Virksomheder og foreningers ofte stillede spørgsmål til ny bogføringslov

Den nye bogføringslov medfører en række krav om digital bogføring. Nogle virksomheder vil skulle ændre en del i deres bogføringspraksis, andre skal ændre en smule, mens en del virksomheder allerede lever op til kravene. Der er også virksomheder, der helt er fritaget de nye krav.

  • Opdateret 17. juni 2022

Ofte stillede spørgsmål

Mange virksomheder har et regnskabsår, der slutter 30. juni 2022 og skal derfor snart aflægge en årsrapport. Årsrapporten aflægges således på et tidspunkt, hvor den nye bogføringslov er trådt i kraft men for et regnskabsår, hvor den tidligere bogføringslov var gældende. Det der afgør, om det er de gamle eller nye regler der gælder, er den tidsmæssige placering i bogføringen, dvs. dateringstidspunktet. Det kan illustreres ved nedenstående eksempler, der alle tager udgangspunkt i en virksomhed med balancedato 30. juni. 

  • Virksomheden modtager en faktura i juli 2022, som vedrører en ydelse leveret 30. juni 2022. Virksomheden bogfører fakturaen med datering 30. juni 2022 og skal derfor anvende reglerne i den tidligere bogføringslov.
  • Virksomheden beregner og registrerer udskudt skat i november 2022 som dateres i bogføringen d. 30. juni 2022.  Virksomheden skal derfor anvende reglerne i den tidligere bogføringslov.

Der kan dog være forhold, der ikke umiddelbart kan tidsbestemmes nærmere. I de tilfælde er det balancedatoen, dvs. datoen for regnskabsårets afslutning, der afgør, om det er de gamle eller nye regler der gælder.  Det kan illustreres ved nedenstående eksempel, der ligeledes tager udgangspunkt i en virksomhed med balancedato 30. juni. 

  • Virksomheden aflægger årsrapport for regnskabsåret 2021/22 i løbet af efteråret 2022. Årsrapporten indeholder en ledelsesberetning med udtalelser om forventninger til fremtiden. Forholdet kan ikke knyttes op på en registrering i bogføringen og ikke nærmere dateres. Virksomheden skal derfor iagttage de regler, der var gældende på balancedatoen 30. juni 2022. I dette tilfælde den tidligere bogføringslov. Efter de gældende regler på det tidspunkt anses dokumentation for oplysninger i ledelsesberetningen ikke som regnskabsmateriale og skal derfor ikke opbevares efter reglerne i bogføringsloven.      

Nej. Bogføringsloven træder i kraft 1. juli 2022, men det er tidligst fra 2024, at alle virksomheder, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil skulle anvende et digitalt bogføringssystem. Andre virksomheder, med en omsætning over 300.000 kr., vil ifølge loven tidligst skulle anvende et digital bogføringssystem fra 2026.

 

Der er således god tid til at omstille sig til de nye krav.

Ja. Først og fremmest har din virksomhed god tid til at omstille sig, da kravene til digital bogføring indføres etapevis. Driver du eksempelvis en personligt ejet virksomhed med en årlig omsætning på over 300.000, vil du tidligst skulle efterleve kravene fra 2026.

Derudover vil en række virksomheder have mulighed for at ansøge om støtte til rådgivning om digital bogføring gennem en ny pulje under SMV:Digital.

Læs mere og søg evt. støtte til rådgivning under SMV:Digital

Nej. Kravet om digital opbevaring vil først gælde fra det tidspunkt, hvor man som virksomhed bliver forpligtet til at anvende et digitalt bogføringssystem.

Nej – ikke i udgangspunktet. Den nye bogføringslov ændrer ikke på, at foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener penge hertil ved erhvervsdrift, ikke er bogføringspligtige og dermed heller ikke er omfattet af kravet om at anvende et digitalt bogføringssystem. Herunder hører fx idrætsforeninger, hvis de ikke opererer professionelt.

