Vejledning om Vedtægtsændringer i erhvervsdrivende fonde

Når en erhvervsdrivende fond er stiftet, kan fondens vedtægt kun ændres efter reglerne i erhvervsfondslovens kapitel 10. 

Det fremgår af lovens § 89, stk. 1, at Erhvervsstyrelsen efter indstilling fra bestyrelsen kan tillade, at en bestemmelse i fondens vedtægt ændres. Det vil sige, at bestyrelsen skal indhente samtykke fra Erhvervsstyrelsen, og at bestyrelsen ikke på egen hånd kan ændre fondens vedtægt. Bestyrelsen kan dog uden styrelsens tilladelse foretage de ændringer af vedtægten, der er en nødvendig følge af en kapitalforhøjelse, jf. lovens § 35, stk. 2.

Ved ændring af vedtægtsbestemmelser om fondens formål og uddelinger skal Erhvervsstyrelsen indhente Civilstyrelsens samtykke, før Erhvervsstyrelsen kan give tilladelse til ændringen.

Hvis Erhvervsstyrelsen ikke har tilladt en ændring af vedtægten, er ændringen ikke gyldig og har ingen retsvirkning.

Erhvervsstyrelsens afgørelser om vedtægtsændringer kan indbringes for Erhvervsankenævnet senest fire uger efter, at afgørelsen er meddelt fonden, jf. lovens § 130. Afgørelserne kan dog også indbringes for domstolene uden først at være indbragt for Erhvervsankenævnet.

Bestyrelsen skal henvende sig til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med anmeldelse af en vedtægtsændring. Hvis loven kræver et samtykke fra Civilstyrelsen, er det Erhvervsstyrelsen, der indhenter dette samtykke.

Bestyrelsen kan anvende én af følgende fremgangsmåder ved anmeldelse af en vedtægtsændring:

Anmodning om tilladelse:

Fondens bestyrelse kan beslutte at ændre fondens vedtægt og derefter anmode Erhvervsstyrelsen om tilladelse til ændringen.

Vedtægtsændringen registreres via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning senest 2 uger efter, at bestyrelsens beslutning om at ændre vedtægten er truffet. Der vælges muligheden "Ændre virksomhed" og vedlægges følgende dokumenter:

• Dokumentation for ændringens lovlige vedtagelse.
• En ny dateret vedtægt med den fuldstændige ordlyd i den nye affattelse.
• En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret (se vejledningens afsnit 3)
• En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (bestemmelse for bestemmelse), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye bestemmelse, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret (kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten).

Erhvervsstyrelsen behandler registreringen og indhenter eventuelt også Civilstyrelsens samtykke til vedtægtsændringen. Såfremt Erhvervsstyrelsen giver tilladelse til vedtægtsændringen, gennemfører styrelsen registreringen af vedtægtsændringen samtidigt med, at styrelsen tillader ændringen.

Såfremt der er foretaget ændringer i vedtægten, som også kræver en ændring af de registrerede oplysninger f.eks. formål, tegningsregel eller hjemsted, skal dette samtidigt tilrettes.

Forhåndsgodkendelse:

Erhvervsstyrelsen indgår gerne i en dialog med bestyrelsen om en vedtægtsændring med henblik på forhåndsgodkendelse, hvis dette vurderes at være nødvendigt ved omfangsrige eller væsentlige ændringer af vedtægten. De fleste vedtægtsændringer kan erfaringsmæssigt håndteres uden at det er nødvendigt at få en forhåndsgodkendelse fra styrelsen, inden bestyrelsen træffer beslutning herom.

Bestyrelsens anmodning om forhåndsgodkendelse indsendes via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning, hvor der vælges  "Ændre virksomhed"  og herefter "Henvendelse til fondsmyndighed.". Henvendelsen vedlægges følgende dokumenter:

• En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret (se vejledningens afsnit 3)
• En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (bestemmelse for bestemmelse), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye bestemmelse, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret (kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten).
• Et udkast til en ny vedtægt.

