Vejledning om Vedtægtsændringer i erhvervsdrivende fonde

Når en erhvervsdrivende fond er stiftet, kan fondens vedtægt kun ændres efter reglerne om vedtægtsændringer i erhvervsfondslovens kapitel 10. 

Det fremgår af lovens § 89, stk. 1, at Erhvervsstyrelsen efter indstilling fra bestyrelsen kan tillade, at en bestemmelse i fondens vedtægt ændres. Det vil sige, at bestyrelsen skal indhente tilladelse fra Erhvervsstyrelsen, og at bestyrelsen ikke på egen hånd kan ændre fondens vedtægt.

Bestyrelsen kan dog uden Erhvervsstyrelsens tilladelse foretage de ændringer af vedtægten, der er en nødvendig følge af en kapitalforhøjelse, jf. lovens § 35, stk. 2.

Ændring af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud kan tillades, hvis bestemmelsen ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssig. Ændring af øvrige vedtægtsbestemmelser kan tillades, hvis ændringen er nødvendig eller hensigtsmæssig og i fondens interesse. 

Vedtægtsændringer kan ikke tillades af Erhvervsstyrelsen medmindre de er velbegrundede. Behovet for vedtægtsændringen skal være dokumenteret og understøttet af en redegørelse fra bestyrelsen og evt. af en redegørelse fra fondens revisor.

Hvis Erhvervsstyrelsen ikke har tilladt en ændring af vedtægten, er ændringen ikke gyldig og har ingen retsvirkning.

Alle vedtægtsændringer skal anmeldes i Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning på virk.dk senest 2 uger efter beslutningen.

Fremgangsmåden for ændring af bestemmelser i vedtægten er, at fondens bestyrelse først træffer beslutning om at ændre vedtægten og dernæst anmelder ændringen til Erhvervsstyrelsen, så styrelsen kan behandle bestyrelsens indstilling.

Vedtægtsændringen anmeldes via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning senest 2 uger efter, at bestyrelsens beslutning om at ændre vedtægten er truffet. Hvis der er foretaget ændringer i vedtægten, som også kræver en ændring af de registrerede oplysninger f.eks. formål, tegningsregel eller hjemsted, skal dette samtidigt tilrettes.

Anmeldelse af en vedtægtsændring sker ved vælge "Ændre virksomhed".

På sagen skal der vedlægges følgende dokumenter:

• Dokumentation for ændringens lovlige vedtagelse.
• En ny dateret vedtægt med den fuldstændige ordlyd i den nye affattelse.
• En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret (se vejledningens afsnit 3)
• En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (bestemmelse for bestemmelse), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye bestemmelse, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret (kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten).

Erhvervsstyrelsen behandler herefter anmeldelsen. 

Hvis Erhvervsstyrelsen giver tilladelse til vedtægtsændringen, gennemfører styrelsen registreringen af vedtægtsændringen samtidigt med, at styrelsen tillader ændringen.

Hvis de vedtagne ændringer ikke umiddelbart kan tillades, vil styrelsen typisk indlede en dialog med bestyrelsen vedrørende ændringerne. Styrelsen kan også anmode bestyrelsen om at indsende supplerende oplysninger, hvis styrelsen måtte finde dette relevant.

Ved omfangsrige eller væsentlige ændringer af vedtægten går Erhvervsstyrelsen gerne i en dialog med bestyrelsen om de ønskede vedtægtsændringer inden bestyrelsen har truffet beslutning om ændringerne, hvis dette vurderes at være nødvendigt. De fleste vedtægtsændringer kan dog erfaringsmæssigt håndteres uden at dette er nødvendigt, og det er samtidig Erhvervsstyrelsens erfaring, at denne fremgangsmåde forlænger den samlede sagsbehandlingstid.

Bestyrelsens anmodning om forhåndstilkendegivelse indsendes via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning, hvor der vælges  "Ændre virksomhed"  og herefter "Henvendelse til fondsmyndighed.". Henvendelsen vedlægges følgende dokumenter:

• En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret (se vejledningens afsnit 3)
• En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (bestemmelse for bestemmelse), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye bestemmelse, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret (kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten).
• Et udkast til en ny vedtægt.

