Generelt om den nye bogføringslov

Folketinget vedtog den 24. maj 2022 en ny bogføringslov, der bl.a. pålægger virksomheder at bogføre digitalt. Hvornår og om kravet om digital bogføring træder i kraft for den enkelte virksomhed afhænger af virksomhedsform og omsætning.

  • Opdateret 19. september 2022

Dét skal du være særligt opmærksom på

Helt overordnet er kravene vedrørende registrering og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale videreført i den nye lov. Lovens anvendelsesområde er ligeledes videreført. Det betyder, at hvis din  virksomhed, filial, forening m.v. var bogføringspligtig før den nye lovs ikrafttrædelse, så er den det også efter.

Generelt skal du derfor fortsætte med at bogføre transaktioner nøjagtigt og hurtigst muligt efter transaktionen (fx et køb eller salg) har fundet sted. Du skal stadig løbende foretage de nødvendige afstemninger, fx med banken, der sikrer, at bogføringen er ajourført. Du skal også fortsætte med at opbevare bilag og andet regnskabsmateriale på en sikker måde, så det ikke går tabt.

De væsentligste og mest omfattende ændringer i den nye bogføringslov er de nye bestemmelser om krav til digitale bogføringssystemer og krav om digital bogføring. De ændringer træder ikke i kraft den 1. juli, men vil blive gennemført over en flerårig periode fra 2023.

Nye krav til digital bogføring

Den væsentligste og mest omfattende ændring i den nye bogføringslov er de nye krav om digital bogføring. Kravene skal understøtte korrekt bogføring, øget it-sikkerhed og automatisering af virksomhedernes bogføring.

Loven pålægger en stor del af de danske virksomheder at bogføre digitalt. Samtidig skal udbydere af bogføringssystemer registrere deres bogføringssystemer hos Erhvervsstyrelsen, så det bliver nemt for virksomhederne at vælge et system, der lever op til lovens krav og giver den nødvendige digitale sikkerhed.

Et digitalt bogføringssystem letter virksomhedernes administrative arbejde ved at hjælpe med at holde styr på indtægter, udgifter, moms, bilag og ubetalte regninger osv. Systemet understøtter bl.a. automatisk og korrekt bogføring af udgifter og indtægter, gemmer bilag på en sikker måde og kan sende og modtage e-fakturaer.  

I virksomheden er det op til jer at beslutte, om I vil anvende et registreret bogføringssystem eller anvende et ikke-registreret system. Hvis I vælger at anvende et ikke-registreret system, skal I dog selv sikre, at jeres bogføringssystem lever op til lovens krav. 

Krav til digitale bogføringssystemer

Et digitalt bogføringssystem er efter den nye § 3 en digital service eller software, som indeholder funktioner, der gør det muligt for  virksomheden at registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart. 

De fleste virksomheder bruger enten et abonnementsbaseret bogføringssystem, hvor virksomheden løbende betaler for at kunne bruge de bogføringsfunktioner, som en udbyder stiller til rådighed (cloud-baserede systemer), eller et licensbaseret system, hvor en virksomhed erhverver licens til et bogføringsprogram, som installeres og kører lokalt i virksomheden (hybrid-systemer). Det kalder man standardsystemer. Andre virksomheder får udviklet et bogføringssystem specielt til den pågældende virksomhed, som man kalder specialudviklede bogføringssystemer (specialudviklede systemer). 

Kravene i bogføringsloven til digitale bogføringssystemer gælder for alle tre typer af systemer. Der er dog den forskel, at standardsystemerne skal anmeldes og registreres i Erhvervsstyrelsen efter en forudgående kontrol, mens I, hvis I anvender et specialudviklet bogføringssystem, selv skal sikre, at systemet opfylder lovkravene.

Efter den nye § 15 gælder der tre overordnede eller grundlæggende krav til digitale bogføringssystemer, uanset om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:

  1. Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
  2. Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
  3. Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Disse krav vil blive præciseret og konkretiseret i en bekendtgørelse i løbet af 2022.

Hvem er omfattet af de nye regler om digital bogføring?

Alle virksomheder, uanset størrelse, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Andre bogføringspligtige virksomheder, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, men har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk, vil også blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Som forening skal I være særligt opmærksom på, at kravet også gælder for jer, hvis I udfører erhvervsdrift, fx udlejer lokaler og har en omsætning herfra, der overstiger omsætningsgrænsen.  

