Vejledning om Nye krav til registrerede bogføringssystemer – effektiv og sikker e-fakturering

Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en bekendtgørelse med krav til registrerede bogføringssystemer. Kravene skal gøre det effektivt og sikkert at bruge e-faktura i registrerede bogføringssystemer. Det indgår i en række initiativer, som Erhvervsstyrelsen iværksætter i 2026-2027 for at udbrede frivillig anvendelse af e-faktura. Og dermed både give dansk erhvervsliv mulighed for betydelige besparelser på deres faktureringsprocesser og forberede dansk erhvervsliv på, at det efter de nye EU-momsregler fra 1. juli 2030 bliver et krav at bruge e-faktura ved al handel med virksomheder i andre EU-lande.

I denne introduktion til de nye krav giver styrelsen en kort beskrivelse af de nye krav samt opmærksomhedspunkter og praktiske tips til implementering. Ændringerne er beskrevet i den rækkefølge, de skal være implementeret.  

Digitale bogføringssystemer er ofte meget forskellige, og det er derfor ikke muligt i en vejledning som denne at behandle alle spørgsmål, som kan opstå i forhold til det enkelte bogføringssystem.  

Styrelsen offentliggør om kort tid også en omfattende ny vejledning til bogføringsloven, som går mere i dybden med forståelsen af de nye krav. Vejledningen indeholder et oversigtsskema, så du let kan finde nærmere oplysninger om de nye krav, der særligt interesserer dig.  

Som udbyder er du selvfølgelig også altid meget velkommen til at kontakte os for at få svar på eventuelle konkrete tvivlsspørgsmål du måtte have.

Efter ændringsbekendtgørelsen skal de nye krav beskrevet i pkt. 1-2 være implementeret på følgende tidspunkter:

• Kravet om MitID-validering af kunder og slutkunder skal være implementeret senest 1. marts 2027
• I forbindelse med MitID-valideringen skal virksomhederne have besked om, at de vil blive tilmeldt e-fakturering medmindre de aktivt fravælger det inden for 4 uger.  
• Hvis virksomheden ikke reagerer på meddelelsen, har du som udbyder yderligere 4 uger fra svarfristens udløb til at tilmelde den pågældende virksomhed til e-fakturering via Nemhandel.  
• Tilmeldingen foregår løbende i takt med at virksomhederne logger ind i systemet og bekræfter deres identitet.
• Kravet om visning af mulighed for at sende faktura som e-faktura skal være implementeret fra og med 1. marts 2027.

De nye krav beskrevet under pkt. 3-8 skal derimod først være implementeret den 1. januar 2028.

Definitioner

For at gøre det lettere at navigere i de nye krav til registrerede bogføringssystemer indføres der nogle nye hjælpedefinitioner i kravbekendtgørelsen, for at tydeliggøre, hvad de nye krav til systemerne har af formål og hvad de indebærer for udbyderne:  

• Slutkunder

  Ved “slutkunder” forstås de bogføringspligtige virksomheder, hvis bogføring sker i bogføringssystemet.

• Kunder

  Ved “kunder” forstås de virksomheder, som står i direkte kundeforhold til udbyderen af bogføringssystemet. Der kan både være tale om slutkunder, som selv foretager deres bogføring i systemet, og bogføringsvirksomheder m.v., som bogfører på vegne af slutkunder.

• Brugere

  Ved “brugere” forstås alle fysiske personer med rettigheder til at bogføre i bogføringssystemet. Der kan både være tale om medarbejdere hos slutkunden, eller hos bogføringsvirksomheder m.v., som bogfører på vegne af slutkunder.

• Låste stamoplysninger

  Ved ”låste stamoplysninger” forstås de oplysninger, som fremgår af Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) om slutkunden: CVR-nummer, eventuelle P-numre, virksomhedsnavn, eventuelle binavn(-e), og adresse.

• Supplerende stamoplysninger

  Ved ”supplerende stamoplysninger” forstås oplysninger om slutkundens bankoplysninger, samt eventuelle SE- og/eller GLN-nummer.

