Vejledning om

Fakturablanketten på Virk

  • Version 2.8.0
  • Seneste opdatering 25. februar 2019

1
Kapitel
Vælg Fakturablanket

For at oprette en elektronisk faktura skal du vælge Fakturablanketten under ’Mest anvendte indberetninger’ på forsiden af Virk eller søge efter den under kategorien ’Fakturering’.

2
Kapitel
Start indberetning

For at oprette en faktura skal du starte en indberetning. Klik på knappen ’Start’, så åbnes NemLog-in siden automatisk.

3
Kapitel
Login med NemLog-in

For at benytte Fakturablanketten skal du logge ind med NemLog-in – enten med personligt NemID/nøglekort eller med en medarbejdersignatur for en virksomhed (nøglekort eller nøglefil). 

4
Kapitel
Opret faktura

Fakturablanketten er en fakturaindtastningsportal for leverandører til offentlige myndigheder. Den er et alternativ til de leverandører, som ikke har et økonomisystem, der er integreret med NemHandel. 
 
Felter i Fakturablanketten markeret med rødt (*) er obligatoriske og skal altid udfyldes. 
 
Start med at vælge en gemt modtager eller indtast modtagers EAN-nummer. 
 
BEMÆRK: Hvis du ikke kender din kundes EAN-nummer, kan du kontakte dem og bede om det.

Herefter skal du indtaste e-mailadressen på den person, som skal modtage en kvittering, når fakturaen er leveret ved modtager eller er fejlet (vil oftest være dig selv).

  • Indtast e-mailadressen.
  • Bekræft e-mailadressen i næste felt. 

Nu er du klar til at oprette fakturaen.

  • Klik på knappen ’Opret faktura’ (alternativt 'Opret kreditnota').
     

BEMÆRK: I stedet for at oprette en faktura kan du her oprette en kreditnota. Denne guide vil dog ikke komme nærmere ind på oprettelsen af en kreditnota.

5
Kapitel
Udfyld faktura

Siden er opbygget i afsnit som en gammeldags papirfaktura.

5.1. Fakturamodtager

Modtagers tidligere indtastede EAN-nummer fremgår nu under 'Fakturamodtager'. Det samme gælder din egen e-mailadresse, som fremgår under 'Leverandør'.

Har du tidligere benyttet Fakturablanketten, vil dine egne leverandørdata automatisk være udfyldt (med data fra sidste gang).
 

Nu skal du indtaste data for modtageren (din kunde). 

Hvis du ikke ønsker, at Fakturablanketten skal gemme denne modtager, skal du fjerne afkrydsningen ved 'Gem som fast modtager'. 

5.2. Fakturadato m.v.

Indtast nu et fakturanummer under punktet ’Fakturadato m.v.’.

BEMÆRK: Du kan selv vælge fakturanummeret, men det er et krav fra SKAT, at man bruger fortløbende nummerering af sine fakturaer.

Læs om kravene til en faktura

Fakturadatoen er som udgangspunkt sat til dags dato (den dag du opretter fakturaen). Hvis du ønsker en anden fakturadato, kan du ændre den.

’Personreference’ angiver, hvem der er kontaktperson på ydelsen/varen hos modtager. Det kan i nogle tilfælde være en forkortelse, initialer eller andet som kunden kræver i dette felt.
 

BEMÆRK: Et ordre- eller rekvisitionsnummer gør det lettere for modtager at identificere den ordre, som fakturaen henviser til. Hvis modtageren har angivet et nummer på ordren, skal dette nummer anføres her (ikke obligatorisk).

BEMÆRK: Det er desuden muligt at indtaste en leveringsdato samt en kontostreng (ikke obligatorisk).

5.3. Varer og ydelser

Nu skal de leverede varer/ydelser beskrives. De obligatoriske felter er:

  • Beskrivelse af varen/ydelsen 
  • Antal 
  • Enhedspris (nettopris = pris pr. stk. uden moms).

Hvis varen/ydelsen internt har et varenummer i dit eget system, kan du angive det (valgfrit). 
 
Vælg gerne den enhed, som feltet 'Antal' er relaterer til.

Hvis den pågældende vare/ydelse ikke er momsbelagt, skal du fjerne fluebenet under punktet ’25 pct. moms’.  
 
BEMÆRK: Hvis du har valgt ’Privatperson’ under ’Leverandørtype’, er fluebenet ved ’25 pct. moms’ automatisk fjernet, da der ikke kan opkræves moms i dette tilfælde. 

5.4. Varer og ydelser - udvidet

Det kan i nogle tilfælde være krævet, at der knyttes supplerende oplysninger til den enkelte vare/ydelse. Det gør du ved at skifte 'Fakturalinje' fra 'Standard' til 'Udvidet'.

    Du har her mulighed for at informere kunden om, hvor meget rabat, der allerede er fratrukket for at nå frem til enhedsprisen. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura. 
     
    Det er også muligt at informere kunden om, hvilke gebyrer der er lagt til varens pris for at nå frem til enhedsprisen. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura.
     
