Vejledning om

Hvordan du laver et gennemskueligt regnskab for din andelsboligforening

Vejledning om årsregnskaber for andelsboligforeninger, der aflægger årsregnskab efter årsregnskabsloven. Vejledningen har alene til formål at beskrive de regnskabsmæssige forhold for traditionelle andelsboligforeninger, omfattet af andelsboligforeningslovgivningen. De  særlige forhold, der måtte gøre sig gældende for de andelsboligforeninger, der skatteretligt må karakteriseres som samejer, er således ikke omfattet af denne vejledning.

  • Version
  • Seneste opdatering 1. februar 2015

Assets / Icons / General / Paragrapgh Created with Sketch. Lovgrundlag

1
Kapitel
Indledning

I mange andelsboligforeninger er det en udfordring at udarbejde et regnskab, som er overskueligt og informativt for brugerne.

Derfor besluttede erhvervs- og vækstministeren i 2010 at lade Erhvervsstyrelsen udarbejde en vejledning om regnskaber for andelsboligforeninger, der er omfattet af årsregnskabsloven. Den vigtigste del af vejledningen er et såkaldt ”modelregnskab”, som det anbefales at bruge, da det både sikrer høj gennemsigtighed og overholdelse af lovens krav.

Vejledningen blev til i et tæt samarbejde med Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation, Advokatsamfundet, Danske Advokater, Danske BOLIGadvokater, Ejendomsforeningen Danmark, Finansrådet, FSR – danske revisorer, daværende Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, Realkreditforeningen og Realkreditrådet og er i indeværende udgave opdateret i 2015.

I 2010 deltog de - dengang - to selvstændige organisationer Foreningen af Statsautoriserede Revisorer og Foreningen Registrerede Revisorer FRR.

1.1. Inden du læser videre

Andelsboligforening eller sameje?

Denne vejledning har alene til formål at beskrive de regnskabsmæssige forhold for traditionelle andelsboligforeninger, omfattet af  andelsboligforeningslovgivningen. De særlige forhold, der måtte gøre sig gældende for de andelsboligforeninger, der skatteretligt må karakteriseres som samejer, er således ikke omfattet af denne vejledning.

Andelsboligforeningsloven eller årsregnskabsloven?

Det fremgår af § 6, stk. 8, i lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber (andelsboligforeningsloven), at ”bestyrelsen skal som note til årsregnskabet oplyse andelens værdi på balancedagen, beregnet i overensstemmelse med § 5, samt eventuelle vedtægtsbestemmelser om prisfastsættelsen”. Beregningen er derfor indarbejdet som en note i modelregnskabet, men det skal for en god ordens skyld bemærkes, at beregningen ikke er omfattet af krav i årsregnskabsloven men som nævnt netop følger af andelsboligforeningsloven. Det medfører, at der kan være forskel på opgørelsen af foreningens egenkapital efter årsregnskabsloven og opgørelsen af andelsværdien efter andelsboligforeningsloven.

Nye ord og udtryk

På enkelte områder er der i denne vejledning valgt en mere dagligdags terminologi end den, der er gældende i årsregnskabsloven. Således anvendes  eksempelvis begrebet ”værdiansættelse”, mens den tilsvarende betegnelse i årsregnskabsloven er ”måling”. Meningen er den samme.

2
Kapitel
Lovens krav

Det er som udgangspunkt ikke et krav i årsregnskabsloven, at andelsboligforeninger skal aflægge årsrapport. Det følger derimod af andelsboligforeningsloven, at andelsboligforeninger skal aflægge årsregnskab, og det betyder, at foreningerne skal følge en række grundlæggende krav i årsregnskabsloven Det er eksempelvis efter årsregnskabsloven et grundlæggende krav, at årsregnskabet skal give et såkaldt retvisende billede af andelsboligforeningens økonomiske forhold. En forudsætning for, at årsregnskabet kan give et retvisende billede af andelsboligforeningens økonomiske forhold er, at det indeholder oplysninger om forhold, der er relevante for regnskabslæserne, og at oplysningerne er pålidelige og overskuelige og dermed støtter regnskabsbrugerne ved deres økonomiske beslutninger.