Udbyderne af registrerede bogføringssystemer skal ved brug af MitID-login bekræfte identiteten af alle slutkunder og kunder, der er registrerede i CVR.  

Udbyderen skal stille krav om, at nye slutkunder og kunder bekræfter deres identitet i forbindelse med oprettelsen i bogføringssystemet.

Udbyderen skal desuden stille krav om, at de eksisterende slutkunder og kunder, som anvender systemet, bekræfter deres identitet. Bekræftelsen skal ske med MitID. Der er her tale om en engangsbekræftelse, og der stilles således ikke krav om brug af MitID ved hvert login i bogføringssystemet.  

Udenlandske kunders og slutkunders identitet er ikke omfattet af de nye krav, idet Erhvervsstyrelsen afventer udviklingen af en ny fælles EU-identifikation af virksomheder. 

Bekræftelse af identiteten på slutkunder og kunder skal sikre entydig digital tilkendegivelse af forholdet mellem slutkunde, kunde og det registrerede bogføringssystem. Formålet er samtidigt at sikre, at kun bekræftede verificerede slutkunder og kunder har adgang til oplysninger i bogføringssystemet, samt at administrationsadgang, stamoplysninger, supplerende stamoplysninger og bogføringsmateriale, ikke kan kompromitteres af uvedkommende, uden at kunne spores tilbage til en person. 

Ved implementering skal udbyderen integrere MitID således, at alle slutkunder og kunder, der er registreret i CVR, kan valideres med MitID ved oprettelse i bogføringssystemet. I forbindelse med valideringen, bekræfter kunden/slutkunden de registrerede stamoplysninger om virksomheden.

For eksisterende slutkunder og kunder, hvor identiteten ikke tidligere er blevet valideret med MitID, skal en sådan validering gennemføres, før slutkunden/kunden på ny kan tilgå bogføringssystemet.

Systemet skal desuden logge alle identitetsvalideringer, herunder tidspunkt, type af validering og hvilken bruger der har gennemført handlingen. Loggen skal kunne udleveres ved myndighedstilsyn.

For at bruge MitID til identitetsvalidering, skal man som udbyder indgå aftale med en godkendt MitID-broker.

Det bemærkes, at der fra 1. januar 2028 indføres supplerende krav om, at systemet ved automatisk opslag i CVR påfører alle elektroniske forretningsdokumenter, som afsendes fra systemet, den pågældende slutkundes eller kundes navn, eventuelle binavne, adresse, CVR-nummer, og eventuelle P-numre. Oplysningerne må ikke kunne redigeres af brugeren og opdateres kun, hvis de pågældende oplysninger ændres direkte i CVR.

Efter det ændrede krav, skal udbyderen som udgangspunkt tilmelde alle slutkunder til e-fakturering i Nemhandel, efter at disse har valideret deres identitet ved brug af MitID, jf. pkt. 1, medmindre  

• den enkelte slutkunde allerede er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel eller  
• slutkunden indenfor en frist på 4 uger fravælger en sådan tilmelding.  

Bemærk at ligesom efter de gældende regler kan tilmeldte slutkunder til enhver tid framelde sig igen. Bemærk også at slutkunder, der har frabedt sig tilmelding, til enhver tid skal kunne bede om at blive tilmeldt. Bogføringssystemet skal derfor fortsat understøtte at både nye og eksisterende slutkunder kan til- og framelde sig e-fakturering i Nemhandel.

Ændringen har til formål at sikre, at væsentligt flere virksomheder tilmeldes e-fakturering og dermed fremover kan modtage e-faktura.

Processen med tilmelding af virksomheder til Nemhandel omfatter tre trin:

• slutkunden skal efter MitID-validering af sin identitet have besked om, at virksomheden vil blive tilmeldt Nemhandel medmindre den inden 4 uger giver udbyderen besked om, at den ønsker at fravælge dette (se under 2.2.2 nedenfor)
• herefter skal udbyderen inden 4 uger tilmelde alle virksomheder der ikke har fravalgt dette til Nemhandel, så de fremover kan modtage e-faktura (se under 2.2.2 nedenfor)
• endelig skal alle virksomheder der bliver tilmeldt have besked herom umiddelbart efter at udbyderen får besked fra Nemhandel om tilmeldingen (se under 2.2.3 nedenfor). 

