Krav til digitale bogføringssystemer

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne enkelt kan vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav. Det forventes at ske i løbet af 2023.

  • Opdateret 19. september 2022

Udbydere af digitale bogføringssystemer skal registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne enkelt kan vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav. Det forventes at ske i løbet af 2023.

De tekniske krav til digitale bogføringssystemer og registreringen vil blive fastsat af Erhvervsstyrelsen i løbet af 2022. Det vil foregå i tæt dialog med udbydere af digitale bogføringssystemer og Erhvervslivets repræsentanter. Erhvervsstyrelsen vil informere nærmere om tekniske krav og tidsfrister her på siden.

Hvad er et digitalt bogføringssystem?

Et digitalt bogføringssystem er efter den nye § 3 en digital service eller software, som indeholder funktioner, der gør det muligt for jer som virksomhed at registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. 

De fleste virksomheder bruger enten et abonnementsbaseret bogføringssystem, hvor virksomheden løbende betaler for at kunne bruge de bogføringsfunktioner, som en udbyder stiller til rådighed (cloud-baserede systemer), eller et licensbaseret system, hvor en virksomhed erhverver licens til et bogføringsprogram, som installeres og kører lokalt i virksomheden (hybrid-systemer). Det kalder man standardsystemer. Andre virksomheder får udviklet et bogføringssystem specielt til den pågældende virksomhed, som man kalder specialudviklede bogføringssystemer (specialudviklede systemer). 

Krav til udbydere af digitale bogføringssystemer

Efter den nye § 15 gælder der tre overordnede eller grundlæggende krav til digitale bogføringssystemer uanset om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:

  • Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
  • Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
  • Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Disse krav vil blive præciseret og konkretiseret i en bekendtgørelse i løbet af 2022.

En udbyder af et digitalt bogføringssystem er efter den nye § 3 en virksomhed som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. Det er det man kalder standardsystemer, såvel cloud-baserede systemer som hybrid-systemer. 

Udbydere af specialudviklede bogføringssystemer tilpasset en konkret virksomhed, er ikke omfattet af definitionen, og dermed heller ikke af kravene i bogføringsloven til udbydere af digitale bogføringssystemer. For sådanne systemer er det den enkelte virksomhed, som skal sikre at bogføringslovens krav er opfyldt.

Udbydere af standardsystemer, såvel cloud-baserede systemer som hybrid-systemer, skal efter den nye § 19 sikre, at deres systemer opfylder kravene til digitale bogføringssystemer. De skal desuden anmelde deres system til Erhvervsstyrelsen inden de markedsføres her i landet. Når systemet er anmeldt, kontrollerer Erhvervsstyrelsen, at systemet opfylder lovkravene. Herefter bliver systemet registreret i en offentlig tilgængelig fortegnelse, så virksomhederne kan være sikre på, at de vælger et standardsystem, der opfylder lovens krav.
Erhvervsstyrelsen vil udarbejde en vejledning om den nærmere afgrænsning mellem de forskellige typer af bogføringssystemer, der er omfattet af bogføringslovens krav til digitale bogføringssystemer.

Spørgsmål og svar

Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som er blevet kontrolleret af Erhvervsstyrelsen. Når et bogføringssystem er blevet kontrolleret for, om det lever op til lovkravene, kommer det på den officielle liste over registrerede bogføringssystemer.

Et digitalt bogføringssystem defineres som: “En digital service eller software, som indeholder funktioner, hvorved bogføringspligtige virksomheder kan registrere transaktioner og opbevare registreringer og bilag på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.”

Når du bruger et registreret bogføringssystem, er du sikker på, at det understøtter bogføringslovens grundlæggende krav til registrering og opbevaring.
 

Hvis I ønsker, at jeres bogføringssystem skal registreres hos Erhvervsstyrelsen skal jeres bogføringssystem leve op til en række tekniske krav. Bl.a. skal systemet muliggøre hhv. digital opbevaring af registreringer og bilag i mindst 5 år, tilgængelighed af en offentlig standardkontoplan, mulighed for at modtage og sende e-fakturaer og standarder for deling af bogføringsdata (portabilitet).  

De helt specifikke krav forventes at blive udarbejdet ved en bekendtgørelse i løbet af 2022. I forbindelse med udarbejdelsen af bekendtgørelsen vil der være tæt dialog med udbyderne af digitale bogføringssystemer og andre kerneinteressenter.
 
