NemHandel til virksomheder

Der findes forskellige NemHandel-løsninger, alt efter om du sender få eller mange fakturaer. Har kan du læse om de forskellige muligheder for NemHandel og om NemHandelsregistret.

  • Opdateret 11. juli 2019

NemHandel understøtter hele e-handelsprocessen - fra udveksling af ordrer, ordrebekræftelser, varekataloger og kreditnotaer til rykkere. Dermed bliver kommunikationen med dine kunder lettere og mere effektiv. Der findes flere måder at bruge NemHandel på, hvoraf nogle er gratis.

4 typer NemHandelsløsninger

Sender du kun få fakturaer til det offentlige, så kan du ofte klare dig med en simpel og prisbillig løsning til NemHandel. Fakturablanketten på Virk er gratis at bruge og overholder de gældende standarder for at fakturere det offentlige. Den bruges især af helt små virksomheder, som kun sender et begrænset antal fakturaer til det offentlige.

NemLog-in

Af hensyn til sikkerheden kræver fakturablanketten NemLog-in og det er derfor kun muligt at benytte løsningen for virksomheder og personer der har et NemID Privat (POCES) eller NemID medarbejdersignatur (MOCES).

Log-in på Fakturablanketten giver brugerne mulighed for at gemme oplysninger om deres kunder og dermed spare tid på registreringerne.

Vejledning

Har du brug for hjælp til at oprette en elektronisk faktura?

Har du allerede et økonomisystem, som kan skabe fakturaer i det rigtige format (OIOUBL), men ikke sende dem? Så kan du bruge Erhvervsstyrelsens eget NemHandel-program gratis. Programmet samler dine fakturaer op og sender dem direkte til dine kunder.

Sender du også fakturaer til private kunder, findes der flere private leverandører, der gratis eller mod mindre betaling, udbyder portal- og indtastningsløsninger, som gør din virksomhed i stand til at fakturere elektronisk. Løsninger af denne type har ofte lidt flere funktionaliteter end Fakturablanketten og NemHandel-programmet.

Sender du mange fakturaer eller har behov for at sende andre NemHandel-dokumenter, kan det være en fordel med en integreret NemHandelsløsning, så du kan sende direkte fra dit økonomisystem.

Flere økonomisystemer kan både skabe og sende fakturaer i det rigtige format og har indbygget mulighed for forsendelse. Spørg din systemleverandør, hvis du er i tvivl om dit økonomisystem kan sende NemHandel-dokumenter.

Foretrækker du en samlet serviceløsning, og ikke selv ønsker at stå for den tekniske del, så tilbyder flere virksomheder løsninger, der kan integreres med dit eksisterende økonomisystem. Dette er en fordel, hvis du både vil sende og modtage NemHandel-dokumenter og ikke ønsker at udvikle dit eksisterende økonomisystem.

Du kan vælge mellem forskellige NemHandelsløsninger, alt efter dine behov. Forhør dig om mulighederne hos din IT-leverandør, inden du anskaffer dig et nyt IT-system til NemHandel.

6 spørgsmål til din IT-leverandør
 

  1. Er der plads til de obligatoriske oplysninger i mit økonomisystem?
    De fleste nyere økonomisystemer har plads til de krævede oplysninger. Dog skal nogle have tilføjet enkelte felter.
     
  2. Kan mit økonomisystem sende elektroniske fakturaer i OIOUBL-standarden?
    Kontakt systemleverandøren for at sikre, at de understøtter OIOUBL-standarden pr. 1. maj 2011 samt transportprotokollen OIORASP.
     
  3. Kan mit økonomisystem sende andre fakturafiler, som VANS-netværket kan konvertere og indlæse?
    Virksomheder, der sender mange regninger, bør overveje at integrere det elektroniske fakturasystem med økonomisystemet. Så undgår man at indtaste alle fakturaoplysningerne flere gange, og det giver større sikkerhed for, at regningen er korrekt.
     
  4. Kan løsningen integreres med mit økonomisystem?
    De elektroniske posthuse har hver især forskellige muligheder for at læse de filer, der kommer fra økonomisystemerne. Leverandøren af virksomhedens økonomisystem kan oplyse, hvilke muligheder der er for at sende fakturafiler.
     
  5. Kan løsningen håndtere elektroniske ordrer?
    Nogle virksomheder vil fremover blive mødt med en opfordring fra deres kunder om at modtage elektroniske ordrer. Det er derfor hensigtsmæssigt at undersøge, om din virksomhed kan håndtere elektroniske ordrer.
     
  6. Kan løsningen sende regninger til mine kunder i det private erhvervsliv?
    OIOUBL er det format, det offentlige i Danmark har valgt til datakommunikation. Efter 1. maj 2011 er sandsynligheden for, at de private kunder også bruger OIOUBL større. Inden man beslutter sig for en løsning, skal man derfor vurdere behovet for at sende elektroniske regninger til andre end offentlige kunder.

NemHandelsregistret

Du skal registrere din virksomhed i NemHandelsregistret (NHR) for at kunne modtage NemHandeldokumenter.

NemHandelsregistret (NHR) er en oversigt over alle de brugere af NemHandel, der kan modtage NemHandeldokumenter. Registret viser, hvor du skal sende dokumenterne hen, samt hvilke dokumenter den enkelte er i stand til at modtage.

Ønsker du at modtage fakturaer, ordrer, elektroniske kataloger eller forretningskvitteringer, skal du registreres i NemHandelsregistret, så dine handelspartnere kan slå dig op.

NemHandelsregistret indeholder information om CVR-nummer, EAN-nummer, og hvilke elektroniske handelsdokumenter du kan sende og modtage.

Hvis du som leverandør kun ønsker at sende fakturaer og kreditnotaer i OIOUBL-formatet til offentlige myndigheder, behøver du ikke at registrere dig.

Har du installeret NemHandelsklienten eller har et økonomisystem med et NemHandelsmodul, vil du automatisk blive guidet gennem registreringen i NemHandelsregistret. Alternativt kan du registrere dig via den registreringsside, som Erhvervsstyrelsen stiller til rådighed.

NemHandelsdokumenterne er organiseret i profiler, som du registrerer din virksomhed med i NemHandelsregistret. De enkelte profiler understøtter forskellige dele af forretningsprocessen. Nogle profiler er meget simple og dækker kun de mest basale funktioner (faktura og kreditnota), mens andre er mere avancerede og giver mulighed for fx ordrer og kataloger.

Registrering i NemHandelsregistret er kun nødvendig for modtagelse af dokumenter, sender I fx kun NES5-dokumenter (faktura og kreditnota), er det ikke nødvendigt at registrere sig. Afsender I derimod med profilen BilSim, skal I kunne modtage ApplicationResponse, og skal derfor være registreret i NemHandelsregistret.

Det er muligt at lave opslag i NemHandelsregistret uden at være logget ind. Ved hjælp af opslagssiden kan du slå dine kunder op i NemHandelsregistret, og se, om de er klar til NemHandel. Opslagssiden viser, hvilke elektroniske handelsdokumenter du kan sende til dine kunder, og hvilke formater (OIOXML, OIOUBL og PEPPOL) de kan håndtere.

EAN-numre

Der findes ikke et samlet register, hvor man kan slå EAN-numre op. De fleste myndigheder og institutioner har dog en liste over deres EAN-numre liggende på deres hjemmeside. Vi har lavet en samlet oversigt med direkte links til offentlige myndigheders sider om e-fakturering.

NemHandel Support

Virksomheder, der har spørgsmål til NemHandel, er velkomne til at kontakte os.