Det er et grundlæggende fondsretligt princip, at en fond bliver stiftet, når stifter uigenkaldeligt har udskilt fondens midler fra sin egen formue, jf. erhvervsfondslovens § 1, stk. 2. Dette indebærer blandt andet, at fondsstifterens ønsker med fonden må komme til udtryk i forbindelse med affattelsen af vedtægten eller de dokumenter, der knytter sig hertil.

En fonds vedtægt er således udtryk for stifters ønsker, og vedtægtsændringer kan derfor ikke tillades, medmindre de er velbegrundede. Bestyrelsen har i den forbindelse til opgave at redegøre for og så vidt muligt underbygge begrundelsen for den foreslåede vedtægtsændring, herunder at bestyrelsen med den forslåede vedtægtsændring sagligt varetager fondens interesser.

Hvis bestyrelsen ønsker at ændre en vedtægt, er det derfor et krav, at behovet for ændringen dokumenteres og understøttes af en redegørelse fra bestyrelsen. I nogle situationer vil det også være hensigtsmæssigt med en udtalelse eller erklæring fra revisor eller andre sagkyndige vedrørende bestyrelsens beslutningsgrundlag.

Sager om vedtægtsændringer er meget konkrete sager, der afgøres under henvisning til de samlede foreliggende omstændigheder.

Det er vanskeligt at få tilladelse til ændring af vedtægtens bestemmelser om formål eller uddelinger. Det gælder navnlig ændringer af bestemmelser om uddelinger. Ændring af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud kan tillades, hvis bestemmelsen ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssig, jf. erhvervsfondslovens § 89, stk. 2, 1. pkt.

Ændring af øvrige vedtægtsbestemmelser kan tillades af Erhvervsstyrelsen, hvis ændringen er nødvendig eller hensigtsmæssig og i fondens interesse, jf. erhvervsfondslovens § 89, stk. 2, 2. pkt. 

Dette kan eksempelvis være forvaltningsmæssige bestemmelser, der vedrører fondens navn, udpegning af bestyrelsen og kapitalanbringelse.

Ved ændring af vedtægtsbestemmelser, der må antages at være tillagt særlig vægt i vedtægten ved fondens stiftelse, kan det være mere vanskeligt at få tilladelse til ændre bestemmelsen. Det kan eksempelvis være tilfældet ved ændring af fondens navn, hvis fonden bærer stifters navn eller bestemte henvisninger til stifteren eller fondens historie. Det kan også være tilfældet, hvis det fremgår af vedtægten, at den pågældende bestemmelse ikke kan ændres, men dette vil dog ikke i sig selv være til hinder for, at bestemmelsen kan ændres.

Bestyrelsen skal varetage fondens interesser, hvilket også gælder ved vedtægtsændringer. En ændring af en fonds vedtægt skal således altid være i fondens interesse. Hensynet til tredjemand, herunder stifter eller væsentlige gavegivere, kan ikke tillægges vægt.

Hvis stifter er i live, tillægges det en vis betydning, hvorvidt stifter støtter eller er modstander af den vedtægtsændring, som bestyrelsen foreslår. Stifters holdning til en vedtægtsændring er dog ikke afgørende for Erhvervsstyrelsens behandling af anmodningen om tilladelse til en vedtægtsændring.

Ændring af vedtægten kan som udgangspunkt besluttes af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal, jf. erhvervsfondslovens § 53, stk. 3. Mange vedtægter indeholder imidlertid bestemmelser om, at der kræves en eller anden form for kvalificeret flertal for at ændre vedtægten. I så fald skal vedtægtens skærpede vedtagelseskrav iagttages.

Der kan kun meddeles tilladelse til en ændring af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud (”formålsændringer”), hvis bestemmelsen ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssig.

Bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud er fortrinsvis de vedtægtsbestemmelser, som vedtægten skal indeholde en angivelse af i henhold til erhvervslovens § 27, stk. 1, nr. 3 og nr. 10. En ændring af fondens anvendelse af overskud ved opløsning sidestilles med en ændring af en bestemmelse om fondens løbende anvendelse af overskud og reserver.

Eventuelle andre væsentlige vedtægtsbestemmelser, som indirekte beskriver stifters vilje og hensigt med fonden, kan også være anses som en formålsændring, da fastlæggelsen af en fonds formål beror på en konkret fortolkning af fondens vedtægt og stifters intentioner med stiftelsen af fonden.

