Vejledning om Bestyrelsens forretningsorden

Det følger af erhvervsfondslovens § 50, at bestyrelsen i en erhvervsdrivende fond skal træffe nærmere bestemmelse om udførelsen af bestyrelsens opgaver i en forretningsorden.

Forretningsordenen skal som udgangspunkt ikke indsendes til Erhvervsstyrelsen. Styrelsen kan dog i sit tilsyn konkret anmode om at få forretningsordenen indsendt.
 

Forretningsordenen er både et lovpligtigt dokument og et vigtigt arbejdsredskab for bestyrelsen. Erhvervsfondsloven pålægger bestyrelsen en række pligter og ansvar, men i praksis vil bestyrelsen have mange andre opgaver end de lovpligtige. Forretningsordenen vil her være det redskab, som bestyrelsen kan styre efter, og som hjælper bestyrelsen til at udfylde sin rolle.

Formålet med forretningsordenen er således blandt andet at sikre, at arbejdet i bestyrelsen foregår på en hensigtsmæssig måde og på et oplyst grundlag, hvorom der er enighed i bestyrelsen. 
Forretningsordenen kan endvidere medvirke til, at det er lettere for nye bestyrelsesmedlemmer at sætte sig ind i bestyrelsesarbejdet.

Det står bestyrelsen frit for at vælge, hvorvidt forretningsordenen skal være offentligt tilgængelig, men kendskabet til forretningsordenens indhold uden for bestyrelsens kreds kan være med til at lette forståelsen for bestyrelsens opgaver og arbejdsform.

Hvis der er uoverensstemmelser mellem forretningsordenen og vedtægten, er det altid vedtægten, der gælder. Forretningsordenen kan ikke tillægge bestyrelsesmedlemmer beføjelser og rettigheder, som de ikke er tillagt i vedtægten.

Det er revisors opgave at påse, at bestyrelsen udarbejder en forretningsorden. Opfyldes kravet om en forretningsorden ikke, skal revisor udfærdige en særskilt udtalelse herom, som skal indsendes til Erhvervsstyrelsen. Forinden revisor udfærdiger en sådan udtalelse og indsender den til Erhvervsstyrelsen, skal revisor give bestyrelsen mulighed for at overholde sine pligter. Revisor er forpligtet til straks at give Erhvervsstyrelsen meddelelse, såfremt bestemmelser fastsat i henhold til loven ikke er overholdt, og den pågældende overtrædelse ikke er uvæsentlig eller straks berigtiges. Dette gælder også i forhold til manglende udarbejdelse af forretningsordenen. 

Forretningsordenen er et internt arbejdsredskab for bestyrelsen, og manglende iagttagelse af bestemmelser i forretningsordenen kan derfor næppe som sådan være tilstrækkeligt til at udgøre brud på bestyrelsesmedlemmernes ansvar. Manglende iagttagelse af forretningsorden kan dog medvirke til, at et eller flere bestyrelsesmedlemmer kan blive anset for uegnet.

Det bemærkes, at manglende overholdelse af § 50 kan straffes med bøde.

Efter erhvervsfondslovens § 50, stk. 2, gælder, at bestyrelsen ved udformningen af forretningsordenen skal tage udgangspunkt i fondens virksomhed og behov. Forretningsordenen skal således – både ved udarbejdelsen og den løbende opdatering heraf – altid være tilpasset den enkelte fond. Dette betyder, at bestyrelsen skal overveje, hvilke krav der stilles til bestyrelsens arbejde i lyset af den konkrete fonds karakter og behov. Der kan derfor være stor forskel på forretningsordenen for f.eks. en lille og en stor erhvervsdrivende fond. 