2.2.1 Meddelelse til slutkunden om opt-out 

Forud for tilmelding af dine eksisterende slutkunder til e-fakturering skal de have meddelelse om, at de vil blive tilmeldt Nemhandel medmindre de fravælger dette inden for en frist på 4 uger. Meddelelsen kan gives enten direkte i forbindelse med slutkundens første log-in efter Mit-ID-validering fra og med 1. marts 2027 eller i en særskilt meddelelse til slutkunden umiddelbart efter et sådant log-in.  

Beskeden til slutkunderne om tilmelding til e-fakturering kan begrænses til information om, at kunden vil blive tilmeldt til Nemhandel medmindre denne inden for en frist på 4 uger giver udbyderen besked om, at kunden ikke ønsker dette. Dette forudsætter dog, at udbyderen i forhold til nærmere oplysninger henviser til det informationsbrev fra Erhvervsstyrelsen, som virksomheden har modtaget med digital post, og som styrelsen desuden vil offentliggøre på sin hjemmeside.

For nye slutkunder, der kommer til efter offentliggørelse af de nye regler, vil det komme til at gælde, at de på samme måde som eksisterende slutkunder skal informeres direkte herom. Det betyder, at de som led i at blive slutkunder i bogføringssystemet skal have besked om, at de tilmeldes e-fakturering, medmindre de aktivt fravælger det, inden for fire uger efter oprettelsen som slutkunde i systemet.

Erhvervsstyrelsen vil først i 2027 udsende et informationsbrev med Digital Post, som forklarer virksomhederne, hvad der konkret skal ske, hvorfor tiltaget gennemføres, og hvad konsekvenserne er for virksomhederne. Det sikrer, at alle berørte virksomheder, får den samme fyldestgørende information. Udbyderne kan derfor blot henvise til dette informationsbrev i meddelelsen til sine eksisterende slutkunder om tilmelding til Nemhandel.  

For nye kunder kan udbyderen ligeledes anvende Erhvervsstyrelsens brev til alle virksomheder med henblik på nærmere information, idet den samme information er relevant for både nye og eksisterende slutkunder. Her kan udbyderen blot henvise til den version, som bliver offentliggjort på styrelsens hjemmeside. 

2.2.2 Tilmelding af slutkunder til Nemhandel

Udbyderen skal efter udløbet af fristen på 4 uger for eventuelt fravalg af tilslutning til Nemhandel gennemføre en ny tilmeldingsproces til e-fakturering i Nemhandel i forhold til alle sine slutkunder, der ikke allerede er registrerede, også selvom udbyderen tidligere har udsendt meddelelse til sine slutkunder herom efter de gældende regler.

Du skal tilmelde dine slutkunder til e-fakturering,  

• hvis de ikke allerede er tilmeldt e-fakturering, og  
• hvis de ikke har fravalgt det.  

Du skal derfor være opmærksom på, at du skal have overblik over, hvem der har fravalgt tilmelding.

Hvis din slutkunde allerede er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel i et andet system end dit, er du ikke forpligtet til at igangsætte en omregistrering til dit system. Du kan dog overveje at fortælle din slutkunde, at de allerede er tilmeldt e-fakturering, og at de har mulighed for at få deres e-fakturaer til dit system, hvis de ønsker det.  

Hvis du som udbyder af et registreret bogføringssystem anvender en ekstern serviceleverandør til tilmelding til e-fakturering i Nemhandel, kan din serviceleverandør have ønsker/krav til hvilket format du giver dem listen over dine slutkunder, som skal tilmeldes e-fakturering. Du kan derfor med fordel spørge din serviceleverandør om dette, inden du begynder at udarbejde listen.

Du kan registrere dine slutkunder på flere måder. Hvis du har mange slutkunder, kan det være en fordel at automatisere registreringerne/oprettelserne. Du kan finde en beskrivelse til automatisk oprettelse af modtagere i nedenstående tekniske dokumentation.

