Vejledning om Kapitalnedsættelse i en erhvervsdrivende fond

Bestyrelsen kan med Erhvervsstyrelsens samtykke beslutte at nedsætte grundkapitalen, herunder ændre vedtægten. Beslutningen om kapitalnedsættelse skal angive det beløb, hvormed grundkapitalen nedsættes, samt til hvilket formål beløbet skal anvendes.

En kapitalnedsættelse kan ske til følgende formål:

1. dækning af underskud,
2. uddeling, eller
3. henlæggelse til særlig reserve.

Ved kapitalnedsættelse til uddeling skal beslutningen også angive om nedsættelsen sker kontant eller i andre værdier end kontanter.

Grundkapitalen kan ikke nedsættes til et beløb under 300.000 kr.
 

En registrering af en kapitalnedsættelse til dækning af underskud gennemføres med det samme i modsætning til kapitalnedsættelser til uddeling eller henlæggelse til en reserve.

Dette skyldes først og fremmest, at gennemførelsen af beslutningen i denne situation sker ved en ren bogholderimæssig postering, og at denne type kapitalnedsættelse ikke skal afvente, at der offentliggøres en meddelelse til fondens kreditorer, og at kreditorerne skal have haft mulighed for at anmelde deres krav, jf. nærmere nedenfor. Fondens kreditorer bliver ikke ringere stillet ved denne type kapitalnedsættelse.

Ved en kapitalnedsættelse til dækning af underskud er det afgørende, at nedsættelsesbeløbet ikke overstiger fondens konstaterede underskud. Det er bestyrelsen, der er ansvarlig for dette, og det er derfor også op til bestyrelsen at vurdere, om de har brug for en revisorerklæring eller andet materiale til at opfylde dette krav.

Bestyrelsen er altid ansvarlig for, at en kapitalnedsættelse er forsvarlig, og at kapitalnedsættelsen ikke sker til skade for fonden, dens kreditorer eller aftaleparter. Dette gælder også ved kapitalnedsættelser til dækning af underskud.

Bestyrelsesmedlemmerne vil således efter omstændighederne kunne ifalde erstatningsansvar, hvis nedsættelsesbeløbet overstiger underskuddet, da der i så fald vil blive udbetalt yderligere midler fra fonden, som dermed påføres et tab. Dette gælder, uanset om Erhvervsstyrelsen har meddelt samtykke til kapitalnedsættelsen.
 

Ved kapitalnedsættelse til uddeling forudsættes det, at bestyrelsen redegør for, hvorfor bestyrelsen ønsker at foretage uddelingen og dermed kapitalnedsættelsen. Bestyrelsen skal i forbindelse hermed redegøre for forholdet til fondens fremtidige kapital- og konsolideringsbehov, således at det sikres, at uddelingen ikke medfører risiko for fonden, herunder varetagelsen af fondens formål, og dens kreditorer. 

Hvis bestyrelsen kan redegøre for nedsættelsens nødvendighed eller hensigtsmæssighed, vil Erhvervsstyrelsen kunne meddele samtykke til kapitalnedsættelsen.

Erhvervsdrivende fonde kan foretage kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve, svarende til hvad der er muligt for kapitalselskaber. Når Erhvervsstyrelsen skal vurdere, om der kan meddeles samtykke til en sådan kapitalnedsættelse, skal styrelsen anlægge den samme vurdering som ved kapitalnedsættelser til uddeling, da resultatet for fonden, herunder det formål fonden skal varetage, og dens kreditorer, er det samme ved kapitalnedsættelse til uddeling og til henlæggelse til særlig reserve, idet midlerne umiddelbart efter kapitalnedsættelsen kan uddeles fra fonden. Ved Erhvervsstyrelsens påbud i henhold til erhvervsfondslovens § 82 vil de frigjorte midler fra grundkapitalen kunne indgå i fondens frie reserver, som der kan uddeles fra. 

Ved kapitalnedsættelser til en særlig reserve er der dog også krav om, at der skal være en aktuel plan med nedsættelsen, dvs. hvad midlerne skal anvendes til og hvornår. Dette skal også ses i sammenhæng med, at der også ved denne type kapitalnedsættelser er krav om, at Erhvervsstyrelsen skal samtykke til kapitalnedsættelsen. Det vurderes som følge heraf, at bestemmelsens anvendelsesområde i praksis formentlig vil være begrænset.

Ved en kapitalnedsættelse til dækning af underskud, til uddeling eller til henlæggelse til en særlig reserve er der op til 3 faser, der skal gennemføres, før nedsættelsen af kapitalen kan registreres i Erhvervsstyrelsens it-system.