Bestyrelsen bør således i forbindelse med udarbejdelsen eller senere revidering af forretningsordenen særligt overveje, om forretningsordenen skal indeholde bestemmelser om:

• konstitution,
• arbejdsdeling,
• tilsyn med direktionen,
• føring af bøger,
• protokoller,
• skriftlige og elektroniske møder,
• tavshedspligt,
• suppleanter,
• regnskabskontrol,
• underskrivelse af revisionsprotokol, og
• sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

Har fonden ikke en næstformand i bestyrelsen, bør der i forretningsordenen indgå bestemmelser om, at bestyrelsen med passende mellemrum overvejer, hvorvidt der skal vælges en næstformand, der kan fungere i tilfælde af formandens forfald. Forretningsordenen bør også indeholde bestemmelser om, at der udarbejdes en arbejds- og opgavebeskrivelse af formandens og eventuelt næstformandens pligter, opgaver og ansvar.

I fonde, som ikke har en direktion, og hvor bestyrelsen derfor også varetager den daglige ledelse, bør bestyrelsen i forretningsordenen tage stilling til, hvordan opgaverne vedrørende den daglige ledelse fordeles mellem bestyrelsesmedlemmerne. Har fonden ikke en direktør, bør det i forretningsordenen også fastlægges, at bestyrelsen med passende mellemrum tager stilling til, hvorvidt fonden skal have en direktør til at forestå den daglige ledelse.

Har fonden ansat en direktør, bør forretningsordenen eller en særlig forretningsorden for direktøren fastsætte regler for bestyrelsens opfølgning på direktørens arbejde gennem en formaliseret kommunikation, dialog og rapportering. 

Forretningsordenen kan desuden fastlægge rammerne for samarbejdet med en eventuel direktion, og for hvordan kontakten og kommunikationen mellem bestyrelsen og direktionen skal ske, herunder direktionens rettidige, præcise og tilstrækkelige rapportering til bestyrelsen. 

Hvis bestyrelsen anvender en administrator til visse konkrete driftsopgaver, bør forretningsordenen tilsvarende fastsætte rammer for samarbejde og kontakt med administrator samt for vurdering og kontrol af administrators arbejde.

Andre emner af fondsretlig karakter kan også være relevant at medtage i forretningsordenen, som for eksempel udarbejdelse af fondens nærmere procedure for fastlæggelse af de årlige uddelinger og politikken herfor.

Foruden ovennævnte emner kan bestyrelsen også overveje at indarbejde følgende emner i
forretningsordenen:

• planlægning af bestyrelsens arbejde – ”årshjulet”,
• formandens rolle,
• bestyrelsesudvalg – sammensætning, nedsættelse, etablering mv.,
• selvevaluering i bestyrelsen,
• bestyrelsens evaluering af direktionen,
• evaluering af forholdet mellem bestyrelsen og direktionen,
• ressourcer til bestyrelsen,
• et evt. sekretariat for bestyrelsen,
• strategi og risikostyring, samt
• evaluering af bestyrelsens sammensætning.

Ikke alle de ovennævnte emner skal nødvendigvis indgå i bestyrelsens forretningsorden. Der er store forskelle på de enkelte erhvervsdrivende fonde, deres formål, aktiviteter, størrelse m.v. og dermed på, hvad bestyrelserne bør indarbejde i forretningsordenen. Det vigtigste er, at bestyrelserne forholder sig til forretningsordenen og tager stilling til, hvorvidt forretningsordenen er dækkende for fondens virksomhed og behov.

Komitéen for god Fondsledelse offentliggjorde den 18. december 2014 de første Anbefalinger for god Fondsledelse. Anbefalingerne er senest opdateret i juni 2020.

I anbefalingerne opfordrer komitéen til, at visse emner bør indgå i bestyrelsens forretningsorden. Det fremgår således af anbefalingerne, at følgende emner med fordel kan indarbejdes i forretningsordenen:

• En overordnet beskrivelse af principperne for ekstern kommunikation.
• Bestemmelser om, at der årligt vedtages et årshjul eller lignende, som indeholder en plan for årets møder og for hvilke emner, der skal behandles på de enkelte møder.
• En overordnet beskrivelse af formandens og næstformandens opgaver, pligter og ansvar.
• En overordnet beskrivelse af, hvordan evalueringen af bestyrelsesarbejdet gennemføres.

Forretningsordenen er ikke et stationært dokument, og forretningsordenen bør derfor gennemgås efter behov og mindst én gang om året for at sikre, at den stadig er tilpasset fondens virksomhed og behov.