Hvis du har få slutkunder som skal registreres, kan det også gøres manuelt. Du kan finde beskrivelse til registrering/oprettelse af modtagere i nedenstående dokumentation: 

Vær opmærksom på at dine slutkunder kan tilmeldes e-fakturering i Nemhandel på forskellige typer af endepunktsnummer (modtageradresser):

1. CVR-nummer bør være udgangspunktet for tilmelding til e-fakturering i Nemhandel, hvis slutkunden kun har brug for at modtage e-fakturaer i ét system. I dag er de fleste virksomheder i Nemhandel registreret med deres CVR-nummer som deres endepunktsnummer.
2. P-nummer kan benyttes, hvis en slutkunde ønsker deres e-fakturaer opdelt efter produktionsenhed.  
3. SE-nummer kan benyttes, hvis der er tale om en udenlandsk virksomhed uden et dansk CVR-nummer.  
4. GLN/EAN-nummer kan benyttes, hvis slutkunden ønsker en mere aktiv styring af deres e-faktura-modtagelse, og som ikke nødvendigvis er knyttet til p-enheder. Bemærk dog, at GLN/EAN-numre leveres af en privat virksomhed.  

Slutkunderne bør selv eje de endepunktsnumre, der registreres i Nemhandelsregisteret, i stedet for fx et GLN/EAN-nummer, du som udbyder ejer og tildeler slutkunden. Det skal gøre det nemmere for slutkunderne at tage deres registreringer med til et nyt bogføringssystem, hvis de ønsker det på et tidspunkt.  

2.2.3 Meddelelse til slutkunder om tilmelding til Nemhandel

Udbyderen får besked fra Nemhandel umiddelbart efter at slutkunder er registreret i Nemhandel som modtagere af e-faktura. Så snart udbyderen får denne besked skal virksomheden straks informeres om tilmeldingen. Det er afgørende, at dette sker så hurtigt som muligt, idet slutkunden ellers risikerer ikke at blive opmærksom på fakturaer sendt som e-faktura efter tilmeldingstidspunktet.

Udbyderen bør i sin meddelelse til slutkunden om tilmeldingen til Nemhandel vejlede denne om, hvor man kan se modtagne e-fakturaer i bogføringssystemet, herunder også om hvorvidt systemet vil gøre slutkunden opmærksom på, når der er modtaget nye e-fakturaer. 

Efter de ændrede krav skal bogføringssystemet ved manuel brugerinitieret fakturering tydeligt gøre brugeren opmærksom på, at kunden kan modtage en e-faktura, hvis kunden er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel. Det er dog ikke et krav at afsenderen faktisk sender en e-faktura, selvom modtageren er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel. Det er fortsat frivilligt, hvorvidt afsenderen ønsker at afsende en faktura som e-faktura eller ej.  

Bogføringssystemet behøver ikke at gøre brugeren opmærksom på, at kunden kan modtage en e-faktura, når der er tale om automatiserede fakturaafsendelser. Det kan fx være ifm. batch-fakturering eller API-integrationer, hvor fakturering initieres i et system uden for bogføringssystemet.  

Formålet er at gøre det let og brugervenligt for afsenderen af en faktura at vælge e-fakturering, når der skal vælges faktureringsmetode. Det skal også hjælpe virksomheder, der har tilmeldt sig e-fakturering, med at få flere e-fakturaer fra deres leverandører, uden at de selv skal gøre deres leverandører opmærksom på det.  

Den præcise brugerrejse for hvordan e-fakturering vises for brugeren, når modtageren af fakturaen er registreret i Nemhandel, kan være forskellig fra system til system. For eksempel vil det i nogle systemer være muligt allerede ifm. fakturaen skabes, mens det i andre systemer vil være senere i brugerrejsen, når forskellige fakturametoder præsenteres. For at opfylde kravet er det dog afgørende, at muligheden for e-fakturering vises tydeligt, når modtageren er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel.  