Principper for bogføring

Begrebet ”god bogføringsskik”, der har været anvendt som et gennemgående og styrende princip for, hvordan I som bogføringspligtige skal tilrettelægge og udføre jeres bogføring, er i den nye § 5 erstattet med, at ”bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang”. 

Der er ikke tale om nogen materiel ændring, men alene en tydeliggørelse af, hvilke faktorer I som bogføringspligtige skal tage hensyn til. 

Udvidede definitioner

Loven er i den nye § 3 udvidet med en række definitioner, der har relevans for de specifikke krav vedrørende digital bogføring, som først træder i kraft i de kommende år.

Listen over, hvad der anses som regnskabsmateriale er udvidet til også at omfatte:

  • Dokumentation for oplysningerne i noterne og ledelsesberetningen og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport. 

  • Frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug. 

Udvidelserne af, hvad der anses som regnskabsmateriale ændrer ikke på de dokumentationskrav, I allerede skal leve op til efter årsregnskabsloven. Men udvidelsen har betydning for, hvilket materiale I skal opbevare på betryggende vis i 5 år efter bogføringslovens regler. 

Præcisering af, hvornår der skal foretages afstemninger

Loven præciserer i den nye § 11, at I skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger. 

Liberalisering af kravene til opbevaring

Loven sondrer ikke længere mellem regnskabsmateriale i henholdsvis elektronisk og papirformat, ligesom den tidligere geografiske begrænsning for opbevaringen af regnskabsmateriale i papirformat ikke er videreført. Det gælder dog fortsat efter den nye § 22, at en I har pligt til at stille jeres regnskabsmateriale til rådighed for en offentlig myndighed inden for en fastsat frist, uanset hvordan og hvor materialet opbevares. 

Systembeskrivelsen er erstattet med beskrivelse af bogføringsprocedurer 

Kravet om beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale m.v.  er erstattet af den nye § 6 med et forenklet krav om en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, herunder procedurer for løbende registrering af transaktioner og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale. I skal også beskrive hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for det. 

Men det er ikke længere et krav, at I nærmere skal beskrive hvilke eventuelle it-systemer I har anvendt til bogføring. Det skyldes, at der med bogføringsloven indføres generelle krav til digitale bogføringssystemer, som træder i kraft i de kommende år.

Det nye krav om procedurebeskrivelser gælder ikke alle bogføringspligtige virksomheder, foreninger m.v., men kun dem, der er enten er

  • pligtige til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven eller,
  • har en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Erhvervsstyrelsen er ved at udarbejde en skabelon, som kan være en hjælp til korrekt beskrivelse af jeres bogføringsprocedure. Skabelonen vil indeholde de elementer, som I skal have taget stilling til i jeres beskrivelse. Ved at udfylde skabelonen, kan I sikre jer, at beskrivelsen opfylder kravene i loven.

Det er forventningen, at skabelonen og vejledende information offentliggøres her på siden i starten af efteråret 2022.

Det betyder, at I først skal efterleve kravet om en procedurebeskrivelse i jeres førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis I ikke aflægger en årsrapport – efter skabelonen er offentliggjort. 

Ny kontrolhjemmel

Erhvervsstyrelsen får med den nye § 23 hjemmel til at gennemføre en risikobaseret kontrol med virksomheder, der

  • er omfattet af årsregnskabsloven, men som endnu ikke har indsendt deres første årsrapport, og
  • virksomheder, der har fravalgt revision af årsregnskabet.

Nye sanktionsmuligheder og skærpet straf

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med kontrollen efter § 23 konstaterer væsentlige overtrædelser af bogføringspligten, og styrelsens påbud om at rette manglerne ikke bliver efterlevet, kan styrelsen tvangsopløse virksomheden.

Samtidig er der sket en væsentlig skærpelse af straffebestemmelsen, der betyder, at omfattende overtrædelser af loven fremover kan idømmes bøde på op til 1,5 mio. kr.

Det gælder både for overtrædelse af de almindelige bogføringspligter til registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale, og de nye pligter om at bruge et digitalt bogføringssystem til registrering og opbevaring af bilag. 

Som noget nyt udmåles bødestraf for overtrædelse af loven efter hvor omfattende overtrædelsen er sammenholdt med virksomhedens størrelse.

Kontakt os