Derudover vil jeres bogføringssystem i løbet af 2023 skulle anmeldes og registreres hos Erhvervsstyrelsen, så virksomhederne har mulighed for at vælge et bogføringssystem, der lever op til lovens krav.
 

Bogføringsloven stiller følgende krav til digitale bogføringssystemer:

Skal understøtte løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  

Skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.

Skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

De helt specifikke krav forventes at blive udarbejdet ved en bekendtgørelse i løbet af 2022. I forbindelse med udarbejdelsen af bekendtgørelsen vil der være tæt dialog med udbyderne af digitale bogføringssystemer og andre kerneinteressenter.

Erhvervsstyrelsen har ikke hjemmel til at stille krav som er begrundet i andre hensyn, end de som fremgår af bogføringsloven. Hvis der inden for disse rammer kan fastsættes nærmere regler om krav til digitale bogføringssystem, som også kan bidrage til at sikre overholdelse af krav i skatte- og afgiftslovgivningen, og som kan gøre det lettere for virksomhederne at overholde disse krav, vil Erhvervsstyrelsen naturligvis være indstillet på dette. Det er bl.a. derfor, Skatteforvaltningen skal høres i forbindelse med udstedelse af nærmere regler om krav til digitale bogføringssystemer.

Bilagshåndtering- og opbevaring

Når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, skal registreringer og bilag opbevares digitalt i mindst 5 år. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt. Erhvervsstyrelsen vil fastsatte nærmere regler for, hvilke specifikke bilag, der skal opbevares digitalt. Reglerne om opbevaring gælder også, hvis virksomheden går konkurs, bliver tvangsopløst, opsiger abonnementet på sit bogføringssystem eller blot ophører med at betale abonnementet. Som udbyder af et bogføringssystem har du ikke pligt til at give virksomheden adgang til regnskabsmaterialet efter endt kundeforhold.

Hvis en virksomhed skifter udbyder, er virksomheden forpligtet til forsat at lade regnskabsmaterialet opbevare hos sin tidligere udbyder. Opbevaringen behøver ikke at ske på en måde, så regnskabsmaterialet til enhver tid er læsbart, blot regnskabsmaterialet kan gendannes og gøres læsbart inden for en rimelig tidsfrist i forbindelse med myndigheders efterfølgende kontrol.

Opbevaringen skal ske på en af tre måder:

  1. I cloud-baserede bogføringssystemer skal virksomhederne både registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilag hos en tredjepart, enten i form af udbyderen af systemet eller hos dennes cloud-leverandør.
  2. I hybrid-bogføringssystemer, der installeres lokalt i virksomheden, skal systemet automatisk og løbende tage en sikkerhedskopi af kundens registreringer og bilag, som opbevares hos en tredjepart.
  3. I specialudviklede bogføringssystemer, hvor registreringer og bilag kun opbevares lokalt på virksomhedens egen server, skal der løbende tages en fuldstændig sikkerhedskopi som opbevares hos en tredjepart.
     

Den nye bogføringslov stiller krav om, at bilag der dokumenterer virksomhedens transaktioner, skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det kan være købs- og salgsfakturaer, kvitteringer, kontrakter m.v. En ompostering mellem to konti er også en registrering, som skal dokumenteres. Erhvervsstyrelsen skal i en bekendtgørelse fastsætte regler om. hvilke bilag der konkret omfattes af opbevaringspligten. Det vil ske efter dialog med udbyderne af digitale bogføringssystemer, Regnskabsrådet og Skatteforvaltningen, herunder en offentlig høring. Efter loven skal udgangspunktet for reglerne være, at opbevaringspligten omfatter bilag, som det til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte bogføringssystemer. Der er derfor lagt op til, at der med årene kan ske en udvidelse af omfanget af, hvilke bilag der skal opbevares i et digitalt bogføringssystem.

Udbydere af et bogføringssystem har pligt til at sikre opbevaring af registreringer og bilag i 5 år, jf. lovbemærkningerne til §15, stk. 1, nr. 1. Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler herom som en del af de tekniske krav til digitale bogføringssystemer. Når kravene til digitale bogføringssystemer sættes i kraft, vil Erhvervsstyrelsen udarbejde en vejledning om kravene til de digitale bogføringssystemer og udbyderne af disse systemer, herunder i forhold til opbevaringspligt. 

Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at sikre et kontrolspor, ved at alle registreringer kan dokumenteres ved et bilag, og indeholder henvisning hertil. Det er dog ikke alle bilag som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen skal fastsætte nærmere regler om, hvilke bilag der skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Reglerne skal afspejle, hvad der til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer.

Nej, det fremgår af lovbemærkningerne, at bilag ikke behøver at opbevares på en måde, så de er umiddelbart læsbare, bare de inden for en rimelig frist kan konverteres til et læsbart format. 

Nej, Det er virksomheden som efter bogføringsloven har pligt til at sikre, at virksomhedens transaktioner bliver registreret i det digitale bogføringssystem i overensstemmelse med bogføringslovens regler. Det er også virksomheden som har pligt til at sikre at alle krævede bilag, lægges ind i det digitale bogføringssystem, hvis bilagene ikke genereres i systemet, f.eks. ved fakturering direkte i bogføringssystemet. Som udbyder har I alene pligt til at sikre, at bogføringssystemet indeholder de funktioner til registrering af transaktioner og opbevaring af registreringer og bilag. Erhvervsstyrelsen vil udarbejde nærmere vejledning om forholdet mellem virksomhedens og udbyderens pligter, inden kravet til virksomheder om digital bogføring sættes i kraft. 

Både transaktionsspor og kontrolspor er defineret i den nye bogføringslovs § 3, nr. 3 og 4.  Transaktionssporet er efter denne definition den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og virksomhedens årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning eller virksomhedens frivilligt udarbejdede regnskaber, når de ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug. Kontrolsporet er de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. 

Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om, hvordan et digitalt bogføringssystem skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering, dvs. de oplysninger der dokumenterer registreringernes rigtighed (kontrolsporet). 

Nej, som udbyder har I ikke pligt til at informere jeres kunder om fristen for beskrivelse af, hvordan de fremover vil registrere transaktioner og opbevare regnskabsmateriale. Men som det fremgår af vejledningen på Erhvervsstyrelsens hjemmeside Ny bogføringslov | erhvervsstyrelsen.dk så træder de nye bestemmelser om en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer først i kraft i det førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis virksomheden ikke aflægger en årsrapport – efter at Erhvervsstyrelsen har offentliggjort den skabelon, som virksomhederne kan anvende til beskrivelsen. Skabelongen forventes offentliggjort inden udgangen af 2022. 

Ja, overholdelse af krav til databeskyttelse (GDPR) indgår som en del af kravene til it-sikkerhed efter den nye bogføringslov. Erhvervsstyrelsen forventer at fastsætte nærmere regler og retningslinjer herom, og der vil også blive udarbejdet en vejledning på området.

Hvis en virksomhed går konkurs eller bliver tvangsopløst, så har udbyderen af det digitale bogføringssystem, hvor virksomheden har opbevaret registreringer og bilag, fortsat pligt til at opbevare materialet efter konkursen eller tvangsopløsningen indtil udløbet af den 5-årige opbevaringsperiode, som bogføringsloven foreskriver. Dette ændrer ikke på forholdet til reglerne om databeskyttelse, idet udbyderen såvel før som efter en eventuel konkurs eller tvangsopløsning alene vil være ansvarlig som databehandler, mens det er virksomheden som er den dataansvarlige. Efter en konkurs eller tvangsopløsning, har den hidtidige ledelse af virksomheden pligt til at sikre opbevaring af regnskabsmaterialet, og vil derfor også være dataansvarlig. Erhvervsstyrelsen forventer at fastsætte nærmere krav til databeskyttelse i digitale bogføringssystemer, og styrelsen påtænker også at udarbejde nærmere vejledning herom.

Registrering af et bogføringssystem

Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler om anmeldelse og registrering af digitale bogføringssystemer, herunder om hvilke oplysninger der kræves med henblik på kontrol af om systemet opfylder lovkravene. Det fremgår af bemærkningerne til den nye bogføringslov, at Erhvervsstyrelsen vil stille et testmiljø til rådighed, således at udbyderen kan afprøve om et bogføringssystem lever op til kravene.