Ved fortolkningen af, hvad der udgør fondens formål, skal der ikke alene ses på, hvad der fremgår af vedtægtens egentlige formålsbestemmelse, men det kan også være en konkret vurdering af den nuværende vedtægt og den ønskede ændring. 

Generelt forholder det sig sådan, at en fonds formål ikke skal afspejle fondens faktiske aktiviteter, men skal afspejle stifters vilje med fonden. Bestyrelsen for fonden er ansvarlig for, at fondens virke sker inden for rammerne af vedtægten, herunder formålet.

Behovet for at ændre formålet vil derfor som hovedregel skyldes nogle udefrakommende begivenheder eller omstændigheder, som bestyrelsen ikke har kontrol over, og som samtidig betyder, at bestyrelsen ikke har andre muligheder end at træffe beslutning om at ændre formålet.

Der er derfor først behov for at ændre af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud, når det ikke længere er muligt ved fortolkning og udfyldning af vedtægten at finde en løsning inden for rammerne af vedtægten. En vedtægtsændring står således i modsætning til fortolkning og udfyldning af vedtægten, som har til formål at fastlægge, hvad der har været meningen med ordene i vedtægten. Ved en vedtægtsændring er opgaven at finde en løsning, der uden at være dækket af ordene i en vedtægtsbestemmelse må anses for påkrævet, fordi bestemmelsen på grund af ændrede forhold ikke længere eller kun vanskeligt kan opfyldes eller er blevet uhensigtsmæssig.

Desto større ændringer en fondsbestyrelse ønsker at foretage af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud, desto større vil kravene være til, at fondsbestyrelsen kan påvise, at bestemmelsen ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssigt, samt at fondens interesser tilsiger ændringen.

Ved en ændring af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud er der krav om, at der skal være nær sammenhæng mellem den oprindelige bestemmelse, der er udtryk for stifters vilje, og den ændrede bestemmelse, ligesom ændringen ikke må gå videre, end hvad der er påkrævet under hensyntagen til fondens ændrede vilkår.

Har bestyrelsen f.eks. anmodet om ændring af en vedtægtsbestemmelse om fondens anvendelse af overskud, fordi det er vanskeligt at finde uddelingsmodtagere inden for den gældende bestemmelse, og kan fondens bestyrelse påvise, at den har gjort sig de fornødne anstrengelser ved f.eks. at være opsøgende, vil Erhvervsstyrelsen skulle påse, at ændringen ikke går videre, end hvad der er nødvendigt for, at bestyrelsen kan finde nye uddelingsmodtagere m.v.

En ændring af bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud, som alene er begrundet med et ønske om en sproglig eller redaktionel modernisering af bestemmelsen, vil som udgangspunkt ikke kunne finde sted, da dette ikke vil udgøre en tilstrækkeligt tungtvejende begrundelse for ændringen.

En ændring af bestemmelser om formål eller uddelinger skal desuden altid være i fondens interesse.

Det vil ofte være ændrede forhold eller samfundsforhold som medfører, at fondens formål ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssigt, og i så fald vil der kunne gives tilladelse til, at der foretages den nødvendige ændring af fondens formål.

Ved ændring af aktivitetsformål vil der kunne indgå hensyn til fondens driftsmæssige situation, om der er behov for udvikling af fondens drift, herunder om der er tale om ændringer, som er affødt af et behov for nye indtjeningsforhold eller for udgiftsreduktion, samt markedsvilkår og konkurrenceforhold. Også fremtidige økonomiske forventninger og forudsætninger for driften vil kunne indgå i vurderingen af, om en fonds aktivitetsformål ikke eller kun vanskeligt kan opfyldes eller er blevet uhensigtsmæssigt.

Andre hensyn end ændrede forhold eller samfundsforhold vil dog også kunne begrunde, at formålet ikke eller kun vanskeligt kan efterleves eller er blevet uhensigtsmæssigt. Bl.a. vil skatte- og afgiftsmæssige hensyn til fonden kunne begrunde, at fondens formål er blevet uhensigtsmæssigt. En nedsættelse eller fjernelse af et skattefradrag vil imidlertid ikke være ensbetydende med, at formål, der rammes heraf, blot kan ændres eller ophæves med henvisning hertil. Tilsvarende vil et ønske om at foretage væsentlige udvidelser eller indskrænkninger af et formål alene af skatte- og afgiftsmæssige årsager ikke være tilstrækkeligt.