Erhvervsstyrelsen indleder typisk en dialog med bestyrelsen på grundlag af de indsendte dokumenter. Erhvervsstyrelsen kan anmode bestyrelsen om at indsende supplerende oplysninger, såfremt styrelsen måtte finde dette relevant.

Når Erhvervsstyrelsen eventuelt med Civilstyrelsens samtykke har meddelt tilladelse til en vedtægtsændring, vedtager bestyrelsen ændringen på et bestyrelsesmøde.

Vedtægtsændringen registreres via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning senest 2 uger efter, at bestyrelsens beslutning om at ændre vedtægtens er truffet. Der vælges muligheden "Ændre virksomhed" og vedlægges følgende dokumenter:

• Dokumentation for ændringens lovlige vedtagelse.
• En ny dateret vedtægt med den fuldstændige ordlyd i den nye affattelse.

En fonds vedtægt er udtryk for stifters ønsker, og vedtægtsændringer kan derfor ikke tillades, medmindre de er velbegrundede. Hvis bestyrelsen ønsker at ændre en vedtægt, er det derfor et krav, at behovet for ændringen dokumenteres og understøttes af en redegørelse fra bestyrelsen. I nogle situationer vil det også være hensigtsmæssigt med en udtalelse eller erklæring fra revisor. 

En ændring af vedtægten, som alene er begrundet med et ønske om en sproglig eller redaktionel modernisering, vil normalt ikke kunne finde sted, da dette ikke vil udgøre en tilstrækkelig tungtvejende begrundelse for ændringen.

Vedtægtsændringer skal ikke nødvendigvis udspringe af ændrede forhold, der gør, at vedtægten ikke kan efterleves eller er blevet åbenbart uhensigtsmæssig. Ved Erhvervsstyrelsens behandling af anmodninger om vedtægtsændringer tager styrelsen også hensyn til, at erhvervsdrivende fonde er erhvervsvirksomheder, hvilket i visse situationer gør det nødvendigt, at disse fonde har mulighed for at tilpasse sig til ændrede konkurrencevilkår, finansieringsbehov m.v. 

Det er fortsat mest vanskeligt at få tilladelse til ændring af fondens formål. Det gælder navnlig ændringer af uddelingsformålet. En ændring af formålet kan kun tillades, hvis formålet ikke eller kun vanskeligt kan opfyldes eller er blevet uhensigtsmæssigt.

Hertil kommer, at der ved en formålsændring er krav om, at der skal være nær sammenhæng mellem de oprindelige formål, der er udtryk for stifters vilje, og det ændrede formål, ligesom en formålsændring ikke må gå videre end, hvad der er påkrævet under hensyntagen til fondens ændrede forhold. Fonden skal så vidt muligt kunne ”leve videre” med de øvrige eller nye formål.

Generelt forholder det sig sådan, at en fonds formål ikke skal afspejle fondens faktiske aktiviteter, men skal afspejle stifters vilje med fonden. Bestyrelsen for fonden er ansvarlig for, at fondens virke sker inden for rammerne af vedtægten, herunder formålet.

Bestyrelsen skal varetage fondens interesser, hvilket også gælder ved vedtægtsændringer. En ændring af en fonds vedtægt skal således altid være i fondens interesse. Hensynet til tredjemand, herunder stifter eller væsentlige gavegivere, kan ikke tillægges vægt.

Hvis stifter er i live, tillægges det en vis betydning, hvorvidt stifter støtter eller er modstander af den vedtægtsændring, som bestyrelsen foreslår. Stifters holdning til en vedtægtsændring er dog ikke afgørende for Erhvervsstyrelsens behandling af anmodningen om tilladelse til en vedtægtsændring.

Sager om vedtægtsændringer er meget konkrete sager, der afgøres under henvisning til de samlede foreliggende omstændigheder.