En andelsboligforening skal typisk efterleve de grundlæggende krav i den regnskabsklasse i årsregnskabsloven, som benævnes som regnskabsklasse A.  Foreningen kan dog vælge at følge yderligere krav fra regnskabsklasse B. Foreningen behøver ikke følge hele det højere sæt af regler, men skal følge hele det højere sæt af regler på en systematisk og konsekvent måde. Det betyder eksempelvis, at hvis en forening tilvælger muligheden for at optage ejendommen til
dagsværdi (en regnskabsklasse B-bestemmelse), skal foreningen også indregne de øvrige bestemmelser fra klasse B, der vedrører ejendommen og finansieringen heraf. Det indebærer eksempelvis, at eventuelle renteswaps skal indregnes til dagsværdi. Dette skyldes, at såvel værdien af ejendommen som af renteswappen påvirkes af udviklingen i renteniveauet - om end i modsat retning.

Om regnskabsklasse A og B

Der kan dog forekomme situationer, hvor andelsboligforeninger ved siden af det sædvanlige andelsformål ønsker at fremme andelshavernes økonomiske interesser gennem egentlig erhvervsdrift. I sådanne tilfælde vil disse andelsboligforeninger som udgangspunkt være omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder og skal dermed efterleve kravene i regnskabsklasse B.

Regnskabsklasse B er den regnskabsklasse, der omfatter de mindste aktie- og anpartsselskaber m.v.

Det overordnede krav om et retvisende billede suppleres af en række grundlæggende forudsætninger:

Periodisering
Foreningen skal henføre indtægter og omkostninger til det regnskabsår, hvor de finder sted, uanset betalingstidspunktet. En boligafgift for januar, der indgår den 30. december, skal således henføres til det nye regnskabsår. Tilsvarende skal en håndværkerregning fra den 28. december henføres til det gamle regnskabsår, selvom den først betales i januar.

Reel kontinuitet
Præsentation, indregningsmetoder, målegrundlag (grundlag for værdiansættelse) og klassifikation af regnskabsposter skal være ens fra regnskabsår til  regnskabsår, med mindre foreningens bestyrelse har vurderet, at en ændret præsentation eller klassifikation bedre vil give et retvisende billede.

Foreningen kan således vælge at skifte fra at opgøre ejendommens værdi til kostpris (anskaffelsessum) til at opgøre den til dagsværdi (prisen i handel og vandel),  men ændringen skal i så fald følges konsekvent, således at der fremover skal opgøres en dagsværdi hvert år.

Bruttoværdier
Foreningen må ikke modregne aktiver og passiver samt indtægter og omkostninger med mindre lovgivningen specifikt kræver det.

Neutralitet
Neutralitet betyder, at praksis og skøn ikke må tilpasses særlige ønsker til resultat eller egenkapital. Man må således ikke være optimistisk – eller det modsatte – og eksempelvis udarbejde et optimistisk regnskab, der gør det nemmere at tiltrække nye andelshavere.

Klarhed
Foreningen skal aflægge årsrapporten på en klar og overskuelig måde. Der må ikke være tvetydige eller vildledende udsagn eller oplysninger. Uvæsentlige  oplysninger må ikke fylde så meget, at de derved overskygger eller slører de væsentlige i årsrapporten. Derfor skal de enkelte regnskabsposter være et  sammendrag af elementer af samme art og funktion.

Formel kontinuitet
Primobalancen for regnskabsåret skal svare til ultimobalancen for det foregående år.

3
Kapitel
Vejledning til årsregnskabets enkelte poster og elementer

Det vigtigste element i denne vejledning er det modelregnskab med tilhørende noter m.v., der er indarbejdet som en del af vejledningen. Følger foreningen denne model, vil den som udgangspunkt kunne aflægge en årsrapport, der er informativ og overskuelig og som efterlever lovens krav.

Gennemgangen af posterne nedenfor i dette afsnit er ikke i sig selv udtømmende, men skal ses i sammenhæng med modelregnskabet.


Indtægter
Der skal anføres de indtægter, der vedrører regnskabsåret. Det betyder eksempelvis, at boligafgift for januar, der er indbetalt sidst i december, skal indtægtsføres i det nye år.

Lejeindtægter bør i en note specificeres på relevante poster som eksempelvis leje af boliglejemål, leje af erhvervslejemål og udlejning af garager og kælderrum.

Indskud samt tillægsværdi fra nye andelshavere er ikke en indtægt, men er en tilgang på egenkapitalen.

Hvis foreningen modtager byfornyelsestilskud, bør der i en note gives oplysning om nedtrapning og bortfald.