Vær opmærksom på, at der kan være situationer, hvor modtageren af en faktura har mange endepunktsadresser registreret i Nemhandelsregisteret, fx i form af mange GLN/EAN-numre. I sådanne tilfælde er det ikke forventningen, at dit system skal kunne identificere den korrekte endepunktsadresse at sende e-fakturaen til. Det vil brugeren af dit system, der skal afsende e-fakturaen selv skulle aftale med modtageren af fakturaen.  

Nemhandel udstiller et opslags-API, som benyttes til automatiske opslag i Nemhandelsregistret.

Bemærk at du kan tilgå Nemhandelsregistrets opslags-API, også selvom du anvender en ekstern serviceleverandør til selve forsendelsen af fakturaen. Du har således frit valg i forhold til at implementere opslaget selv eller outsource denne funktionalitet, uafhængigt af om du bruger en ekstern serviceleverandør. Erhvervsstyrelsen foreslår, at du tidligt går i dialog med din eksterne serviceleverandør, hvis du benytter en sådan, ift. hvad de kan tilbyde.  

OBS! De nye krav beskrevet under pkt. 3-8 skal først være implementeret den 1. januar 2028. 

Udbyderne af registrerede bogføringssystemer skal sikre identiteten af brugeren ved brug af MitID-validering i forbindelse med alle tilføjelser eller ændring af en slutkundes supplerende stamoplysninger. 

Krav til identitetsbekræftelse ved en brugers tilføjelse eller ændring af en slutkundes supplerende stamoplysninger skal sikre, at man kan have tillid til at virksomhedens supplerende stamoplysning er korrekte. 

Ved implementering skal udbyderen integrere MitID således, at brugere kan valideres med MitID ved oprettelse i bogføringssystemet i tilfælde af ændring af virksomhedens supplerende stamoplysninger..

For eksisterende brugere, hvor identiteten ikke tidligere er blevet valideret, skal en sådan validering gennemføres, før brugeren på ny kan tforetage ændringer i supplerende stamsoplysninger.

Når der foretages tilføjelser eller ændringer af en slutkundes supplerende stamoplysninger, skal det være den bruger, der ønsker at gennemføre tilføjelsen/ændringen, som valideres med MitID via systemet, inden tilføjelsen/ændringen kan registreres. Systemet skal dermed sikre, at det ikke blot er slutkunden eller kunden generelt, men konkret den aktuelle bruger, der udfører handlingen, som valideres.

For at bruge MitID til identitetsvalidering, skal man som bogføringssystem indgå aftale med en godkendt MitID-broker.

Der er tale om en præcisering af gældende ret.  

Udbyderen af det registrerede bogføringssystem skal sikre, at bogføringsmateriale (bogførte transaktioner og bilag) i bogføringssystemet entydigt kan henføres til den slutkunde, som bogføringsmaterialet vedrører. Derudover skal udbyderen sikre, at bogføringsmaterialet kan fremsøges på baggrund af både de låste- og eventuelle supplerende stamoplysninger om slutkunden.

Kravet skal sikre, at bogføringssystemet effektivt kan adskille slutkunders bogføringsmateriale fra hinanden. Det gør det muligt for slutkunder at tage deres bogføringsmateriale med sig ved eventuelt skift af bogføringssystem, samt give myndighederne adgang til en slutkundes bogføringsmateriale i forbindelse med tilsyns- eller kontrolopgaver.

Systemet skal understøtte, at slutkundens data kan fremsøges og deres bogføringsmateriale filtreres på baggrund af virksomhedens stamoplysninger, herunder navn, adresse og CVR-nummer, samt betalingsoplysninger og eventuelt SE-nummer og GLN/EAN-nummer. Det er væsentligt, at disse oplysninger fremgår tydeligt og er tilgængelige ved navigation i systemet/databasen.

Desuden skal der sikres en funktionalitet, som muliggør at slutkunden kan få adgang til og udtrække hele sit bogføringsmateriale baseret på virksomhedens stamoplysninger. Dette understøtter både datamæssig adskillelse, mulighed for dataportabilitet (fx ved skift af system) samt en struktureret og overskuelig tilgang til information.