Disse tre faser er:

1. Beslutning om kapitalnedsættelse
2. Eventuel opfordring til kreditorerne om at anmelde deres krav (proklama)
3. Gennemførelse af kapitalnedsættelse (automatisk)

Det er bestyrelsens ansvar ved en kapitalnedsættelse til uddeling eller til henlæggelse til en reserve, at der efter nedsættelsen er dækning for fondens resterende grundkapital og de øvrige bundne reserver.

Hvis nedsættelsesbeløbet helt eller delvist anvendes til uddeling eller henlæggelse til særlig reserve, skal fondens kreditorer opfordres til at anmelde deres eventuelle krav til fonden ved Erhvervsstyrelsens registrering og offentliggørelse af bestyrelsens beslutning om kapitalnedsættelsen.

Kreditorerne har 4 uger til at anmelde deres krav. 

Det er en forudsætning for gennemførelsen af kapitalnedsættelsen at kreditorernes anmeldte forfaldne krav er fyldestgjort, og at der på forlangende er stillet betryggende sikkerhed for uforfaldne eller omtvistede krav. En kapitalnedsættelse kan gennemføres automatisk uden yderligere varsel, når der er gået 4 uger fra udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, medmindre fondens ledelse inden da har meddelt, at den pågældende kapitalnedsættelse ikke skal gennemføres automatisk. Hvis der foretages ændringer i fonden i perioden fra offentliggørelsen af kapitalnedsættelsen til udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, vil den pågældende kapitalnedsættelse heller ikke blive gennemført automatisk. 

Det er endvidere også muligt  at effektuere en kapitalnedsættelse manuelt og ikke afvente den automatiske gennemførelse, når 4 ugers perioden for kreditorernes anmeldelse af krav er udløbet.

Hvis der er truffet beslutning om en kapitalnedsættelse med et beløb, og det efterfølgende viser sig, at kapitalnedsættelsen skal gennemføres med et andet beløb, må bestyrelsen træffe en ny beslutning, også selvom det nye beløb er lavere. Den nye beslutning skal registreres i Erhvervsstyrelsen, hvor styrelsen opfordrer kreditorer til at anmelde deres krav. Når kreditorerne har haft mulighed for på ny at anmelde deres krav, kan kapitalnedsættelsen gennemføres.

Beslutningen om kapitalnedsættelse skal indeholde følgende:

1. Det nominelle beløb, som kapitalen skal nedsættes med.
2. Oplysning om, hvilket af nedenstående formål beløbet skal anvendes til:
   • Til dækning af underskud
   • Til uddeling
   • Til henlæggelse til særlig reserve
3. Ved kapitalnedsættelse til uddeling skal beslutningen også angive om nedsættelsen sker kontant eller i andre værdier end kontanter.

Ligesom i stiftelsessituationen og ved kapitalforhøjelser tales der ikke om kurs, når der er tale om en erhvervsdrivende fond. Det er som følge heraf ikke muligt i en erhvervsdrivende fond at lave en kapitalnedsættelse til uddeling til underkurs, hvorved en del af kapitalnedsættelsen sker til uddeling, mens den resterende del henlægges til fondens frie reserver. Fonde kan som følge heraf ikke anvende kapitalnedsættelser til at overføre midler fra fondens grundkapital til fondens frie midler.

Hvis der skal ske uddeling i andre værdier end kontanter, skal der udarbejdes en vurderingsberetning af en godkendt revisor.

En vurderingsberetning ved en kapitalnedsættelse ved uddeling af andre værdier end kontanter er en revisorerklæring med høj grad af sikkerhed.

Den vurderingsberetning, der skal udarbejdes, er en såkaldt ”omvendt” vurderingsberetning. Erklæringen skal afgives med høj grad af sikkerhed, idet revisor positivt skal erklære, at aktivets værdi højst svarer til det uddelte beløb. 

Vurderingsberetninger i forbindelse med kapitalnedsættelser i andre værdier end kontanter skal foreligge på beslutningstidspunktet.

Krav til vurderingsberetningen:

• Vurderingen må ikke være foretaget mere end 4 uger før beslutningen om kapitalnedsættelse. Herved sikres det, at vurderingsberetningen har den fornødne aktualitet. Overskrides fristen, må vurderingen foretages på ny.
• Vurderingsberetningen skal indeholde følgende erklæring:
  • ”Den ansatte økonomiske markedsværdi (af det aktiv, der udloddes) svarer højst til det uddelte beløb”

I visse tilfælde kan bestyrelsen vælge at udarbejde og indsende en ledelseserklæring som erstatning for en vurderingsberetning.

