Erhvervsstyrelsen har til opgave at føre tilsyn og kontrol med, at de erhvervsdrivende fonde administreres forsvarligt i overensstemmelse med fondens formål og erhvervsfondsloven, og at ledelsen varetager fondens interesse.
Erhvervsstyrelsens tilsyn er et såkaldt legalitetstilsyn. Styrelsen skal derfor ikke foretage en vurdering af fondenes almindelige forretningsmæssige dispositioner.
De erhvervsdrivende fonde skal på eget initiativ anmode styrelsen om forudgående tilladelse eller samtykke til en lang række fondsretlige beslutninger som eksempelvis vedtægtsændringer, ekstraordinære dispositioner, likvidation, fusion, sammenlægning, mv.
Styrelsen foretager også af egen drift en risikobaseret og temabaseret kontrol af de erhvervsdrivende fonde. Kontrollen indebærer en gennemgang af den enkelte fonds årsrapport, vedtægt og registrerede oplysninger.
Vedtægtsændringer
Erhvervsstyrelsen kan efter indstilling fra fondens bestyrelse give tilladelse til, at en bestemmelse i fondens vedtægt ændres. Hvis Erhvervsstyrelsen ikke har givet tilladelse til en ændring af vedtægten, er ændringen ikke gyldig og har ingen retsvirkning.
Ved ændring af vedtægtsbestemmelser om fondens formål og uddelinger (formålsændringer) skal Erhvervsstyrelsen indhente Civilstyrelsens samtykke, før Erhvervsstyrelsen kan give tilladelse til ændringen.
Vedtægtsændringer kan ikke tillades af Erhvervsstyrelsen medmindre de er velbegrundede. Behovet for vedtægtsændringen skal være dokumenteret og understøttet af en redegørelse fra bestyrelsen og evt. af en redegørelse fra fondens revisor.
- Der stilles strenge krav til formålsændringer. Efter styrelsens praksis kan der meddeles tilladelse til ændring af formålet, hvis det ikke, eller kun vanskeligt, kan opfyldes eller er blevet uhensigtsmæssigt.
- Andre vedtægtsændringer kan tillades, hvis ændringen er nødvendig eller hensigtsmæssig.
- Vedtægtsændringer skal altid være i fondens interesse.
- Ved formålsændringer er det et krav, at der er en nær sammenhæng mellem det oprindelige formål, der er udtryk for stifters vilje, og det ændrede formål. En formålsændring må samtidig ikke gå videre, end hvad der er påkrævet under hensyntagen til fondens ændrede vilkår.
- En ændring i vedtægten, som alene er begrundet med et ønske om en sproglig eller redaktionel modernisering af vedtægten, vil normalt ikke kunne finde sted, da dette ikke vil udgøre en tilstrækkelig tungtvejende begrundelse for ændringen.
Alle vedtægtsændringer skal registreres i Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning på virk.dk senest 2 uger efter beslutningen. Der skal vedlægges følgende dokumenter:
- Et dateret referat af det bestyrelsesmøde, hvor vedtægten blev ændret.
- Den tilrettede og daterede vedtægt i sin fulde ordlyd.
- En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret.
- En oversigt over ændringerne.
Ekstraordinære dispositioner
Det er som udgangspunktet fondens bestyrelse, der har kompetencen til at fortolke og afstikke rammerne for vedtægten. Det er endvidere bestyrelsens ansvar at varetage fondens formål og interesser.
Erhvervsstyrelsen skal trods dette give samtykke til såkaldte ekstraordinære dispositioner. Dette skyldes, at fonde som selvejende institutioner ikke har nogen ejerkreds, der fører kontrol med bestyrelsens dispositioner.
Kravet om Erhvervsstyrelsens samtykke til ekstraordinære dispositioner er udtryk for en lovfæstet fleksibilitet, der i et vist omfang gør det muligt at tilgodese de særlige vilkår, som de erhvervsdrivende fonde og deres dattervirksomheder er underlagt.
Ekstraordinære dispositioner er dispositioner,
- der ikke kræver vedtægtsændring, men som er på kanten af, hvad vedtægten kan rumme, eller
- økonomiske dispositioner af stor økonomisk betydning og risiko for fonden, som udsætter fondens formue for væsentlige økonomiske risici.
Det kan eksempelvis være økonomiske dispositioner, som i forhold til fondens sædvanlige aktivsammensætning og økonomiske risikoprofil er af ekstraordinær karakter, store enkeltstående uddelinger eller mere omfattende tilpasninger i fondens koncernstruktur.
En afgørende forudsætning for Erhvervsstyrelsens samtykke er, at dispositionen kan ske inden for vedtægtens rammer, og at den anses for hensigtsmæssig, nødvendig og i fondens interesse. Det er ikke hensigten med reglerne, at Erhvervsstyrelsen skal foretage forretningsmæssige skøn, da det alene er bestyrelsens ansvar.
Anmodning om samtykke til ekstraordinære dispositioner kan indsendes via Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning på virk.dk under ”Henvendelse til fondsmyndighed”. Der skal vedlægges en begrundet redegørelse fra bestyrelsen og evt. en redegørelse fra fondens revisor.
Manglende indhentelse af samtykke til ekstraordinære dispositioner kan medføre, at bestyrelsen risikerer at ifalde et erstatningsansvar. Det kan også medføre, at bestyrelsen bliver afsat af Erhvervsstyrelsen.
Bestyrelsesbeslutninger, som er åbenbart egnet til at skaffe ledelsen eller andre en utilbørlig fordel på fondens bekostning, og som samtidig strider mod lovgivningen eller vedtægten, er ugyldige.
Likvidation
Det er fondens bestyrelse, der træffer beslutning, om at en erhvervsdrivende fond skal træde i likvidation. Bestyrelsen skal samtidig træffe beslutning om indstilling af en likvidator. Likvidator må ikke have været medlem af fondens ledelse og skal være uafhængig i forhold til fondens formål og aktiviteter.
Erhvervsstyrelsen skal give tilladelse til, at en erhvervsdrivende fond træder i likvidation efter forudgående indhentelse af samtykke hos Civilstyrelsen.
Ved likvidation af en erhvervsdrivende fond er det et krav, at fondens formål ikke længere kan efterleves, eller at formålet er blevet uhensigtsmæssigt. Fondens bestyrelsen skal redegøre for, hvorfor dette er tilfældet. Det er ofte hensigtsmæssigt at supplere bestyrelsens redegørelse med en udtalelse fra fondens revisor, hvor revisor forholder sig til fondens økonomiske situation.
Bestyrelsens beslutning om at træde i likvidation skal registreres i Erhvervsstyrelsens selvbetjeningsløsning på Virk senest 2 uger efter beslutningen.