Det er derfor udelukket, at Erhvervsstyrelsen vil give tilladelse til, at et almennyttigt eller almenvelgørende uddelingsformål helt eller delvist erstattes af f.eks. et familieformål eller lignende.

Der gælder i øvrigt en almindelig fondsretlig grundsætning om, at der ikke må ske indskrænkning i enkeltpersoners berettigede forventninger om ydelser fra fonden.

Ved ændringer af vedtægtens bestemmelser om formål eller anvendelse af overskud, som berører stifterviljen, er det afgørende, at der foretages en nøje afvejning i relation til både det erhvervsmæssige og det testamentariske aspekt.

Der skal således ske en afvejning mellem på den ene side stifterens tilkendegivelser og intentioner med fonden og de bestemmelser, som vedtægten indeholder herom. Dette skal sammenholdes med det erhvervsmæssige sigte med ændringen, som bestyrelsen ønsker.

Der gælder en almindelig fondsretlig grundsætning om, at der ikke må ske indskrænkning i enkeltpersoners berettigede forventninger om ydelser fra fonden.

En ændring eller fravigelse af forvaltningsmæssige rettigheder, som ifølge vedtægten er tillagt tredjemand, kan ikke foretages uden dennes samtykke, medmindre særlige omstændigheder taler for det, jf. erhvervsfondslovens § 89, stk. 3. Det eksempelvis være en udpegningsret til fondens bestyrelse eller en samtykkeret til ændring af fondens vedtægt.

Sådanne særlige omstændigheder vil navnlig foreligge, hvor tredjemand ikke loyalt varetager fondens interesse, herunder f.eks. hvor tredjemand ikke samtykker til en vedtægtsændring, der er hensigtsmæssig for fondens drift m.v., hvor der er tale om chikane af fonden eller bestyrelsen, eller hvor bestyrelsen ikke kan opnå kontakt til tredjemand, f.eks. hvis tredjemands sygdom gør denne ude af stand til at give samtykke m.v.

Udgangspunktet er derfor at vedtægtsbestemmelser om udpegning af medlemmer til fondens bestyrelse, hvor der sker en ændring eller fravigelse af en udpegningsberettigets ret til at udpege et medlem til bestyrelsen kun kan ske, hvis at der som bilag til anmeldelsen vedlægges et konkretiseret skriftligt samtykke fra den pågældende. 

Hvis bestemmelser om eksternes ret til udpegning af medlemmer til bestyrelsen ændres som følge af, at en organisation, forening m.v. er blevet opløst og derfor ikke længere kan udøve sin ret, skal der som bilag til anmeldelsen i stedet vedlægges dokumentation for den udpegningsberettigedes opløsning. Hvis den nuværende udpegningsberettigede er under likvidation, skal samtykket indhentes hos likvidator.

Ifølge erhvervsfondslovens § 90, stk. 1, kan Erhvervsstyrelsen efter forhandling med bestyrelsen beslutte, at en vedtægtsbestemmelse skal ændres, hvis bestemmelsen er uigennemførlig eller har vist sig klart uhensigtsmæssig. 

Der er tale om et ekstraordinært skridt, hvis Erhvervsstyrelsen beslutter en vedtægtsændring i medfør § 90, og denne beføjelse vil derfor kun blive anvendt i ganske få enkeltstående tilfælde. Som eksempel på en situation, hvor beføjelsen kan komme på tale, kan nævnes det tilfælde, hvor en bestyrelsessammensætning har medført to lige store ”grupperinger” i bestyrelsen, som forhindrer, at fonden kan træffe beslutninger. Et andet eksempel kunne være den situation, hvor en tredjepart skal samtykke i visse dispositioner, og hvor denne part ikke ønsker at samtykke, og dette forhindrer fonden i at foretage nødvendig låneoptagelse eller andre dispositioner, der ellers er nødvendige for at varetage fondens interesser. 

Ifølge lovens § 90, stk. 2, kan Erhvervsstyrelsen endvidere beslutte, at en bestemmelse i en fonds vedtægt skal ændres, hvis bestemmelsen strider mod lovgivningen eller oprettelsesdokumentet for fonden. Denne bestemmelse er også alene tiltænkt anvendelse i ekstraordinære tilfælde.