Systemleverandørers ofte stillede spørgsmål om ny bogføringslov

Leverandører af bogføringssystemer skal inden 2024 sikre, at deres system lever op til de krav, der fastsættes i bekendtgørelsen. Det gælder bl.a. krav til digital opbevaring i mindst 5 år, tilgængelighed af en offentlig standardkontoplan, mulighed for at sende og modtage e-fakturaer og standarder for dataportabilitet.

  • Opdateret 3. juni 2022

Leverandører af bogføringssystemer skal inden 2024 sikre, at deres system lever op til bogføringslovens krav, der understøtter korrekt bogføring, it-sikkerhed og automatisering af virksomhedens bogføringsprocesser.

Leverandører skal registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne enkelt kan vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav. Det forventes at ske i løbet af 2023.

De specifikke og tekniske krav til digitale bogføringssystemer og registreringen vil blive fastsat af Erhvervsstyrelsen i løbet af 2022. Det vil foregå i tæt dialog med leverandører og Erhvervslivets repræsentanter. Erhvervsstyrelsen vil informere nærmere om tekniske krav og tidsfrister her på siden.

Ofte stillede spørgsmål

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som er blevet kontrolleret af Erhvervsstyrelsen. Når et bogføringssystem er blevet kontrolleret for, om det lever op til lovkravene, kommer det på den officielle liste over registrerede bogføringssystemer.

Et digitalt bogføringssystem defineres som: “En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved bogføringspligtige virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.”

Når du bruger et registreret bogføringssystem, er du sikker på, at det understøtter bogføringslovens grundlæggende krav til registrering og opbevaring.

Hvis I ønsker, at jeres bogføringssystem skal registreres hos Erhvervsstyrelsen skal jeres bogføringssystem leve op til en række tekniske krav. Bl.a. skal systemet muliggøre hhv. digital opbevaring af registreringer og bilag i mindst 5 år, tilgængelighed af en offentlig standardkontoplan, mulighed for at modtage og sende e-fakturaer og standarder for deling af bogføringsdata (portabilitet).  

De helt specifikke krav forventes at blive udarbejdet ved en bekendtgørelse i løbet af 2022. I forbindelse med udarbejdelsen af bekendtgørelsen vil der være tæt dialog med udbyderne af digitale bogføringssystemer og andre kerneinteressenter.
 
Derudover vil jeres bogføringssystem i løbet af 2023 skulle anmeldes og registreres hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne har mulighed for at vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav.

Bogføringsloven stiller følgende krav til digitale bogføringssystemer:

  1. Skal understøtte løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
  2. Skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
  3. Skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

De helt specifikke krav forventes at blive udarbejdet ved en bekendtgørelse i løbet af 2022. I forbindelse med udarbejdelsen af bekendtgørelsen vil der være tæt dialog med udbyderne af digitale bogføringssystemer og andre kerneinteressenter.

 

Når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, skal registreringer og bilag opbevares digitalt i mindst 5 år. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt. Erhvervsstyrelsen vil fastsatte nærmere regler for, hvilke specifikke bilag, der skal opbevares digitalt. Reglerne om opbevaring gælder også, hvis virksomheden går konkurs, bliver tvangsopløst, opsiger abonnementet på sit bogføringssystem eller blot ophører med at betale abonnementet. Som udbyder af et bogføringssystem har du ikke pligt til at give virksomheden adgang til regnskabsmaterialet efter endt kundeforhold.

Hvis en virksomhed skifter udbyder, er virksomheden forpligtet til forsat at lade regnskabsmaterialet opbevare hos sin tidligere udbyder. Opbevaringen behøver ikke at ske på en måde, så regnskabsmaterialet til enhver tid er læsbart, blot regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for en rimelig tidsfrist i forbindelse med myndigheders efterfølgende kontrol.

Opbevaringen skal ske på en af tre måder:

  1. I cloud-baserede bogføringssystemer skal virksomhederne både registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilag hos en tredjepart, enten i form af udbyderen af systemet eller hos dennes cloud-leverandør.
  2. I hybrid-bogføringssystemer, der installeres lokalt i virksomheden, skal systemet automatisk og løbende tage en sikkerhedskopi af kundens registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart.
  3. I specialudviklede bogføringssystemer, hvor registreringer og bilag kun opbevares lokalt på virksomhedens egen server, skal der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi som opbevares hos en tredjepart.