Hvis foreningen opkræver moderniseringstillæg, der indgår i boligafgiften, bør det i note oplyses, hvor stort dette beløb er, hvor mange boliger, det vedrører, hvordan det aftrappes og hvornår det er helt bortfaldet.

Vedligeholdelse
Her anføres de omkostninger, der er afholdt for at fastholde ejendommens stand. Det gælder uanset om der er tale om den almindelige, løbende vedligeholdelse eller større, planlagte opgaver (genopretning og renovering). I det omfang de udførte arbejder bringer ejendommen i bedre stand end på det tidspunkt, hvor foreningen overtog ejendommen, er der ikke tale om vedligeholdelse, men om forbedringer, der tillægges ejendommens kostpris.

Foreningen skal anføre de fulde omkostninger til eksempelvis udskiftning af tag, uanset om foreningen i tidligere år har sparet op og har en reservation, der  anvendes hertil. I det regnskabsår, hvor omkostningen afholdes, opløses reservationen via resultatdisponeringen. Regnskabsmæssigt sondres der mellem vedligeholdelse og forbedring af ejendommen på den måde, at hvis ejendommen ved det udførte arbejde bringes i bedre stand end den var på det tidspunkt,
hvor foreningen overtog den, er der tale om forbedring, der skal tillægges ejendommens kostpris.

Afskrivning
Der skal afskrives på eksempelvis inventar over den forventede brugstid, men der er ikke krav om afskrivning på ejendommen. Hermed adskiller andelsboligforeninger sig fra almindelige erhvervsvirksomheder, organiseret i eksempelvis aktie- og anpartsselskaber, og andre virksomheder, der aflægger årsregnskab efter regnskabsklasse A

Resultatdisponeringen
Specifikationen af ”Overført til ”Overført resultat mv.”” følger ikke af krav i årsregnskabsloven. Fordelingen er derimod begrundet i et ønske om at kunne vise en række poster, der gør det muligt at vurdere, hvorvidt den opkrævede boligafgift har været tilstrækkelig til at dække de betalinger, der var forudsat.

Beløb, der reserveres til fremtidig vedligeholdelse, er ikke en omkostning i det aktuelle regnskabsår.

Ejendommen
Foreningen kan vælge mellem at værdiansætte ejendommen til den oprindelige kostpris eller til dagsværdi7. Der skal være særligt gode grunde til at ændre værdiansættelsesmetode. Der kan således ikke skiftes mellem kostpris og dagsværdi fra år til år. Er dagsværdi valgt som værdiansættelsesmetode, skal den opgøres hvert år. Den offentlige ejendomsvurdering kan som udgangspunkt ikke anses for et udtryk for dagsværdien.

Kostprisen er det beløb, der oprindeligt er betalt med tillæg af evt. betaling for tilbygninger og forbedringer af
ejendommen.

Dagsværdien er et udtryk for prisen i handel og vandel mellem uafhængige parter. Den kan eksempelvis fastsættes ved at se på evt. handler med tilsvarende ejendomme, eller ved hjælp af en valuar.

Når foreningen værdiansætter ejendommen til kostpris, har den et ansvar for at vurdere, om ejendommen er faldet i værdi. I så fald skal ejendommen nedskrives til denne lavere værdi. Denne lavere værdi er i årsregnskabsloven benævnt genindvindingsværdien. Genindvindingsværdien er den højeste af kapitalværdien og salgsværdien fratrukket forventede omkostninger ved salg. Nedskrivningen skal derfor ske til en eventuel lavere genindvindingsværdi, selv om ejendommen som udgangspunkt værdiansættes til kostprisen.

Andre reserver (generalforsamlingsbestemte henlæggelser)
Uanset at beløbene tidligere er reserveret til bestemte formål af generalforsamlingen, kan generalforsamlingen efterfølgende vælge at omgøre beslutningen og anvende beløbene til andre formål. Beløbene er en del af egenkapitalen. Der kan ikke uden for egenkapitalen hensættes beløb til eksempelvis fremtidig  vedligeholdelse.

Gældsforpligtelser
Denne post kan udover traditionelle lån, optaget i realkreditinstitutter og pengeinstitutter, omfatte mere komplicerede finansieringsformer som eksempelvis renteswaps og trappelån. Oplysning om gældsforpligtelser og andre finansielle forpligtelser er af stor værdi for regnskabslæseren. Det gælder såvel for nuværende andelshavere som for eventuelle nye andelshavere og deres finansieringskilder. Jo mere kompliceret, foreningens finansiering er, jo vigtigere er det at give en grundig beskrivelse heraf. Det er især vigtigt at oplyse om usædvanlige lånevilkår, eksempelvis i form af allerede aftalte ændringer i rente og  afdragsprofil.