    Derudover er det muligt at angive, hvor meget afgift der er lagt til varens pris for at nå frem til enhedsprisen, fx fedt- eller miljøafgift. BEMÆRK: Det angivne beløb medregnes ikke på den samlede faktura.

    Hvis betalingen omhandler en borger/ydelsesmodtager, skal du angive ydelsesmodtagerens CPR-nummer. Ydelsesmodtager er fx relevant ved fakturering af hjælpemidler eller tolkeydelser.

    BEMÆRK: Du har også muligt at tilføj en note til den pågældende vare eller ydelse.

    5.5. Samlet pris

    Det er muligt at angive en rabat på det samlede køb. Eventuel rabat indtastes som positiv værdi i feltet ’Rabat på total ekskl. moms’. Dette rabatfelt påvirker kun beløb indtastet med moms. 
     
    BEMÆRK: Rabatten skal indtastes, inden den samlede pris beregnes (inden du klikker på knappen ’Beregn samlet pris’).

    Herefter skal du beregne den samlede pris ved at klikke på knappen ’Beregn samlet pris’.

    Herefter vises de opdaterede beregninger for den samlede faktura.

    5.6. Betalingsoplysninger

    Betalingsdatoen er automatisk sat til dags dato + 30 dage. Hvis du ønsker en anden dato, skal du ændre betalingsdatoen.

    Herefter skal du vælge, hvilken betalingsform fakturamodtager skal benytte.

    Hvis du vælger 'NemKonto' bliver betalingen overført til den konto, som din virksomhed selv har anført som sin NemKonto (kontonummer som er tilknyttet CVR- eller CPR-nummer).

    Hvis du vælger ’Bank’, skal du indtaste registreringsnummer og kontonummer. Det kan være en fordel at tilføje en referencetekst, som modtager skal knytte til kontooverførsel, da det gør det lettere for dig at identificere betalingen.

    Hvis du vælger ’Giro’, skal der indtastes på samme måde, som det kendes fra en normal girobetaling. Du vælger ’Kodelinie’ og udfylder 'BetalingsID' samt 'Kreditornummer'.

    5.7. Vedhæft evt. bilag

    Det er muligt at vedhæfte dokumentation sammen med fakturaen, fx hvis en uddybende beskrivelse er nødvendig. 
     
    Du kan vedhæfte op til 5 filer i formatet pdf, tif/tiff, jpg/jpeg, gif eller png. Hver fil må fylde maks. 3 MB og maks. 10 MB tilsammen. 
     
    Klik på knappen ’Browse/Vælg fil’. Når du har valgt filen, vil filnavnet stå efter knappen.

    Klik herefter på ’Vedhæft fil’ for at tilknytte filen til fakturaen.

    BEMÆRK: Det er IKKE tilladt at vedhæfte firmaets egen faktura med logo osv. – disse data skal indtastes som linjer.

    5.8. Følsomme persondata

    Hvis den vedhæftede fil eller anden tekst i fakturaen indeholder følsomme personoplysninger, skal du angive det. Angivelsen bruges af modtageren, når dokumentet behandles.  
     
    BEMÆRK: Selve afsendelsen af dokumentet sker altid krypteret, uanset hvad du vælger.

    5.9. Evt. besked

    Du har mulighed for at tilføje en besked til modtageren, hvis du ønsker at uddybe noget omkring fakturaen generelt.

    5.10. Afslut fakturaen

    Nu er din faktura færdig.

    Klik på knappen ’Næste’ for at se fakturaen i sin helhed.

    6
    Kapitel
    Godkend og afsend faktura

    De indtastede fakturadata vises nu i et standardlayout. Er alt korrekt, klik på knappen 'Send faktura'.

    Fakturaen bliver herefter sendt. Du vil modtage en kvittering pr. e-mail for aflevering af fakturaen til modtager (ikke en kopi af fakturaen). Hvis fakturaen ikke kan leveres, modtager du en fejlmeddelelse.

    Kvitteringen sendes til den e-mailadresse, som du har angivet ved oprettelsen af fakturaen.

    BEMÆRK: Der kan gå op til 24 timer inden du modtager kvitteringen.

    7
    Kapitel
    Gem kopi

    Hvis du ønsker at gemme en kopi af fakturaen, er det vigtigt, at du gør det nu.

    Fakturaen gemmes ikke andre steder, og du kan ikke klikke dig tilbage til fakturaen, når du først har forladt denne side. Glemmer du at tage en kopi, må du kontakte modtageren direkte for at få en.

    BEMÆRK: Du kan ikke ændre i en faktura, som allerede er sendt af sted.

    Hvis du senere opdager, at du har lavet en fejl på fakturaen, eller hvis du ikke modtager betaling for fakturaen, skal du kontakte modtageren direkte.

    8
    Kapitel
    Yderligere hjælp

    Har du brug for yderligere hjælp, kan du kontakte:

    NemHandel Support

    T: 70 26 56 76

    Hverdage kl. 10-14

    support@nemhandel.dk