Hvis en forening derimod udfører erhvervsdrift, fx udlejer lokaler eller driver et cafeteria, vil den være bogføringspligtig. Og den vil skulle leve op til kravet om et digitalt bogføringssystem, hvis nettoomsætningen i to år i træk overstiger 300.000 kr. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende.

En virksomhed skal registrere transaktioner og opbevare bilag i et digitalt bogføringssystem. Registrering og opbevaring kan enten ske i et registreret bogføringssystem eller i et andet digitalt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at systemet lever op til bogføringslovens krav, før det kan komme på listen over registrerede bogføringssystemer.

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som er blevet kontrolleret af Erhvervsstyrelsen. Når et bogføringssystem er blevet kontrolleret for, om det lever op til lovkravene, kommer det på den officielle liste over registrerede bogføringssystemer.

Et digitalt bogføringssystem defineres som: “En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved bogføringspligtige virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.”

Når du bruger et registreret bogføringssystem, er du sikker på, at det understøtter bogføringslovens grundlæggende krav til registrering og opbevaring.

Ja, det kan du godt. Der er intet krav om, at du skal bruge et registreret bogføringssystem, hvis du er omfattet af de nye regler. Du må gerne bruge en anden løsning, men så er det dit ansvar, at systemet lever op til gældende regler og bevise det ved en kontrol.

Hvis du bruger et registreret bogføringssystem, er det systemleverandørens ansvar at sikre, at det lever op til alle gældende regler. Det er dog stadig dit ansvar at bogføringen udføres, og at du har passende procedurer for at sikre det.

Når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, skal registreringer og bilag opbevares digitalt i mindst 5 år. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt.

Erhvervsstyrelsen vil fastsatte nærmere regler for, hvilke specifikke bilag, der skal opbevares digitalt. Reglerne om opbevaring gælder også, hvis virksomheden går konkurs, bliver tvangsopløst, opsiger abonnementet på sit bogføringssystem eller blot ophører med at betale abonnementet. Derimod har udbyderen af et bogføringssystem ikke pligt til at give virksomheden adgang til regnskabsmaterialet efter endt kundeforhold.  

Hvis en virksomhed skifter til et andet digitalt bogføringssystem, er virksomheden forpligtet til forsat at lade regnskabsmaterialet opbevare hos den tidligere udbyder. Dette gælder også, hvis virksomheden overfører en kopi af alt sit regnskabsmateriale til det nye digitale bogføringssystem.

Opbevaringen behøver ikke at ske på en måde, så regnskabsmaterialet til enhver tid er læsbart, blot regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for en rimelig tidsfrist i forbindelse med myndigheders efterfølgende kontrol.

Opbevaringen skal ske på en af tre måder:

  1. I cloud-baserede bogføringssystemer skal virksomhederne både registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilag hos en tredjepart, enten i form af udbyde-ren af systemet eller hos dennes cloud-leverandør.
  2. I hybrid-bogføringssystemer, der installeres lokalt i virksomheden, skal systemet automatisk og løbende tage en sikkerhedskopi af kundens registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart.
  3. I specialudviklede bogføringssystemer, hvor registreringer og bilag kun opbevares lokalt på virksomhedens egen server, skal der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi som opbevares hos en tredjepart.

 

Ja, det er det. I god tid inden reglerne om digital bogføring træder i kraft for din virksomhed skal du kontakte en udbyder, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen offentliggør løbende registrerede bogføringssystemer her på siden.

Din udbyder vil herefter hjælpe dig med at komme i gang med digital bogføring og informere om nye funktioner, der understøtter bogføringslovens krav.

Husk, at hvis din virksomhed har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, har I i forbindelse med indberetningen også pligt til at oplyse, hvilket bogføringssystem virksomheden anvender/har anvendt. Hvis bogføringssystemet ikke er registreret, er det jeres egen pligt at sikre, at systemet overholder lovkravene og kunne bevise dette ved en eventuel kontrol.