Der bør gives oplysning om eksempelvis rentesats, restløbetid, lånetype (eksempelvis F1, F3 eller CIBOR 6), afdragsfrihedsperiode og hvornår, næste rentetilpasning skal ske. På nuværende tidspunkt hører eksempelvis renteswaps og trappelån til blandt de mere komplicerede finansieringsformer, men fremtiden vil formentligt bringe nye. Det er derfor ikke muligt i denne vejledning at give en udtømmende beskrivelse af de mere komplicerede finansieringsformer, der vil kunne forekomme i en andelsboligforening.

Årsregnskabsloven stiller ikke specifikke krav om, hvilken metode, andelsboligforeninger, der følger regnskabsklasse A, skal anvende til at opgøre gælden. Der kan i stedet hentes inspiration i regnskabsklasse B, hvorefter gælden efter første indregning skal opgøres til amortiseret kostpris på balancedagen. Efter denne metode fordeles stiftelsesomkostninger og kurstab over lånets samlede løbetid, så disse omkostninger ikke belaster resultatopgørelsen på én gang i et enkelt år.

Ved et stående lån på 1 mio. kr. med en løbetid på 10 år, en rentefod på 6 pct. p.a. og stiftelsesomkostninger på 20.000 kr.(der tillægges lånet), som etableres primo januar, skal der således på etableringstidspunktet indregnes 1.000.000 kr. (det modtagne beløb) som en forpligtelse. På balancedagen opgøres lånet til 1.002.000 kr., opgjort som lånets nominelle værdi, 1.020.000 kr. (der kan afstemmes til årsopgørelsen fra långiver) med fradrag af den resterende andel af låneomkostningerne på 18.000 kr. Låneomkostningerne fordeles over ti år, og på balancetidspunktet er der forløbet ét år. Ni tiendedele af  stiftelsesomkostningerne resterer således at blive fordelt på dette tidspunkt, svarende til 18.000 kr. Renteomkostningen for året udgør 6 pct. af lånets nominelle værdi, 1.020.000 kr. = 61.200 kr., med tillæg af 10 pct. af stiftelsesomkostningerne på 20.000 kr. = 2.000 kr.

I praksis kan foreningen vurdere, om stiftelsesomkostningerne er uvæsentlige og dermed vælge at omkostningsføre etableringsomkostningerne på   etableringstidspunktet.

For et obligationslån behandles kurstab på samme måde som stiftelsesomkostningerne på et kontantlån. Det gælder her, at i det omfang, lånet er optaget til en kurs, der ligger tæt på 100, kan foreningen vurdere, om kurstabet er uvæsentligt og dermed vælge at omkostningsføre kurstabet på etableringstidspunktet.

Hvis rentefoden i lånets første år eksempelvis er reduceret til 3 pct. (såkaldt trappelån), reduceres den gennemsnitlige rentefod i perioden til omkring 5,7 pct. Der skal opgøres en effektiv rente over hele lånets løbetid. For overskuelighedens skyld er renten i eksemplet lineært fordelt. Det medfører, at første års rentebetaling (excl. fordeling af stiftelsesomkostninger) vil sammensætte sig af 3 pct. af 1.000.000 kr. = 30.000 kr., der betales på normal vis, og en beregnet rente på 2,7 pct. x 1.000.000 kr. = 27.000 kr., der opføres som en forpligtelse. I de efterfølgende år betales der 6 pct. i rente, og en niendedel af forpligtelsen indtægtsføres under finansielle omkostninger. Hermed opnås, at renteomkostningen bliver den samme (samme effektive rente) i alle årene.

Hvis en forening har indekslån, skal den årlige indeksregulering føres som en finansiel omkostning i resultatopgørelsen.

Værdien af renteswaps på statustidspunktet skal medtages, hvis det er nødvendigt for at give et retvisende billede af foreningens økonomiske forhold. Hvis foreningen har valgt at optage ejendommen til dagsværdi, skal dagsværdien af renteswaps altid medtages i årsregnskabet. En renteswap med negativ dagsværdi indregnes i tilknytning til prioritetsgælden. En renteswap med positiv dagsværdi indregnes som et finansielt anlægsaktiv.