Ændring af vedtægten kan som udgangspunkt besluttes af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal, jf. erhvervsfondslovens § 53, stk. 3. Mange vedtægter indeholder imidlertid bestemmelser om, at der kræves en eller anden form for kvalificeret flertal for at ændre vedtægten. I så fald skal vedtægtens skærpede vedtagelseskrav iagttages.

Hvis der i en erhvervsdrivende fond skal ske ændring af vedtægtens bestemmelser om formål og uddelingsformål, er det en forudsætning for, at Erhvervsstyrelsen kan tillade vedtægtsændringen, at Civilstyrelsen kan samtykke til ændringen. Dette skyldes blandt andet, at der i disse sager bør foretages en nøje afvejning i relation til både det erhvervsmæssige og det testamentariske aspekt af sagen, således at også stifters vilje sikres bedst muligt.

Der må ikke ske indskrænkninger i aktuelle rettigheder eller enkeltpersoners berettigede forventninger om ydelser fra fonden. Dette er en almindelig ulovbestemt fondsretlig grundsætning.

En aktuel rettighed kan eksempelvis være en vedtægtsmæssig ret til at udpege medlemmer til en fonds bestyrelse. Vedtægtsbestemmelser om udpegning af medlemmer til fondens bestyrelse kan dog efterfølgende ændres, men det forudsætter i henhold til Erhvervsstyrelsens administrative praksis, at der som bilag til registreringen vedlægges et konkretiseret skriftligt samtykke fra den pågældende udpegningsberettigede, om at den pågældende udpegningsberettigede er enig i, at retten til at udpege medlemmer til fondens bestyrelse beskæres.

Hvis bestemmelser om eksternes ret til udpegning af medlemmer til bestyrelsen ændres som følge af, at en organisation, forening m.v. er blevet opløst og derfor ikke længere kan udøve sin ret, skal der som bilag til registreringen i stedet vedlægges dokumentation for den udpegningsberettigedes opløsning.

Hvis den nuværende udpegningsberettigede er under likvidation, skal samtykket indhentes hos likvidator.

I øvrigt vil en ændring af vedtægtens bestemmelser om udpegning af medlemmer til en fonds bestyrelse naturligvis blive behandlet som en almindelig vedtægtsændring efter de almindelige regler herom, jf. erhvervsfondslovens § 89.

Ifølge erhvervsfondslovens § 90, stk. 1, kan Erhvervsstyrelsen efter forhandling med bestyrelsen og med samtykke fra Civilstyrelsen beslutte, at en vedtægtsbestemmelse skal ændres, hvis bestemmelsen er uigennemførlig eller har vist sig klart uhensigtsmæssig. 

Der er tale om et ekstraordinært skridt, hvis Erhvervsstyrelsen beslutter en vedtægtsændring i medfør § 90, og denne beføjelse vil derfor kun blive anvendt i ganske få enkeltstående tilfælde. Den ekstraordinære karakter gør også, at Civilstyrelsen skal give samtykke til ændringen. Som eksempel på en situation, hvor beføjelsen kan komme på tale, kan nævnes det tilfælde, hvor en bestyrelsessammensætning har medført to lige store ”grupperinger” i bestyrelsen, som forhindrer, at fonden kan træffe beslutninger. Et andet eksempel kunne være den situation, hvor en tredjepart skal samtykke i visse dispositioner, og hvor denne part ikke ønsker at samtykke, og dette forhindrer fonden i at foretage nødvendig låneoptagelse eller andre dispositioner, der ellers er nødvendige for at varetage fondens interesser. 

Ifølge lovens § 90, stk. 2, kan Civilstyrelsen endvidere bestemme, at en bestemmelse i en fonds vedtægt skal ændres, hvis bestemmelsen strider mod lovgivningen eller oprettelsesdokumentet for fonden. Denne bestemmelse er også alene tiltænkt anvendelse i ekstraordinære tilfælde.