Udlevering af slutkundens bogføringsdata til myndigheder:

Når en ekstern skal have udleveret data der er omfattet af bogføringsloven, skal systemet designe dataudlæsningen på en måde, der sikrer, at bogføringsmateriale, transaktioner og bilag for den enkelte virksomhed til enhver tid holdes klart adskilt fra andet materiale i bogføringssystemet, herunder andre slutkunders bogføring.  

Det skal fremgå tydeligt af udlæsningen hvilken slutkundes data, der arbejdes i, og alle handlinger, herunder søgning, adgang og udlevering af bogføringsmateriale, skal kunne spores og dokumenteres for at sikre ansvarlig brug og overholdelse af lovgivningen. 

Udbyderen af det registrerede bogføringssystem skal sikre, at systemet understøtter automatiske opslag i CVR, anvender de låste stamoplysninger om slutkunden, samt sikre at de låste stamoplysninger ikke kan ændres direkte i bogføringssystemet. 

Kravet har til formål at sikre, at nøgleoplysningerne i bogføringssystemet om slutkundens navn, adresse og CVR-nummer, stemmer overens med de oplysninger, der fremgår af CVR. Kravet har til formål at sikre overensstemmelse mellem oplysninger for slutkunden og slutkundens kunder, f.eks. i forbindelse med fakturering, samt forhindre ændring af oplysninger med henblik på misbrug ved, at en slutkunde f.eks. ikke kan udgive sig for at være en anden slutkunde. Det er alene slutkunden selv, der kan ændre de låste stamoplysninger på virk.dk. 

Du kan få adgang til at fremsøge data via vores RESTful API, via en http GET eller en POST request.  

Udbyderen kan med fordel anvise slutkunden til Virk, hvor der fremadrettet kan foretages ændringer til slutkundens låste stamoplysninger. Vi anbefaler derfor at opsætte løsningen til at operere i nær realtid. 

En ændring vil som udgangspunkt slå igennem inden for få minutter, efter en sag er færdigbehandlet – normalt vil man kunne se det inden for 30 sekunder. Langt de fleste ændringer bliver straksregistreret , og det er et fåtal, der bliver taget ud til manuel sagsbehandling.

Når en bruger sender elektroniske forretningsdokumenter, skal dokumenterne altid indeholde låste stamoplysninger fra CVR, dvs. oplysninger om slutkundens virksomhedsnavn, adresse og CVR-nummer.  

Udbyderen af det registrerede bogføringssystem skal sikre, at systemet understøtter automatisk opslag i CVR således, at elektroniske forretningsdokumenter, som afsendes af bogføringssystemet, forsynes med slutkundens låste stamoplysninger. 

Tiltaget skal sikre, at oplysninger om afsender altid er opdaterede og korrekte, hvilket øger datakvaliteten, mindsker fejl og fremmer sporbarheden og tilliden mellem afsender og modtager i den elektroniske handel.

Sørg for at bogføringssystemet henter stamoplysninger direkte fra CVR, og holder disse løbende opdateret. CVR kan tilgås via automatisk system-til-system adgang. 

For slutkunder med flere registrerede P-enheder (P-numre) skal bogføringssystemet understøtte, at brugeren kan vælge, hvilken af disse enheders låste stamoplysninger, som skal fremgå af elektroniske forretningsdokumenter, som afsendes af bogføringssystemet. 

En udbyder af et registreret bogføringssystem skal sikre, at afsendte og modtagne dokumenter og bilag opbevares i overensstemmelse med gældende regler, herunder opbevaringspligten, samt at de ikke kan slettes af brugere af bogføringssystemet. 

Det foreslåede tiltag udvider den tidsmæssige beskyttelse af elektroniske forretningsdokumenter i bogføringssystemet, så de også beskyttes mod sletning af brugeren, inden de bliver bogført.

Formålet er at sikre dokumentation, sporbarhed og efterlevelse af regnskabslovgivningens krav om opbevaring af regnskabsmateriale. Det forhindrer utilsigtede eller uautoriserede sletninger af dokumentation.

Indfør tekniske begrænsninger, så brugere ikke kan slette dokumenter i bogføringssystemet. Informer brugerne om opbevaringskrav og tilgængelighed, samt om proceduren, hvis fejl eller problemer opstår.