Reguleringen af dagsværdien fra år til år påvirker ikke resultatopgørelsen, men skal i stedet føres direkte på egenkapitalen.

Der kan ikke uden for egenkapitalen hensættes beløb til eksempelvis fremtidig vedligeholdelse.

Grundejernes Investeringsfond
Bindingspligten består af indestående på særskilt konto hos Grundejernes Investeringsfond med tillæg af årets skyldige indbetaling. Foreningen har pligt til at vedligeholde ejendommen for et tilsvarende beløb. Bindingspligten formindskes og indeståendet frigives i det omfang afholdte vedligeholdelsesomkostninger overstiger de hos lejerne opkrævede beløb i henhold til bestemmelserne i boligreguleringsloven.

Beløbet nedsættes ved et lejemåls overgang til andel.

Hvis bindingssaldoen bliver negativ – altså hvis foreningen har anvendt et større beløb til vedligeholdelse end den samlede bindingspligt – tages beløbet ikke op som et tilgodehavende. I stedet oplyses der om beløbet som et eventualaktiv.

Eventualaktiver og eventualforpligtelser
Foreningen skal herunder give oplysninger om alle hæftelser og forpligtelser, den har påtaget sig, herunder eksempelvis pantsætninger, garantistillelser og tilbagefaldsklausuler.

Herunder gælder efter andelsboligforeningslovens § 5, stk. 11 (Indsat ved lov nr. 610 af 12. juni 2013), at hvis der er ydet støtte fra staten eller kommunen til etablering af en andelsboligforening, skal størrelsen af den udbetalte støtte, som efter § 160 k i lov om almene boliger m.v. kan kræves tilbagebetalt ved salg af
andelsboligforeningens ejendom eller ved sammenlægning med en anden andelsboligforening, anføres i en note til årsregnskabet.

Nøgleoplysninger
Som note til modelregnskabet er indsat en række nøgleoplysninger, jf. bekendtgørelse nr. 2 af 6. januar 2015 fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter samt  visse supplerende nøgletal, der ikke kræves efter bekendtgørelsen, men som vurderes at give nyttig information til regnskabsbrugerne. Arealangivelserne skal basere sig på BBR-registrets informationer. Hvis foreningen benytter sig af en fordelingsnøgle for hæftelse og betaling m.v., der ikke er arealbaseret, skal det oplyses.

Andelsværdiberegningen
Det er efter andelsboligforeningslovens § 6, stk. 8, et krav, at bestyrelsen som note til årsregnskabet skal oplyse andelens værdi på statusdagen, beregnet i overensstemmelse med § 5 samt eventuelle vedtægtsbestemmelser om prisfastsættelsen. I modelregnskabet er der derfor indsat denne note.  Andelsboligforeningsloven anviser tre forskellige metoder til beregning af andelsværdien. Foreningen skal vælge én af disse tre metoder. Metoderne afviger fra årsregnskabslovens bestemmelser, og der skal derfor foretages korrektioner til opgørelsen af foreningens egenkapital efter årsregnskabsloven for at nå frem til værdiansættelserne efter andelsboligforeningsloven.

En valuarvurdering er maksimalt gældende i 18 måneder i henhold til andelsboligforeningslovens § 5, stk. 2, litra b. Vurderingen skal være gældende på handelstidspunktet. Hvis der efterfølgende er indhentet en ny valuarvurdering, som er lavere end den foregående, er det denne lavere vurdering, der skal anvendes fra tidspunktet for foreningens modtagelse heraf (Jf. Højesteretsdom af 18. januar 2013 i sag 365/2011).

Tilsvarende gælder, at såfremt der sker et fald i den offentlige ejendomsvurdering, skal den lavere værdi anvendes i andelsværdiberegningen fra det tidspunkt, hvor den lavere vurdering er modtaget fra SKAT.

Budgettal
I modelregnskabet er der i resultatopgørelsen og tilhørende noter indarbejdet budgettal for regnskabsåret. Foreningen kan desuden vælge at indarbejde budgettal for det kommende år. Hvis årsregnskabet er revideret, skal det tydeligt fremgå, at budgettallene ikke er reviderede.

4
Kapitel
Eksempel på et genemskueligt regnskab

Vi har lavet et eksempel, som viser hvordan indhold og disposition i et gennemskueligt regnskab kan se ud.