkår i et løbende mellemværende.