Udbyderen har pligt til at sikre sig, at et registreret system løbende lever op til kravene til digitale bogføringssystemer. Overtrædelse af denne pligt kan i yderste konsekvens medføre, at Erhvervsstyrelsen sletter det pågældende system fra fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer. Der vil ikke være en løbende kontrol af alle registrerede systemer. Hvis Erhvervsstyrelsen f.eks. i forbindelse med styrelsens regnskabs- og bogføringskontrol konstateres indikationer på at registrerede systemer ikke længere opfylder kravene, kan styrelsen imidlertid iværksætte en kontrol. 

Ved en ændring af årsregnskabsloven indføres der samtidig med den nye bogføringslov en oplysningspligt for regnskabspligtige virksomheder, som fremover i tilknytning til indberetning af årsrapporten skal give nærmere oplysninger om, hvilken type bogføringssystem de anvender. På denne måde vil Erhvervsstyrelsen få oplyst, hvilke virksomheder der anvender specialudviklede bogføringssystemer.

Tekniske og økonomiske oplysninger som Erhvervsstyrelsen modtager i en anmeldelse af et digitalt bogføringssystem vil som udgangspunkt ikke være omfattet af aktindsigt og offentliggøres ikke. Det er alene den endelige registrering af bogføringssystemer, som vil fremgå af en offentlig fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler om anmeldelse og registrering af digitale bogføringssystemer, herunder om offentlighed.

Det er udbyderen af bogføringssystemet, som skal sikre at et bogføringssystem efter registreringen løbende opfylder lovkravene. Hvis udbyderen vælger at udskifte en komponent eller et modul i systemet med et fra en anden leverandør, skal udbyderen selv sikre at den nye komponent eller modul også opfylder lovkravene. Der skal ikke ske nogen anmeldelse heraf. Erhvervsstyrelsen kan iværksætte kontrol at et registreret bogføringssystem, hvis der fremkommer indikationer på, at systemet ikke længere opfylder væsentlige lovkrav.

E-fakturering

Ja. Det er forventningen, at der vil blive stillet krav om, at bogføringssystemerne skal kunne understøtte at kunderne kan sende og modtage e-fakturaer. Enten ved at I som udbyder af et bogføringssystem selv bliver leverandør af e-fakturering eller ved at I giver kunden adgang til e-fakturering via en ekstern leverandør. Som minimum forventes der at blive stillet krav om, at bogføringssystemerne kan understøtte den danske OIOUBL standard i Nemhandel. Derudover vil der evt. blive stillet krav om at bogføringssystemerne skal understøtte Peppol BIS standarden i forbindelse med udenlandske handler. De nærmere regler fastsættes af Erhvervsstyrelsen efter høring af Skatteforvaltningen og efter inddragelse af udbydere af bogføringssystemer. Inddragelsen af udbyderne er igangsat i juni 2022 og forventes at fortsætte frem mod den offentlige høring af bekendtgørelsen, der fastsætter kravene til bogføringssystemerne. Den offentlige høring forventes afholdt i oktober 2022.  

IT-sikkerhed

Erhvervsstyrelsen vil fastsætte nærmere regler herom. 

Bankafstemning

Nej, bogføringsloven giver ikke Erhvervsstyrelsen hjemmel til at regulere bankerne ift., hvilke data de udstiller i PSD2 API’erne.

Datadeling

Der er endnu ikke fastsat regler for, hvilke standarder bogføringssystemerne forventes at kunne udveksle data i henhold til, og hvordan dataene skal udveksles. Efter §15, stk. 2, kan Erhvervsstyrelsen fastsætte krav til bogføringssystemerne med henblik på at lette udvekslingen af data mellem bogføringssystemer samt mellem bogføringssystemer og andre it-systemer. Sådanne krav vil i videst muligt omfang bygge på relevante internationale standarder. De nærmere regler fastsættes af Erhvervsstyrelsen efter høring af Skatteforvaltningen og efter inddragelse af udbydere af bogføringssystemer. Inddragelsen af udbyderne er igangsat i juni 2022 og forventes at fortsætte frem mod den offentlige høring af bekendtgørelsen, der fastsætter kravene til bogføringssystemerne. Den offentlige høring forventes afholdt i oktober 2022.   

Kontakt os