Følgende betingelser skal være opfyldt, for at bestyrelsen kan vælge at udarbejde en ledelseserklæring:

Der skal være tale om indskud af følgende:

• Aktiver, som er individuelt målt og præsenteret til dagsværdi i et års- eller koncernregnskab for det forudgående regnskabsår, og hvor års- eller koncernregnskabet er forsynet med en revisionspåtegning.
• Værdipapirer eller pengemarkedsinstrumenter, der er optaget til handel på et eller flere regulerede markeder. Det  omfatter eksempelvis  børsnoterede aktier, som indskydes til gennemsnitskursen; det vil sige det vægtede gennemsnit, hvortil de er blevet handlet på et eller flere regulerede markeder i de fire uger, der går forud for indskuddet.

Ledelseserklæringen skal indeholde følgende:

• en beskrivelse af aktivet og dets værdi,
• oplysning om den anvendte fremgangsmåde ved vurderingen,
• en udtalelse om, at de angivne værdier mindst svarer til værdien af uddelingen eller hensættelsen, og
• en udtalelse om, at der ikke er opstået nye omstændigheder, der har betydning for den oprindelige vurdering.

Det er bestyrelsen, der er ansvarlig for, at indskuddet er forsvarligt og dermed også  for, at værdiansættelsen er forsvarlig. Hvis indskuddet viser sig at være til skade for fonden eller dens kreditorer, er det den almindelige ansvarsregel for bestyrelsen, der finder anvendelse.

Registrering af kapitalnedsættelsen skal ske via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning senest 2 uger efter bestyrelsens beslutning om kapitalnedsættelsen.

I praksis registreres kapitalnedsættelsen oftest samtidig med, at Erhvervsstyrelsen anmodes om at give samtykke til bestyrelsens beslutning. Der er naturligvis ikke noget til hinder for, at fonden inden registreringen har anmodet Erhvervsstyrelsen om samtykke.

Med registreringen skal der medsendes et beslutningsreferat, der dokumenterer, at beslutningen er truffet i overensstemmelse med reglerne.

Ved registrering af kapitalnedsættelse til dækning af underskud skal der endvidere medsendes daterede og ajourførte vedtægter, da en sådan registrering, som nævnt tidligere, gennemføres med det samme.

Som følge af muligheden for automatisk gennemførelse af kapitalnedsættelser, skal gennemførelsen af en kapitalnedsættelse til uddeling eller henlæggelse til en særlig reserve som udgangspunkt ikke anmeldes. Det er imidlertid muligt for bestyrelsen at henvende sig til Erhvervsstyrelsen efter udløbet af kreditorernes 4 ugers anmeldelsesperiode, men inden udløbet af ledelsens reaktionsperiode på 4 uger, med henblik på at kapitalnedsættelsen effektueres hurtigere end ved den automatiske gennemførelse heraf. En kapitalnedsættelse må dog kun gennemføres, hvis bestyrelsen skønner, at det vil være forsvarligt. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis det viser sig, at der ikke er nogen kreditorer, der har anmeldt deres krav, og fonden har brug for at få effektueret kapitalnedsættelsen så hurtigt som muligt.

Hvis bestyrelsen, inden den automatiske gennemførelse har fundet sted, har meddelt Erhvervsstyrelsen, at den pågældende kapitalnedsættelse ikke skal gennemføres automatisk, og at bestyrelsen vil effektuere den manuelt, hvis den skal gennemføres, er det vigtigt at være opmærksom på visse frister, der skal iagttages. En sådan gennemført kapitalnedsættelse skal registreres i Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter beslutningen om at gennemføre kapitalnedsættelsen.

Registrering af den endelige nedsættelse af grundkapitalen skal ske senest ved udløbet af indsendelsesfristen for årsrapporten for den periode, hvori tidspunktet for kapitalnedsættelsens virkning indgår, dog senest 12 måneder efter registrering af beslutningen. Hvis en af førnævnte frister overskrides, mister beslutningen sin gyldighed, da kapitalnedsættelsen har mistet den fornødne aktualitet, og da en gennemførelse af kapitalnedsættelsen herefter vil medføre, at den årsrapport, der indeholder tidspunktet for beslutningen om kapitalnedsættelsen, og hvor kapitalnedsættelsen derfor skulle have været indarbejdet, ikke vil være retvisende.